Zoho CRM連携における連絡先管理（新しい連携方式）
新しくなったZoho CRM連携では、タブごとに1つの同期を設定し、そのタブのすべての連絡先データをインポートできます。これにより、何度も同期を設定する手間を省くことができます。いったん同期が設定されると、Zoho CRMおよびZoho Campaignsのデータは常に同期状態となります。
連絡先の件数の管理
Zoho CRMとZoho Campaignsが同期されると、選択したタブ内のすべての連絡先データがZoho Campaignsに同期されます。これにより、Zoho CRMで登録した連絡先もZoho Campaignsの連絡先として登録されるため、連絡先数が増加していく可能性があります。その結果、ライセンスのプランは、連絡先数に対応できるようにするため、自動でアップグレードされます。
メモ：無料プランまたは旧料金プランを利用しているユーザーは、同期によりアカウントの連絡先数が上限に達した場合でも自動でアップグレードされません。同期を続けるには、アカウントを手動でアップグレードする必要があります。
同期されたすべての連絡先にメールを配信する必要のない場合もあるでしょう。Zoho CRMとZoho Campaignsの同期を設定する際、ステータスをマーケティング対象外とすることができます。そうすることで、Zoho Campaignsのアカウントにこれらの連絡先を追加料金なしで登録することができます。
これらの連絡先にメールを配信する必要がある場合は、必要な連絡先のステータスを［マーケティング対象］に変更できます。
連絡先の管理
Zoho CRMとの同期の設定後、追加された連絡先をさまざまな条件に基づいて分類する必要があります。連絡先を分類することで、それぞれの連絡先の属性や関心に合わせてメールを配信することができます。
同期された連絡先を分類するには、次の2つの方法があります。
- 同期された連絡先を、属性や関心などに関する情報をもとにグループ分け（セグメント化）する。
- ワークフローを作成して、連絡先がそれぞれの要件に合った配信リストに登録されるように設定し、各配信リストに対してメールを配信する。
セグメントの作成
姓、名、会社／組織名、都道府県などの基本情報や、その他の独自の情報を使用してセグメントを作成し、連絡先を分類できます。なお、新しい連絡先が登録されても自動ではセグメントに分類されません。追加登録があるたびにセグメント情報を更新する必要があります。
セグメントを作成するには：
- 画面左側のメニューから［連絡先］タブをクリックし、一覧から［セグメント］を選択します。
- 画面右上の［作成］をクリックし、一覧から［セグメント］を選択します。
- セグメント作成のページで、セグメント名を入力します。これは参照用です。セグメントの内容が分かりやすい名前を入力してください。
- 条件：CRM項目のいずれかを選択して、それぞれの条件を選択します。
これらの連絡先をマーケティング対象として保存し、それぞれの連絡先の属性や関心に合わせてメールを配信できます。
ワークフローの作成
ワークフローを作成することで、処理を自動化し、設定した条件に基づいてCRMの連絡先を保存することもできます。連絡先は同期されると、設定した条件に基づいて分類されます。
Zoho CRMとの同期の設定中にリストを選択しなかった場合
- 条件を指定してセグメントを作成し、同期されたCRMのデータを分類します。
- 画面左側のメニューから、［自動化］を選択し、［ワークフロー］を選択します。
- 画面右上にある［ワークフローを作成する］をクリックします。
- ［独自のワークフロー］をクリックします。ワークフロー名を入力して［作成する］をクリックします。
- ワークフローの編集画面が表示されたら、まず、左側の編集メニューで［実行条件］を選択して、ワークフローの実行開始の条件を設定します。［セグメントへの登録］を実行条件として設定し、最初の手順で作成したセグメントを選択します。
- ［分岐］欄から、必要な条件を選択して設定します。
- 画面左側のパネルの［処理］→［各種処理］から［トピックを設定］をドラッグ＆ドロップの操作で編集欄（キャンバス）に移動して、［設定］をクリックします。
- ［マーケティング対象のトピックに登録する］を選択して、トピックを選択します。選択したら、［完了する］をクリックします。［有効にする］をクリックして、ワークフローを有効化します。
Zoho CRMのデータを配信リストに同期した場合
- 条件を指定して配信リストを作成し、同期されたCRMのデータを分類します。
- 画面左側のメニューから、［自動化］→［ワークフロー］を選択します。
- 画面右上にある［ワークフローを作成する］をクリックします。
- ［独自のワークフロー］をクリックします。ワークフロー名を入力して［作成する］をクリックします。
- ワークフローの編集画面が表示されたら、まず、左側の編集メニューで［実行条件］を選択して、ワークフローの実行開始の条件を設定します。［リストへの登録］を実行条件として設定し、最初の手順で作成した配信リストを選択します。
- ［分岐］欄から、必要な条件を選択して設定します。
- 画面左側のパネルの［処理］→［各種処理］から［トピックを設定］をドラッグ＆ドロップの操作で編集欄（キャンバス）に移動して、［設定］をクリックします。
- ［マーケティング対象のトピックに登録する］を選択して、トピックを選択します。選択したら、［完了する］をクリックします。［有効にする］をクリックして、ワークフローを有効化します。
上記のように、連絡先が同期されたときに自動でセグメントやリストに分類されるようにワークフローを設定しておくと、属性や関心に合わせて適切にメールを配信することができます。