すぐに実行するワークフローは、条件を満たすたびに連絡先に対してすぐに処理を実行したい場合に使用します。

使用例 

ジェーンは、アンティークのオンラインストアを運営しています。連絡先は、Webサイトに埋め込まれた登録フォームを通じて、配信リストに追加されます。女性の連絡先に対して、アンティークジュエリーのコレクションをプロモーションするために、「敬称」が「Ms」または「Mrs」で、処理が「メール配信」の条件でワークフローを定義し、プロモーションの内容を設定しました。ワークフローを有効にすると、登録フォームでこれらの敬称のいずれかを選択した新しい連絡先に、プロモーションメールが配信されます。

すぐに実行するワークフローの作成

1. ナビゲーションツールバーから、［自動化］ を選択します。
   
2. 右上の ［ワークフローを作成する］ をクリックします。
3. ［条件付きワークフロー］→［すぐに実行］の順に移動し、［作成する］をクリックします。
   
   
   
   
   
   
4. 次の情報を入力します：
   
   • 名前：今後の参照用に、ワークフローに名前をつけます。
     
   • 配信リストを選択 して、ワークフローを関連付けます。必要に応じて、新しい配信リストを作成できます。
     
   • 条件の設定：連絡先を分類する条件を定義します。条件は、最大6件まで設定でき、好きなように条件パターンを設定できます。同意ステータスに基づいた条件を、定義することもできます。
     
   • 実行する 処理を選択します 。処理は、いくつでも選択できます：
     
     • 連絡先をリストから削除する：条件を満たす連絡先は、配信リストから削除されます。
       
     • 連絡先を他のリストに追加する：条件を満たす連絡先は、指定した他の配信リストに追加されます。必要に応じて、新しい配信リストを作成できます。
       
       ターゲットリストを、 スマートリスト にすることができます。ワークフローにより、特定の条件を満たす連絡先が、スマートリストに追加されます。ワークフローを有効にした後、スマートリストに含まれていて条件を満たさない連絡先は、リストから自動で削除されます。また、もしワークフローを通じてスマートリストに追加された連絡先（特定の条件を満たす連絡先）が、条件を満たさなくなった場合、その連絡先は自動でリストから削除されます。このように、スマートリストはいつでも、リストに関連付けられたワークフローで指定された条件を満たす連絡先のみ保持します。
       
     • スマートリストに設定する
       

       ターゲットリストをスマートリストとして設定できます（スマートリストは、指定した条件に一致する連絡先のみを自動で管理できるリストです）。  ターゲットリストをスマートリストに設定すると、指定された条件に一致する連絡先が、ワークフローを通じてスマートリストに自動で追加されます。
       ワークフローを有効にした後で、スマートリスト内の連絡先が条件に一致しなくなった場合、該当の連絡先はスマートリストから自動で削除されます。また、ワークフローを通じてスマートリストに追加された新しい連絡先が、その後、該当の条件に一致しなくなった場合も同様に、該当の連絡先はスマートリストから自動で削除されます。このように、スマートリストでは、ワークフローで指定された条件に一致する連絡先を常に管理できます。

       

       メモ：条件に一致しない連絡先は、スマートリストから削除されますが、配信リストからは削除されません。
     • メールの配信：条件を満たす連絡先に、メールを配信します。新しいキャンペーンを作成して、内容を設定します。すぐに配信するか、後に予約するかを選択できます。
       
       メモ：メールは、配信リスト内の連絡先に対して一度のみ送信されます。したがって、1人の連絡先が同じメールを複数回受信することはありません。
     • Zoho CRMにデータ登録：条件を満たす連絡先を、Zoho CRMに登録します。すべての連絡先をZoho CRMに登録する、もしくはZoho CRMで既存の連絡先のZoho Campaignsに関する情報を更新できます。連絡先を登録するには、Zoho CRMのアカウントとのマッピング（関連付け）を設定してください。
       
     • 項目の更新：条件を満たす連絡先の項目を更新します。更新する項目を選択して、項目の値を入力します。更新する項目は、いくつでも選択できます。更新する項目で、次のいずれかを実行できます：
       
       • テキスト項目：既存のテキストの値を上書き、または既存の値にテキストを追加します。
         
       • 整数項目：既存の整数の値を上書き、または既存の値に整数を加算、または既存の値から整数を減算します。
         
       • 日時項目：既存の日時の値を任意の値で上書き、または処理の実行日時で更新します。
         
     • 連絡先スコアの追加：条件を満たす連絡先にスコアを追加します。加算するスコアを選択します。
       
     • タグの割り当て：条件を満たす連絡先にタグを割り当てます。
     • Webhookの関連付け：Webhookを使用して、ワークフロー条件を満たす連絡先の詳細を送信します。関連付けたいWebhookを選択します。必要に応じて、新しいWebhookを作成できます。
       
     • タグの解除：条件を満たす連絡先から、割り当てられているタグを削除します。
5. ［今すぐ有効にする］をクリックしてワークフローをすぐに有効にするか、今後利用するために［下書きとして保存］をクリックします。
   

有効になると、ワークフローは条件を満たすたびに実行されます。ワークフローは、いつでも一時停止にしたり、再度有効にしたりすることが可能です。

条件パターンの変更

6件すべての条件を選択した場合、初期設定の条件パターンは、「( ( ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) and 4 ) and 5 ) and 6 )」です。ただし、条件で演算子「 AND 」または「 OR 」を選択できます。括弧の位置を変更したい場合、 ［パターンを変更する］ をクリックして、パターンを編集します。

使用例

自動車業界で、サンディエゴやサンフランシスコに在住しており、最近展示会に参加した、すべての連絡先を表示するビューを作成して、連絡先をフィルターしたいと考えています。条件エディターを使用して、この条件を指定すると、条件パターンは次のように表示されます：

初期設定のパターンは、「(((1 and 2) and 3) or 4)」です。

しかし、必要なパターンは、「((1 and 2) and (3 or 4))」です。この変更は、［パターンを変更する］オプションで実行できます。

リストビューでのすぐに実行するワークフローの順序付けと並べ替え

初期設定では、すぐに実行するワークフローは作成順に実行されます。ただし、リストビューで順序を並べ替えることで、実行順を変更できます。実行順は、常に下から上です。

ワークフローの実行順を変更するには：

1. ［自動化］ をクリックします。
   
2. ワークフローのリストビューで、ワークフローを適切な位置にドラッグ＆ドロップします。
   
3. 並べ替えの確認を求めるポップアップが表示されます。
   
4. ［OK］ をクリックします。
   

ワークフローレポート

有効なワークフローレポートを表示できます。レポートを表示するには：

1. ナビゲーションツールバー から、 ［自動化］ を選択します。
   
2. レポートの閲覧対象のワークフローを選択します。
   
3. 対象の処理に移動して、 ［レポートを表示する］ をクリックします。
   

レポートには、処理が実行された連絡先のリスト、除外した連絡先のリストとそのスキップ理由が表示されます。