契約の更新

契約の更新

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イントロダクション

Zoho契約書では、契約の更新とは、現在の契約期間と同様またはそれに類似した期間で契約を延長することを指します。このプロセスでは契約範囲を変更することはありません。契約更新前に契約言語を編集する方法については、契約改訂を参照してください。

契約担当者が契約を更新すると、自動更新レターが作成されます。このレターは事前に定義されたテンプレートに基づいているか、組織の管理者によってカスタマイズされています。契約の履歴を年代順(過去の改訂、更新、拡張)に取り込み、現在の更新詳細を表示します。


更新には2種類あります：


  • マニュアル
  • エバーグリーン


マニュアルの更新では、契約担当者は契約が満了する前に手動で契約を更新する必要があります。契約作成時の新規契約フォームで満了リマインダーを設定することができます。また、契約担当者は通知も受け取ります。


「Evergreen」契約更新では、契約期間終了時に契約が自動的に更新され、その期間は契約の更新期間項目に担当者が指定した期間になります。これは、新規契約の作成時に行います。

メモ:

  • 契約は、その期間が確定している場合のみ、契約担当者によって更新することができます。
  • 手動で契約を更新する場合、契約担当者が契約を修正してから更新した場合、その修正は現在の契約期間にのみ適用され、更新期間には適用されません。

契約を更新するには:

  1. ページの上部でContractsタブを選択します。
  2. 更新したい有効状態の契約を開きます。
  3. 契約詳細ページの右上隅にあるその他をクリック、次にRenew Contractを選択します。
  4. Renewal 詳細フォームの詳細を入力し、次に保存して続けるをクリックします。契約は有効-Renewal 保留中状態に遷移します。この状態での契約の主な操作はSign By項目に選択した値に依存しますRenewal 詳細フォーム。


署名者

主要な操作

両方の当事者

署名のために送信する

自分の当事者だけ

署名のために送信する

なし

設定 as 更新済み


  1. クリック設定 as 更新済み.


契約は更新済みとなり、有効な状態に移行します。更新の手紙は自動的に作成されます。


クリック送信する for 署名すると、Zoho Signにリダイレクトされます。詳細手順は次のセクションを参照してください。

メモ: 

  • 契約が関連付け先：承認ワークフローである場合、契約が次に有効 - Renewal 保留中 状態に含まれるときに、契約詳細ページの上部にある承認用に送信するをクリックして、更新承認を取得します。
  • 承認の提出を行うと、契約の承認者は承認リクエストの通知を受け取ります。承認者は通知から、または承認待ちのセクションで活動タブを見ることによって、契約を開くことができます。
  • 承認が完了すると、契約は有効 - Renewal 承認済み状態に遷移します。この状態での主な操作は、署名のために送信するまたは更新済みとして設定するで、これはSign By項目の値によります。

更新通知を署名のために送信する方法:

更新の通知が両方の当事者の署名、またはあなたの組織の署名のみを必要とする契約の場合、契約担当者がその契約を署名のために送信する必要があります。このような契約では、「更新保留中」または「更新承認済み」状態の次の主な操作は「署名のために送信する」になります。


更新の通知を署名に送る方法は次のとおりです:


  1. ページの上部にあるContractsタブを選択します。
  2. 更新の手紙を送信して署名を求めたい有効 - Renewal 保留中の状態の契約を開きます。
  3. 契約詳細のページの上部で送信する for 署名をクリックして、左パネルから署名者を追加します。更新の手紙が読み込まれたZoho Signにリダイレクトされます。
  4. 右パネルのRecipientsセクションで、受信者を選択します。
  5. ドキュメントの適切な位置に、必要な 項目を右パネルの項目セクションからドラッグアンドドロップします。
  6. 4と5の手順を繰り返し、各受信者の署名とすべての必要な項目を追加します。
  7. 送信するを選択します。


署名者たちは、Zoho Signの署名差出人からメールのリクエストを取得します。契約が更新され、「有効」ステータスに移行します。これは、全ての署名者が更新の通知に署名したときに発生します。

メモ: Zoho契約書には、終了、更新、延長、修正通知の組み込みテンプレートが含まれています。管理者はこれらのテンプレートをカスタマイズする機能があります。契約通知を参照して、その他の情報をご覧ください。
 更新詳細の変更

  1. ページの上部にある Contracts タブを選択します．
  2. 更新したい契約の更新詳細を選択します．
  3. 左側の契約詳細パネルで その他  を選択し、その後 Renewals を選びます．
  4. 更新したいリニューアルの隣で その他 を選択し、それから 編集 を選びます．
  5. 必要に応じて Renewal 詳細 フォームの値を変更し、その後 更新する を選択します．

メモ: 契約の担当者のみが、契約が次に含まれるときに、更新の詳細を変更できます「更新保留中」 ステータスでは。
更新を消去する

  1. ページの上部にある 契約 タブを選択します。
  2. 削除したい更新のある契約を選択します。
  3. 上部右隅の その他 契約詳細ページで選択し、「更新を削除」を選択します。

メモ: 契約の担当者のみが、「更新保留中」、「更新承認待ち」、または「更新承認済み」のステータスで更新を削除できます。
契約更新後の更新通知書の発送 

  1. ページの上部にある 契約 タブを選択します。
  2. 更新通知書を相手方に発送したい 有効 ステータスの契約を選択します。
  3. 契約詳細ページの右上隅にある その他 を選択し、次に 更新通知書を送信する を選びます。
  4. 相手方の連絡先を 宛先 項目で選択し、次に 更新通知書を送信する ダイアログボックスで選択します。
  5. CCを追加する のチェックボックスを設定して、更新メールに他の人を含めます。
  6. その他の詳細を入力し、次に 送信するを選択します。


選んだ契約相手側の連絡先や組織のメンバーは、メール経由で契約の更新通知を受領します。


更新履歴の確認

  1. ページの上部にある契約タブを選択します。
  2. 調査する更新履歴のある契約を選択します。
  3. その他 契約詳細パネルの左項目の更新を選択します。


更新タブでは、連絡先の更新と更新履歴が時系列順に表示されます。