クイックスタートガイド

クイックスタートガイド

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

顧客との予約に最適な時間を見つける

顧客満足度があらゆる事業にとって重要であることは言うまでもありません。事業のオンライン化が進む中、顧客へのサービス提供はより難しくなっています。また、顧客がさまざまな場所（タイムゾーン）に分散しているため、スムーズなやり取りが必要です。

Zoho Bookingsでは、次の機能により顧客との予約に最適な時間を見つけられます。

  • 何度も連絡を取り合う手間を省き、時間を節約

  • 設定した営業時間に基づくスタッフの空き時間の管理

  • 複数のアプリのカレンダーからデータを同期

直前のキャンセル、無断キャンセル、決済の督促、スタッフの空き時間、予約のリマインダーなどに煩わされることなく、顧客に満足度の高いサービスを提供できます。

2.10 連携

要件の整理

サービス提供事業者としてZoho Bookingsの導入を検討している場合は、事業運営について次の点を確認してください。

  1. どのようなサービスを提供していますか？提供内容や場所に基づいて、部門ごとにグループ化できますか？

  2. スタッフは何名いますか？管理しやすいように、スタッフごとに異なる役割を割り当てますか？スタッフごとに勤務時間を割り当てる予定ですか？

  3. 異なるタイムゾーンの顧客がいますか？顧客の現地の言語でやり取りしますか？

  4. 営業時間は何時ですか？柔軟な勤務スケジュールで予約を受け付けますか？

  5. 指定した期間内に限り、Bookingsでの予約受付、キャンセル、日時変更を許可する予定ですか？

  6. サービス料金の決済を受け付けますか？受け付ける場合、料金を前払いで回収するために決済サービスが必要ですか？

  7. Zoho Calendar、Google カレンダー、Microsoft Calendarで事業のイベントを管理していますか？顧客からの予約を受け付ける際に、これらすべてのイベントを考慮しますか？

  8. SMSサービスを契約していますか？予約の登録、キャンセル、日時変更が行われた際に、顧客へメールとSMSの通知を送信しますか？

  9. 事業用の独自ドメインを所有していますか？それとも、顧客への案内と予約受付には予約ページだけで十分ですか？

  10. ブランドに合った洗練された予約ページが必要ですか？各要素をカスタマイズできる予約ページが必要ですか？予約フォームに項目を追加して、より多くの情報を収集しますか？

  11. CRMを日常的に利用しており、顧客情報と予約情報をCRMに集約しますか？

  12. リピーターがスケジュールを表示し、Bookings上の予約を管理できるように、個別のログインアカウントを提供しますか？

  13. 売上と予約に基づく組み込みレポートを使用して、事業の実績を把握しますか？


上記の質問に「はい」と答えた場合、Zoho Bookingsが適しています。事業上の要件も簡単に設定できます。

 

Zoho Bookingsでは、事業形態や運営方法に応じて3つのプランを提供しています。

  • 無料プラン– 個人やフリーランサー向け

  • ベーシックプラン– 顧客との関係を強化したい顧客対応チーム向け

  • プレミアムプラン– 決済を受け付け、複数の場所で事業を運営し、高度なレポートを必要とするサービス業向け

以上を踏まえて、設定を開始しましょう。

IT企業の予約スケジュール設定

Zoho Bookingsの機能を分かりやすく説明するため、ソフトウェア製品を開発するIT企業「ジルカー・テクノロジーズ」を例に紹介します。

 

ジルカー・テクノロジーズには、次の要件があります。

  1. さまざまなサービスをグループ化するための複数のワークスペース：デモとインストール、営業と問い合わせ、顧客サポート

  2. 各ソリューションに対応する複数のサービス

  3. 予約を効率的に管理するため、異なる権限を持つ複数のスタッフ

  4. 適切な休憩時間、準備時間、予約不可の時間を含む、事業の営業時間とスタッフの勤務時間の割り当て

  5. 重複予約を防ぐための複数のカレンダーの同期

  6. 要件に合わせた予約ページのデザイン設定とページの項目のカスタマイズ

  7. 予約ページと独自ドメインの関連付け、および事業のWebサイトへの予約ページの埋め込み

  1. さまざまなタイムゾーンの顧客に対するスタッフの空き時間の自動表示（夏時間にも対応）

  2. 顧客の現地の言語による予約ページの自動表示

  3. 事前予約の許可、およびキャンセルや日時変更が可能な期間の制限

  4. 予約の登録、キャンセル、日時変更が行われた際の通知やリマインダーの送信

  5. 提供したサービスに対する決済の受け付け

  6. 顧客自身が予約を管理できるようにするための、個別ログインアカウントによる顧客対応

  7. CRMなどの外部アプリケーションとの顧客情報および事業情報の連携

  8. 新しい予約が入った際のZoho CRMへの新規連絡先の追加、およびZoho CRM内からの予約の許可 

以降のセクションでは、これらの機能と設定方法を順に説明します。


まず、Zoho Bookingsアカウントを設定します。

1. Zoho Bookingsアカウントの設定

  1. Zoho Bookingsのログインページにアクセスします。



  2. すでにZohoアカウントをお持ちの場合（またはZoho Oneやその他のZoho製品を契約している場合）は、ユーザー名を入力してログインします。Zohoアカウントをお持ちでない場合は、以下に表示されているIDプロバイダー（Apple、Google、Office 365、LinkedIn、Facebook、Twitter）のいずれかをクリックします。
    メモ：すべてのZohoサービスへのアクセスに必要なZohoアカウントは1つだけです。


