Zoho Campaignsのワークフローにおける処理の要素

Zoho Campaignsのワークフローにおける処理の要素

ワークフローの処理とは、連絡先に対して実行する操作のことです。メッセージの配信、連絡先情報の変更、一定時間の待機、別のワークフローへの移動などを行います。連絡先がトリガーによってワークフローに追加されると、次に何が起こるかを処理の要素で指定できます。

概要

このページでは、次の内容を説明します。

  • 処理の要素の3つの分類：反応、生産性向上、CRMでの処理

  • 各処理の要素の設定方法

  • 処理によって作成できる分岐と、それぞれの分岐が実行される条件

  • 処理を使用する前に知っておきたい動作

処理の要素とは

ワークフローの作成画面にある要素一覧の［処理］タブに、処理の要素が表示されます。使用する要素をワークフローのキャンバス上にドラッグし、前のステップにつなげます。その後、右側のパネルで設定します。

各処理の要素で［…］（その他の操作）アイコンをクリックすると、［複製］と［削除］のメニューを選択できます。設定済みのステップを最初から作り直さずに複製したり、不要なステップを削除したりすることが可能です。

［プレビュー］アイコンを使用すると、メール、SMS、WhatsAppメッセージの内容を事前に確認できます。このアイコンが表示されるのは、［メールを配信］、［SMSを配信］、［WhatsAppを送信］の要素で、配信内容を設定した後だけです。

処理の要素は、次の3つに分かれています。

  • 反応：［メールを配信］、［WhatsAppを送信］、［SMSを配信］

  • 生産性向上：［リストに追加］、［リストから削除］、［タグの割り当て］、［タグの削除］、［連絡先の項目を更新］、［連絡先スコアを更新］、［社内メールを配信］、［登録情報の管理］、［待機時間］、［待機条件］、［Webhook］、［別のワークフローに移動］、［ワークフローから削除］

  • CRMでの処理：［データの登録］、［タスクの作成］

反応に関する処理

反応に関する処理では、連絡先にメール、WhatsAppメッセージ、SMSを配信します。

メールを配信

［メールを配信］では、連絡先がこのステップに到達したときに配信するメールキャンペーンを作成するか、既存のキャンペーンを関連付けます。

  1. ［メールキャンペーンを作成］をクリックします。

  2. ［受信者］で、メールの配信に使用する［トピック］を選択します。この項目は必須です。

  3. ［メールの詳細］で、［差出人メールアドレス］、［差出人名］、［返信先］、［件名］を入力します。必要に応じて［プリヘッダー］も入力します。

  4. ［内容］から、次のいずれかのテンプレートを選択します。［保存済み］、［ギャラリー］、［レイアウト］、［配信済み］のメールから選択できます。また、［最初から作成］を選択すると、メールを一から作成できます。また、［HTMLをインポート］、［書式なしテキスト編集ツール］、［HTML編集ツール］を利用することもできます。

  5. ［その他の設定］で、［返信の追跡］を有効にすると、連絡先からの返信を返信先アドレスに転送できます。資料を添付するには［ファイルを添付］を使用します。添付できるのはJPG、PDF、CSV、TXT形式のファイルで、上限は2MBです。

配信の設定

処理の要素にある編集アイコンをクリックして、配信設定を開きます。

  • この配信に配信頻度の上限設定を適用する：アカウントに設定された配信頻度の上限を超える場合、このメールは配信されません。この要素では、配信頻度の上限設定が初期設定で有効になっています。ただし、［共通設定］でワークフローの配信頻度の上限設定が無効になっている場合は、この要素で設定を有効にする必要があります。 

  • 連絡先に対してこのメールを複数回配信できるようにする：この設定が適用されるのは、ワークフローへの再登録が有効な場合だけです。この項目を選択すると、連絡先が再びこのステップに到達するたびに、同じメールが配信されます。

  • 追加する分岐を選択します。次の結果から、それぞれ独立した分岐を作成するものを選択します。［到達］、［開封］、［いずれかのリンクのクリック］、［返信済み］、［特定のリンクのクリック］、［スキップ済み］。［特定のリンクのクリック］を選択すると、リンクの選択画面が開きます。特定のリンクがクリックされた場合に分岐するように設定できます。

メモメモ：［特定のリンクのクリック］のリンクの選択画面には、メール本文にすでに追加されているリンクだけが表示されます。メール本文にリンクがない場合は、「該当の結果が見つかりませんでした」と表示されます。

