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はじめに

Zoho Contractsでは、契約の所有者は、契約を組織内の他のメンバーと共有して、共同で作成したり相互レビューを依頼したりできます。これを行うには、必要なアクセス権限を設定したうえで、そのメンバーを契約の共同編集者として追加します。

あらかじめ用意されたテンプレートを使用すると、契約の形式を統一し、誤りを防ぐことができます。ただし、契約の文面は簡潔かつ正確で、変化し続ける業界標準に沿った最新の内容にする必要があるため、契約の所有者は草案作成時に他のメンバーとの共同作業が必要になることがよくあります。

共同作業は、契約の作成において重要です。草案作成時に共同作業を行うことで、承認や交渉の段階で通常発生するやり取りにかかる時間を大幅に短縮できます。

共同編集者の追加

1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
   
2. 共同編集者を追加する契約をクリックして開きます。
   
3. 左側の契約詳細パネルにある［共同編集者］タブを選択し、［共有］をクリックします。
   
4. ［共同編集者］項目にメンバー名を入力し、表示された候補から選択します。
   
5. 共有権限を設定します。
   
6. 共同編集者にメールで通知する場合は、［メールで通知する］チェックボックスを選択します。このチェックボックスを選択しなくても、ユーザーにはアプリ内通知が届きます。
   
7. ［共有］をクリックします。
   

メモ。 

• 共同編集者を追加できるのは、契約の所有者のみです。
  
• 契約は、作成時だけでなく、どの段階でも共有できます。
  
• 契約を共有する際にメンバーに設定した共有権限は、契約文書の内容にのみ適用されます。共同編集者は、左側の契約詳細パネルにあるその他の情報を編集できません。
  
• MS Wordで作成した契約では、共同編集者に付与できる権限は［書き込み］または［表示のみ］に限られます。

共同編集者の権限の変更

1. ページ上部の［契約］タブを選択します。
   
2. 共同編集者の権限を変更する契約をクリックして開きます。
   
3. 左側の契約詳細パネルにある［共同編集者］タブを選択します。
   
4. 共同編集者カードに表示されている現在の権限をクリックし、ドロップダウンメニューから必要な権限を選択します。
   

共有権限

Zoho Contractsでは、次の共有権限を使用できます。

権限	許可される操作	メモ
編集	文書を表示 条項を挿入または削除 文書を編集 項目に入力 コメントを追加 自分の/Deleteコメントを編集 コメントに/Resolve返信	共同作業者は共同執筆者の役割を果たします。
コメントのみ	文書を表示 コメントを追加 自分の/Deleteコメントを編集 コメントに/Resolve返信	共同作業者はレビュー担当者の役割を果たします。
項目への入力のみ	文書を表示 項目に入力	共同作業者は、文書内の項目をクリックし、ポップアップに値を入力することで、項目に入力できます。
コメントと入力欄への入力のみ	ドキュメントを表示 入力欄に入力 コメントを追加 自分の/Deleteコメントを編集 コメントへの/Resolve返信	-
表示のみ	ドキュメントを表示	-