    認証が完了すると、Zoho Bookingsを利用できるようになります。

  3. Zohoアカウントを新しくユーザー登録することもできます。［今すぐユーザー登録］をクリックします。



  4. 必要な情報を入力します。Zoho Bookingsの利用を開始するには、［今すぐユーザー登録］をクリックします。



  5. メールアドレスを認証するため、指定したメールアドレスに確認メールが送信されます。［アカウントの認証］をクリックします。
    メモ：アカウントを有効な状態に保つために必要です。
認証後、Zoho Bookingsに移動します。
Zoho Bookingsにユーザー登録すると、利用を開始する前に、営業時間や予約可能な時間帯などの事業情報を入力するよう求められます。これは、アカウントを利用できる状態にするための初期設定です。この情報は、後からいつでも編集したり、詳細を追加したりできます。

2. 予約プロセスの設定

アカウントの設定が完了したので、すぐに利用を開始する方法を説明します。また、Zoho Bookingsで最初の予約を登録します。
  1. 事業情報 - 事業名を入力し、タイムゾーンと使用する通貨を選択します。完了したら、［次へ］をクリックします。
    メモ：［通貨］と［タイムゾーン］は、現在地に基づいて自動的に選択されます。希望に応じて変更することもできます。


  2. 予約可能時間 - 予約を受け付ける曜日と時間を選択します。［次へ］をクリックします。


  3. サービスの作成 - 個別対応のサービスを作成できます。サービス名を入力し、時間を選択して、［作成］をクリックします。


  4. 設定完了 - アカウントの基本設定が完了しました。この個別対応の予約は、コンサルティングや対面でのやり取りに適しています。サンプルとして予約を作成し、実際に操作してみましょう。


  5. 予約ページには、設定した日時に提供できるサービスと対応可能なスタッフが表示されます。夏時間にも対応しています。また、顧客のタイムゾーンが自動的に選択されます。顧客情報を入力して予約を確定するには、［予約する］ボタンをクリックします。



  6. 顧客情報を入力し、［予約を確定］をクリックして予約を確定します。



  7. 事業における最初の予約が正常に登録されました。Zoho Bookingsに移動し、カレンダーで予約の詳細を確認しましょう。



  8. Zoho Bookingsを初めて使用すると、製品ツアーが表示されます。製品ツアーを開始するか、ご自身で機能を確認できます。



  9. 画面左上の［カレンダー］をクリックします。登録した予約が、Zoho Bookingsのカレンダー上で、設定した日時に対応するスタッフの予定として表示されます。

2.1 事業の一般設定

事業の一般設定を開き、設定方法を確認しましょう。
  1. カスタムラベル
  2. プロダクト内の通知
  3. 連絡用の事業用メールアドレス
  4. 営業時間と時間の設定
  5. 特別営業時間と休暇
  6. 独自ドメインの関連付け
  7. Zoho Bookingsのブランド表示

カスタムラベル

ジルカー・テクノロジーズは、設定時にSaaS事業者として指定されているため、スタッフには「コンサルタント」、すべてのサービスには「コンサルティング」というラベルが設定されます。これは初期設定であり、必要に応じてスタッフのラベルを「技術担当者」に変更できます。

カスタムラベルにアクセスするには。
  1. 画面右上の［事業の管理］アイコンをクリックします。次に、［一般］→［カスタムラベル］を選択します。



  2. 対象のラベルの［編集］アイコンをクリックします。



  3. 必要な値を入力し、［保存］をクリックします。



    これでスタッフのラベルがカスタマイズされ、製品全体でスタッフが「技術担当者」と表示されます。


プロダクト内の通知

事業に関するさまざまな活動の最新情報を把握しておくことは重要です。多様なイベントの中から、特に重要なものを選択できます。決済の失敗、予約のキャンセル、技術担当者の不在など、すぐに対応が必要な情報を見逃さないようにしましょう。

通知をカスタマイズするには。
  1. 画面右上の［事業の管理］アイコンをクリックします。次に、［一般］→［プロダクト内の通知］を選択します。



  2. 必要なイベントを選択すると、即時通知を受信できるようになります。



連絡用の事業用メールアドレス

ジルカー・テクノロジーズのZohoアカウントには、たとえばsignupdemo@sample.comが登録されています（Zoho Bookingsアカウントの特権管理者のメールアドレス）。顧客への通知をbusiness.online@zylker.comなどの事業用メールアドレスから送信するとします。このメールアドレスは変更できます。

事業用メールアドレスを追加するには。
  1. 画面右上の［事業の管理］アイコンをクリックします。次に、［一般］→［基本情報］を選択します。



  2. ［メールアドレス］欄の［メールアドレスを追加］ボタンをクリックします。



  3. メール通知の送信元として使用する事業用メールアドレスを入力し、［追加する］ボタンをクリックします。



  4. メールアドレスに送信された6桁の認証コードを入力し、［認証する］ボタンをクリックします。



  5. 認証済みのメールアドレスが事業用メールアドレスとなり、メールでの連絡には特権管理者のメールアドレスの代わりに使用されます。


営業時間と関連設定

任意の曜日を事業における週の開始として設定できます。
メモ：初期設定では、週は日曜から開始します。
画面右上の［事業の管理］アイコンをクリックします。次に、［一般］→［基本情報］を選択します。



また、［時間形式］として12時間形式または24時間形式を選択します。この形式は、予約ページで空き時間を表示する際に使用されます。また、Zoho Bookingsのカレンダーで予約スケジュールを表示する際にも使用されます。


特別営業時間と休暇

通常の営業時間に加えて、特別営業時間と休暇も設定できます。

右上にある［事業を管理］アイコンをクリックします。次に、［概要］→［基本情報］→［営業時間］の順に選択します。設定時に選択した営業時間が表示されます。


a. 特別営業時間を追加する
ジルカーテクノロジーズでは、特別な営業キャンペーンのため、今回に限り1月2日も営業することにしました。終日営業することも、時間帯を指定して営業することもできます。
  1. 下にスクロールし、［特別営業時間］の横にある［追加する］ボタンをクリックします。



