定期レポート

定期レポート

毎日／毎週／毎月／毎年の間隔で、定期的にレポートをメールで自動送信できます。送信先には、Zoho CRMユーザーだけでなく、任意のメールアドレスを指定することが可能です。定期レポートの設定が完了すると、指定した間隔に応じてレポートがメールの添付ファイルとして送信されます。 
定期レポートは、メール以外にも、チャットでも送信できます。
  1. メール： ユーザー、グループ、役職、役職と部下、テリトリーのいずれかの分類をもとに受信者を選択し、メールでレポートを送信できます。
  2. Zoho Cliq： