営業支援システム（SFA）とは？

営業支援システム（SFA）とは、営業担当者の業務を効率化し、より円滑に行うためのシステムです。CRM（顧客関係管理）やMA（マーケティングオートメーション）などのシステムと併用されたり、これらに組み込まれていたりします。このページでは、営業支援システム（SFA）について説明します。はじめに、営業プロセスについて説明します。

営業プロセス

 

営業支援システム（SFA）を利用すべき理由

業務の自動化

米国のInsideSales.com社が行った時間管理に関する調査によると、営業担当者の勤務時間のうち、実際に業務が行われている時間は37%しかありません。また、この調査結果では、営業担当者によってCRMシステムが利用される時間が依然として少ないことも明らかになっています。営業担当者の業務時間のうち、CRMシステムを利用する時間は18%ほどしかありません。また、CRMシステムによる業務の自動化が可能にもかかわらず、10%もの時間が従来の表計算シートによる業務に費やされています。

これまでにSFA/CRMシステムは発展してきたにもかかわらず、現在においても、営業担当者の業務時間の内訳に大きな変化はありません。SFA/CRMシステムが利用されない一番の原因は、既存のシステムから移行するのに調整が必要で、時間がかかることです。このため、既存のシステムが変更されずに引き続き利用されています。しかし、営業活動により注力し、売上や利益を増加させるには、システムによる業務の自動化は欠かせません。

営業支援システム（SFA）によって自動化が可能な業務

営業プロセスの各段階では、さまざまな業務が発生します。以下では、営業支援システム（SFA）を通じて自動化が可能な主な業務を説明します。

• 見込み客のデータの登録 

見込み客のデータを、1件ずつ手入力していると時間も手間もかかります。営業支援システム（SFA）を利用すると、見込み客のデータをメールやフォーム、ファイルから取り込み、登録の手間を削減することができます。

• 見込み客の優先順位付け／スコアリング

見込み客の優先順位付け／スコアリングの機能では、指定した条件に基づいて、見込み客に対してスコア（点数）を自動で割り当てることができます。営業担当者はスコアをもとに優先度を判断し、見込み客に対応することが可能です。

• メール

McKinsey Global Institute社の調査では、一般的に営業担当者は週の営業時間のうち28%の時間をメール業務に費やしていると言われています。しかし、メール業務をただこなすだけでは、受注にはつながりません。営業支援システム（SFA）では、メール送信業務を自動化できます。また、送信する頻度の高いメールをテンプレートとして利用することも可能です。時間を節約し、重要なメールへの対応に集中することができます。

• 見込み客の担当者の割り当て 

見込み客のデータを登録した後、営業担当者を割り当てる必要があります。営業支援システム（SFA）では、割り当てを自動化できます。最適な営業担当者を見込み客に自動で割り当てることが可能です。割り当てを行う営業マネージャーや営業担当者の時間を節約することができます。

• 活動の管理

営業支援システム（SFA）では、営業担当者が行う必要があるタスクや予定などの活動を管理できます。営業担当者は、やるべきことや予定を一か所でまとめて確認できます。また、顧客ごとに過去や今後の活動を確認でき、対応をよりスムーズに行うことが可能です。

• 顧客データの管理

営業支援システム（SFA）では、顧客に関するさまざまな情報を管理／保存できます。担当者やマネージャーの間で、営業活動に必要な情報を共有できます。担当者が退職した場合でも、他の担当者に対応を簡単に引き継ぐことができます。

• 売上予測 

営業支援システム（SFA）では、売上を予測できます。売上の傾向や見通しを把握することが可能です。また、売上目標を作成し、達成状況を確認することもできます。

• レポートの作成

営業データを分析するにあたって、レポートの作成は必要不可欠です。通常、レポートを手動で作成するには手間がかかります。営業支援システム（SFA）では、保存されているデータをもとにレポートを効率的に作成できます。また、要件に合わせて独自のレポートを簡単に作成することもできます。

上記のように営業支援システム（SFA）を活用することで、業務を効率化し、より円滑に行うことができます。営業マネージャーや営業担当者は、優先度の高い業務に集中して取り組むことが可能です。 

営業支援システム（SFA）を利用するメリット

• 営業担当者にとっての営業支援システム（SFA）のメリット

• 営業マネージャーにとっての営業支援システム（SFA）のメリット

• 顧客にとっての営業支援システム（SFA）のメリット 
  

営業担当者にとっての営業支援システム（SFA）のメリット

営業担当者は、営業支援システム（SFA）を利用することでさまざまなメリットを得ることができます。顧客との良好な関係を築き、営業活動をより円滑に行うことが可能になります。主なメリットは、以下のとおりです。

• 見込み客の状況の把握：営業担当者が見込み客の状況を把握し、状況に応じた対応を行うことができます。
  
  

• 見込み客の優先度付け：見込み客の優先順位付け／スコアリングを行うことができます。営業担当者が、確度の高い見込み客を選別し、対応することが可能です。
  
  