  2. ［終日の予約可否］項目を［有効］に設定すると、特別営業時間が日付として表示されます。



  3. ［終日の予約可否］項目を［無効］に設定すると、特別営業時間が日付と時間枠として表示されます。



  4. いずれの場合も、必要な特別営業時間を選択し、［保存］ボタンをクリックします。選択した内容が［特別営業時間］セクションに表示されます。



  5. 特別営業時間は、Zoho Bookingsのカレンダーに予約可能な追加時間として表示されます（この例では土曜は営業日ではありませんが、設定後は時間枠を予約できます）。



    予約ページにも、設定した特別営業時間内の時間枠のみが表示されます（この例ではAM 9：30からPM 12：30まで）。


b. 休暇を追加する

一方、ジルカーテクノロジーズでは、クリスマス前の2日間を休業日にすることにしました。次の手順で設定できます。
  1. 下にスクロールし、［休暇］の横にある［追加する］ボタンをクリックします。



  2. ［終日の予約可否］項目を［有効］に設定すると、休暇が日付として表示されます。



  3. ［終日の予約可否］項目を［無効］に設定すると、休暇が日付と時間枠として表示されます。



  4. いずれの場合も、必要な特別営業時間を選択し、［保存］ボタンをクリックします。選択した内容が［休暇］セクションに表示されます。




  5. 休暇は、Zoho Bookingsのカレンダーに予約できない時間として反映されます。



    予約ページには、休暇の時間帯以外の時間枠が表示されます（この例ではPM 1：00以降）。

独自ドメインのマッピング

予約ページには、zohobookings.comドメインの初期設定のURLが割り当てられます。ジルカーテクノロジーズでは、予約ページにzylker.comなどの独自ドメインを使用したいと考えています。予約ページを独自ドメインbookings.zylker.comにマッピングする方法を説明します。

独自ドメインをマッピングするには。
  1. 右上にある［事業を管理］アイコンをクリックし、［概要］→［予約ページのURL］に移動します。

  2. ［独自ドメインを開始する］項目に、サブドメインを含むドメイン名を入力します。「bookings.zylker.com」では、「zylker.com」がジルカーテクノロジーズの所有するドメインで、「bookings」がサブドメインです。



  3. ［開始する］をクリックして、既存のドメイン（例：「zylker.com」）に新しいサブドメイン（例：「bookings」）を作成し、ドメインを認証します。
    ドメインの認証：このサブドメインの使用を開始する前に、ドメインマネージャーにサブドメインの詳細を登録する必要があります。登録すると、ドメインでこのサブドメインが認識されます。
    次の3つの方法のいずれかを選択して、ドメイン名を認証できます。
  1. ［CNAMEレコードを追加する］：CNAMEと呼ばれる一意のレコードまたはIDが生成されます。これをDNSマネージャーに追加します。
  2. ［TXTレコードを追加する］：一意のTXTレコードと形式が提供されます。これをDNSマネージャーに追加します。
  3. ［HTMLファイルをアップロードする］：Webサイトにファイルを直接アップロードする権限がある場合は、この方法を使用します。
これらの値は自動的に生成され、それぞれ［CNAMEレコードを追加する］、［テキストを追加する］、［ファイルを追加する］セクションをクリックすると確認できます。ドメインに必要な変更を加えた後、［今すぐ認証］をクリックします。

 
認証が完了すると、すべての予約ページのURLにドメイン「bookings.zylker.com」が使用されます。

Zoho Bookingsのブランド表示

予約ページには、初期設定で「Powered by Zoho Bookings」と表示されます。ジルカーテクノロジーズでは、このブランド表示を予約ページに残すか、削除するかを選択できます。



Zoho Bookingsのブランド表示を削除するには。
  1. 右上にある［事業を管理］アイコンをクリックし、［概要］→［基本情報］に移動します。［Zoho Bookingsのブランド表示］切り替えボタンは、初期設定で［有効］になっています。



  2. ［Zoho Bookingsのブランド表示］切り替えボタンを［無効］にします。予約ページからブランド表示が削除されます。


2.2 スタッフの追加

ジルカーテクノロジーズの事業設定が完了したので、予約を担当するスタッフに特定の役割と役職を設定して追加します。
役割：Zoho Bookingsのスタッフには、管理者、マネージャー、スタッフの3種類の役割があります。事業情報を設定できるのは管理者のみです。マネージャーは事業情報を表示できます。すべての役割のスタッフが、予約の追加、変更、キャンセルを行えます。
役職：役職は、ジルカーテクノロジーズ内での職務上の分類です。役割がマネージャーである2人の従業員に、カスタマーサクセス責任者やマーケティング責任者などの役職を設定できます。
スタッフを追加するには。
  1. 右上のメニューパネルにある［クイック追加］をクリックします。［スタッフ］を選択します。



  2. スタッフの詳細情報を入力するためのポップアップが表示されます。必要な情報を入力し、［保存］ボタンをクリックします。



  3. スタッフの詳細情報が保存されます。送信された招待メールからスタッフが承認すると、アカウントにスタッフとして追加されます。



  4. スタッフに招待メールが送信されます。



  5. スタッフが［アカウントを確定する］をクリックしてアカウントを承認すると、Zoho Bookingsのジルカーテクノロジーズのアカウントに追加されます。


2.3 その他のカレンダーとZoho Bookingsのカレンダーとの同期

ジルカーテクノロジーズでは、顧客サポートのスタッフが対応可能な時間にのみ予約を受け付け、重複予約を防ぎたいと考えています。スタッフのカレンダーを同期すると、予約可否を正確に反映し、顧客に必要な対応を確実に提供できます。Zoho Bookingsの管理者が、Google カレンダーとの連携を有効にする方法を説明します。
メモ：カレンダーを有効にすると、各スタッフは［自分のプロフィール］セクションから対象のカレンダーを認証し、Zoho Bookingsのカレンダーと同期できます。
  1. 右上にある［ビジネスの管理］ アイコンをクリックし、［連携］セクションの［カレンダー］を選択します。連携に利用可能なカレンダーがすべて表示されます。


