見積書の基本と活用方法

見積書の基本と活用方法

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このページの内容

調達プロセスにおける見積書、見積依頼（RFQ: Request for Quote）、およびそれらがユーザーによる見積の効果的な比較と、購入の円滑な完了にどのように役立つかについて説明します。
 

概要

調達における見積とは、購入を予定している品目について、候補となる仕入先から価格見積や提案を依頼・受領するプロセスを指します。このプロセスは調達業務において不可欠であり、組織が価格情報を収集し、各社の提案を比較し、要件に最も適した価値を提供する販売業者を最終的に選定することを可能にします。
 
見積は、あらゆる法人にとって重要な要素です。最も競争力のある価格で適切な資材を調達できるようにし、調達対象となる商品の品質やサービスの品質を確認することを可能にします。また、見積は入札内容を評価するためにも利用できます。
 

Zoho Creator による調達での見積管理

調達ニーズが特定されると、調達チームまたは依頼者が RFQ（見積依頼書）ドキュメントを作成します。RFQ には通常、詳細な仕様、必要数量、納期条件、支払条件、その他関連情報が含まれます。
 
RFQ は選定された仕入先に送信され、仕入先はそれに応じて見積または提案を提出するよう招待されます。仕入先は RFQ の内容を確認し、価格情報、納期スケジュール、商品の仕様、その他の条件などを含む詳細な見積を提示します。これにより、調達チームは RFQ に記載された要件を満たすことができる候補仕入先を特定できます。
 

見積比較

調達チームは仕入先から提出されたすべての見積を一覧で確認し、承認に向けて最適な選択肢を選定します。ここで組織は、仕入先から提示された見積を正式に比較し、双方にとって有利な条件・価格・取引条件を確保しつつ、相互に有益な関係を構築します。
 
A[調達ニーズの開始] --> B[RFQ（見積依頼書）の作成]
B --> C[仕入先の選定]
C --> D[RFQ を仕入先に送信]
D --> E[販売業者からの見積受領]
E --> F[見積の評価]
F --> G[選定仕入先との交渉]
G --> H[優先販売業者の選定]
H --> I[発注書（PO）の確定]
I --> J[物品／サービスの受領]
J --> K[請求書処理と支払い]
K --> L[データ収集と調達データの分析]
 

利用ケース

例として、ある組織の調達チームが、iPhone と MacBook の購入に関する調達依頼（PR）を受領したケースを考えてみます。

  1. 最初のステップとして、チームは 5 台ずつの商品の購入について、すべての仕入先または選定した仕入先に対して見積依頼（RFQ）を起票します。この例では、次の仕入先に見積を依頼しています。
1. Stark Industries
2. Bryant Industries
  1. 両方の仕入先が RFQ を受領し、以下のとおり見積を提示し、購入担当者からの確定連絡を待ちます。

 

Iphone

MacBook

Bryant Industries

7000/-

9000/-

Stark Industries

8000/-

10000/-
  1. 調達チームは見積を受領して比較し、このケースでは要件に最も適した Bryant Industries を選定します。
  2. 選定された商品は、財務部門での承認プロセスに回されます。
  3. 承認後、商品の購入のために発注書（PO）が起票され、支払いが行われることで PR は完了します。

注意事項

  1. 現時点では、仕入先は 1 件の依頼につき 1 件の見積のみ提出できます。
  2. 仕入先が見積を提示した商品リストのうち、すべてを購入するか、一部のみを購入するかは依頼者の裁量に委ねられます。
  3. 仕入先は提出済みの見積を編集することはできず、依頼された商品の単価のみを入力できます。
利用可能になり次第、追加されます。