データ主体の権利

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GDPRの第12条～第23条では、個人データに関する特定の権利が個人に認められています。組織は、これらの権利を理解し、個人が権利の行使を求めた際に対応する必要があります。

アクセスの権利：個人には、自身のデータが使用されているかどうかを管理者に確認し、自身の個人情報へのアクセスを要求する権利があります。
訂正の権利：個人には、自身の個人データが正確かつ最新の状態に保たれる権利があります。必要に応じて、訂正や更新を求めることができます。
消去の権利、または忘れられる権利：個人には、管理者が保有するデータから自身の個人データを遅滞なく削除するよう要求する権利があります。
異議を述べる権利と処理を制限する権利：個人には、自身のデータの使用に異議を述べ、その使用方法の制限を求める権利があります。
データを持ち運ぶ権利（データポータビリティの権利）：個人には、構造化された機械可読形式で自身の情報を受け取る権利、または実行可能な場合に自身のデータを別の組織に移行する権利があります。
情報提供を受ける権利：個人には、自身の個人データが使用される目的と方法を知る権利があります。また、自身のデータが第三者と共有されているかどうかを知る権利もあります。これらの権利は、データの使用に関する適切な法律上の規則に従うことで保障されます。同意が必要な場合は、適切に取得することが重要です。
通知を受ける権利：データ侵害が発生した場合、管理者がその侵害を認識してから72時間以内に、個人に通知する必要があります。

データ主体の権利に対応するには、まずアカウントでGDPRコンプライアンスを有効にします。GDPRは、個人データの保護を確保し、個人に自身のデータに関する権利を付与する規制の枠組みです。設定を開始するには、コンプライアンスの管理に関するヘルプドキュメントに記載されている手順に従ってください。GDPRコンプライアンスを有効にすると、連絡先の詳細ページで［データのプライバシー］という新規機能を利用できるようになります。

［データのプライバシー］セクションには、データ主体の権利に対応するための選択肢が用意されています。

アカウントにデータ主体の要求を追加するには、いずれかの連絡先で［データのプライバシー］→［データ主体の要求］→［+ 要求］ボタンの順に移動します。要求は、メール、通話、対面で受け付けることができます。

データへのアクセスの要求（アクセスの権利）

同意フォームを作成しておくと、データ主体から自身の情報へのアクセスを求められた際に、CSV形式のデータをメールで送信できます。

データ主体の情報をメールで送信するには：

ユーザーのデータを開き、［データのプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［+ 要求］をクリックします。
［新規要求］のポップアップで、［データへのアクセスの要求］を選択します。
［保存する］をクリックすると、データに要求が追加されます。
データへのアクセスの要求の［メールを送信する］をクリックします。
メール作成画面で、メールを作成するか、使用するメールテンプレートを選択して、メールを送信します。

［関連リスト］タブから送信済みメールを表示できます。ここから、送信したCSVファイルをダウンロードすることもできます。

対応が終わったら、作成した要求を閉じることができます。要求を閉じるには、［要求の完了］をクリックします。新規要求を作成できるのは、既存の要求を閉じた後のみです。

要求を誤って送信した場合や、取り消す必要がある場合は、要求を削除できます。ただし、要求を閉じると削除できなくなりますのでご注意ください。要求を削除するには、［要求の削除］をクリックします。

データの修正の要求（訂正の権利）

データ主体の情報を含むCSVファイルをメールで送信できます。データ主体は、CSVファイル内の情報を修正し、返信できます。その後、受け取ったファイルをアカウントにインポートして情報を更新できます。

データ主体のデータを修正するためのメールを送信するには：

ユーザーのデータを開き、［データのプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［+ 要求］をクリックします。
［新規要求］のポップアップで、［データの修正の要求］を選択します。
［保存する］をクリックすると、データに要求が追加されます。
データの修正の要求の［メールを送信する］をクリックします。
メール作成画面で、使用するメールテンプレートを選択し、メールを送信します。

データへのアクセスの要求と同様に、［関連リスト］タブから送信済みメールを表示できます。ここから、送信したCSVファイルをダウンロードすることもできます。また、要求を閉じたり削除したりすることもできます。

データのエクスポートの要求（データを持ち運ぶ権利）

データ主体の情報を機械可読のCSV形式でエクスポートし、メールに添付して送信できます。これらの操作はすべて、管理者の端末にデータをダウンロードせずに実行できます。

データ主体のデータのコピーを送信するには：

ユーザーのデータを開き、［データのプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［+ 要求］をクリックします。
［新規要求］のポップアップで、［データのエクスポートの要求］を選択します。
［保存する］をクリックすると、データに要求が追加されます。
データのエクスポートの要求の［メールを送信する］をクリックします。
メール作成画面で、使用するメールテンプレートを選択し、メールを送信します。

データ処理の中止の要求（処理を中止する権利）

データ主体がこの権利を行使した場合、Biginでデータ主体の情報の処理を停止できます。また、データ主体の情報をロックし、それ以降の処理をすべて停止することもできます。データがロックされている場合、Biginではそのデータのすべての詳細情報についても、それ以降の使用や処理が制限されます。たとえば、メールの送信、データの編集、通話の発信などができなくなります。