  2. Google カレンダーにカーソルを合わせ、［有効にする］をクリックします。



  3. Google カレンダーを認証してZoho Bookingsのカレンダーと同期できるスタッフを設定するよう求めるポップアップが表示されます。［今すぐ設定］をクリックします。



  4. ［自分のプロフィール］タブの［カレンダーの管理］セクションで、予約イベントとカレンダーのイベントを同期できます。



    複数のカレンダーを同時に有効にできます。



  5. 必要なスタッフにのみ、カレンダーとZoho Bookingsのカレンダーとの同期を許可できます。



    必要なスタッフを選択し、［保存］をクリックします。



  6. 認証後、同期するイベントを選択できます。予約をGoogle カレンダーに同期するか、Google カレンダーのイベントをZoho Bookingsのカレンダーに同期するか、または双方向に同期できます。



  7. 設定が完了すると、連携済みのすべてのカレンダーが表示されます。


2.4 サービスの追加

スタッフの登録が完了したら、ジルカー・テクノロジーズでは、顧客がスタッフを予約できるようにサービスを作成する必要があります。顧客のニーズに対応するため、各サービスの種類（個別対応、グループ予約、施設予約）を作成する方法と、その用途を確認します。

個別対応サービスの追加

  1. 右上のメニューパネルにある［クイック追加］をクリックし、［サービス］を選択します。



  2. ポップアップが表示されます。初期設定では、個別対応サービスが選択されています。



  3. ワークスペースを選択し、サービス名を入力します。サービスの時間を選択し、料金を設定するか、［無料］を選択します。スタッフを1名以上選択します。また、サービスの前後に準備時間が必要な場合は、予約間の間隔時間を追加します。完了したら、［保存］ボタンをクリックします。
    間隔時間：予約の前後に設ける準備または片付けの時間です。サービスごとにのみ設定できます。


  4. 「トラブルシューティング101」サービスが「顧客サポート」ワークスペースに作成されます。


グループサービスの追加

  1. ［クイック追加］をクリックし、グループ予約サービスを作成します。



  2. ワークスペースを選択し、サービス名を入力します。サービスの時間と参加者数を選択し、料金を設定するか、［無料］を選択します。必要なスタッフを選択します。



  3. ［繰り返し］チェックボックスを選択し、シリーズまたはドロップイン形式のグループ予約サービスを作成します。グループ予約の種類、繰り返し頻度、繰り返し方法（終了日またはクラス数に基づく）を選択します。
    ドロップイン：設定した期間中、同じサービスを繰り返し提供できるグループ予約サービスです。
    シリーズ：設定した期間にわたって1つのサービスを提供できる、繰り返し形式のグループ予約サービスです。


    ジルカーが12月17日まで50名の参加者に同じ製品デモを提供する場合、同じ時間に「毎日」繰り返すドロップインサービスを設定する必要があります。完了したら、［保存］ボタンをクリックします。



  4. 製品デモのドロップイン型グループ予約サービスが、営業&問い合わせワークスペースに作成されます。


設備・備品の追加

ジルカー・テクノロジーズに従業員向けのジムがあるとします。この施設を要求に応じて利用できるようにするには、まず設備・備品を追加し、スタッフを割り当てる必要があります。次に、施設予約サービスを追加し、設備・備品を関連付けます。

      設備・備品を追加するには。
  1. 右上のメニューパネルにある［クイック追加］をクリックし、［設備・備品］を選択します。



  2. サービス名と任意の説明を入力し、［保存］ボタンをクリックします。



  3. ジムの設備・備品が作成され、施設対応のスタッフが割り当てられます。


施設予約サービスの追加

  1. ［クイック追加］をクリックし、施設予約サービスを作成します。



  2. ワークスペースを選択し、サービス名を入力します。設備・備品と、単位時間あたりの料金を選択します。また、従業員による利用の前後にスタッフが施設を準備できるよう、間隔時間を設定します。完了したら、［保存］ボタンをクリックします。



  3. 「フィジカルフィットネス101」施設予約サービスが「社内 – 従業員」ワークスペースに作成されます。

必要なサービスを作成すると、顧客は各サービスの担当スタッフを予約できるようになります。

2.5 決済ゲートウェイの追加

サービスに料金を設定する方法を説明しました。ジルカー・テクノロジーズが有料の専門コンサルティングを提供する場合、決済ゲートウェイを設定して決済を受け付けることができます。これにより、決済リマインダー、支払いの遅延、現金管理の手間がなくなり、無断キャンセルも削減できます。

決済を有効にするには。

提供するサービスの決済サービスとして、Authorize.NETを有効にする方法を確認します。
  1. ［設定］、［決済］（連携セクション内）の順に移動します。連携可能なすべての決済サービスが一覧表示されます。



  2. 対象の決済サービスにカーソルを合わせ、［設定］ボタンをクリックします。



  3. 認証を求めるポップアップが表示されます。必要な情報を入力し、［設定］ボタンをクリックします。



  4. 認証が完了すると、設定した決済サービスが設定済みの決済セクションに表示されます。



  5. 決済の受け付けを開始するには、［オンライン決済］の切り替えボタンを［有効］にします。



  6. ［オンライン決済］を有効にすると、ジルカーでは、利用可能な決済方法（［任意］、［全額支払い］、［一部前払い］）から選択できます。


［任意］：予約前に決済するか、その他の方法でオフライン決済するかを選択できます。
［全額支払い］：全額を支払った後にのみ予約できます。
［一部前払い］：予約するには、決済額の一部（通常は全額未満）を支払う必要があります。

