時間基準のワークフロー

時間基準のワークフロー

時間基準のワークフロー機能により、指定した日時に連絡先に対して処理を実行できます。時間基準のワークフローの実行は、一度のみ、または、繰り返しのいずれかを選択できます。条件付きワークフローでは、選択した配信リスト内の連絡先に対して、メールを一度のみ配信できます。そのため、1人の連絡先が同じメールを複数回受信することはありません。

一度のみ実行するワークフロー

一度のみ実行する時間基準のワークフローを利用すると、配信リスト内のすべての連絡先に対して、配信処理を一度のみ実行できます。日時を指定すると、該当の指定日時にワークフローが一度のみ実行されます。また、ワークフローを通じて、選択した処理が一度のみ実行されます。

使用例

ジェーンは、配信リストのすべてのワークフローに、プロモーションメールを配信します。有効な連絡先に、特別割引を提供したいと考えています。有効な連絡先を決定するために、1か月間の開封とクリックに基づいて、スコアをつけます。それにより、ワンタイムのワークフローを作成して、条件を「 スコアが150以上の連絡際 」と設定し、処理として ［メール配信］ を選択します。メールの内容を作成した後、1か月後に実行して有効にするように、ワークフローを予約します。有効になっても、ワークフローは特定の日時に1回しか実行されません。この処理は、1回限り実行されます。

繰り返し実行するワークフロー

繰り返し実行する時間基準のワークフローを利用すると、配信リスト内のすべての連絡先に対して、配信処理を定期的に実行できます。繰り返しの間隔を指定すると、該当の指定日時に指定した間隔で、ワークフローが繰り返し有効になります。また、ワークフローを通じて、選択した処理が、ワークフローが無効になるまで繰り返し実行されます。

使用例

ジェーンは、配信リストに追加した連絡先を、毎週末にZoho CRMタブに登録したいと考えています。そこで、条件を「 追加日時が今週 」の条件を設定して、処理に ［連絡先をZoho CRMに登録］ を選択します。その後、間隔を「毎週土曜日」に設定し、ワークフローを有効にします。これにより、ワークフローが有効な限り、毎週配信リストに追加されるすべての新規の連絡先は、土曜日にZoho CRMに登録されます。

時間基準のワークフローの作成

  1. ナビゲーションツールバーから、 ［自動化］  を選択します。
  2. 右上の ［ワークフローを作成する］ ボタンをクリックします。
  3. ［条件付きワークフロー］をクリックして、  ［時間基準］ の欄で［作成する］ をクリックします。 

  4. 次の情報を入力します：
    • 名前： 今後の参照用に、ワークフローに名前をつけます。
    • 配信リストを選択 して、ワークフローを関連付けます。必要に応じて、新しい配信リストを作成できます。
    • 条件の設定： 連絡先を分類する条件を定義します。条件は、最大6件まで設定でき、好きなように条件パターンを設定できます。同意ステータスに基づいた条件を、定義することもできます。
    • 実行する 処理を選択します 。処理は、いくつでも選択できます：
      • 連絡先をリストから削除する： 条件を満たす連絡先は、配信リストから削除されます。
      • 連絡先を他のリストに追加する： 条件を満たす連絡先は、指定した他の配信リストに追加されます。必要に応じて、新しい配信リストを作成できます。
        ターゲットリストを、 スマートリスト にすることができます。ワークフローにより、特定の条件を満たす連絡先が、スマートリストに追加されます。ワークフローを有効にした後、スマートリストに含まれていて条件を満たさない連絡先は、リストから自動で削除されます。また、もしワークフローを通じてスマートリストに追加された連絡先（特定の条件を満たす連絡先）が、条件を満たさなくなった場合、その連絡先は自動でリストから削除されます。このように、スマートリストはいつでも、リストに関連付けられたワークフローで指定された条件を満たす連絡先のみ保持します。
      • メールの配信： 条件を満たす連絡先に、メールを配信します。新しいキャンペーンを作成して、内容を設定します。すぐに配信するか、後に予約するかを選択できます。
        Notesメモ：メールは、配信リスト内の連絡先に対して「一度のみ」配信されます。したがって、1人の連絡先に同じメールを複数回配信することはありません。
      • Zoho CRMにデータ登録： 条件を満たす連絡先を、Zoho CRMに登録します。すべての連絡先をZoho CRMに登録する、もしくはZoho CRMで既存の連絡先のZoho Campaignsに関する情報を更新できます。連絡先を登録するには、Zoho CRMのアカウントとのマッピング（関連付け）を設定してください。
      • 項目の更新： 条件を満たす連絡先の項目を更新します。更新する項目を選択して、項目の値を入力します。更新する項目は、いくつでも選択できます。更新する項目で、次のいずれかを実行できます：
        • テキスト項目： 既存のテキストの値を上書き、または既存の値にテキストを追加します。
        • 整数項目： 既存の整数の値を上書き、または既存の値に整数を加算、または既存の値から整数を減算します。
        • 日時項目： 既存の日時の値を任意の値で上書き、または処理の実行日時で更新します。
      • 連絡先スコアの追加： 条件を満たす連絡先にスコアを追加します。加算するスコアを選択します。 
      • Webhookの関連付け： Webhookを使用して、ワークフロー条件を満たす連絡先の詳細を送信します。関連付けたいWebhookを選択します。必要に応じて、新しいWebhookを作成できます。 
    1. ワークフローを実行する 日時を指定します 。適切なラジオボタンを選択して、 ワンタイム 実行か 定期 実行かを選び、ワークフローを予約します。
  5. ［今すぐ有効にする］をクリックしてワークフローをすぐに有効にするか、今後利用するために［下書きとして保存］をクリックします。ワークフローを下書きとして保存した場合、設定した予約は保存されません。有効にする際に、ワークフローを予約する必要があります。

有効になると、ワークフローは予約した間隔で実行されます。ワークフローは、いつでも一時停止したり再度有効にしたりすることが可能です。 

define actions for workflow

specify time as once

specify periodic time

条件パターンの変更

6件すべての条件を選択した場合、初期設定の条件パターンは、「( ( ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) and 4 ) and 5 ) and 6 )」です。ただし、条件で演算子「 AND 」または「 OR 」を選択できます。括弧の位置を変更したい場合、 ［パターンを変更する］ をクリックして、パターンを編集します。

使用例

自動車業界で、サンディエゴやサンフランシスコに在住しており、最近展示会に参加した、すべての連絡先を表示するビューを作成して、連絡先をフィルターしたいと考えています。条件エディターを使用して、この条件を指定すると、条件パターンは次のように表示されます。

初期設定のパターンは、「(((1 and 2) and 3) or 4)」です。

しかし、必要なパターンは「((1 and 2) and (3 or 4))」です。この変更は、［パターンを変更する］オプションで実行できます。

create criteria pattern 

change pattern 

ワークフローレポート

有効なワークフローレポートを表示できます。レポートを表示するには：

  1. ナビゲーションツールバー から、 ［自動化］を選択します。
  2. レポートの閲覧対象のワークフローを選択します。
  3. 対象の処理に移動して、 ［レポートを表示する］ をクリックします。

レポートには、処理が実行された連絡先のリスト、除外した連絡先のリストとそのスキップ理由が表示されます。

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