レポートワークフローの連携アクションの設定

レポートワークフローの連携アクションの設定

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このページの内容

レポートのワークフローで連携処理を設定し、Zoho CRM、Zoho Recruit、Salesforce、QuickBooksなどのサービスに接続してデータを追加する方法について説明します。先に進む前に、レポートのワークフローの概要と作成方法を十分に理解しておいてください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者が利用できます

1. レポートのワークフローでの連携処理

レポートのワークフローで連携処理を使用すると、レポートのライブモードから、選択したデータを対応する外部サービスに直接送信できます。これらの処理は、連携処理を含むレポートのワークフローに関連付けられたカスタム処理メニューを、ユーザーがレポート内で操作すると実行されます。

まず、Zoho Creatorと対象の外部サービスを接続する必要があります。認証が完了すると、Zoho Creatorのフォームの項目を、接続先サービスの対応するタブや項目に関連付けることができます。

ユーザーがカスタム処理メニューからレポートのワークフローを実行し、設定した条件を満たすと、選択したデータのうち、関連付けられた値が接続先サービスに自動で追加されます。

レポートのワークフローを設定すると、次の対応サービスにデータを追加できます。

  1. QuickBooks
  2. Salesforce
  3. Zoho CRM
  4. Zoho Recruit

2. ビジネスでの活用例

  1. 例1：有望な見込み客をZoho CRMに登録する
    Zoho Creatorの見込み客管理アプリでは、営業チームが見込み客レポートで潜在顧客を確認します。［Zoho CRMに登録］というカスタム処理メニューが、Zoho CRMとの連携処理を含むレポートのワークフローに関連付けられています。
    営業担当者が見込み客を確認して処理メニューをクリックすると、選択したデータが新しい見込み客としてZoho CRMに自動で追加されます。CRMのデータには、氏名、会社名、電話番号、メール、見込み客の経路などの関連付け済み項目の値が入力されます。これにより、営業担当者が承認した有望な見込み客だけを、その後の営業活動のためにCRMへ送信できます。
  2. 例2：候補者リストに残った応募者をZoho Recruitに登録する
    Zoho Creatorの求人ポータルアプリでは、応募者が応募フォームから募集中の職種に応募します。採用担当者は、応募者レポートですべての応募内容を確認します。［Zoho Recruitに送信］というカスタム処理メニューが、Zoho Recruitと連携するレポートのワークフローに関連付けられています。
    採用担当者が候補者リストに残った応募者を選択し、処理メニューをクリックすると、選択したデータが応募者としてZoho Recruitに自動で追加されます。応募者名、メール、電話番号、経験、応募職種などの項目が、Zoho Recruitの対応する項目に関連付けられます。これにより、採用担当者が確認した有望な応募者だけを、正式な採用プロセスに進めて、さらに評価や選考を行うことができます。
  3. 例3：登録済みのサプライヤーからQuickBooksに仕入先を作成する

サプライヤーを管理するために、Zoho Creatorの調達・仕入先登録アプリを使用している組織を例に説明します。新しい仕入先がフォームから詳細情報を送信すると、調達チームが仕入先レポートでその内容を確認します。［仕入先を作成］というカスタム処理メニューが、レポートのワークフローに関連付けられています。
サプライヤーが承認され、調達チームがこの処理メニューをクリックすると、そのサプライヤーのデータが仕入先としてQuickBooksに作成されます。仕入先名、連絡先担当者、納税者番号、支払い条件、銀行口座情報などの主要な項目が自動で関連付けられます。これにより、確認済みの仕入先だけがQuickBooksに追加され、正確かつ効率的に支払いを処理できます。

3. 連携処理の設定

  1. 対象のレポートに新しいカスタム処理メニューを追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。新しい処理を追加パネルが右側から表示されます。新しい処理を追加パネルが右側から表示されます。
    1. 既存の処理ブロックに新しい処理を作成するには、処理ブロック内の処理にカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または基準を設定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
  4. 処理の種類として［連携］を選択し、対象の外部サービス用コネクターを選択します。この例では、［Zoho CRM］コネクターを使用します。
  5. ［処理］のドロップダウンから、選択したコネクターで利用できる処理の一覧を表示し、必要な処理を選択します。
  6. 選択したサービスとの連携に使用する接続がまだ作成されていない場合は、［接続を追加］をクリックして、接続を作成して認証します。
    1. 選択した外部サービスで既存の接続を利用できる場合は、［接続］のドロップダウンが表示されます。一覧から必要な接続を選択するか、ドロップダウンの横にある［+］アイコンをクリックして、そのサービス用の新しい接続を作成します。
  7. 接続を作成して認証します。
Notesメモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証］ボタンをクリックして認証します。
  1. ［項目を選択］のドロップダウンから外部サービスの各項目を選択し、Zoho Creatorフォームの対応する項目に割り当てます。データを正常に作成できるように、すべての必須項目が関連付けられていることを確認してください。
  2. 項目を追加するには追加アイコン（+）をクリックし、項目を削除するには選択した項目の近くにある削除アイコン（）をクリックします。
  3. ［保存］をクリックします。
  4. 画面右上の［完了］をクリックします。

4. 注意事項

  1. Zoho CRM連携タスクでは、Zoho CRMのサブスクリプションに対象のCRMタブが含まれている場合にのみ、そのタブにデータが追加されます。たとえば、スタンダードプランを利用している場合、発注書タブはスタンダードプランでは利用できないため、このタブにデータを作成しようとしてもタスクは成功しません。
  1. レポートでのアクション項目の作成
  2. レポートワークフローの管理
  3. レポートワークフロー用Delugeスクリプトの設定
  4. レポートワークフローのデータアクセス処理の設定
  5. レポートワークフローの通知処理の設定
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レポートワークフローでの連携処理の設定について学ぶ前に、レポートワークフローの仕組みと設定方法を理解しておいてください。