［キャンペーンをレビュー］アイコンをクリックすると、連絡先に表示されるメールの内容を確認できます。パソコンとモバイル端末の表示を切り替えられます。メールの内容をまだ追加していない場合は、プレビューに次のメッセージが表示されます。「メールの内容が設定されていません」

ワークフロー内で配信するメールのA/Bテスト

［メールを配信］の処理では、メールのA/Bテストを実施できます。

  1. メールの編集画面の右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックして、［A/Bキャンペーンを有効にする］を選択します。通常のA/Bテストキャンペーンと同じ方法で利用できます。
  2. テスト対象グループの割合、テスト期間、結果が良かったメールの決定方法、結果に差がない場合に配信するメールなどを設定します。 
  3. テストする2種類のメールをそれぞれ設定します。
情報情報：テスト結果が良かったメールが決まるのは、テスト期間の終了後です。テスト期間中にワークフローに追加された連絡先は、テスト結果が確定するまでこのステップで待機します。結果が確定すると、これらの連絡先には結果が良かったメールが配信されます。同点の場合は、あらかじめ指定したメールが配信されます。

WhatsAppを送信

［WhatsAppを送信］は、［メールを配信］と同じ仕組みですが、WhatsAppキャンペーンを配信します。WhatsApp Business AccountをZoho Campaignsにまだ連携していない場合は、先にアカウントを連携します。

  1. ［WhatsAppキャンペーンを作成する］をクリックします。

  2. ［配信元］の電話番号を選択します。

  3. ［ウォレット内のクレジット］で、WhatsAppのクレジット残高を確認します。［クレジットを管理］をクリックし、必要なクレジットを追加します。

  4. ［保存済み］からテンプレートを選択するか、［新しく作成］で作成します。

配信の設定

編集アイコンをクリックすると、［メールを配信］と同様に［この配信に配信頻度の上限設定を適用する］と［連絡先に対してこのWhatsAppメッセージを複数回配信できるようにする］を設定できます。さらに、WhatsAppではより多くの分岐を選択できます。

  • この配信に配信頻度の上限設定を適用する：アカウントに設定された配信頻度の上限を超える場合、このキャンペーンは配信されません。この要素では、配信頻度の上限設定が初期設定で有効になっています。ただし、［共通設定］でワークフローの配信頻度の上限設定が無効になっている場合は、この要素で設定を有効にする必要があります。 

  • ［送信］、［到達］、［失敗］、［既読］、［いずれかのリンクのクリック］、［特定のリンクのクリック］、［返信済み］（メッセージを選択して返信した場合）

  • クイック返信：連絡先が返信を入力せず、あらかじめ設定されたテンプレートのボタンをタップして返信すると、この分岐に進みます。

  • キーワードと一致：連絡先からの返信が指定したキーワードと一致した場合に、この分岐に進みます。一致方法は［完全一致］などから選択し、照合するキーワードを入力します。

情報重要：既読通知の有無は、受信者のWhatsAppのプライバシー設定によって決まります。連絡先が既読通知を無効にしている場合、メッセージを開いても［既読］の分岐は実行されません。
メモ

メモ：

［失敗］には、WhatsApp側の配信エラーだけが含まれます。たとえば、電話番号が無効である場合や、配信を停止した連絡先に送信した場合などです。Metaによる内容やテンプレートの却下は含まれません。

［返信済み］と［キーワードと一致］は、同じ受信メッセージを判定します。［キーワードと一致］で返信内容に応じて連絡先を振り分ける場合は、［返信済み］の一般的な分岐と条件が重ならないように、キーワードを具体的に指定します。

［キャンペーンをレビュー］をクリックすると、WhatsAppのチャット画面と同じ形式でメッセージの表示を確認できます。

SMSを配信

［SMSを配信］では、このステップで配信するSMSキャンペーンを作成します。SMSキャンペーンを作成・配信する前に、配信元IDが登録されていることと、クレジット残高を確認してください。SMSキャンペーンの作成方法については、関連するヘルプページをご参照ください。

  1. ［SMSキャンペーンの作成］をクリックします。

  2. ［配信元］を選択します。

  3. ［メッセージを作成］に配信する文章を入力します。Zoho Campaignsでは、各SMSの末尾に配信停止用のリンクが自動的に追加されます。このリンクは必須のため、削除できません。

  4. 入力中は、［SMSの分割数］と文字数の表示を確認します。SMSが1通に収まる文字数は、使用する文字の種類によって異なります。一般的なGSM-7形式では160文字、日本語などのUnicode文字を含む場合は70文字を超えると、複数に分割されることがあります。

