Zoho CRMとの同期の設定(新しいバージョン)

Zoho CRMとの同期の設定(新しいバージョン)

Zoho CRMとZoho Campaignsの同期を有効にすると、Zoho CRMから連絡先や見込み客の情報を同期できます。新しいバージョンにおいて、同期は、変更が発生するたびにすぐに実行されます。また、同期の設定でZoho CRMのタブを指定すると、指定したタブに登録されているすべての連絡先がZoho Campaignsに同期されます。タブ内の一部の連絡先のみを指定して同期することはできません。ただし、同期された連絡先をセグメント(属性やニーズなどに応じて作成された小さなグループ)に分割することで、連絡先のニーズや興味に合った内容のメールを配信することは可能です。

 同期の作成

新しい同期の作成方法は、以下のとおりです。
  1. 画面左側のメニュー から、 [連絡先] タブをクリックし、一覧から [サービス同期] を選択します。
  2. [同期の作成] をクリックします。
  3. 同期するタブを選択します (見込み客/連絡先/カスタム)。
  4. データの同期先の配信リスト/トピックを選択します。
  5. 登録設定を選択します(マーケティング対象/マーケティング対象外)。同期対象の連絡先からマーケティングメールの受信について同意が確認できている場合のみ、[マーケティング対象]を選択します。
  6. GDPR準拠のメールマーケティングを有効にした場合、情報配信に関する法的根拠 を選択します。
  7. GDPR準拠のメールマーケティングを有効にした場合、[Zoho CRMから同意ステータスを更新する]の切り替えスイッチを有効にして、Zoho CRMからZoho Campaignsに連絡先の同意ステータスを関連付けることができます。
  8. [空の値を更新する]を有効にすると、Zoho CRMで項目の値が削除された場合に、Zoho Campaignsの関連付けられた項目の値も削除されます。
  9. [高度な設定]では、 [配信対象外の連絡先を除外する] [Zoho CRMの配信対象外のデータを削除する] を有効にできます。[配信対象外の連絡先を除外する]を有効にすると、Zoho CRMで配信対象外として設定された連絡先を同期の対象から除外します。[Zoho CRMの配信対象外のデータを削除する]を有効にすると、Zoho CRMで配信対象外として設定された連絡先をZoho Campaignsから削除します。 
  10. [次へ] をクリックします。

      crm sync

メモ: 配信対象外の連絡先が登録されている場合の処理方法を、[高度な設定]で選択できます。方法としては、同期対象から除外する、配信リストから削除する、Zoho Campaignsから削除するのいずれかを選択できます。

項目の関連付け

同期の設定が完了したら、同期する項目を関連付けます。基本の項目は、最初から関連付けられています。その他に同期したい項目がある場合は、独自に項目を関連付けることができます。
[連絡先] タブの同期については、取引先と商談の項目の関連付けも可能です。

項目の関連付け
 
その他の項目をさらに関連付ける場合は、下部にある [さらに項目を関連付ける] をクリックします。 項目の関連付けは、必須の手順ではありません。また、同期開始後でも、関連付けの編集が可能です。同期を開始するには、 [開始する] をクリックしてください。

同意ステータス

GDPR準拠のメールマーケティングを有効にした場合、同期する連絡先/見込み客の同意ステータスを更新する必要があります。同意ステータスを更新するには、同期の設定時に、同期ステータスの切り替えボタンを有効にします。同期した連絡先が同意の意思表示をしていない場合や、Zoho CRMでGDPRコンプライアンス設定を有効にしていない場合は、連絡先は[マーケティング対象外]としてインポートされます。

同意が必要として更新

CRMから同期したすべての連絡先/見込み客の同意ステータスが、Zoho Campaignsで[同意が必要]として更新されます。ステータスは、Zoho CRMの同期ステータスに関係なく一律に更新されます。この設定は、次の場合に選択してください:
  1. Zoho Campaignsに登録された連絡先に、メール配信についての同意確認用のメールを配信して、連絡先/見込み客の同意を得たい。
  2. 配信メールを受信することについて同意の意思表示をした連絡先/見込み客に対してのみ、メールを配信したい。

同意の意思表示済みとして更新

同期の際に、Zoho CRMで同意確認済みの連絡先/見込み客の同意ステータスが、Zoho Campaignsで[同意の意思表示済み]として更新されます。この設定は、次の場合にのみ選択してください:
  1. Zoho CRMとZoho Campaignsの両方を使用する目的が確実に同じである。たとえば、Zoho CRMで、営業関連のやりとりについて、連絡先/見込み客の同意を得た場合などが該当します。この場合、Zoho Campaignsから営業関連のメールのみを配信するならば、Zoho CRMで得た同意ステータスをZoho Campaignsに適用できます。
  2. 連絡先/見込み客が、Zoho CampaignsとZoho CRMの両方で同意の意思を示している。
  3. 連絡先/見込み客から両方のサービスについて同意確認が得られている場合は、Zoho CRMの同意ステータスをZoho Campaignsにも適用できます。

同期の詳細の確認

同期の詳細の確認方法は、以下のとおりです。
  1. 画面左側のメニュー から、 [連絡先] タブをクリックし、一覧から [サービス同期] を選択します。
  2. [有効な同期] をクリックします。
  3. 同期設定の一覧から、表示したい同期の設定をクリックします。

    同期の詳細の確認

表示された画面で、 [編集] をクリックすると、同期の設定や項目の関連付けを編集できます。
右上に表示されている[一時停止]をクリックすると、同期が一時的に停止します。[再開]をクリックすると、同期が再開します。

同期の履歴

[同期の履歴]タブでは、同期が作成されてから今までに実行されたすべての同期について、履歴情報を確認できます。同期対象の連絡先の合計数、追加済み/更新済み/スキップ済みの連絡先の数などを確認できます。