• 連絡に適切なタイミングの把握：見込み客に対して、どのタイミングでアプローチや状況伺いなどの連絡をすると良いかを把握できます。見込み客が関心を持ったタイミングや、応答を得られやすいタイミングで連絡することが可能です。
  
  

• データの一元管理：さまざまなデータを一か所にまとめて一元管理できます。複数のツール／サービスを開いてデータをあちこち探す手間を省くことが可能です。
  
  

• 繰り返しの業務の自動化：営業担当者が日々繰り返し行う業務（定型／ルーチン業務）を自動化できます。時間を節約することが可能です。
  
  

• 予定やタスクなどの活動の管理：顧客への電話（通話）やメール送信、社内外のミーティング、その他の予定やタスクなどの活動の情報を簡単に登録できます。営業担当者は、登録されている予定やタスクをすばやく把握することが可能です。
  
  

• メールテンプレートの作成と活用：送信する頻度の高いメールのテンプレートを作成できます。顧客ごとにメールをはじめから作成する手間を省くことが可能です。
  
  

• 対応件数やスピードの向上：業務の自動化や効率化に役立つさまざまな機能を活用することで、営業活動の件数やスピードを向上させることが可能です。営業担当者の生産性を高めることができます。
  
  

• 入力ミスの防止：システムに入力されるデータを検証するための機能が用意されています。これにより、入力されるデータの精度と有効性を保つことができます。営業担当者によるデータの入力ミスを防ぐのに役立ちます。
  
  

• 対応の分担：顧客の属性や状況に合わせて、担当者を割り当てることが可能です。また、全体の割り当て状況を確認し、対応が特定の担当者に偏りすぎないように分担を調整することも可能です。その他、情報をシステムに残しておくことで、引き継ぎもスムーズになります。
  
  

• 効果的な営業対応の学習：営業担当者は、顧客の状況に応じていつどのような対応を行うべきか、どのような対応が効果的かを、システムを通じて学ぶことが可能です。また、成功事例や失敗事例を互いに共有し、学びあうこともできます。 
  

営業マネージャーにとっての営業支援システム（SFA）のメリット

営業支援システム（SFA）を利用せずに従来の表計算シートでデータを管理している場合、営業マネージャーの業務は営業担当者と同様、あるいはそれ以上に煩雑になります。営業担当者ごとにデータの管理方法や業務の進め方が異なる場合、それらを確認する営業マネージャーの労力は計り知れません。営業支援システム（SFA）は、営業担当者だけでなく営業マネージャーにもメリットをもたらします。主なメリットは、以下のとおりです。

• データの一元管理：営業担当者と同様に、さまざまなデータを一か所にまとめて一元管理できます。データの管理方法を統一できるため、必要なデータをすばやく確認することが可能です。
  
  

• 対応状況の把握：営業担当者による見込み客への対応状況を把握できます。対応中の見込み客数、通話件数、メールの送信件数など、さまざまなデータを確認することが可能です。
  
  

• 売上予測：売上目標を営業担当者に割り当てて、達成状況をリアルタイムに確認できます。また、達成状況に応じて、目標値を調整することも可能です。
  
  

• レポートによる分析：レポートを通じて、見込み客、商談、売上などに関するさまざまなデータを分析できます。ステータス別の見込み客の数、商談の受注件数や金額など、詳細な指標データを把握することが可能です。
  
  

• 確認やチェック作業の省力化：見込み客への対応状況や商談の進捗状況をシステム上で把握できるため、営業マネージャーは各担当者に都度確認を取る必要や手間を減らすことができます。
  
  

• 営業担当者へのアドバイス：営業プロセスにおいて見込み客がどの段階に位置するかをすばやく確認できるため、状況や優先度に応じた対応のアドバイスを営業担当者に伝えることができます。
  
  

• リマインダー／通知の設定：営業プロセスにおいて見込み客が特定の段階に移動した際や特定の段階から移動しなくなった際に、すぐに対応できるようにリマインダー／通知を設定できます。
  
  

• 見込み客の自動割り当て：指定した条件に基づいて、営業担当者に対して新しい見込み客への対応を自動で割り当てることができます。手動で割り当てる手間を省くことが可能です。
  
  

• 管理業務の効率化：業務の自動化や効率化に役立つさまざまな機能を活用することで、管理業務のスピードを向上させることが可能です。営業マネージャーの生産性を高めることができます。
  
  

• 顧客満足度の向上：顧客の状況をもとに対応が必要または不要なタイミングを正確に把握できます。顧客との関係性を向上させ、顧客満足度を高めることが可能です。 
  

顧客にとっての営業支援システム（SFA）のメリット

営業支援システム（SFA）は、営業担当者や営業マネージャーだけでなく、顧客に対してもメリットをもたらします。主なメリットは、以下のとおりです。

• 対応状況の確認：問い合わせや連絡した内容の対応状況について確認することができます。状況について営業担当者に個別に確認する手間を省くことが可能です。
  
  

• スムーズな問い合わせ：データは営業支援システム（SFA）で一元管理されるため、同じ内容を何度も伝える手間を省くことができます。問い合わせやその後のやりとりをスムーズに行うことが可能です。
  
  

