Zoho CRMとの同期における留意事項（旧バージョン）
Zoho CRMの連絡先や見込み客をZoho Campaignsに同期する際、GDPR準拠の観点から留意しなければならない点があります。それは、両サービス間で、データ処理の目的と法的根拠が異なる可能性があるということです。
連絡先や見込み客をZoho CRMと同期する前に、両サービスにおけるデータ処理の目的をメール送信という観点で比較してみましょう。
- Zoho CRMでは、連絡先または見込み客のデータを処理し、営業関連のメールを配信します。
- Zoho Campaignsでは、連絡先または見込み客のデータを処理し、マーケティング/プロモーション（販促）目的のメールを配信します。
両方のサービスで連絡先や見込み客のデータを処理しますが、データ処理の法的根拠は、場合によって異なる可能性があります。この記事では、5つのケースを例に、両サービス間で連絡先または見込み客のデータを同期する際に、GDPRに準拠した同期を行うための設定方法を説明します。
ケース1
連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、次のいずれかに該当します：
- 正当な利益
- 契約の履行
- 公的任務
- 重大な利益
- 法的義務の遵守
同期した連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、次のいずれかに該当します：
- 正当な利益
- 契約の履行
- 公的任務
- 重大な利益
- 法的義務の遵守
連絡先または見込み客の同期時にZoho Campaignsで実行する手順：
- データ処理の目的と法的根拠の説明：［同意の管理］で、データ処理の目的を説明し、データ処理の法的根拠を「正当な利益」、「契約の履行」、「公的任務」、「重大な利益」、「法的義務の遵守」のいずれかに設定します。
- 配信リストを選択して連絡先を同期：定義した目的に対する配信リストを選択し、連絡先または見込み客を同期します。
- 連絡先を既存の配信リストに同期しない場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
- 連絡先を新しい配信リストに同期する場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
ケース2
連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、同意です。
同期した連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、次のいずれかに該当します：
- 正当な利益
- 契約の履行
- 公的任務
- 重大な利益
- 法的義務の遵守
連絡先または見込み客の同期時にZoho Campaignsで実行する手順：
- データ処理の目的と法的根拠の説明：［同意の管理］で、データ処理の目的を説明し、データ処理の法的根拠を「正当な利益」、「契約の履行」、「公的任務」、「重大な利益」、「法的義務の遵守」のいずれかに設定します。
- 配信リストを選択して連絡先を同期：定義した目的に対する配信リストを選択し、連絡先または見込み客を同期します。
- 連絡先を既存の配信リストに同期しない場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
ケース3
連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、次のいずれかに該当します：
- 正当な利益
- 契約の履行
- 公的任務
- 重大な利益
- 法的義務の遵守
同期した連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、同意です。
連絡先または見込み客の同期時にZoho Campaignsで実行する手順：
- データ処理の目的と法的根拠の説明：［同意の管理］で、データ処理の目的を説明し、データ処理の法的根拠を「同意」として設定します。
- 配信リストを選択して連絡先を同期：目的に対する配信リストを選択し、連絡先または見込み客を同期します。同期時に、同期の設定で、［同意が必要として更新］のラジオボタンを選択する必要があります。
- 連絡先を既存の配信リストに同期しない場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
- 連絡先に同意メールを配信して、同意を得る必要があります。その後でのみ、マーケティング/プロモーションメールを配信できます。
ケース4
連絡先または見込み客に対するデータ処理の法的根拠は、同意です。営業とマーケティングに関するメールを配信する両方の目的に対して、連絡先から同意を得ています。
同期した連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、「同意」です。いずれかの目的（マーケティング/プロモーションメールを配信する）に対して、Zoho CRMで得た同意を使用したいと考えています。
連絡先または見込み客の同期時にZoho Campaignsで実行する手順：
- データ処理の目的と法的根拠の説明：［同意の管理］で、データ処理の目的を説明し、データ処理の法的根拠を「同意」として設定します。
- 配信リストを選択して連絡先を同期：説明した目的に対する配信リストを選択し、連絡先または見込み客を同期します。同期時に、同期の設定で、［同意の意思表示済みとして更新］のラジオボタンを選択する必要があります。
- 連絡先を既存の配信リストに同期しない場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
- 同期を開始すると、CRMで同意を得た連絡先または見込み客の同意ステータスが更新されます。
ケース5
連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、同意です。営業関連のメールを配信する目的に対して、連絡先から同意を得ています。
同期した連絡先または見込み客のデータ処理の法的根拠は、「同意」です。マーケティング/プロモーションメールを配信する目的に対して、連絡先から明示的に同意を得たいと考えています。
連絡先または見込み客の同期時にZoho Campaignsで実行する手順：
- データ処理の目的と法的根拠の説明：［同意の管理］で、データ処理の目的を説明し、データ処理の法的根拠を「同意」として設定します。
- 配信リストを選択して連絡先を同期：説明した目的に対する配信リストを選択し、連絡先または見込み客を同期します。同期中に、最後の手順で、［同意が必要として更新］のラジオボタンを選択する必要があります。
- 連絡先を既存の配信リストに同期しない場合は、新しい配信リストを作成できます。データ処理の目的と、そのリストに対するデータ処理の法的根拠について説明したことを確認してから、連絡先をそのリストに同期する必要があります。
- 連絡先に同意メールを配信して、同意を得る必要があります。その後でのみ、マーケティング/プロモーションメールを配信できます。
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