データをロックするには：

ユーザーのデータを開き、［データのプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［+ 要求］をクリックします。
［新規要求］ポップアップで、［データ処理の中止の要求］を選択します。
［保存する］をクリックすると、データに要求が追加されます。
データ処理の中止の要求の［ロック］をクリックします。
データがロックされ、前述のとおり、そのデータに対していずれの処理も実行できなくなります。
連絡先から要求があった場合は、データのロックを解除できます。データのロックを解除するには、［ロック解除］をクリックします。ロックを解除すると、データの編集、通話の発信、メールの送信ができるようになります。

データの削除の要求（忘れられる権利）

要求を受けた後、データ管理者のサービス規約で定められた保持期間中、Biginでデータ主体の情報をロックできます。この間、データは処理されません。保持期間の終了後、管理者はデータ主体の情報を削除するかどうかを選択できます。削除すると、メールアドレスがブロックリストに追加され、インポートや同期による再登録が防止されます。

注：

データをブロックリストに追加するには、適切な権限が必要です。
データをブロックリストに追加すると、同じメールアドレスを持つすべてのデータが削除されます。

データをロックしてブロックリストに追加するには：

ユーザーのデータを開き、［データのプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［+ 要求］をクリックします。
［新規要求］ポップアップで、［データの削除の要求］を選択します。
［保存する］をクリックすると、データに要求が追加されます。
データ処理の中止の要求の［ロック］をクリックします。
［ブロックリストに移動］ボタンをクリックして、アカウントからデータを削除します。
［ブロックリストのデータ］ポップアップで［ブロックリストに移動］を選択すると、データが削除され、メールアドレスがブロックリストに追加されます。
ただし、必要に応じて、同じメールアドレスを持つデータを手動で追加することは可能です。その際は、警告の通知が表示されます。

データ処理の法的根拠

GDPRでは、個人データの処理に関する6つの法的根拠が定められています。データ処理の法的根拠を有効にするには、［連絡先］→［いずれかのデータ］→［データのプライバシー］→［データ処理の法的根拠］→［有効にする］→［データ処理の法的根拠を選択］に移動します。

いつでも、［編集する］ボタンをクリックするだけで根拠を編集できます。

それぞれの詳細は次のとおりです。

正当な利益：個人の権利と自由を侵害しない限り、管理者または第三者の正当な利益のために必要な場合は、個人データの処理が認められます。

例：組織は、既存の顧客に関連する商品やサービスを紹介するなど、正当な利益があることを示せる場合、ダイレクトマーケティングを目的として顧客データを処理できます。同様に、雇用主は、従業員の権利と自由を尊重する方法であれば、給与計算や人事評価などの管理業務のために従業員の個人データを処理できます。

契約：本人との契約を履行するため、または契約の締結前に本人の要求に応じた手続きを行うために必要な場合は、個人データを処理できます。

例：オンラインで商品を購入した場合、組織が注文に対応するには、購入者の名前、住所、支払い情報などの個人データが必要です。

法的義務：法律を遵守するために必要な場合に、個人データを処理します。

例：企業は、従業員の給与明細を税務当局に提出するなど、税務上の目的や労働法の遵守のために個人データを処理する必要がある場合があります。

生命に関する利益：人の生命を守るために必要な場合は、個人データを処理できます。

例：緊急医療の現場では、救命処置を行うために、医療従事者が患者の診療データにアクセスして処理する必要がある場合があります。

公共の利益：公共の利益にかなう場合、または公的機関が公務を遂行するために必要な場合は、個人データの処理が認められます。

例：政府機関は、統計の作成、公衆衛生の監視、国家安全保障のために個人データを収集して処理する場合があります。

注：

上記のデータ処理の法的根拠には、必要に応じて同意の備考を追加できます。

同意：特定の目的で個人データを利用することについて、本人が明確に許可した場合を指します。チェックボックスへのチェックやフォームへの署名など、本人による明確な意思表示が必要です。

例：ユーザーがメールアドレスを入力し、同意のチェックボックスにチェックを入れてニュースレターを購読した場合、そのユーザーは組織から広告メールを受け取ることを許可したことになります。

同意の取得方法

Biginでは、2つの方法でデータ主体から同意を取得できます。

同意フォーム：Biginでは、コミュニケーションの設定や同意文の項目を含む同意フォームをカスタマイズできます。同意文を作成するには、［設定］→［ユーザーと権限］→［コンプライアンス］→［同意フォーム］→［カスタマイズする］→［同意文］に移動します。

これらのフォームはメールテンプレートを通じて共有でき、個人に同意を要求できます。また、データから個別にメールを送信したり、データのリストに対して一括メール送信を行ったりすることもできます。
手動更新：通話や対面での打ち合わせ中に同意を取得した場合は、データの［データのプライバシー］セクションで同意のステータスを手動で更新できます。

同意管理のステージ

同意の要求のステータスは、顧客の回答に基づいて更新されます。各ステージは次のとおりです。

保留中：データ主体に同意の要求をまだ送信していない状態です。
待機中：同意フォームを送信した後、回答を待っている状態です。
同意済み：データ主体から同意を取得した状態です。
回答なし：［同意の設定］で定めた待機期間内に同意を取得できなかった状態です。