ワークスペース - 概要と作成方法

Zoho Campaignsでは、組織の下にワークスペースを複数作成できます。ワークスペースは、ユーザーやデータを管理するためのグループのようなものです。たとえば、部門、チーム、プロジェクト、商品／サービスごとに作成可能です。ワークスペースを作成すると、ワークスペースごとにユーザーや権限を管理したり、データを共有したりできます。

この機能は、Zoho Campaignsのプロフェッショナルプランと、セット（バンドル）プランでのみ利用可能です。

活用例

携帯端末と家電製品を販売するある企業では、Zoho Campaignsを利用して、見込み客や顧客に商品の最新情報や割引情報などをメール配信しています。当初は、1つの組織内で、携帯端末と家電製品の両方の商品に関するデータや権限をすべて一緒に管理していました。

しかし、その場合、各ユーザーが担当する製品部門に応じてアクセス権限を設定したりデータを共有したりすることが困難でした。そのため、ワークスペース機能を活用し、組織下に、携帯端末と家電製品のそれぞれに対応するワークスペースを作成することにしました。これにより、組織内を携帯端末用のワークスペースと家電製品用のワークスペースに分けて、各ワークスペース内で権限の管理やデータ共有を個別に行うことができるようになりました。

組織内の役割

上記のとおり、Zoho Campaignsでは組織内に複数のワークスペースを作成して管理できます。ユーザー管理設定を新バージョンに移行すると、組織内の役割とワークスペース内の役割をそれぞれに設定することが可能です。組織内の役割は組織管理者のみが設定可能です。

組織内の役割には、以下の種類があります。

組織管理者

組織管理者は、ワークスペースを作成し、ユーザー追加や権限設定の操作を行うことができます。この記事に記載されているワークスペースの作成や設定は、組織管理者のみが実施可能です。

ワークスペースの設定画面

ワークスペースの設定を行うには：

画面右上の［設定］アイコンをクリックします。
［ユーザーと権限］の欄にある［ワークスペース］をクリックします。

設定ページにアクセスすると、初期設定のワークスペースが自動的に作成されます。ワークスペースは、必要に応じて、さらに追加できます。

ワークスペースの作成方法

画面右上の設定アイコンをクリックします。
［ユーザーと権限］の欄にある［ワークスペース］をクリックします。
［ワークスペースを作成する］をクリックします。
ワークスペースの名前と説明を入力し、［次へ］をクリックします。
［ユーザーを追加する］をクリックします。
ワークスペースに招待するユーザーを追加します。ワークスペースには、既存のユーザーまたは新しいユーザーを追加できます。ユーザーの追加時には、該当のユーザーに割り当てる役割を選択できます。必要な設定が完了したら、［追加する］をクリックします。

ワークスペースの設定

ワークスペースに追加するデータの範囲を指定します（連絡先、トピック）。以下では、データの種類ごとに設定の詳細をご説明します。

連絡先

ワークスペースに追加する連絡先データの範囲としては、すべての連絡先、または、特定の連絡先のみのいずれかを選択できます。

ワークスペースに追加する連絡先の条件をワークスペースの利用開始後に編集した場合、新しい条件を満たさない既存の連絡先データは、ワークスペース内の各種設定（例：キャンペーンの配信予約、ワークフロー、配信リスト、トピックなど）から削除されます。なお、レポートからは削除されません。ただし、レポートをクリックして連絡先の詳細を表示することはできなくなります。

すべての連絡先

組織内のすべての連絡先データがワークスペースに追加されます。ワークスペース内のユーザーは、自分の役割と権限に基づいて、連絡先データにアクセスできます。

特定の連絡先のみ

特定の条件を満たす連絡先のみがワークスペースに追加されます。なお、登録方法（個別追加、インポート、API経由、登録フォーム経由）に対応するチェックボックスを選択すると、該当の方法で登録された連絡先は、指定の条件を満たしていなくても追加できます。