  5. ［テスト用のSMS］から、自分宛てに確認用のSMSを配信できます。［テスト用のSMS］をクリックし、［テストメッセージを配信］に電話番号を入力して、［配信する］をクリックします。

配信の設定

編集アイコンをクリックして、配信設定を開きます。

  • この配信に配信頻度の上限設定を適用する：アカウントに設定された配信頻度の上限を超える場合、このキャンペーンは配信されません。この要素では、配信頻度の上限設定が初期設定で有効になっています。ただし、［共通設定］でワークフローの配信頻度の上限設定が無効になっている場合は、この要素で設定を有効にする必要があります。 

  • SMSの配信状況や受信者の反応に応じて、［送信］、［到達］、［クリック］の3種類の分岐を追加できます。

SMSの内容を編集すると、［コンテンツプレビュー］とスマートフォンの画面例が更新され、受信者に表示される内容を確認できます。

生産性向上

生産性向上に関する処理では、連絡先情報の更新、リストやタグへの登録状況の変更、ワークフロー内での待機、別のワークフローへの移動などを行います。

リストに追加

連絡先がこの要素に到達すると、指定した1つ以上の配信リストに追加されます。

  1. ［リストを選択］をクリックします。

  2. 既存のリストを検索して選択します。新しいリストを作成する場合は、［リストを作成する］をクリックします。

  3. リストは最大10件まで選択できます。選択を取り消すには、［×］をクリックします。

  4. ［保存する］をクリックします。

リストから削除

連絡先がこの要素に到達すると、指定した1つ以上の配信リストから削除されます。

  1. ［リストを選択］をクリックし、既存のリストから削除対象を選択します。リストは最大10件まで選択できます。

  2. 選択を取り消すには、［×］をクリックします。

  3. ［保存する］をクリックします。

メモメモ：［リストに追加］とは異なり、この画面には［リストを作成する］がありません。削除できるのは、既存のリストに登録されている連絡先だけです。

タグの割り当て

連絡先に1つ以上のタグを割り当てます。

  1. ［タグを選択］をクリックします。このボタンは［タグを追加する］パネルにあります。

  2. 色分けして表示される既存のタグから選択します。新しいタグを追加する場合は［タグを作成する］をクリックします。タグは最大10件まで選択できます。

  3. ［保存する］をクリックします。

タグの削除

連絡先から1つ以上のタグを削除します。タグの選択方法は［タグの割り当て］と同じですが、［タグを作成する］は利用できません。

  1. ［タグを選択］をクリックします。このボタンは［タグを追加する］パネルにあります。

  2. 色分けして表示される既存のタグから選択します。タグは最大10件まで選択できます。

  3. ［保存する］をクリックします。

メモメモ：［タグの割り当て］とは異なり、この画面には［タグを作成する］がありません。既存のタグが割り当てられている連絡先から、そのタグを削除できます。

連絡先の項目を更新

連絡先がこのステップに到達したときに、指定した項目の値を変更します。

  1. ［項目の選択］をクリックし、更新する項目を選択します。

  2. 表示された入力欄に新しい値を入力します。入力欄の形式は、選択した項目の種類に応じて変わります。ほとんどの項目では、値を更新するか、既存の値に追加するかを選べます。［更新］を選択すると、入力した値で項目が更新されます。［追加する］を選択すると、既存の値を残したまま、入力した値が追加されます。

  3. 値を入力する代わりに、［項目の値をクリアする］を選択して項目を空欄にすることもできます。

  4. ［保存する］をクリックします。

連絡先スコアを更新

連絡先の適合度スコアを、指定した数値分だけ増減させます。

  1. ［適合度スコアの変更値］に数値を入力するか、上下の矢印で数値を調整します。

  2. スコアを増やす場合は正の数、減らす場合は負の数を入力します。

  3. ［保存する］をクリックします。

社内メールを配信

連絡先がこの段階に到達したときに、チームのメンバーへ通知します。

  1. ［件名］を入力します。

  2. ［メール］で、組織内のユーザーから宛先を1人以上選択します。メールアドレスを削除するには、［×］をクリックします。

  3. ［メールの内容］を入力します。［@］をクリックすると、［名］、［姓］、［組織名］、［電話］、［住所］、［市区町村］など、連絡先に合わせて内容を差し替える項目を挿入できます。

宛先のパーソナライズ

固定のメールアドレスを選択する代わりに、［パーソナライズ］をクリックします。このボタンは［メール］欄の横にあります。

  • ［メール］欄が、連絡先ごとに値が変わる差し込み項目に切り替わります。たとえば、［CRMにおける見込み客の担当者のメールアドレス］を使用できます。

  • 新たに必須項目の［他のメールアドレス］が表示されます。このアドレスは、連絡先にZoho CRMの担当者が割り当てられていない場合など、差し込み項目に値がないときの予備の宛先です。