2.6 通知の設定と内容のカスタマイズ

予約の登録、予定の変更、キャンセルなどの事業イベントについて共通認識を持てるよう、ジルカー・テクノロジーズのスタッフと顧客にメールやSMSで通知できます。

メール通知を設定するには

各種イベントの発生時にジルカーからスタッフへメール通知を送信する方法を説明します。
  1. ［設定］、［ワークスペース］、［通知］の順に移動します。対象イベントのチェックボックスを選択すると、イベントについてスタッフにメールで通知できます。リマインダーは、イベントの1日前にスタッフへ通知するよう設定されています。



  2. 対象イベントの横にある［カスタマイズ］をクリックし、変数を使用してメールの内容を設定します。完了したら、［保存］ボタンをクリックします。
    変数：変数とは、予約情報を表すプレースホルダーです。メールのテンプレートに動的な値を挿入するために使用します。たとえば、%meetinginfo%変数を使用すると、ミーティングのリンクと関連情報が挿入されます。

SMS通知を設定するには

各種イベントの発生時にジルカーから顧客へSMS通知を送信する方法を説明します。
  1. ［設定］、［ワークスペース］、［通知］の順に移動します。SMSサービスを有効にするには、［SMS］の横にある［設定］をクリックします。
    SMSのチェックボックスを選択する前に、SMSサービスを設定する必要があります。


  2. 利用可能なSMSサービスが一覧表示されたその他の連携ページが開きます。ここでは、ClockWorkSMSの設定方法を説明します。



  3. 対象のサービスにカーソルを合わせ、［設定］ボタンをクリックします。



  4. 認証を求めるポップアップが表示されます。必要な情報を入力し、［設定］ボタンをクリックします。



  5. これで、設定したイベント（予約の登録、キャンセルなど）が発生するたびに、ClockWorkSMSから顧客へSMS通知が送信されます。必要に応じて、この設定を［無効］にしたり、新しいサービスを設定したりできます。



  6. SMSサービスとの接続設定が完了したら、SMS通知を送信するイベントを選択します。通知セクションで、対象イベントの横にある［カスタマイズ］をクリックします。



  7. 変数を使用して内容をカスタマイズします。完了したら、［保存］ボタンをクリックします。


2.7 予約受付/cancellation/rescheduling期間の設定

サービスの開始日（たとえば12月24日）より前に予約受付期間を設けることで、ジルカー・テクノロジーズは需要を見積もり、事前に準備する時間を確保できます。

予約受付期間を設定するには

  1. ［設定］、［ワークスペース］、（ワークスペースを選択）、［ポリシー＆設定］の順に移動します。予約受付期間セクションまで下にスクロールします。



  2. 予約可能な期間を、たとえば12月17日から12月23日までとします。［事前予約］と［直前予約］の項目に必要な値を設定すると、顧客は予約受付期間内にのみ予約できます。



直前の予定変更は避けられません。ジルカー・テクノロジーズではこの点を考慮し、顧客が予約を変更またはキャンセルできるようにする必要があります。これにより、顧客の信頼と好意を得ることができます。また、空いている時間枠を他の顧客に提供できます。

一方、サービスの開始日より前にキャンセルや予約変更の期限を設定することで、キャンセルや無断キャンセルを抑止できます。

キャンセル期限を設定するには

  1. ［設定］、［ワークスペース］、（ワークスペースを選択）、［ポリシー＆設定］の順に移動します。キャンセルと予定の変更セクションまで下にスクロールします。



  2. 切り替えボタンを［有効］にします。サービスの開始日（たとえば12月24日）の2日前（たとえば12月22日）以降は、キャンセルや予定の変更を許可しないものとします。必要な値を設定すると、12月22日以降は登録済みの予約を変更できなくなります。


2.8 カスタマーポータルの有効化

ジルカーでは、顧客が個別のアカウントを持てるようにします。これにより、顧客はジルカーのスタッフとの予約を自分で管理できます。
カスタマーポータル：顧客ごとに専用のログイン環境を提供します。すべての予約の詳細が1か所にまとめられ、顧客は予約を表示、変更、キャンセルできます。
カスタマーポータルを有効にするには。
  1. ［設定］、［ワークスペース］、（ワークスペースを選択）、［登録フォーム］の順に移動します。［登録ユーザー］を選択します。初期設定では、項目は無効になっています。



  2. ［登録ユーザーとして予約］のオプションを選択すると、下の項目が有効になります。



  3. これで、カスタマーポータルが有効になります。顧客は予約手続き中に、ポータルへ［ユーザー登録する］か、［ログイン］できます。



    カスタマーポータルへのユーザー登録

  4. ［ユーザー登録］をクリックすると、登録ページが開きます。必要な情報を入力し、［ユーザー登録］をクリックします。



  5. 顧客に確認メールが送信されます。顧客が［アカウントを認証］をクリックすると、アカウントが作成されます。



  6. 顧客がログインすると、［自分の情報］タブに顧客情報が表示されます。



  7. 顧客は予約の履歴から予約を表示、検索、絞り込みできます。また、新たに予約することもできます。


2.9 予約ページ

予約ページは、顧客から予約を受け付けるための窓口です。予約ページのURLからアクセスできます。

ジルカー・テクノロジーズは、顧客にスムーズな予約体験を提供することを重視しています。また、すべてのアプリケーションでブランドイメージを統一したいと考えています。
予約ページのカスタマイズ：Zoho Bookingsでは、あらかじめ用意された4つのテーマ（［初期設定］、［モダンWebテーマ］、［フレッシュ］）に加え、予約ページに表示されるさまざまな要素の色やテキストをカスタマイズできます。
予約ページのテーマをカスタマイズするには。
  1. ［設定］→［ワークスペース］→（ワークスペースを選択）→［予約ページのテーマ］に移動します。



  2. 使用するテーマと色を選択します。タイトル、説明、背景画像、予約ボタンのテキストをカスタマイズし、表示設定を調整することもできます。変更内容はすぐに保存されます。
    メモ：すべての要素をカスタマイズできるテーマは一部のみです。その他のテーマでは、カスタマイズできる要素が限られます。


