契約タイプとテンプレートの作成

契約タイプとテンプレートの作成

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契約種類の作成

  1. ページ上部の[管理]タブを選択します。
  2. 左側のパネルから[契約種類]を選択します。
  3. 契約種類の一覧ページ右上にある[新しい契約種類]をクリックします。
  4. 基本情報]フォームに詳細を入力し、右上の[次へ]をクリックします。
  5. 一から作成]を選択するとテンプレートを一から作成でき、[Wordテンプレートをアップロード]を選択すると、既存のMS Word形式のテンプレートを[テンプレート]フォームにアップロードできます。


選択した項目[一から作成]の場合は、ページ右上の[保存して続ける]をクリックします。その後、テンプレートの編集」ページに移動し、以下の手順でテンプレートを作成します

 

契約種類のアップロード

  1. ページ上部の[管理]タブを選択します。
  2. 左側のパネルから[契約種類]を選択します。
  3. 契約種類の一覧ページ右上にある[新しい契約種類]をクリックします。
  4. 基本情報]フォームに詳細を入力し、右上の[次へ]をクリックします。
  5. [テンプレート]フォームで[Wordテンプレートをアップロード]を選択します。
  6. Zoho Writer形式に変換]または[MS Word形式を維持]を[文書形式エディター]で選択します。
  7. クリックしてファイルを選択するか、ファイルをドラッグ&ドロップし、右上の[保存]をクリックします。

契約種類の詳細ページに移動します。そこでテンプレートを編集し、契約種類を公開して使用できます。


Notes
メモ
  1. MS Wordを使用して作成した契約種類を編集、管理するには、Microsoft Wordのデスクトップアプリが必要です。
  2. 契約種類をアップロードすると、Zoho Contracts独自のテンプレート形式で提供される次の機能は利用できません。
    1. 契約種類をまたいで、よく使用する条項を再利用する機能。
    2. 契約の作成時に、標準文言と代替文言の分類を使用し、契約作成者が状況に応じた適切な文言を選択できるようにする文書組み立て機能。
    3. 「契約」フォームの契約発効日と契約期間の詳細、および関連設定に基づいて、導入文と契約期間条項を条件付きで選択する機能。
    4. 変更通知書で条項の追加、変更、削除を記録する機能。
    5. 条項に基づくレポートの生成など、その他の関連データ処理機能。

契約種類テンプレートの作成と公開

契約テンプレートの内容は、次の5つの要素で構成されます:タイトル、導入文条項終了文添付ファイル。詳細については、次をご参照ください:契約種類の概要



タイトル

  1. タイトルを編集するには、タイトルにカーソルを合わせてをクリックし、テンプレートの編集ページで[タイトルの編集]を選択します。
  2. タイトルの編集ダイアログボックスにタイトルを入力して書式設定を適用し、[更新する]をクリックします。
Notes
メモ初期設定では、契約の種類名が自動入力されます。ただし、必要に応じて変更できます。また、[契約の作成]フォームで入力する契約タイトルは、こちらで入力するテキストとは異なります。

導入文  

  1. テンプレートに導入文を追加するには、導入文の追加]をテンプレートの編集ページでクリックします。次に、導入文]を導入文の追加ダイアログボックスに入力し追加する]をクリックします。
    Notesメモ契約の種類ごとのテンプレートには、契約の発効日に応じて2種類の導入文があります。発効日は、特定の日付以降または締結時のいずれかです。

  1. 両方の場合の導入文を追加するには、導入文の追加ダイアログボックスでラジオボタンを選択し、テキストを入力します。 
    Notes
    メモ[導入文の追加]ダイアログボックスには、初期設定の導入文が表示されます。そのまま使用することも、新しいテキストを入力することもできます。


条項  

  1. テンプレートに条項を挿入するには、[条項の挿入]をクリックします。条項ライブラリーから条項を挿入するか、または新しい条項を直接挿入できます

  2. 条項ライブラリー]から条項を挿入するには、[ライブラリーから挿入]を選択します。これは、[条項の挿入]をテンプレートの編集ページでクリックすると表示されます。条項の挿入ページに移動します。


 

  1. 左パネル上部の[条項の検索]欄に、条項名を入力します。左パネルの検索結果から条項名をクリックすると、その条項の言語が表示されます。

  1. 条項の言語を標準に設定するには、右パネルで対象言語の横にある[その他]をクリックし、[標準に設定]を選択します。この変更は、条項ライブラリーにも反映されます。

  1. 右パネルで対象の条項の横にあるチェックボックスをクリックし、標準条項または代替条項を選択します。 左パネルで条項名の横にあるチェックボックスをクリックすると、初期設定では標準条項が選択されます。


