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 1. 概要 

どのビジネスでも、業務を適切に遂行するには、明確に定義されたプロセスが必要です。明確なプロセスがないと、さまざまな課題や非効率が発生します。アプリケーションでビジネスをデジタル化する場合、プロセスをワークフローとして適用することがさらに重要になります。ワークフローを用意することで、すべてのユーザーが定められたプロセスに厳密に従い、品質と基準を維持できます。

ブループリントとは 

ブループリントは、ビジネスプロセスの流れを視覚的に表した設計図です。自動化、検証、関係者間の共同作業を支援し、組織内のプロセス管理を効率化します。

Zoho Creatorでは、ブループリントを使用して、複数のステージと処理から成るプロセスフローを作成できます。これらの処理は遷移と呼ばれ、データをあるステージから別のステージへ移動します。データはフローに従ってステージを進み、ブループリントを完了します。ブループリントを使用すると、Creatorアプリケーションで設計する各プロセスの細部までカスタマイズできます。

採用プロセスがブループリントで定義されているとします。候補者が求人への応募を送信すると、ブループリントが起動し、データは最初のステージである応募受付済みに入ります。その後、応募内容が評価され、面接対象として候補に選定するかどうかが決定されます。対象となる場合、担当ユーザーはレポート内の［候補に選定］ボタンをクリックします。この変更は遷移と呼ばれ、データを次のステージである応募者選考通過へ移動します。

この例では、応募受付済みと応募者選考通過がステージであり、候補に選定がそれらをつなぐ遷移処理です。以下の画像は、アプリケーションの編集モードでのブループリントを示しています。

ライブモードでの動作

アプリケーションのライブモードでは、候補者が求人への応募を送信すると、候補者レポートにブループリントのステータスとして応募受付済みが表示されます。［候補に選定］ボタンが表示されます。これは、ユーザーが次のステージである応募者選考通過へ移動するために実行できる遷移です。

ブループリントはステージごとに進み、最後のステージに到達すると完了します。  

1.1 ステージ

ステージは、ビジネスプロセスのさまざまな状態や節目を表します。ステージは、ワークフロー内でのデータの現在の状態を示します。ステージは、次の処理が実行されるまでデータが待機するチェックポイントと考えてください。

例：

• 応募受付済み

• 応募者選考通過

• 候補者選定済み

1.2 遷移 

遷移は、データをあるステージから次のステージへ移動するためにユーザーが実行する処理です。通常は［承認］や［却下］などのボタンとして表示されます。遷移により、プロセスが正しく進み、次に進む前に必要な処理が実行されるようにできます。

例：

• 候補に選定

• 選定を確定

1.3 遷移の種類 

2つのステージ間で発生する標準の遷移のほかに、遷移には次の2種類があります。

• 共通の遷移

• 並行遷移

共通の遷移

ブループリントの複数のステージから利用できる遷移を、共通の遷移と呼びます。上記の候補者選考プロセスでは、候補者を不採用にする選択肢をプロセスのどのステージでも利用できる必要があります。これは共通の遷移を使用することで実現できます。以下のブループリントに示すように、不採用遷移はすべてのステージから利用できます。

並行遷移

あるステージから別のステージへ移動するために複数の遷移が必要な場合、それは並行遷移です。一部のビジネスプロセスでは、次のステージに進むために複数の手順が必要です。上記の候補者選考プロセスで、技術面接やHR面接など複数の面接があるとします。両方の面接に合格した場合にのみ、候補者は次のステージである面接通過へ進めます。以下のブループリントに示すように、技術面接合格とHR面接合格が並行遷移です。つまり、並行遷移では、すべての遷移が実行された場合にのみデータが次のステージへ移動します。なお、遷移は任意の順序で実行できます。