  3. ［設定］→［ワークスペース］→（ワークスペースを選択）→［予約ページの設定］に移動します。予約ページの［ヘッダー］と［フッター］の要素をカスタマイズし、表示設定を調整します。

予約ページのURL

予約ページのURLは、予約ページにアクセスするためのURLです。このURLを顧客と共有したり、予約ページをWebサイトにウィジェットとして埋め込んだりできます。URLは必要に応じてカスタマイズできます。ジルカーの顧客サポート用ワークスペースでは、一般的な予約ページのURLは次のようになります。
予約URLには、次の4種類があります。
  1. ワークスペースの予約URL– 顧客が予約できるすべてのサービスを含むワークスペースのURLです。

    ［設定］→［ワークスペース］→（ワークスペースを選択）→［ワークスペースの予約URL］に移動します。



  2. サービスの予約URL– 顧客が予約できるサービスのURLです。

    ［設定］→［サービス］→（サービスを選択）→［サービスの予約URL］に移動します。



  3. スタッフの予約URL–顧客が予約できるスタッフのURLです。
    メモ：1人のスタッフを複数のサービスに割り当てることができます。
    ［設定］→［スタッフ］→（スタッフを選択）→［スタッフの予約URL］に移動します。



  4. 設備・備品の予約URL– 顧客が予約できる設備・備品のURLです。

    ［設定］→［設備・備品］→（設備・備品を選択）→［設備・備品の予約URL］に移動します。


Webサイトへの予約ページの埋め込み

ジルカーのWebサイトに予約ページを埋め込むことで、サービスをより多くの人に見てもらうことができます。ウィジェットとして埋め込むセクションは、［ワークスペース］、［サービス］、［スタッフ］、［設備・備品］の各タブにあります。ここでは、ワークスペースの予約URLを埋め込む方法を説明します。

ワークスペースの予約ページを埋め込むには。
  1. ［設定］→［ワークスペース］→（ワークスペースを選択）→［ウィジェットとして埋め込む］に移動します。予約ページの埋め込みに必要なiframeコードが表示されます。



  2. ［コードをコピー］ボタンをクリックして、コードをコピーします。このコードをWebサイトのコードに追加すると、予約ページを指定した形式で表示できます。


2.10 連携

ジルカーでは、Zoho Meeting、Zoho Assist、Zoho CRMなどの各種Zoho製品とのZoho Bookingsの連携に加え、ZapierやZoho Flowなどの強力な連携プラットフォームを活用できます。Zapierでは、Zoomミーティング、Google Meetなど、多数の便利な連携機能を利用できます。ここでは、連携の設定方法を説明します。

また、カスタム関数を使用すると、さまざまな予約イベントで実行する処理を設定でき、より柔軟に運用できます。カスタム関数は、Zoho独自のプログラミング言語であるDelugeを使用して作成します。

Zoho Meetingを使用したオンラインミーティング

ジルカーのスタッフは、オンラインミーティングを通じて顧客とオンラインで面談できます。連携を設定すると、個別対応サービスが予約されるたびにオンラインミーティングが作成されます。
メモ：この連携を利用するには、Zoho BookingsのスタッフをZoho Meetingのユーザーとして追加する必要があります。
Zoho Meetingを設定するには。
  1. ［設定］→［ビデオ会議］に移動します。利用可能なツールセクションにZoho Meetingが表示されます。



  2. Zoho Meetingにカーソルを合わせます。［有効にする］ボタンをクリックし、Zoho Meetingでオンラインミーティングを作成する権限をZoho Bookingsに付与します。



  3. 連携を有効にすると、すべての個別対応サービスで［オンラインミーティングを作成］の切り替え設定が利用できるようになります。



  4. ［オンラインミーティングを作成］の切り替え設定を［有効］にします。これで、個別対応サービスが予約されるたびに、Zoho Meetingでオンラインミーティングが作成されます。

ミーティングのリンクを記載した通知メールを、顧客とスタッフの両方に送信できます。

Zoho Assistを使用したリモートサポート

ユーザーの問題を迅速に解決するため、トラブルシューティングでリモートサポートが必要になる場合があります。顧客が個別対応サービスを予約した際、ジルカーでは画面共有セッションまたはリモートサポートセッションを利用できます。
メモ：この連携を利用するには、Zoho BookingsのスタッフをZoho Assistのユーザーとして追加する必要があります。
Zoho Assistを設定するには。
  1. ［設定］→［その他］に移動します。利用可能な連携セクションにZoho Assistが表示されます。



  2. Zoho Assistにカーソルを合わせ、カードをクリックします。［概要］ページが表示されます。［Zoho Assistに連携する］ボタンをクリックし、Zoho Assistでセッションを作成する権限をZoho Bookingsに付与します。



  3. 認証が完了したら、設定セクションで、必要な個別対応サービスを対応するセッションにドラッグ＆ドロップします。



  4. 関連付けが完了したら、［保存］ボタンをクリックします。



  5. 設定が完了すると、Zoho Assistのセッションに関連付けられたサービスで、［Zoho Assistのセッションを作成する］の切り替え設定が［有効］になります。
    これで、関連付けられた個別対応サービスが予約されるたびに、Zoho Assistでセッションが作成されます。

セッションのリンクを記載した通知メールを、顧客とスタッフの両方に送信できます。

顧客をZoho CRMの連絡先として自動追加

ジルカー・テクノロジーズが、今後のイベントに関するフォローアップや販促情報の送信を目的として、顧客情報を管理したいとします。Zoho BookingsをZoho CRMと連携すると、予約した顧客を連絡先として自動的に追加できます。