    Notesメモ同じ条項から複数の言語を選択することもできます。

  1. ページ右下の[挿入する]をクリックし、選択した条項をテンプレートに挿入します。

  1. 新しい条項を手動で追加するには、[新規追加]タブを条項の挿入ページ上部で選択します。また、[条項の挿入]テンプレートの編集ページでクリックし、[新規追加]を選択することもできます。新しい条項の追加ページに移動します。新しい条項を追加して項目を挿入する方法については、条項の追加と管理をご参照ください。追加した条項はテンプレートに挿入され、条項ライブラリーにも追加されます。

  2. 契約種類のテンプレートで利用可能な項目を表示するには、[項目]タブをテンプレートの編集ページの右パネルで選択します。

  3. 契約種類のテンプレート内にある項目の初期値を編集するには、テンプレートの編集ページの右パネルにある[項目]タブで、対象の項目にマウスのカーソルを合わせ、[編集]をクリックします。初期値を入力し、[保存]をクリックします。

    Notesメモ項目に入力した初期値は、この契約種類にのみ適用されます。この変更は、項目のカスタム項目の編集フォームにある[初期値]項目には反映されません。

  4. 契約種類のテンプレートで利用可能な条項を表示するには、テンプレートの編集ページの右パネルにある[条項]タブを選択します。

  5. 契約種類のテンプレートで利用可能な条項を並べ替えるには、テンプレートの編集ページの右パネルにある[条項]タブの下部で[条項の並べ替え]をクリックし、条項をドラッグ&ドロップして、[保存]をクリックします。

  6. 条項の質問を変更するには、[その他]をクリックします 。このボタンは、テンプレートの編集ページの右パネルにある[条項]タブ内で、質問を変更する条項の横にあります。続いて[質問の変更]を選択します。表示されたダイアログボックスのテキスト欄に質問を入力し、[更新]をクリックします。

    Notesメモ条項の質問に加えた変更は、この契約種類にのみ適用されます。この変更は条項ライブラリーには反映されません。

終了テキスト 

  1. テンプレートに終了テキストを追加するには、[終了テキストの追加]をクリックします。終了テキスト終了テキストの追加ダイアログボックスに入力し、[追加]をクリックします。

  2. 署名者用のプレースホルダーを追加するには、ず、[表]終了テキストウィンドウでクリックし、契約の署名者数に応じたセル数を選択します。次に、表のセルにカーソルを置き、[署名者ブロックの挿入]をクリックして、署名者情報のプレースホルダーを追加します。すべての署名者について、この手順を繰り返します。

添付ファイル 

  1. テンプレートに添付ファイルを追加するには、[添付ファイルを追加]をクリックします。添付ファイルの種類を選択し、添付ファイルを追加ダイアログボックスに添付ファイルの詳細を入力して、[追加]をクリックします。複数の添付ファイルを追加する場合は、この手順を繰り返します。

  2. 添付ファイル間に改ページを挿入するには、[添付ファイルを追加]ボタンのドロップダウン矢印をクリックし、[改ページを挿入]を選択します。

  3. 契約タイプのテンプレートの添付ファイルを表示するには、[添付ファイル]タブをテンプレートの編集ページ右側のパネルで選択します。

  4. 契約タイプのテンプレート内の添付ファイルと改ページを並べ替えるには、[並べ替え]を、[添付ファイル]タブ(テンプレートの編集ページ右側のパネル)の下部でクリックし、対象をドラッグ&ドロップして、[保存]をクリックします。

  1. 添付ファイルを編集、削除、またはコピーするには、添付ファイルにカーソルを合わせ、[その他] をクリックして、目的の操作を選択します。

Notes

メモ

  • 添付ファイルの種類の一覧に表示される選択肢は、選択リストでカスタマイズできます。詳細は、選択リストの値の追加と管理をご参照ください。

  • 添付ファイル機能は有料プランでのみ利用できます。詳細は、プラン比較ページをご参照ください。

契約タイプのテンプレートのプレビューと公開 

  1. テンプレートの作成後に契約テンプレートをプレビューするには、[プレビュー]テンプレートの編集ページ右上でクリックします。

  2. テンプレートを公開するには、[閉じる]テンプレートの編集ページ右上でクリックし、[公開] 契約タイプの詳細ページ上部でクリックします。

契約タイプのテンプレートを公開すると、契約の所有者が同じ契約タイプで新しい契約を作成した際に、そのテンプレートを契約文書エディターで利用できるようになります。契約の所有者は、契約の作成時にテンプレートの内容を編集できます。詳細は、契約の作成と文書作成をご参照ください。






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