予定なし／取り込み中の共有

予定なし／取り込み中の共有

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Zoho Calendarの予定の有無の共有を利用すると、予定を開催するのに最適な時間を見つけることができます。予定の有無の共有は、カレンダーごとに有効にできます。特定のカレンダーで予定の有無の共有を有効にすると、そのカレンダーの予定に基づいて予定の有無が判定されます。また、予定を開催する際に、参加者の予定の有無を確認することもできます。

［予定を作成する］、［予定を複製する］、［予定を編集する］タブでは、参加者全員のメールアドレスを入力して、全員の予定の有無を確認できます。予定の有無を確認した後、最適な時間に変更して設定し、参加者を追加して予定を作成できます。
注：
予定の有無の共有と確認は、組織内の参加者に対してのみ利用できます。

予定の有無の判定

カレンダーの予定の設定で［予定の有無の判定］を有効にすると、勤務外の時間帯に自分を取り込み中として表示できます。この設定は、主催者があなたを予定に追加する際に予定の有無を確認するときに反映されます。

予定の有無の判定を有効または無効にする手順

  1. Zoho Calendarにログインします。
  2. ［設定］→［カレンダー］→［予定の設定］→［予定の有無の判定］に移動します。
  3. 勤務外の時間帯に自分を取り込み中として表示するには、［勤務外の時間帯は［予定あり］と表示する］チェックボックスをクリックします。

  4. 主催者が予定への参加にあたってあなたの空き状況を確認すると、勤務外の時間帯は取り込み中と表示されます。
取り込み中の時間帯は赤の帯で表示され、予定なしの時間帯は空白で表示されます。

カレンダーごとの予定の有無の共有

Zoho Calendarでは、［自分のカレンダー］セクションのカレンダーを、予定の有無の判定に含めることができます。これにより、そのカレンダーに作成された予定の時間帯は、取り込み中と表示されます。

カレンダーの作成時または編集時に、そのカレンダーを予定の有無の判定に含めることができます。

カレンダーを予定の有無の判定に含める手順

  1. Zoho Calendarにログインします。
  2. 左枠の［自分のカレンダー］の横にある［カレンダーを追加する］アイコンをクリックします。

  3. カレンダー名、説明、カレンダーの色を指定します。
  4. ［自分の予定の有無の共有に含める］チェックボックスにチェックを入れます。
［自分のカレンダー］セクションのカレンダーを編集して、予定の有無の共有に含めることもできます。

カレンダーを編集して予定の有無の共有に含める手順

  1. ［自分のカレンダー］セクションで、予定の有無の判定に含めるカレンダーにカーソルを合わせ、そのカレンダーの［その他のオプション］アイコンをクリックします。

  2. ［編集する］をクリックします。
  3. ［自分の予定の有無の共有に含める］チェックボックスにチェックを入れます。

予定ごとの予定の有無の共有

Zoho Calendarでは、特定の予定を予定の有無の判定に含めるかどうかを選択できます。

予定の有無の共有を予定ごとに有効または無効にする手順

  1. Zoho Calendarにログインします。
  2. 新しい予定を作成するか、既存の予定を編集または複製します。
  3. 予定の詳細を入力または編集します。
  4. ［カレンダー］項目の下にある［予定の有無の判定に追加する］チェックボックスのチェックを入れるか、外します。

  5. ［保存する］をクリックします。
  6. ［予定への招待を送信する］ポップアップでオプションを選択し、［確定する］をクリックします。
注：
予定の作成先のカレンダーが予定の有無の共有に含まれていない場合、その予定を予定の有無の判定に追加することはできません。予定を予定の有無の判定に追加したり、判定から削除したりするには、カレンダー側で［自分の予定の有無の共有に含める］チェックボックスにチェックを入れておく必要があります。

参加者の予定の有無の確認と調整

Zoho Calendarで予定を作成する際に、組織内の参加者の予定の有無を確認できます。参加者全員の都合に合う時間を選び、その時間に合わせて予定を作成できます。

参加者の予定の有無を確認して調整する手順

  1. Zoho Calendarにログインします。
  2. 新しい予定を作成するか、既存の予定を編集または複製します。予定の詳細を入力または編集します。
  3. ［参加者］項目に参加者のメールアドレスを入力します。［参加者の予定の有無を確認して調整する］を、その［参加者］項目の下でクリックします。

  4. ［参加者の管理と空き状況の確認］ポップアップウィンドウが表示されます。組織内の参加者の予定の有無を確認できます。
  5. ［メールアドレスを入力してください／グループ名］テキストボックスに参加者のメールアドレスまたはグループ名を入力して、参加者を追加することもできます。
  6. 組織外の参加者の左側には「*」が表示され、その参加者の予定の有無は確認できません。

  7. 勤務時間に基づいて予定の有無を表示するには、［自分の勤務時間に基づいて表示する］チェックボックスにチェックを入れます。

  8. 予定の日時を選択して、参加者の予定の有無を確認します。［次の空き時間］ボタンをポップアップウィンドウの上部でクリックすると、組織内の参加者全員に予定がない時間帯を確認できます。

  9. ［完了する］をクリックします。
  10. 予定のその他の詳細を入力し、［保存する］をクリックします。
  11. ［予定への招待を送信する］ポップアップでオプションを選択し、［確定する］をクリックします。