ライブモードからのレポート作成の理解

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Zoho Creatorはユーザーがアプリケーションの有効な機能を活用してレポートを生成するための便利な方法を提供します。特定のユーザーにレポートを作成する機能を管理者が許可することができます。これらのユーザーは、アクセス権を持ったフォームに関するレポートを作成し、そのレポートをターゲットオーディエンスと共有することができます。基本的に、レポート作成の許可が与えられたこれらのユーザーは、自分が生成するレポートの管理者として機能します。

有効なアプリケーションから3種類のレポートを作成できます：

有効な機能から新規レポートを作成すると、1つのレポートからデータを抽出して別のレポートを作成するプロセスが簡素化されます。例えば、既存のリストレポートにフィルターを適用して新規リストレポートを生成したり、リストレポートのデータを使用してピボットチャートを作成したりすることができます。新しく作成されたレポートは、特定のユーザーと共有することができます。

リストレポート

例えば、あなたが不動産メンテナンストラッカーアプリを持っているとしましょう。このアプリには、従業員詳細や顧客詳細、サイトの場所詳細、各サイトの建物の詳細、提供されるサービスの種類、支払い詳細、インシデント詳細やメンテナンス機器の詳細、機器供給業者の詳細などのタブが含まれています。アプリの管理者として、あなたはこれを様々なユーザーグループと共有しており、それぞれが異なるパーミッションレベルを持っています。

各場所のサイトマネージャーは、そのサイトに固有の周期的なレポートを作成し、チームメンバーと共有して各活動のステータスを監視する必要があるかもしれません。例えば、インシデントレポートにはすべてのチケットの詳細が含まれます。

サイトマネージャーは、フィルター機能を使って自分のチームメンバーが担当するインシデントを抽出し、このフィルターされたレポートをチームと共有する個別のレポートを生成することができます。

あなた、または管理者がサイトマネージャーにレポート作成の許可を与えることができます。それにより、彼らは必要なレポートを作成し、ターゲットオーディエンスの設定に基づいてそれらのレポートをチームメンバーと共有することができます。

メモ:

管理者は新規レポートが作成された場合に通知を受け取りません。
管理者は、共有ユーザーによって有効にされた方法でレポートセクション内のレポートを表示することができます。
作成できるレポートの数には制限がありません。

レポートのカスタマイズ

アプリケーションの有効な方法からレポートを作成する機能にはレポートのカスタマイズが含まれます。

レイアウト: これにより、レポートに表示される項目を追加したり削除したりできます。レイアウトに含まれる項目のプロパティを定義できます。例えば、レイアウトに画像項目がある場合、それをサムネイルとして表示したり、実際のサイズを維持したり、カスタムサイズを指定したりできます。

フィルター: これにより、レポートにフィルターを追加することができ、指定した条件を満たすデータのみが表示されるようになります。例えば、保留中のステータスのデータのみを表示させたい場合、条件をステータスが保留中に等しいと設定します。

グルーピング: これにより、データをカテゴライズできます。データをグルーピングしたい項目を選択できます。その項目の個々の値は、データの別々のグループになります。例えば、分類項目が親商品である場合、同じ親商品値を持つデータはその値の下でグルーピングされます。

ソート: これにより、特定の項目に基づいてデータを昇順または降順で整列できます。商品名項目を選択すると、その項目の値に基づいてデータが整列されます。

設定: これにより、レポートの名前を編集하고、レポートが共有される対象グループを変更できます。

ユーザータイプ

有効な方法でレポートを作成する際に関与するユーザーは3つのタイプがあります。

レポートの担当者: アプリケーションの管理者は、アプリケーションの有効手段を使用してユーザーにレポートを生成する能力を付与します。ユーザーはレポートを作成、共有、編集、削除することができます。
レポートユーザー: 担当者はレポートをユーザーや同じ権限を持つ他のユーザーと共有します。ユーザーはレポートを表示できます。
アプリ担当者: 管理者はアプリの担当者です。アプリ内で作成されたすべての有効なレポートは管理者に見えます。

権限

管理者には、ユーザーセクションで事前に定義された権限があります。各権限には、フォームやレポートへのアクセス、編集権限などの特定の権限があります。ある特定の権限を持つユーザーが新しいレポートを作成できるようにするには、管理者がレポート作成権限を追加する必要があります。

Pivot レポート

あなたが全球的に販売している商品企業だと想像してみてください。あなたは営業アプリを持っており、それには従業員の詳細、顧客情報、場所データ、場所ごとのオフィス詳細、商品の詳細、営業ダッシュボード、支払い情報、請求書、メンテナンス依頼、その他をキャプチャするタブが含まれています。アプリの管理者として、あなたはそれをさまざまなユーザーグループと共有しており、各グループは異なる許可レベルを持っています。営業データはすべての場所にある営業マネージャーと共有されます。

各場所のマネージャーは、自分の場所や他の場所の営業トレンドを分析するレポートチャートを生成したいかもしれません。例えば、ニューヨーク、ロサンゼルス、ジョージアにショールームがある場合、各場所のマネージャーはピボットチャートを使用して営業分析レポートを作成したいかもしれません。あなたや管理者は、場所のマネージャーにレポート作成権限を付与することができ、その後、目的の視聴者の権限セットに応じて、必要なレポートを作成し、それをチームメンバーと共有することができます。