契約の更新

契約の更新

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はじめに

Zoho Contractsにおける契約の更新とは、現在の契約期間と同じ、または同程度の期間で契約を更新することです。更新には、契約の範囲に対する変更は含まれません。更新前に契約の文言を編集する方法については、修正を参照してください。

契約の担当者が契約を更新すると、事前定義されたテンプレート、または組織の管理者がカスタマイズした内容に基づいて、更新書面が自動生成されます。更新書面には、契約の履歴（過去の修正、更新、延長）と現在の更新内容が時系列で記録され、表示されます。


更新方法には次の2種類があります。


  • 手動
  • 自動更新


更新方法が「手動」の場合、契約の有効期限が切れる前に、契約の担当者が手動で契約を更新する必要があります。契約の担当者は、契約の作成時に新しい契約フォームで有効期限のリマインダーを設定できます。また、このリマインダーの通知も受け取ります。


更新方法が「自動更新」の場合、契約期間の終了が近づくと、契約の作成時に［更新期間］項目（新しい契約フォーム内）に契約の担当者が入力した期間で、契約が自動的に更新されます。

Notes

メモ：

  • 契約の担当者は、契約期間が定められている場合にのみ契約を更新できます。
  • 手動更新では、契約の担当者が契約を修正した後に更新した場合、その修正は現在の契約期間にのみ適用され、更新後の期間には適用されません。

契約の更新

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 更新する有効状態の契約をクリックして開きます。
  3. 契約の詳細ページの右上にある［その他］ をクリックし、［契約を更新］を選択します。
  4. 詳細を更新の詳細フォームに入力し、［保存して続ける］をクリックします。契約は有効-更新保留中状態に移行します。この状態での契約の主な操作は、［署名者］項目（更新の詳細フォーム内）で選択した値に基づいて変わります。


署名者

主な操作

両当事者

［署名依頼を送信］

自社側のみ

［署名依頼を送信］

なし

［更新済みにする］


  1. ［更新済みにする］をクリックします。


契約が更新され、ステータスが有効に移行します。更新レターが自動生成されます。


［署名依頼を送信］をクリックすると、Zoho Signにリダイレクトされます。詳しい手順については、次のセクションを参照してください。
Notes

メモ： 

  • 契約に承認ワークフローが関連付けられている場合、契約の詳細ページ上部にある［承認申請］を、契約が有効 - 更新待ちの状態のときにクリックして、更新の承認を取得します。
  • 承認申請を送信すると、契約の承認者に承認要求通知が届きます。承認者は通知、または［承認待ち］ビューから契約を開くことができます。このビューは［活動］タブにあります。
  • 承認されると、契約は有効 - 更新承認済みの状態に移行します。この状態での主な操作は、［署名依頼を送信］または［更新済みにする］のいずれかになり、［署名者］項目の値に基づきます。

更新レターの署名依頼の送信

契約の更新にあたり、更新レターに双方または自組織のみの署名が必要な場合、契約の所有者は署名用に契約を送信する必要があります。このような契約では、更新待ちまたは更新承認済みの状態になった後の主な操作は［署名依頼を送信］です。


更新レターの署名依頼を送信するには：


  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 署名依頼を送信する更新レターがある、有効 - 更新待ちの状態の契約をクリックして開きます。
  3. 契約の詳細ページ上部にある［署名依頼を送信］をクリックし、左パネルから署名者を追加します。更新レターが読み込まれた状態でZoho Signにリダイレクトされます。
  4. 右パネルの［受信者］セクションから受信者を選択します。
  5. 各受信者に必要な項目を、右パネルの［項目］セクションから文書内の必要な位置にドラッグ＆ドロップします。
  6. すべての受信者について署名欄とその他の必須項目を追加するまで、手順4と5を繰り返します。
  7. ［送信］をクリックします。


