レポートにおける書式設定は、そのデータを強調して注目を集めたり、レポート内の多くの情報の中からそのデータを目立たせるために行われます。この書式設定は、あらかじめ定められた条件に基づいて行われます。条件に一致するフィールド値は、指定された書式で表示されます。フォントや色が、フィールド値やレコードを区別する要素となります。
例えば、イベントスケジュールレポートには、イベント名、日付、時間、会場、イベントマネージャーなどの情報があります。あらかじめ定められた条件が、特定の場所で行われるイベントを黄色で書式設定すると、住所フィールド値があらかじめ定められた条件に一致するレコードがハイライト表示されます。この場合、カリフォルニアが、イベント、場所、日付のフィールドの書式設定の基準となります。
例えば、プロジェクト名、マネージャー、開始日と終了日、ステータスなどの情報を持つプロジェクトステータスレポートがあるとします。事前に定義されたフォーマット条件が、ステータスフィールドの値に応じて特定の色をレコードに付けると、それらのレコードがそれらの事前に定義された色で強調表示されます。
例えば、従業員の出勤時間と退勤時間の情報を持つ出勤レポートがあるとします。事前に定義された条件が、シフト時間フィールドの値に応じてレコードが異なる色で表示されると、特定の条件に一致するレコードがそれぞれの色で強調表示されます。
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