Bigin用Outlookアドイン

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メールは、顧客や見込み客とのやり取りを含め、法人でのコミュニケーションに欠かせない手段です。Outlook.com でやり取りを管理し、CRM として Bigin をお使いの場合、この連携により、Outlook.com 上で差出人の Bigin 連絡先情報にシームレスにアクセスできます。差出人が Bigin の連絡先リストにまだ存在しない場合でも、この連携を使って Outlook.com から直接連絡先として追加できます。

このアドインでできること:

メールの差出人に関連する Bigin 上のすべての情報を表示します。
Outlook.com から差出人を Bigin の連絡先として追加します。
Bigin のレコードにメモを追加したり、編集したり、Bigin の連絡先に対する活動をスケジュールしたりできます。
Outlook のメール作成画面から Bigin にメールを送信します。

Outlook 用 Bigin のインストール

Outlook.com アカウントにログインします。
その他のアプリ アイコンをクリックし、アプリを追加 + をクリックして Bigin を検索し、インストールします。
インストールが完了すると、メール画面のアプリアイコン内に Bigin アイコンが追加されます。
メールを開き、アプリから Bigin アイコンをクリックすると、画面右側のパネルに新しい Outlook アドインセクションが開き、連絡先に関するすべての詳細が表示されます。
初期設定ではピン留めされていません。Bigin タブをピン留めするには、次の手順に従います。

Bigin アイコンをクリックします。
ピンアイコンをクリックします。

Bigin アカウントをお持ちでない場合は、Outlook.com から直接アカウントを作成できます。
すでに Bigin アカウントをお持ちの場合は、差出人と受信者の両方を含む連絡先のすべての詳細を表示できます。

Bigin for メールの Outlook アドインは、Microsoft マーケットプレイスからインストールすることもできます。

連絡先の表示

Outlook.com でメールを開いた際、そのメールアドレスが Bigin の連絡先タブ内の既存レコードと一致すると、その連絡先情報が表示されます。連絡先のクイックプレビューが表示され、連絡先の詳細を更新することもできます。

連絡先の追加

まだ Bigin アカウントに登録されていない見込み客からメールを受信した場合、Outlook.com から直接連絡先として追加できます。たとえば、潜在顧客から問い合わせメールが届いた際、その情報をすばやく Bigin アカウントに連絡先として追加し、詳細を管理・追跡できます。

Bigin に新しい連絡先を追加するには:

メールを開き、Bigin アイコンをクリックします。
連絡先がすでに存在する場合は、その詳細のクイックプレビューが表示されます。
新しい連絡先の場合は、次の手順で Bigin アカウントに直接追加できます。

連絡先として追加 ボタンをクリックします。
連絡先に関する必須の詳細を入力します。
情報を保存すると、Bigin アカウントに新しい連絡先として追加されます。

連絡先の更新

連絡先の詳細を表示するだけでなく、必要に応じて変更を加えることもできます。以下の操作を実行できます。

情報の編集
メモの追加
活動の作成
メールの送信
パイプラインステージの更新
連絡先の削除

情報の編集

メールで更新された連絡先情報を受け取った場合、Outlook.com から直接 Bigin アカウントの情報を更新でき、その内容は Bigin にもシームレスに反映されます。

メモの追加

重要なポイントを含むメールを受信した場合、その詳細をメモとして直接追加できます。これにより、取引内容、期限、所感などの重要な情報を Outlook.com から離れることなく書き留めておけます。これらのメモは、自動的に Bigin CRM 上の対応する連絡先レコードに同期されます。

メモを追加するには、関連リスト内のメモセクションに移動し、件名を入力してメモの内容を入力します。必要に応じて添付ファイルを追加することもできます。

追加したメモは、編集や削除も可能です。

活動の作成

Outlook.com でメールを確認している際、クライアントとの予定をスケジュールするよう依頼するメッセージを受信することがあります。その場合、メールから直接「活動」を開き、新しい予定を作成し、日付・時間・目的を指定できます。また、イベントの前日に連絡先に電話するタスクを設定したり、通話を登録したりすることも可能です。これらの活動は自動的に Bigin アカウントに同期され、連絡先のレコードに表示されます。このように、Outlook.com から直接タスク、予定、通話を管理でき、Bigin に即時反映されるため、アプリケーションを切り替えることなく整理された状態を保てます。

メールの送信

連絡先にフォローアップのメールを送信する必要がある場合は、Bigin アイコンに移動して メールを送信 ボタンをクリックすると、Outlook.com のメール作成画面が開きます。

送信したメールは自動的に Bigin 上の連絡先レコードに記録されるため、アプリケーションを切り替えることなく、やり取りの追跡やフォローアップが容易になります。

Bigin で連絡先からのメールを表示するには、メールを取引先と同期します。Outlook.com アカウントがすでに IMAP を通じて Bigin に接続されている場合、連絡先からのメールは自動的に Bigin に表示されます。IMAP を設定していない場合や別のメールクライアントを使用している場合は、「はい、Bigin に追加」 ボタンをクリックしてメールを手動で同期できます。