情報：

1つのステージに設定できる並列遷移は、1つの方向につき1件のみです。

同様に、1つのステージには最大で2件の外向きの並列遷移を設定できます。

メモ：共通遷移を並列遷移にすることはできず、その逆も同様です。

1.4 ブループリントでの遷移の設定 

遷移では、遷移にアクセスできるユーザー、遷移中に実行する処理、遷移後に行う処理などの詳細な設定を定義できます。遷移の設定は、次の3つの部分に分かれています。

• 前

• 実行中

• 後

前

遷移の前の部分では、遷移の担当者と条件を定義できます。

• 遷移の担当者とは、遷移を表示して実行できるユーザーです。ブループリント内の各遷移には、それぞれ遷移の担当者を設定できます。1つの遷移に、1人以上の遷移の担当者を設定できます。遷移の担当者には、個別のユーザー、権限、ユーザー項目を選択できます。すべての遷移の担当者が遷移を実行する必要はありません。遷移の担当者のうち、いずれか1人が遷移を実行できます。

• ユーザー-ユーザーとは、アカウント内のユーザーを指します。アプリケーションに追加されたユーザー、またはアプリケーションが共有されているユーザーです。

• 権限-権限を選択すると、その権限に関連付けられているすべてのユーザーが遷移を表示して実行できるようになります。

• 項目-項目とは、現在のデータのフォーム内にあるユーザー項目を指します。特定のユーザー項目を遷移の担当者として選択すると、データの内容に基づいて遷移の担当者が動的に割り当てられます。各データでは、そのユーザー項目で選択されたユーザーに遷移を実行する権限が付与されます。

メモ：

遷移を実行するには、遷移の担当者がデータにアクセスできる必要があります。

• 遷移の条件では、データの項目値に基づいて遷移ボタンを表示するタイミングのルールを設定できます。OR式やAND式を使用して、条件間のロジックを設定することもできます。「AND」の場合はすべての条件が真である必要があり、「OR」の場合はいずれか1つの条件が真であれば十分です。たとえば、候補者の年齢が30歳未満で、メールが空でない場合に、遷移ボタンを表示するようにできます。

• ツールチップメッセージ-遷移ボタンにカーソルを合わせたときに表示されるメッセージを設定できます。

• 確認を必須にする-遷移を実行する前に確認を求めるかどうかを選択できます。遷移ボタンをクリックするとポップアップが表示され、誤って遷移するのを防げます。

遷移ボタン

遷移の条件が満たされると、遷移ボタンが遷移の担当者に表示されます。

実行中

遷移の実行中の部分では、遷移の担当者が遷移を実行する際に行う処理を定義できます。次のいずれかを実行できます。

• 同じデータの項目を表示、更新する-現在のデータから選択した項目を表示するポップアップが表示され、遷移の実行時に遷移の担当者にデータの入力を求めます。
  項目を更新すると、初期設定ではフォームに関連付けられている編集時ワークフローが実行されます。ただし、項目の更新時に編集時ワークフローの実行をスキップするよう選択することもできます。

• 別のフォームを開いて新しいデータを追加する-このオプションでは、遷移中に表示する別のフォームを選択できます。これにより、他の任意のフォームに新しいデータを追加できます。さらに、現在のフォームから選択した別のフォームに値を渡すこともできます。渡された値は事前に入力され、必要に応じてフォーム送信前に編集できます。

後 

遷移の後の部分では、遷移が完了した後に実行する必要がある処理を定義できます。次のオプションを利用できます。

• 通知 - 遷移が発生した後に、以下の通知を実行できます。

• メールを送信 - メールを送信します

• SMSを送信 - SMSメッセージを送信します

• 通知を送信 - アプリケーションのライブモード内で通知を表示します

• 成功メッセージを表示 - 遷移が発生した後にメッセージを表示します。

• URLにリダイレクト - 遷移後に、Webサイト、フォーム、レポート、ページにリダイレクトできます。

• データアクセス - フォームに対してデータ操作を実行できます。

• データの追加 - アプリケーション内の任意のフォームにデータを追加できます

• データの更新 - アプリケーション内の任意のフォームのデータを更新できます

• データの削除 - アプリケーション内の任意のフォームのデータを削除できます

• 連携 - 以下のサービスにデータを追加できます。

• QuickBooks

• Zoho CRM

• Zoho Recruit

• Delugeスクリプト - 遷移が発生した後にDelugeスクリプトを実行します。

これらの設定により、ブループリントの機能を単純な更新から複雑な連携まで拡張できます。

2. 動作の確認

  

