iOSでのタスクの作成と管理

iOSでのタスクの作成と管理

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タスクは、データに関連する作業を計画し、割り当て、進捗を追跡するための活動です。フォローアップ処理の整理、優先度の設定、担当者の割り当てを行い、重要な処理を期限内に完了できるようにします。

各企業は、独自の業務プロセスや運用要件に合わせてタスクを作成できます。たとえば、営業チームは見込み客のフォロー、提案書の送信、商談の交渉などのタスクを作成でき、サービスチームは顧客の課題の調査、メンテナンスの実施、サポート申請のフォローなどのタスクを作成できます。

ユーザーは、タスクの作成と割り当て、リマインダー・期限・優先度の設定、タスクのステータスの更新、完了の記録を行えます。また、タスクを見込み客、連絡先、組織、商談などのタブのデータに関係付けることで、関連するすべての活動を1か所で追跡できます。これにより、作業を整理し、保留中の作業と完了した作業を把握し、効率よく共同作業を行えます。また、データのライフサイクル全体を通じて、実行した処理の履歴を明確に残せます。

タスクの作成

次の場所からタスクを作成できます：
  1. ホームページ
  2. ［活動］タブのカレンダー表示
  3. ［活動］タブ内の［タスク］タブ
  4. 連絡先の詳細ページ
  5. 組織の詳細ページ
  6. パイプラインのデータの詳細ページ
  7. 商品の詳細ページ

タスクを作成するには

  1. 上記のいずれかの場所で、追加アイコンをタップします。
  2. タスク名、期限、リマインダーの日付、説明、タスクの繰り返しの有無などの詳細を入力します。
  3. ページ右上のチェックマークアイコンをタップして、タスクを保存します。

タスクの表示

タスクは、一覧表示やシート表示など、さまざまな形式で表示できます。
シート表示 - タスクを行と列で表示し、多くのデータを一目で確認できます。
一覧表示 - タスクを一覧形式で表示し、各タスクの詳細をカード形式で確認できます。
Biginには、ユーザーの活動に基づいてタスクを次のように分類する、システム定義の標準フィルター表示が用意されています：
  1. ［すべてのタスク］
  2. ［自分の未完了のタスク］
  3. ［完了したタスク］
  4. ［未完了のタスク］
  5. ［遅延のタスク］
  6. ［今日のタスク］
  7. ［明日のタスク］
  8. ［今日のタスク＋遅延のタスク］
  9. ［今後7日間のタスク＋遅延のタスク］
タスクの表示画面では、スターアイコンをタップして、表示にスターを付けたり外したりできます。また、［検索］タブで目的の表示を検索できます。

タスクの絞り込み

タスクが多いと、特定のタスクをすぐに見つけるのが難しくなることがあります。Biginには、データ管理を簡単にするため、自分に関連するタスクだけに絞り込んで表示するためのフィルター機能が用意されています。
タスク名、タスクの担当者、完了日時、説明、期限、優先度など、さまざまな属性に基づいてフィルターを適用できます。また、［フィルター］ページで特定のフィルター条件を検索して、すばやくアクセスできます。フィルターが不要になったら、簡単に解除して、すべてのタスクが表示される画面に戻れます。
メモ
一度に適用できるフィルターは5件までです。

タスクを絞り込むには

  1. Biginアプリを開きます。
  2. ホームページで［活動］タブをタップし、［タスク］タブに移動します。
  3. タスクの表示バーで［フィルターと並べ替え］アイコンをタップし、［フィルター］を選択します。
  4. 適切なフィルターを選択し、条件を入力します。
  5. ［適用］をタップします。
メモ
［フィルター］ページでは、タスクの件数も確認できます。

タスクの並べ替え

タスクを並べ替えて、整理された状態で確認できます。タスクの担当者、タスク名、作成日時、更新日時、前回の活動日時などの項目に基づいて、昇順または降順に並べ替えることができます。また、［並べ替え］ページで、並べ替えに使用する項目を検索できます。

タスクを並べ替えるには

  1. Biginアプリを開きます。
  2. ホームページで［活動］タブをタップし、［タスク］タブに移動します。
  3. タスクの表示タブで［フィルターと並べ替え］アイコンをタップし、［並べ替え］を選択します。
  4. 好みに応じて、必要な項目と、昇順または降順を選択します。
  5. チェックマークアイコンをタップして、選択した設定を適用します。

動的表示を使用した一覧表示のカスタマイズ

［タスク］タブの一覧表示に表示する項目を選択して、一覧表示をカスタマイズできます。表示内容を柔軟に調整し、関連するすべての情報を一覧内で直接確認できます。
タブ内の各カードの外観もカスタマイズできます。
  1. 画像 - ［画像］タブには、タスクの担当者の名と姓の頭文字が表示されます。表示画像は左または右に配置でき、形状は四角形または円形を選択できます。
  2. スタイル - 一覧表示でのデータの表示スタイルを、リストまたはカードから選択できます。また、データのカードにアイコンを表示するかどうかも選択できます。
  3. 処理 - 一覧表示からタスクを完了にするための、タスク完了切り替えボタンを表示するかどうかを選択できます。

タスクの検索

上部のバーにある検索アイコンを使用して、特定のタスクを検索できます。

タスクの詳細ページの管理

タスクの詳細ページでは、タスクの詳細、関連する連絡先、メモ、タスクに関連するファイルを確認できます。また、タスクへの適切なタグの追加、タスクの編集や削除も行えます。

情報

このタブでは、タスクの担当者、件名、説明、期限、優先度、ステータス、関連先、リマインダー、繰り返しの有無、作成日時、作成者、更新者、更新日時などのタスク情報を確認できます。また、タスクの詳細ページから関連する連絡先に通話を発信できます。タスクに適切なタグを追加することもできます。
メモ
タグは有料プランでのみ利用できます。

メモ

メモを追加して、タスクの主な詳細項目には収まらない、そのタスク固有の重要な情報を記録し、整理できます。［メモ］タブでは、タスクに追加したメモのほかに、関連する連絡先のタブに追加されたすべてのメモも確認できます。また、メモへの添付ファイルの追加、手書きパッドを使用したメモの作成、不要になったメモの削除も行えます。

ファイル

タスク固有の添付ファイルを追加し、確認できます。添付ファイルとして、画像、録音した音声、リンク、ファイルを追加できます。添付ファイルは、任意のメッセージアプリを通じて直接共有できるほか、保存や削除もできます。

タスクの編集

上部のナビゲーションバーにある編集アイコンをタップして、タスクの詳細を変更、追加、削除できます。

タスクの削除

その他アイコン内の削除アイコンをタップして、不要になったタスクを削除できます。