Zoho CRMと連携するには。
  1. ［設定］に移動し、［その他］を選択します。［利用可能な連携］セクションに［Zoho CRMの連絡先］が表示されます。



  2. ［Zoho CRMの連絡先］にカーソルを合わせ、［有効にする］ボタンをクリックします。



  3. Zoho BookingsがZoho CRMに連絡先を作成できるよう認証します。認証が完了すると、予約した顧客がZoho CRMに連絡先として自動的に追加されます。
    メモ：顧客が入力したメールアドレスまたは電話番号の一意性を確認することで、顧客の重複が排除されます。

Zapier連携

ジルカーでは、Zapierによるさまざまなアプリとの柔軟な連携を利用できます。Zapierでは、Zapを使用してアプリ間を連携できます。Zapは、トリガーイベント（予約登録済み、予約変更済み、予約キャンセル済みなど）に基づいて、1つ以上の処理（Zoomでのミーティングの作成やZoho Booksでの請求書の作成など）を実行します。

Zapを作成するには。
  1. ［設定］に移動し、［その他］を選択します。［利用可能な連携］セクションにZapierが表示されます。



  2. ［Zapier］にカーソルを合わせ、カードをクリックします。［概要］ページが表示されます。［Zapierに連携する］ボタンをクリックします。



  3. Zapierの連携セクションに移動し、Zoho Bookings用にあらかじめ用意されたZapの一覧が表示されます。一覧にあるZapの［試す］ボタンをクリックできます。必要なアプリが一覧にない場合は、表示された項目で検索して連携できます。


カスタム関数

ジルカー・テクノロジーズでは、Zoho以外の外部サービスとの連携が必要になる場合もあります。これはカスタム関数を使用して実現できます。カスタム関数を使用すると、予約に関するさまざまなイベントで実行されるスクリプトを作成できます。たとえば、予約の登録、キャンセル、変更、完了済みへの変更、無断キャンセルへの変更時に実行されるAPI呼び出しなどのスクリプトを作成できます。

カスタム関数にアクセスするには。
  1. ［設定］、［ワークスペース］、［カスタム関数］の順に移動します。



  2. カスタム関数を実行するイベントを選択します。対象のイベントの［設定する］をクリックします。



  3. Delugeエディターが開きます。必要なスクリプトを作成し、［保存する］ボタンをクリックします。実際に実行する前に、［実行する］ボタンをクリックしてスクリプトをテストすることもできます。これで、予約が登録されるたびにカスタムスクリプトを実行できるようになります。


Zoho独自のスクリプト言語であるDelugeの詳細は、こちらをご参照ください。

3. 顧客による予約

このセクションでは、顧客がゲストユーザーまたは登録ユーザーとして、ジルカー・テクノロジーズの予約を登録する方法について説明します。
ゲストユーザー：予約ページから予約を登録し、事業の専用アカウントを持っていない顧客です。
顧客ポータルユーザー：予約に関する操作をカスタマイズするため、事業に登録済みのアカウントを持つ顧客です。

3.1 ゲストとしての有料予約の登録

ゲストユーザーが、ジルカーの有料の1対1サービスであるトラブルシューティング入門を予約する方法について説明します。
  1. 顧客が予約ページのURL（例：https://business-zylker.zohobookings.com/#/customer/customersupport）を使用して予約ページを開きます。



  2. 顧客がサービスを選択します。



  3. 顧客がスタッフの自動割り当てを許可するか、スタッフを選択します。



  4. 顧客が都合のよい日付を選択します。



  5. 顧客がタイムゾーンを選択します。



  6. 顧客が都合のよい時間を選択します。



  7. 顧客が［予約する］ボタンをクリックします。



  8. 顧客が必要な情報を入力し、［支払って予約する］ボタンをクリックします。



  9. 顧客が必要な情報を入力し、［支払う］ボタンをクリックします。



  10. 予約が登録されます。

メモ：ゲストはZoho Bookingsに顧客として追加されます。メールアドレスまたは電話番号に基づいて重複が排除されます。

3.2 顧客ポータルユーザーとしての無料予約の登録

顧客ポータルユーザーが、ジルカーの無料のグループ予約サービスであるメールマーケティング入門を予約する方法について説明します。
  1. 顧客が予約ページを開き、［サインインする］をクリックします。



  2. サインインページが表示されます。顧客が必要な情報を入力し、［サインインする］をクリックします。



  3. 顧客がアカウントにログインし、［別の予約を登録する］ボタンをクリックします。



  4. 顧客が予約ページに移動します。



  5. 顧客が対象のサービスを選択します。



  6. グループ予約サービスを選択すると、スタッフとグループ予約の開始時間が初期設定で選択されます。



  7. 顧客がタイムゾーンと都合のよい時間を選択し、［予約する］ボタンをクリックします。



  8. 顧客は登録ユーザーであるため、顧客情報が自動入力されます。顧客が［予約する］ボタンをクリックします。



  9. 予約が登録されます。


4. 予約の管理

ジルカー・テクノロジーズでは、登録された予約の表示、絞り込み、並べ替え、キャンセル、予定の変更を行う必要があります。Zoho Bookingsでは、一覧表示とカレンダー表示の2種類を利用できます。また、予約に関する統計情報や発生した売上も確認できます。

予約の各種ステータスは次のとおりです。

      

4.1 カレンダーでの予約の表示

［カレンダー］に移動すると、Zoho Bookingsのカレンダーで予約や関連情報を確認できます。カレンダーでは、［日］、［週］、［月］の表示を利用できます。

日表示

日表示には、選択した日付のすべての予約が表示されます。すべてのワークスペース、スタッフ、設備・備品の予約が対象です。

また、カレンダー項目の時間間隔は、5～30分の範囲でカスタマイズできます。



a. ワークスペースに基づく予約の絞り込み
  1. ［ドロップダウン］をクリックし、対象のワークスペースを選択します。



  2. これで、カスタマーサポートワークスペースの予約のみが表示されます。他のワークスペースの予約は無効になります。

b. スタッフや設備・備品に基づく予約の絞り込み

管理者がジムの設備・備品に関する予約を表示しない場合を例に説明します。設備・備品またはスタッフを表示対象から除外できます。
  1. ［並べ替えアイコン］をクリックします。