• 迅速な対応：営業プロセスの各段階において対応が明確に管理されているため、営業担当者による対応を迅速に受けることができます。
  
  

• 状況や希望に適したやりとり：これまでのやりとりの内容について営業担当者がシステムで常に確認できるようになるため、状況や希望に合わせた形で営業対応を受けることができます。
  
  

• 信頼性の向上：上記のメリットにより、顧客は営業担当者を信頼し、安心してやりとりすることができます。信頼する担当者や組織から商品やサービスを購入することが可能です。
  

営業支援システム（SFA）と顧客関係管理システム（CRM）の違い

営業支援システム（SFA）と顧客関係管理システム（CRM）は混同されがちですが、厳密には異なるシステムです。

CRM（顧客関係管理：Customer Relationship Management）とは、顧客との関係構築に必要な情報を管理するためのシステムです。受注前から受注後にわたって取得した顧客情報や、自社の担当者によるこれまでの対応履歴など、顧客に関するすべてのデータを中長期的に保存し、活用するのに役立ちます。

これに対して、SFA（営業支援システム：Sales Force Automation）とは、主に営業活動の効率化を図るためのシステムです。特に、見込みの段階から受注に至るまでの過程で役立つ機能が多く用意されています。また、営業担当者が日々繰り返し行う業務（定型／ルーチン業務）を自動化、効率化するのにも役立ちます。

CRMシステムの中には、SFAシステムの機能が組み込まれているものもあります。これらのシステムを活用することで、営業活動を円滑に行うことが可能です。

営業支援システム（SFA）を導入する際のポイント

営業支援システム（SFA）を導入する際には、利用したい機能を選定したり、実現したい内容を把握したりなど、重要なポイントがあります。これらのポイントを踏まえることで、組織でシステムを効率よく利用することができます。主なポイントは、以下のとおりです。

• 自社の営業プロセス全体の流れや各段階で発生する業務を把握しましょう。

• 営業支援システム（SFA）の導入を通じて実現したい内容を把握しましょう。

• システム化や自動化の対象となる業務を特定しましょう。

• 利用できる機能、利用できない機能、各種制限について確認しましょう。

• 導入決定後、テスト運用を行いましょう。

• メール送信などの処理を自動化する場合は、顧客に対して表示される内容を確認しましょう。

• 運用状況や設定内容を定期的に見直しましょう。
  

 Zoho CRMが選ばれる理由

以下では、営業支援システム（SFA）を導入するにあたって、Zoho CRMが選ばれる主な理由について説明します。

• 使いやすさ：Zoho CRMは、直感的な操作で簡単に利用できるシステムです。特別な研修やトレーニングを受けなくてもすぐに設定や利用を開始できます。

• 便利な機能：Zoho CRMには、営業担当者の業務を手助けする営業支援システム（SFA）としての機能がたくさん用意されています。上記で説明した自動化処理など、営業活動に役立つさまざまな機能を利用することが可能です。

• 手頃な料金：手頃な料金でさまざまな機能を利用できます。また、プランも複数用意されており、要件や状況の変化に合わせてプランを変更することも可能です。

• 簡単なデータ移行：他のシステムからZoho CRMに移行する際や、従来の表計算シートでのデータ管理からZoho CRMに移行する際に、簡単にデータを移行することができます。

• 処理の自動化：繰り返し行う業務（定型／ルーチン業務）の一連の流れをワークフローとして設定し、これらの業務を自動化することができます。メールの送信、データの更新、タスクの追加など、さまざまな内容に対応しています。

• システムのカスタマイズ：要件に合わせてZoho CRMをカスタマイズできます。また、要件を標準機能で満たすのが難しい場合でも、Zoho CRM上で機能を独自に作成／開発することも可能です。

• プライバシーとセキュリティ：Zohoでは、お客さまがサービスを安心して利用できるように、各種データは複数のデータセンターで厳重に管理されます。また、GDPR（一般データ保護規則）などのデータ保護やプライバシー保護に準拠するための機能も用意されています。

• 外部サービスとの連携：さまざまな外部サービス／アプリケーションと連携できます。また、対象のサービス／アプリケーションとの連携機能が用意されていない場合、カスタム関数やAPIを通じて独自に連携することも可能です。

• プロセス管理：見込み客の獲得から商談の受注までの一連の営業活動を効率よく管理できます。承認フローの設定も可能です。また、営業プロセスの各段階の状況をすばやく把握することも可能です。

• 顧客とのコミュニケーション経路の集約：Zoho CRMからさまざまな連絡方法を通じて顧客とやりとりできます。ソーシャルメディア、通話、インスタントメッセージ、メール、チャットなどに対応しています。

• AI（人工知能）の活用：Zoho CRMには、AIアシスタントの「Zia」（ジア）を通じて利用できる機能が用意されています。Ziaを通じてAI（人工知能）の機能を活用し、各種データを自動で分析したり、主要な指標の傾向や予測値を確認したりできます。

• モバイルアプリ：AndroidやiOS向けのモバイルアプリが用意されています。モバイルやタブレットからでも各種データを確認することが可能です。