メモ：

個別追加、インポート、API経由、登録フォーム経由によって追加された連絡先は、手動で追加された連絡先として処理されます。

トピック

ワークスペースに追加するトピックとしては、以下のいずれかを選択できます。

すべてのトピック
組織内のすべてのトピックがワークスペースに追加されます。ワークスペース内のユーザーは、自分の役割と権限に基づいて、トピックにアクセスできます。

特定のトピックのみ

特定のトピックのみがワークスペースに追加されます。

メモ：

選択対象として表示されるのは、該当のワークスペースに関連するトピックのみです。トピックの選択内容や設定は、該当のワークスペースにのみ適用されます。組織におけるトピックの設定には影響しません。

なお、トピックと連絡先との関連付けの設定は、自動でワークスペースに反映されません。ワークスペース内で手動で関連付けを行う必要があります。

ワークスペースの管理

以下では、ワークスペースでのユーザー追加や設定変更の方法についてご紹介します。ワークスペースの設定変更は、組織管理者のみが実施できます。

旧バージョンの［標準ユーザー］の役割は、新バージョンでは［編集者］に変更されます。［標準ユーザー］には、キャンペーンの配信権限がありましたが、［編集者］にはありません。そのため、移行完了後、必要に応じて該当のユーザーの役割を変更する必要があります。
新バージョンへの移行後は、役割と権限の割り当てに問題がないかどうかをご確認ください。新バージョンへの移行により必要な権限がなくなるユーザーがいる場合は、移行後にユーザーの役割を変更してください。

ワークスペースにユーザーを追加する方法

画面右上の設定アイコンをクリックします。
［ユーザーと権限］の欄にある［ワークスペース］をクリックします。
ワークスペースの一覧で該当のワークスペースを選択し、詳細ページを開きます。
［ユーザー］のページで右上の［ユーザーを追加する］をクリックします。
ワークスペースには、組織内の既存のユーザーを追加することも、組織に未登録（組織外）のユーザーを招待することも可能です。
既存のユーザーを追加する場合は、ユーザーと役割を選択します。組織に未登録のユーザーを招待する場合は、［新しいユーザー］をクリックして、メールアドレスを入力し、役割を選択します。
［追加する］をクリックします。

該当のユーザー宛てに招待メールが送信されます。該当のユーザーは、招待を承諾すると、ワークスペースに追加されます。

メモ：

［ユーザー管理］のページからユーザーを追加する場合、組織内の役割を［メンバー］として指定すると、組織内の各ワークスペースに対するアクセス権限／役割を一括で設定できます。

ワークスペースの設定の変更方法

画面右上の設定アイコンをクリックします。
［ユーザーと権限］の欄にある［ワークスペース］をクリックします。
設定を変更したい対象として、以下のいずれかを選択します。

連絡先
トピック

ワークスペースに追加するデータを選択します。

すべてのデータを追加する：組織内の連絡先またはトピックのデータがすべてワークスペースに追加されます。
特定のデータのみを追加する：特定の条件を満たす連絡先またはトピックのデータのみがワークスペースに追加されます。

［保存する］をクリックします。

よくある質問（FAQ）

1.ワークスペースが1つしかない場合、組織のメンバー］（組織管理者以外のユーザー）がワークスペースの設定を変更することはできますか？

いいえ、できません。ワークスペースが1つしかない場合にも、ワークスペースの設定は組織管理者のみが変更可能です。また、ワークスペースが1つしかない場合、初期設定で、すべての連絡先とトピックのデータがワークスペースに追加されます。

2.組織内に複数のワークスペースが作成されている状態で、プランをダウングレードした場合、ダウングレード前に作成したワークスペースはそのまま残りますか？また、ダウングレード後にワークスペースの設定を変更することはできますか？

ダウングレードしても、ワークスペースの設定は残ります。一方、ワークスペースの設定（連絡先やトピックの追加に関する設定）を変更することはできなくなります。ただし、ワークスペースにユーザーを追加することは可能です。