レポートをPDFで添付した月次メールのスケジュール設定

レポートをPDFで添付した月次メールのスケジュール設定

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

要件

月次売上レポートを PDF 形式でスケジュール配信し、当月の売上実績と目標の比較統計を営業マネージャーに送信します。

ユースケース

営業管理アプリは、営業活動や数値データを記録し、営業チームおよび法人全体のパフォーマンスを把握します。 営業マネージャーは、PDF 形式で、売上実績と目標売上を比較したグラフ付きの月次レポートを必要としています。

手順

1. フォームを 2 つ作成 し、次の詳細を設定します。
フォーム
フォームリンク名
項目タイプ
項目名
項目リンク名
営業
Sales
単一行
営業担当者
Supplier_Name
名前
顧客名
Customer_Name
サブフォーム
  • 単一行
  • 数値
明細
  • 商品
  • 数量
Order
  • Product
  • Quantity
 
通貨
合計費用
Total_Cost
目標 vs 実績
Target_vs_Achieved
日付
日付
Supplier_Name
通貨
目標売上
Target_Sales
通貨
売上実績
Achieved_Sales


Target vs Achieved フォームは月次レポートに使用されます。 日付 項目と Target 営業 項目の値は、毎月手動で入力します。Achieved 営業項目の値は、各月の 合計 費用 項目の値を合計して算出されます。

2. ピボットチャートレポートを作成 し、名前を Forecast vs Actual とし、フォーム Target vs Achievedを基に、以下のように設定します。 日付 項目をX-Axisに、 Target 営業 および Achieved 営業 項目をY-Axisにプロットします。


3. スケジュールを設定 し、次の詳細を指定します。

4. ［ 新しいアクションを追加 ］をクリックし、 Deluge Scriptを選択します。

5. 次の Deluge スニペットを Deluge エディターに保存します。
  1. // 現在の月の営業フォームからすべてのデータを取得

  3. sales_records = 営業[ID != 0 && Date_field in 今月];

  5. // 合計営業額を計算
  6. total_sales = sales_records。sum(Total_Cost);

  8. // Target_vs_Achieved フォームからデータを取得し、最新（当月）のデータが先頭になるように降順で並べ替え
  9. forecast_records = Target_vs_Achieved[ID != 0] 並べ替える by Added_Time desc;

  11. // 先頭のデータの Achieved 営業 項目に合計営業額を代入
  12. forecast_records。Achieved_Sales=total_sales;

  14. // 営業マネージャーに添付ファイル付きメールを送信
  15. sendmail
  16. [
  17. 差出人: Zoho。loginuserid
  19. 件名: '月間 レポート'
  20. メッセージ: 'Please find the attached 月間 営業 レポート'
  21. 添付ファイル:レポート:Forecast_vs_Actual as PDF
  22. ]

このスクリプトは、その月の合計営業額を計算し、その値を Achieved 営業 項目に代入します。この値と予測値を含むレポートが、添付ファイルとして送信されます。

動作を確認する     

注意事項

  • メール送信のスニペットは、時間に余裕を持たせるため、別のスケジュール処理に分けて設定することを推奨します。これにより、添付ファイルが送信される前に、ピボットチャートで新しい計算を含む最新データが作成される十分な時間を確保できます。
  • ピボットチャートは PDF 形式でのみ送信できます。 send mail タスク および各種レポートタイプに対する 対応形式についても参照してください。