3. 利用例  

患者管理アプリ

医療サービス提供者は、患者から検体を採取し、レポートを患者に提供する臨床検査サービスを提供しています。現在、検査予約からレポート提供までの流れは手作業で処理されています。そのため、遅延、伝達ミス、運用上の課題が増えています。

これを解決するために、この提供者はZoho Creatorでブループリントを導入し、構造化されたプロセスを定義して各ステップを自動化しました。ブループリントは、臨床検査フォーム内の各臨床検査データに関連付けられ、臨床検査データの開始から終了までのライフサイクルを明確に定義します。ブループリントには、予約済み、検体採取済み、検体受領済み、レポート追加済み、およびレポート準備完了などのステージがありました。これらのステージ間に、検体採取の確認、検体の受領、レポートの追加、レポートの確認などの遷移が追加されました。

ブループリントの機能

• 各遷移は、遷移の担当者を設定することで、検体採取スタッフ、検査技師、医師などのさまざまな役割に割り当てられます。たとえば、レポートの確認の遷移は、レポートを確認する医師だけが実行できます。これにより、適切なユーザーだけが関連する操作を実行できます。

• 検査技師がレポートの追加の遷移を実行すると、検査結果の値を直接入力できるように検査レポートフォームが開きます。

• 医師がレポートを確認し、最後のステージであるレポート準備完了にすると、検査レポートの結果を添付した自動メールが顧客に送信されます。これにより、手作業によるフォローアップが不要になり、タイムリーな連絡が可能になります。

ワークフロー全体が効率化され、手作業の負担が軽減され、効率が向上しました。

従業員の経費精算プロセス

組織内の給与関連の経費精算プロセスを考えてみましょう。従業員はフォームを送信して経費精算要求を提出します。給与計算チームは申請内容を確認し、承認または却下します。給与計算チームが確認する際、遷移中に申請ステータス、承認金額、コメント、却下理由などの特定の項目を更新する必要がある場合があります。これは、［項目を更新］オプション（遷移の実行中）を使用することで実現できます。このオプションでは、遷移の実行時に、現在のフォームから選択した項目をポップアップフォームとして表示できます。

申請の確認後、承認金額を振り込むために財務チームへ転送されます。これは、遷移権限を財務チームのみに設定することで実現できます。この遷移が発生すると、現在のフォームから従業員ID、メール、承認金額などの値を渡して、銀行振込という別のフォームに新しいデータを追加できます。これは、［フォームを開く］オプション（遷移の実行中）を使用することで実現できます。このオプションでは、遷移中に別のフォームを表示し、現在のフォームからそのフォームへ値を渡すことができます。

4. ナビゲーションガイド

前提条件：ブループリントはフォームに関連付けられ、フォーム内のすべてのデータに対して実行されるため、ブループリントを作成する前にフォームが必要です。

アプリケーションの編集モードに移動し、メニューバーの［ワークフロー］をクリックします。［ブループリント］タブで、ブループリントを作成できます。

5. ブループリントの詳細 

5.1 複数のブループリント 

1つのフォームに複数のブループリントを設定できます。これらは優先順位に従って順番に実行されます。つまり、ブループリント一覧ページに表示されている順に、1つずつ実行されます。必要な順序にドラッグして配置することで、順序を変更できます。

5.2 ブループリント項目 

ブループリント項目は、各データの現在のブループリントの詳細を保存するシステム項目です。これらの項目は、レポートの列、レポート作成時のフィルター条件、またはワークフローの条件として使用できます。これらの項目はフォームでは非表示になり、DelugeやUI操作では変更できません。