  • 差し込み設定を解除するためのメニューをクリックすると、固定のメールアドレスを選ぶ方法に戻ります。

登録情報の管理

連絡先が登録しているトピックの変更や登録解除、マーケティング対象外への変更を行います。次の4つの方法から選択します。

  • トピックの関連付け：［トピック］で、分類ごとに表示されるトピックから、連絡先に関連付けるものを選択します。［共通設定］でGDPRが有効になっている場合は、［情報配信に関する法的根拠］も選択する必要があります。選択肢は［該当なし］、［同意］、［正当な利益］、［契約の履行］、［公的任務］、［法的義務の遵守］、［重大な利益］です。 

  • トピックを削除：削除するトピックを選択します。連絡先には、削除したトピックに関連するメールが配信されなくなります。

  • マーケティング対象外として設定：連絡先はマーケティング対象外として設定されます。ただし、ワークフローからは削除されません。

  • すべてのトピックから登録を解除する：連絡先のすべてのトピックへの登録を解除し、その連絡先をワークフローから削除します。

メモ
メモ：
［マーケティング対象外として設定］と、すべてのトピックから登録を解除する設定は似ていますが、処理後の動作が異なります。［マーケティング対象外として設定］では、連絡先はその後もワークフローの次のステップへ進みます。すべてのトピックから登録を解除すると、その連絡先のワークフローが終了します。

待機時間

指定した時間が経過するまで連絡先を待機させ、その後に次のステップへ進めます。

  1. 待機時間の入力欄に数値を入力し、［日］、［時間］、［分］を選択します。 

  2. ［再開方法］について次のいずれかを選択します。

    • 指定した待機時間が経過した後すぐに再開する

    • 指定した時間帯に再開する：開始時刻と終了時刻（例：09:00～17:00）を設定します。指定した時間帯以外に待機時間が終了した連絡先は、再開可能な時間帯になるまで待機します。

  3. ［タイムゾーン］を検索して選択します。

  4. ［次の場合にのみ］で、待機後の処理を再開できる曜日を有効にします。

待機条件

指定した条件を満たすまで、連絡先を待機させます。

  1. ［セグメントの条件］を設定します。［グループ1］で、項目、条件の種類、値を選択します。

    • 項目は、［連絡先の属性］、［企業の属性］、［関連付け］、［トピック］、［メールに対する反応］、［SMSに対する反応］、［WhatsAppに対する反応］、［商談の属性］、［フォームの属性］、［イベントの属性］、［Webセミナーの属性］、［ECサイト（オンラインストア）の属性］、［ワークフローの属性］、［スコアリング対象の属性］に分かれています。

    • 選択できる条件は項目の種類によって異なります。例：［次のいずれかに等しい］、［次のいずれとも等しくない］、［次のいずれかを含む］、［次のいずれも含まない］、［次のいずれかで始まる］、［次のいずれかで終わる］、［空である］、［空ではない］。

    • ［＋］アイコンをクリックすると、同じグループに条件を追加できます。

  2. ［グループを追加］をクリックして新しいグループを作成します。グループ間の［AND］または［OR］を切り替え、条件の組み合わせ方を指定します。

  3. 画面下部の［条件のパターン］を確認します。［パターンを変更］をクリックすると、条件式を直接編集できます。

  4. ［待機時間］を設定します。単位は［日］、［時間］、［分］です。 

［待機条件］では、必ず2つの分岐が作成されます。［タイムアウト］は待機時間内に条件を満たさなかった連絡先、［条件に一致した場合］は条件を満たした連絡先の分岐です。

Webhook

連絡先の情報を外部のURLに送信します。

  1. ［WebhookのURL］を入力します。

  2. ［リクエストの種類］で、［POST］、［PUT］、［DELETE］のいずれかを選択します。

  3. ［連絡先の項目］で、すべての項目を送信する場合は［すべての項目］を選択します。項目を指定する場合は［選択した項目］を選び、検索できる一覧から送信対象を選択します。

    メモメモ：［連絡先のメールアドレス］は［選択した項目］を選んだ場合も必ず含まれます。一覧から削除できません。

  4. 必要に応じて［認証］を有効にします。［Basic認証（基本認証）］（［ユーザー名］と［パスワード］を使用）または［認証トークン］を選択します。

  5. 必要に応じて［独自のヘッダー］を有効にして、［キー］と［値］の組み合わせを1つ以上追加します。［＋］アイコンをクリックして行を追加します。行を削除するには、ごみ箱のアイコンをクリックします。

