Bigin用Outlookアドイン

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メールは、顧客や見込み客とのビジネスコミュニケーションに欠かせません。やり取りの管理にOutlook.comを、CRMとしてBiginを利用している場合、この連携により、Outlook.com内でBiginの連絡先情報にスムーズにアクセスできます。Biginの連絡先リストに登録されていない相手も、この連携を利用してOutlook.comから直接追加できます。

このアドインでは、次の操作が可能です：

メールの送信者に関連するBiginのすべての情報を表示します。
Outlook.comから相手をBiginの連絡先として追加します。
Biginのデータにメモを追加・編集したり、Biginの連絡先との活動を予約したりします。
Outlookのメール作成画面からBiginにメールを送信します。

Bigin for Outlookのインストール

Outlook.comアカウントにログインします。
［その他のアプリ］アイコン→［アプリを追加 +］をクリックし、Biginを検索してインストールします。
インストールが完了すると、メールの［アプリ］アイコン内にBiginアイコンが追加されます。
メールを開き、［アプリ］からBiginアイコンをクリックすると、右側のパネルにOutlookアドインの新規セクションが開き、連絡先の詳細がすべて表示されます。
初期設定では固定されていません。［Bigin］タブを固定するには、次の手順を実行します：

Biginアイコンをクリックします。
ピンアイコンをクリックします。

Biginアカウントをお持ちでない場合は、Outlook.comから直接作成できます。
すでにBiginアカウントをお持ちの場合は、送信者と受信者の両方について、連絡先の詳細をすべて表示できます。

Microsoft マーケットプレイスからBigin for EmailのOutlookアドインをインストールすることもできます。

連絡先の表示

Outlook.comでメールを開くと、メールアドレスがBiginの［連絡先］タブ内の既存データと一致する場合、その連絡先の情報が表示されます。連絡先のかんたんプレビューを確認できるほか、連絡先の詳細を更新することもできます。

連絡先の追加

Biginアカウントにまだ登録されていない見込み客からメールを受信した場合、Outlook.comから直接、連絡先として追加できます。例として、見込みクライアントからメールで問い合わせがあった際、その情報をBiginアカウントにすぐに追加し、詳細を効率的に管理・追跡できます。

Biginで新規の連絡先を追加するには：

メールを開き、Biginアイコンをクリックします。
連絡先がすでに登録されている場合は、詳細のかんたんプレビューが表示されます。
新規の連絡先の場合は、次の手順でBiginアカウントに直接追加できます：

［連絡先として追加する］ボタンをクリックします。
連絡先について必要な詳細を入力します。
情報を保存すると、Biginアカウントに新規の連絡先として追加されます。

連絡先の更新

連絡先の詳細を表示するだけでなく、必要に応じて変更することもできます。次の処理を実行できます：

情報の編集
メモの追加
活動の作成
メールの送信
パイプラインのステージ
連絡先の削除

情報の編集

メールで更新された連絡先の詳細を受け取った場合は、Outlook.comからBiginアカウントの情報を直接更新できます。変更内容はBiginにもスムーズに反映されます。

メモの追加

重要な内容を含むメールを受信した場合、その詳細を直接メモとして追加できます。Outlook.comを離れずに、対応事項、期限、気づいた点などの重要な情報を書き留められます。これらのメモは、Bigin CRM内の該当する連絡先データに自動で同期されます。

メモを追加するには、関連リストの［メモ］セクションに移動し、タイトルとメモを入力します。必要に応じて添付ファイルを追加することもできます。

メモの編集や削除も可能です。

活動の作成

Outlook.comでメールを確認しているときに、クライアントとの予定を予約する必要があるメッセージを受信したとします。メールから直接［未完了の活動］に移動し、日付、時刻、目的を指定して新規の予定を作成できます。また、予定の前日に連絡先に電話するタスクを設定したり、通話を行ったりすることもできます。これらの活動はBiginアカウントに自動で同期され、連絡先データ内に表示されます。このように、Outlook.comから直接タスク、予定、通話を管理でき、すべてがBiginに即座に反映されるため、アプリケーションを切り替えずに業務を整理できます。

メールの送信

連絡先をメールでフォローする必要がある場合は、Biginアイコンから［メールを送信する］ボタンをクリックすると、メール作成用のOutlook.comが開きます。

メールはBiginの連絡先のプロフィールに自動で記録されるため、アプリケーションを切り替えずに簡単に追跡やフォローができます。

Biginで連絡先からのメールを表示するには、メールアカウントを同期します。Outlook.comアカウントがすでにIMAP経由でBiginに連携済みの場合、連絡先からのメールはBiginに自動で表示されます。IMAPが設定済みでない場合や別のメールクライアントを使用している場合は、［はい、Biginに追加します］ボタンをクリックしてメールを手動で同期できます。

このように、複数のアカウントのメールをBigin内で直接管理できます。

アカウントをリンクすると、ウィジェットから追加したメールを表示するためのフィルターが利用できるようになります。このウィジェットを通じて関連付けたメールは、すべて［ウィジェットから追加済み］フィルターにも含まれます。

パイプラインのステージ

Outlookアドインからパイプラインのステージを直接更新できます。更新するには、［パイプライン］タブを選択し、利用可能な商談とパイプラインのリストを表示します。対象の商談をクリックすると、パイプライン項目内で直接変更できます。これらの更新はBiginにも即座に反映されます。

連絡先の削除

Outlook.comから連絡先を削除することもできます。誤って追加した連絡先をBiginから削除するには、詳細アイコンをクリックして［削除］を選択します。

メモ

連絡先の詳細を変更できるのは、必要な権限がある場合のみです。