Zoho Creator では、アプリケーションの運用画面から簡単にレポートを作成できます。これにより、管理者は特定のユーザーに対して、アクセス権のあるフォームを基にレポートを作成する権限を付与できます。これらのユーザーは、作成したレポートを想定する閲覧者と共有できます。つまり、レポート作成権限を持つ一部のユーザーは、自分が作成したレポートに関しては管理者のように扱われます。

運用中のアプリケーションからは、次の3種類のレポートを作成できます。

• リストレポート
• ピボットチャート
• ピボットテーブル

運用中の画面から新しいレポートを作成することで、あるレポートのデータを基に別のレポートを作成する作業が容易になります。たとえば、既存のリストレポートにフィルターを追加して別のリストレポートを作成したり、リストレポートのデータを使ってピボットチャートを作成したりできます。作成したレポートは、特定のユーザーと共有できます。

リストレポート

物件メンテナンス管理アプリがあるとします。このアプリには、従業員情報、顧客情報、拠点情報、各拠点の建物情報、提供しているサービスの種類、支払い情報、インシデント情報、メンテナンス機器情報、機器ベンダー情報などを入力するタブがあります。あなたはこのアプリの管理者であり、異なる権限レベルを持つ複数のユーザーグループとアプリを共有しています。

各拠点のマネージャーは、自分の拠点に特化した定期的なレポートを作成し、チームメンバーと共有して、さまざまな活動のステータスを追跡したい場合があります。たとえば、インシデントレポートには、すべてのチケットの詳細が含まれます。

拠点マネージャーは、フィルターオプションを使用して、自分のチームメンバーが担当しているインシデントだけを抽出する個別レポートを作成し、そのフィルター済みレポートをチームと共有できます。

あなた、または管理者は、拠点マネージャーにレポート作成権限を付与できます。この権限が付与されると、拠点マネージャーは必要なレポートを作成し、対象ユーザーが属する権限セットに基づいて、チームメンバーと共有できるようになります。

レポートのカスタマイズ

運用画面からレポートを作成する際には、レポートのカスタマイズも行えます。

レイアウト: レポートに表示する必要な項目を追加したり、表示から項目を削除したりできます。レイアウトに含めた各項目のプロパティも設定できます。たとえば、レイアウトに画像項目がある場合、サムネイルで表示するか、実際のサイズを維持するか、カスタムサイズを指定するかを設定できます。

フィルター: レポートにフィルターを追加し、指定した条件に合致するデータのみがレポートに表示されるようにできます。たとえば、ステータスが「保留中」のデータだけを表示したい場合は、ステータスが保留中であるという条件を指定します。

グルーピング: データをカテゴリごとにグループ化できます。どの項目を基準にデータをグループ化するかを選択できます。その項目の値ごとに、別々のデータグループが作成されます。たとえば、「親商品」をグルーピング項目に指定した場合、同じ親商品値を持つデータは、その値ごとにグループ化されます。

並べ替え: 特定の項目を基準に、データを昇順または降順で並べ替えることができます。たとえば、「商品名」項目を選択すると、その項目の値に基づいてデータが並べ替えられます。

設定: レポート名を編集したり、レポートを共有するユーザーグループを変更したりできます。

ユーザーの種類

運用画面からレポートを作成する際には、次の3種類のユーザーが関わります。

• レポートの作成者: アプリの管理者は、ユーザーに対して、アプリケーションの運用画面からレポートを作成する権限を付与します。作成者は、レポートの作成、特定ユーザーとの共有、運用画面からの編集、および削除を行えます。
• レポートの閲覧ユーザー: 作成者は、同じ権限セットを持つ他のユーザーとともに、レポートをこれらのユーザーと共有します。閲覧ユーザーは、共有されたレポートを表示できます。
• アプリの管理者: 管理者はアプリの管理責任者です。アプリ内で作成されたすべての運用レポートを閲覧できます。

権限

管理者は、ユーザーセクションで定義された権限を持ちます。各権限には、フォームやレポートへのアクセス権、編集権限など、特定の操作権限が含まれます。管理者は、必要な権限に「レポートの作成」権限を追加し、その権限を持つユーザーが新しいレポートを作成できるようにする必要があります。

世界各地で商品を販売しているメーカーだとします。営業アプリを運用しており、このアプリには、従業員情報、顧客情報、拠点情報、各拠点のオフィス情報、商品情報、営業ダッシュボード、支払い情報、請求書、メンテナンス依頼などを入力するタブがあります。あなたはこのアプリの管理者であり、異なる権限レベルを持つ複数のユーザーグループとアプリを共有しています。営業関連の全体データは、各拠点の営業マネージャーと共有されています。

各拠点マネージャーは、自拠点および他拠点の営業動向を分析するために、レポートチャートを作成したい場合があります。たとえば、ニューヨーク、ロサンゼルス、ジョージアにショールームがあるとします。各拠点マネージャーは、ピボットチャートを使用して営業分析レポートを作成したいと考えるでしょう。あなた、または管理者は、拠点マネージャーにレポート作成権限を付与できます。この権限が付与されると、拠点マネージャーは必要なレポートを作成し、対象ユーザーが属する権限セットに基づいて、チームメンバーと共有できるようになります。

1. 運用中のアプリからリストレポートを作成する