  2. ［表示設定アイコン］のうち、ジムの設備・備品に対応するものを、表示されたポップアップでクリックします。続いて、［保存］をクリックします。



  3. これで、ジムの設備・備品に関する予約は表示されなくなります。


c. 時間枠の間隔の設定

時間枠を管理しやすくするため、カレンダー項目の時間間隔を設定します。現在の間隔が30分で、管理者が5分に変更する場合を例に説明します。以下の手順で設定できます。
  1. ［歯車アイコン］をクリックします。



  2. ポップアップが表示されます。希望する時間間隔を入力し、［保存］ボタンをクリックします。



  3. これで、1時間ごとに12個の時間枠（各5分）が表示されます。


d. 予約の詳細表示

ジルカーのスタッフは、予約済みの項目をクリックして予約の詳細を確認できます。また、予約の［予定を変更］したり、［キャンセル］したり、予約を［完了済み］または［無断キャンセル］に設定したりできます。さらに、［詳細を表示する］をクリックすると、一覧表示で予約の詳細を確認できます。



e. 予約の登録

ジルカーのスタッフは、カレンダー表示から顧客に代わって予約できます。
  1. 対象の時間枠（この例では12:00 PM）をクリックします。



  2. 新しい予約画面がスライド表示されます。必要な情報を入力し、［予約を追加する］ボタンをクリックします。



  3. 予約が追加されます。


週表示

週表示には、選択した週について、すべてのワークスペース、スタッフ、設備・備品の予約が表示されます。同じ日の複数の予約はまとめて表示されます。ジルカーのスタッフは、日表示と同様に、ワークスペース、スタッフ、設備・備品に基づく予約の絞り込み、時間枠の間隔の設定、予約の詳細確認を行えます。



a. 予約、休暇、特別営業時間の追加

対象のスタッフまたは設備・備品の行で、希望する日にカーソルを合わせます。表示される［3点リーダー］をクリックし、対象の操作を選択します。



b. スタッフまたは設備・備品の1日のスケジュール表示

週表示では、管理者がスタッフまたは設備・備品の1日の空き時間を確認できます。
  1. 対象のスタッフまたは設備・備品の行にある［開くアイコン］をクリックします。



  2. スタッフまたは設備・備品の1週間の空き時間が表示されます。操作方法は日表示と同様です。時間枠を折りたたむには、［閉じるアイコン］をクリックします。


月表示

月表示には、選択した月について、すべてのワークスペース、スタッフ、設備・備品の予約が表示されます。同じ日の複数の予約はまとめて表示されます。ジルカーのスタッフは、日表示と同様に、ワークスペース、スタッフ、設備・備品に基づいて予約を絞り込み、予約の詳細を確認できます。また、週表示と同様に、予約、休暇、特別営業時間を追加できます。

4.2 予約の一覧表示

［一覧表示］に移動すると、対象の日、週、月の予約を確認できます。


予約の絞り込み、検索、追加

［一覧表示］では、［ワークスペース］、［サービス］、［スタッフ］、［ステータス］に基づいて予約を絞り込み、集計できます。顧客名、ワークスペース名、予約番号などを使用して、一覧全体を検索できます。また、予約をすばやく追加できます。


詳細の表示

予約をクリックすると、予約の概要ページで詳細を確認できます。



過去の予約は［完了済み］または［無断キャンセル］に設定できます。今後の予約は［キャンセル済み］に設定したり、必要に応じて予約を変更したりできます。


予約の統計

ジルカー・テクノロジーズは、予約とそこから発生する売上を把握できます。一覧を並べ替えた場合も、数値は自動的に計算されます。


4.3 顧客の管理

ジルカー・テクノロジーズでは、より良いサービスを提供し、顧客のニーズに合わせて提供内容を調整するため、顧客情報を把握する必要があります。

顧客の検索

顧客名、メールアドレス、電話番号を使用して、一覧全体を検索できます。


新しい顧客の追加

  1. ［プラスアイコン］をクリックします。



  2. 必要な情報を入力し、［保存］ボタンをクリックします。


顧客の統計

顧客層を把握できます。ゲストと登録済みの顧客がそれぞれ何人いるかを確認できます。


4.4 レポートの作成

レポートは、ジルカー・テクノロジーズが顧客、スタッフ、サービス、売上に関する統計を確認するうえで重要です。事業効率、人気のサービス、予約数が最も多いスタッフなど、事業のさまざまな側面を把握するのに役立ちます。

レポートを作成するには。

2020年におけるジルカーの予約が、各サービスにどのように分布しているかを確認するレポートの作成方法を説明します。

  1. ［レポート］に移動します。レポートの名前を入力し、［保存］ボタンをクリックします。



  2. ［レポートの種類］を選択します。



  3. レポートを生成する指標を選択します。



  4. 初期設定では、すべてのサービスとワークスペースが選択されています（必要に応じて、サービスとワークスペースを選択または除外できます）。



  5. ［期間］を選択し、［適用］ボタンをクリックします。



  6. レポートが正常に生成されます。［保存］ボタンをクリックします。



  7. レポートを保存したら、［共有］ボタンをクリックして、他の管理者やマネージャーとレポートを共有します。



  8. レポートを共有するメンバーを選択します。



  9. 必要な項目を選択した後、［レポートを共有］ボタンをクリックします。


メモ：複数のレポートを作成し、管理者やマネージャー間で共有できます。
このガイドでは、Zoho Bookingsの主な機能を順を追って説明し、製品の概要をすばやく把握できるようにします。各機能の詳細については、サービスの製品ガイドをご覧ください。