ブループリントの項目は以下のとおりです。

• Blueprint.Name - データが現在関連付けられているブループリントの名前を保存します。

• Blueprint.Current_Stage - ブループリント内でのデータの現在のステージを保存します。データがブループリントを終了すると、終了したステージが現在のステージの値になります。

• Blueprint.Status - ブループリント内でのデータの現在の状態を示します。次のいずれかのステータスになります。

• 有効 - データは現在、ブループリント内で処理中です。

• 完了 - データが各ステージを通過し、ブループリントを正常に完了したことを示します。
  メモ：データが完了としてマークされると、同じブループリントに再度入ることはできません。ブループリントに新しいステージや遷移を追加しても、完了としてマークされたデータには適用されません。

• 中断 - データがブループリントから強制的に除外されました。これは次の場合に発生します。

• ブループリントが無効化された場合 

• ブループリント内でステージが削除された場合

• ステージが終了ステージとして変更された場合
  上記のすべての場合、ブループリント内で有効だったすべてのデータは中断としてマークされます。

5.3 Delugeタスク 

ブループリント項目はDelugeで利用でき、スクリプト内でブループリント名、現在のステージ、ステータスなどの詳細に直接アクセスできます。また、changeStageやexecuteTransitionなどのDelugeタスクを使用して、データをステージ間で移動したり、遷移を実行したりできます。詳細については、Delugeブループリントのヘルプページをご参照ください。

メモ：追加のブループリント変数に対応するため、Delugeでの形式にいくつかの変更が加えられました。これらのブループリント属性の更新は、ユーザーに段階的に適用されています。

 

変更内容
以前は、現在のブループリントステージに次を使用してアクセスしていました。	input.Blueprint_stages
更新後、この変数は自動的に次に置き換えられます。	input.Blueprint.Current_Stage
追加された新しい属性
input.Blueprint.Name	データが属している現在のブループリントの名前を返します。
input.Blueprint.Status	ブループリントのステータスを返します。
.DSファイルのインポートに関する重要なメモ input.Blueprint_stagesを含む.DSファイルをインポートすると、次のエラーが発生します。 Field 'Blueprint_Stage' does not exist in form これを回避するには、古い.DSファイルをインポートする前に、Blueprint_stagesのすべての箇所をBlueprint.Current_Stageに更新してください。 詳細については、ブループリント属性のヘルプドキュメントをご参照ください。

5.4 データとブループリントの関連付け 

データは、次の場合にブループリントに関連付けられます。

• データがUI操作によって手動で追加または編集された場合、成功時のワークフロー（該当する場合）が完了した後にブループリントに関連付けられます。

• データがDelugeによって追加または編集された場合、現在の実行が完了した後、またはイベントの終了後にブループリントに関連付けられます。

• 上記のどちらの場合も、その時点でデータがどのブループリントにも関連付けられていない場合にのみ、ブループリントに関連付けられます。

データがブループリントに関連付けられている場合、関連するすべてのレポートのデータ詳細表示に帯が表示されます。この帯には、データの現在のステージと次に実行可能なトランジションが表示されます。トランジションの担当者と定義済みの条件に基づいて表示されます。

6. 留意点     

• ブループリントは、ポータルから追加されたデータにも適用されます。

• データがブループリントを通過できるのは1回のみで、同じブループリントに再度入ることはありません。同じブループリントに再度入ることを許可すると、同じブループリントへの割り当てが繰り返される可能性があるため、データが後続のブループリントへ進むように再度入ることは制限されています。

• ブループリント分析を使用すると、統計グラフでブループリントに関するインサイトを確認できます。

• 既存のデータは、ブループリントの作成時に自動で関連付けられることはありません。ただし、これらのデータがUIまたはDelugeを通じて更新されると、ブループリントに関連付けることができます（作成時に定義した条件を満たしている場合）。

7. ブループリントの上限 

8. 関連トピック 

• ブループリントの作成

• ブループリントのクイックスタートガイド