  6. 必要に応じて［カスタムデータ］を有効にして、キーと値の組み合わせで追加情報を送信します。［＋］アイコンをクリックして行を追加します。行を削除するには、ごみ箱のアイコンをクリックします。

別のワークフローに移動

連絡先を別のワークフローに移動します。

  1. ［ワークフローを選択］をクリックします。

  2. 一覧から移動先のワークフローを選択します。

  3. ［保存する］をクリックします。

ワークフローから削除

連絡先がこのステップに到達すると、現在のワークフローからすぐに削除されます。設定項目はなく、次のステップへの接続もありません。この要素は常にワークフローの終点になります。

CRMでの処理

CRMでの処理では、連絡先情報をZoho CRMに登録したり、連絡先に関するタスクを作成したりできます。この分類の2つの処理では、パネル上部に連携済みの［Zoho CRMのアカウント］と［組織］が表示されます。これらは確認用の情報で、変更できません。

データの登録

連絡先の情報をZoho CRMの指定したタブに登録します。

  1. ［Zoho CRMのタブ］で、［見込み客］、［連絡先］、［組織のタブ］、［チームのタブ］のいずれかを選択します。

  2. ［Zoho Campaignsの項目］と［Zoho CRMの項目］の関連付けを確認します。一部の項目は初期設定ですでに関連付けられており、その内容は選択したタブによって異なります。

  3. 既存の関連付けを変更したり、ごみ箱のアイコンで行を削除したりできます。［＋］アイコンをクリックすると、項目の関連付けを追加できます。

  4. 独自のデータ元の関連付けを有効にすると、Zoho Campaignsの標準項目にない値も送信できます。データ元の名前を入力し、送信先となるZoho CRMの項目を選択します。

タスクの作成

連絡先に関するタスクをZoho CRMに作成します。

  1. ［Zoho CRMのタブ］で、［見込み客］、［連絡先］、［組織のタブ］、［チームのタブ］のいずれかを選択します。

  2. ［関連付け済みの項目を表示する］をクリックして、項目の関連付けを変更します。

  3. ［件名］と［説明］を入力します。

  4. ［期限の設定方法］を選択します。

    • ［期限］を選択するとカレンダーが開き、固定の日付を選択できます。

    • ステップに到達した日を基準に、日数で期限を設定する方法を選択すると、カレンダーの代わりに日数の入力欄が表示されます。この場合、連絡先がこのステップに到達した日から、指定した日数後がタスクの期限になります。固定の日付を指定する方法ではありません。

  5. ［ステータス］で、［開始前］、［遅延］、［進行中］、［完了］、［登録待ち］のいずれかを選択します。

  6. ［優先度］で、［中］（初期設定）、［高］、［最高］、［低］、［最低］のいずれかを選択します。

  7. ［タスクを割り当てる］で、割り当て方法を選択します。

    • すべてのタスクを1人の担当者に割り当てる：［担当者］で、1人を選択します。

    • 複数の担当者にタスクを順番に割り当てる：選択した担当者に、タスクを順番に割り当てます。

    • 既存のZoho CRMの担当者にタスクを割り当てる：Zoho CRMでそのデータをすでに担当しているユーザーに割り当てます。この場合、［担当者］の項目は無効になります。

使用例

  • SaaSの試用ユーザーへのフォローアップ：ソフトウェア企業が［メールを配信］と、［特定のリンクのクリック］を条件にした［待機条件］を使用する例です。試用プランを利用中のユーザーが料金ページのリンクをクリックするまで待機し、クリックしたら営業担当者が対応するワークフローへ移動させます。

  • 飲食店の会員向け特典：飲食店チェーンが［連絡先スコアを更新］を使用し、販促メールが開封されるたびにスコアを加算する例です。その後、スコアに関する［待機条件］を使用して、無料デザートの特典を案内します。

  • 法人向け見込み客の振り分け：製造業の企業が［データの登録］を使い、条件を満たした連絡先をZoho CRMの見込み客として登録する例です。その後、［タスクの作成］で［既存のZoho CRMの担当者にタスクを割り当てる］を選択し、適切な営業担当者にフォローアップを依頼します。

  • 小売業での休眠顧客の再獲得：オンライン小売店が［待機時間］を使用し、購入から30日間待機する例です。その後、［登録情報の管理］で、反応がなくなった連絡先を配信頻度の低いトピックに移します。トピックの登録を完全に解除せず、配信を続けられます。