同期の履歴
 

[合計] 欄には、同期対象の連絡先の合計数が表示されます。
[追加済み] 欄には、同期を通じて追加された、新しい連絡先の数が表示されます。
[更新済み] 欄には、同期によって項目が更新された連絡先の数が表示されます。
[スキップ済み] 欄には、同期でスキップされた連絡先の数が表示されます。スキップ済みには以下のような連絡先が含まれます。
  1. 重複している連絡先:一度追加されて削除された後、同期を通じてあらためて追加された連絡先
  2. 処理対象から除外された連絡先:何らかの原因によってZoho Campaignsに追加されなかった連絡先処理対象から除外された連絡先についての詳細は、 こちら をご参照ください。 

よくある質問 - 連携の新しいバージョン

  1. Zoho Campaignsの同一の組織に登録されている複数のアカウントで同期を作成することはできますか?

    現在は、複数のアカウントによる同期の作成が可能です。ただし、 2022年9月30日 以降は、Zoho CRMとの連携設定は、Zoho Campaignsの組織に登録されている1つの管理者アカウントによってのみ可能となります。上記の期日以降、または、Zoho CRMとの連携の新しいバージョンに移行した後は、Zoho Campaignsの同じ組織に登録されている複数のアカウントで同期を作成することはできなくなります。

  2. 既存の同期設定には、どのような影響がありますか?

    2022年9月30日
    までは、Zoho CRMとの既存の同期設定を引き続き利用できます。これを過ぎると、既存の同期設定は削除されます。そのため、期日までに要件に合う新しい同期設定を作成することが推奨されます。

  3. 新しいバージョンでは、Zoho CRMのすべての連絡先をZoho Campaignsと同期できますか?

    はい、新しいバージョンでは、Zoho CRMの特定のタブを指定すると、対象のタブに登録されているすべての連絡先がZoho Campaignsに同期されます。新しいバージョンに、データ一覧(ビュー)を指定して同期する機能はありません。対象のタブに登録されているすべての連絡先が同期されます。

  4. データ一覧(ビュー)に基づいて特定の連絡先のみを同期して、同期した連絡先にメールを配信する方法はありますか?

    新しいバージョンでは、対象のタブに登録されているすべての連絡先が同期されます。そのため、データ一覧(ビュー)に基づいて特定の連絡先のみを同期することはできません。ただし、以下の2つの代替手段によって、同期した連絡先に対して同様の仕方でメールを配信することが可能です。

    1. データ一覧(ビュー)と同様の条件のセグメント(登録者の属性やニーズなどに応じて作成された小さなグループ)を作成し、同期した連絡先が条件に従ってセグメントに登録されるよう設定した上で、セグメントごとにメールを配信する
    2. ワークフローを作成して、連絡先がそれぞれの要件に合った配信リストに登録されるように設定し、各配信リストに対してメールを配信する

  5. 同期によって登録された連絡先の数が、現在のサブスクリプションのプランの上限に達した場合、どうなりますか?

    同期によって登録された連絡先の数が、連絡先の登録数の上限に達した場合、登録数に対応するプランに自動でアップグレードされます。サブスクリプションのプランの変更は、次回の支払いから反映されます。 
  6. メモ: Zoho CRM PlusとZoho Oneを利用中の場合は、手動でアップグレードする必要があります。

  7. 同期した連絡先は、必ず配信リストに登録する必要がありますか?

    いいえ、同期した連絡先を必ずしも配信リストに登録する必要はありません。Zoho CRMから同期された各連絡先は、直接Zoho Campaignsの[すべての連絡先]に追加されます。ただし、同期の設定において、同期した連絡先が特定のリストに追加されるよう選択することもできます。また、同期を通じて追加された連絡先が、条件に基づき、自動でセグメントに登録されるよう設定しておくこともできます。

  8. CRMとの連携の新しいバージョンでは、既存のすべての機能を利用できますか?

    CRMとの連携の新しいバージョンでも、既存の機能のうち大部分は引き続き利用可能です。ただし、同期機能の簡素化のため、以下の機能は利用できなくなります。
    • Zoho CRMのカスタム項目における、メールキャンペーンに関する情報の更新(最新キャンペーン5件分) - 新しいバージョンでは、メールキャンペーンに関するデータは、標準でZoho CRMに登録されるようになるためです。
    • Zoho CRMへのデータの登録 - ワークフローを利用して、Zoho CRMにデータを登録できるためです。

  9. 登録の種類とは何ですか?

    登録の種類とは、受信者がメールの配信対象であるかどうかを判別するために利用される項目です。登録の種類には、以下の2通りの種類があります。
    • マーケティング対象
    • マーケティング対象外 

  10. 連絡先に登録の種類(マーケティング対象/マーケティング対象外)が設定されると、どうなりますか?

    • マーケティング対象 - マーケティング対象として設定されている連絡先には、マーケティング関連のメール配信が許可されます。また、マーケティング対象の連絡先は、サブスクリプションにおける連絡先の登録件数としてカウントされます。 

    • マーケティング対象外 - マーケティング対象外として設定されている連絡先には、マーケティング関連のメールが配信されなくなります。また、これらの連絡先を追加しても、サブスクリプションにおける連絡先の登録数としてカウントされません。  

  11. 登録の種類(マーケティング対象/マーケティング対象外)を設定すると、毎回の同期の後に、既存の連絡先の登録の種類も上書きされますか?

    登録の種類を設定しても、Zoho Campaignsに登録されている既存の連絡先については、登録の種類の項目が上書きされることはありません。同期によって登録の種類が更新されるのは、Zoho CRMから新しく追加された連絡先に対してのみです。


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