メールデータを理解してフォームを作成する

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フォームは、Zoho Creator で作成したアプリのコンポーネントであり、ユーザーがデータを送信するためのものです。ユーザーがフォームにアクセスし、項目にデータを入力して送信するという初期設定のデータ入力方法に加え、フォームにデータをメールで送信することも有効にできます。

Zoho Creator アプリの各フォームには、初期設定でメールアドレスが割り当てられています。ユーザーはそのアドレス宛にメールを送信することで、データをフォームに送信できます。この機能はメールフォームデータと呼ばれます。

続行する前にご確認ください：

メールフォームデータを利用する場合、メール送信内容はプレーンテキストのみ対応しています。プレーンテキストでない場合、データはCreatorに追加されません。

この機能を利用できるのは誰ですか？

メールデータ機能は、無料プランをご利用でないすべての取引先で利用可能です。

誰がフォームへメールデータを送信できますか？

2つの設定が利用できます：

差出人を誰でも許可：このオプションを選択すると、フォームのメールアドレスを知っている方なら誰でもデータを送信できます。

差出人をアプリケーションユーザーのみに許可：こちらが初期設定です。この場合、フォームを共有し、データ作成の権限を付与したアプリのユーザーのみが利用できます。

どのようにデータを収集できますか？

メールを利用して、以下の2つの形式でフォームデータを収集できます：

フォームのテンプレートをユーザーと共有し、ユーザーがこのテンプレートに従ってデータをメールで送信します。こちらのセクションをご参照ください。
ユーザーに自由にデータをメール送信してもらい、フォーム側で差出人アドレス、件名、メッセージ、添付ファイルを個別に取得することも可能です。こちらのセクションをご参照ください。

フォームのテンプレートを利用する

データのメール送信は追加機能です。ユーザー差出人がフォームへアクセスし、データを入力することを制限するものではありません。フォームのユーザーエクスペリエンスを一貫性のあるものに保つため、フォームのテンプレートには項目名前が含まれています。ただし、subform、audio、video、formula、auto-番号および追加する-メモは除きます。

この形式でデータをメール送信するには、ユーザーは以下の手順を実行してください。

フォームのメールアドレスを宛先アドレスとして設定します。
フォームのメールテンプレートをメールの本文に貼り付け、各項目に対応する値を入力します。（リッチテキストはメールの本文では対応していません）
フォームに画像またはfile-アップロードする項目がある場合は、必要なファイルをメールに添付し、添付したファイル名を各項目の値として入力してください。

メールの取得

メール Data 機能を利用すると、ユーザーのメールデータを取得し、各メールの要素（差出人住所、件名、メッセージ、および添付ファイル）をフォームの該当する項目ごとに個別に取得できます。

以下のいずれかの項目を含むフォームを作成します：

フォームにメールまたはsingle-折れ線グラフ項目を追加します。項目リンク名前を項目リンク名前としてZC_Fromに設定します。これは、メールの差出人住所を取得するためです。
フォームにsingle-折れ線グラフまたはmulti-折れ線グラフ項目を追加します。項目リンク名前をZC_Subjectに設定します。これはメールの件名を取得するためです。
フォームにリッチテキスト項目を追加します。項目リンク名をZC_Contentに設定してください。これはメールの本文を取得するためです。
フォームにファイルアップロード項目を追加します。項目リンク名をZC_Fileに設定してください。これはメール内の添付ファイルを取得するためです。

受信メールに複数の添付ファイルがある場合は、必要な数だけファイルアップロード項目を追加し、それぞれの項目リンク名を ZC_File0、ZC_File1、などのように設定してください。
受信メール内の添付ファイルはアルファベット順で取得されます。たとえば、メールに「a。txt」と「b。pdf」が添付されている場合、「a。txt」は項目ZC_File0で、「b。pdf」は項目ZC_File1で取得されます。

この形式でメールデータを送信するには、ユーザーは以下を行う必要があります。

フォームのメールアドレスをTo 住所として設定します。
メールの本文にデータを入力します。
データに画像やファイルを含める場合は、それらをメールに添付してください。ユーザーが画像／ファイルアップロード項目の数以上のファイルを添付した場合、先に添付されたファイルのみが取得され、それ以外のファイルは無視されます。

ご注意事項

対応するワークフローブロック：この機能は、データが作成される前（オン認証）および後（オン完了）にトリガーされるワークフローの実行をサポートします。
メールでの添付ファイル：
- ファイルアップロード項目では最大50MBまでのファイルを受け付けます。画像項目では最大10MBまでの画像がアップロード可能です。
- ただし、メールで承認できる添付ファイルのサイズは最大25MBです。
メール通知：
- 必須権限を持たないユーザーがメールを送信した場合、データの追加は失敗し、そのユーザー宛てに返信（メール件名：Authorization失敗）が送信されます。
- その他の理由（例：必須項目に値が入力されていない場合など）でデータの追加に失敗した場合も、そのユーザーに返信（メール件名：エラー occurred while adding データ）が届きます。