署名者には、Zoho Signから署名依頼メールが送信されます。すべての署名者が更新レターに署名すると、契約が更新され、ステータスが有効に移行します。

Notesメモ： Zoho Contractsには、解除レター、更新レター、延長レター、変更レターの組み込みテンプレートがあります。管理者はテンプレートをカスタマイズできます。詳細については、契約レターを参照してください。

更新レターのダウンロード

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 処理するデータをクリックして開きます。
  3.  ［その他の操作］メニューをクリックし、［更新レターをダウンロード］を選択します。

署名済み更新レターのアップロード

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 更新する、更新待ちの状態の契約をクリックして開きます。
  3. 上部の［署名済み更新レターをアップロード］をクリックします。
  4. 取引先から受け取った署名済み更新レターとDigi Sign証明書（任意）をアップロードし、［署名済み更新レターの日付］を選択します。
  5. 署名者の詳細を追加するには、［署名者の詳細を追加］チェックボックスをオンにします。
  6. ［組織の担当者］と［取引先の担当者］の下にある各ドロップダウンリストから署名者を選択し、自組織と取引先の署名者を追加します。
  7. ［追加］をクリックして［その他の担当者］を追加し、［その他の担当者］に名前とメールアドレスを入力して、自組織および取引先以外の署名担当者を追加します。
  8. 署名順を設定する場合は、［署名順を設定］チェックボックスをオンにします。
  9. すべての詳細を更新したら、［アップロード］をクリックします。
Notes
メモ：オンライン方式で更新レターを署名用に送信した後は、署名済み更新レターをアップロードできません。署名済み更新レターをアップロードするには、既存の更新を削除し、プロセスを再度開始する必要があります。

署名済み更新レターの再アップロード

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 署名済み更新レターを再アップロードする対象の契約を、更新-署名済み状態の中からクリックして開きます。
  3.  ［その他の操作］メニューをクリックし、［署名済み更新レターを再アップロード］を選択します。
  4. 相手方から受け取った署名済み更新レターとDigi Sign証明書（任意）をアップロードし、［署名済み更新レターの日付］を選択します。
  5. すべての詳細を更新したら、［アップロード］をクリックします。
Notes
メモ：更新が署名済み状態で、まだ有効ステータスに移行していない場合は、署名済み更新レターを再アップロードできます。

 更新の詳細の編集

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 更新の詳細を編集する契約をクリックして開きます。
  3. 左側の契約詳細パネルで［その他］をクリックし、［更新］を選択します。
  4. 編集する更新の横にある［その他］をクリックし、［編集］を選択します。
  5. 必要に応じて更新の詳細フォームの値を変更し、［更新］をクリックします。

Notesメモ：契約の所有者は、契約が更新待ちの状態の場合にのみ、更新の詳細を編集できます。
更新の削除

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 削除する更新がある契約をクリックして開きます。
  3. 契約詳細ページの右上にある［その他］をクリックし、［更新を削除］を選択します。

Notesメモ：契約の所有者は、契約が更新待ち、更新承認待ち、または更新承認済みの状態の場合にのみ、更新を削除できます。
更新後の更新レターの送信  

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 相手方の連絡先に更新レターを送信する、有効状態の契約をクリックして開きます。
  3. 契約詳細ページの右上にある［その他］をクリックし、［更新レターを送信］を選択します。
  4. 相手方の連絡先を［宛先］項目（更新レターを送信ダイアログボックス内）で選択します。
  5. 更新メールで他のユーザーをCCに追加するには、［CCを追加］チェックボックスをオンにします。
  6. その他の詳細を入力し、［送信］をクリックします。


選択した相手方の連絡先と組織メンバーに、契約の更新レターがメールで送信されます。


更新履歴の表示

  1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
  2. 更新履歴を表示する契約をクリックして開きます。
  3. 左側の契約詳細パネルで［その他］をクリックし、［更新］を選択します。


契約の延長と更新履歴は、［更新］タブに時系列で表示されます。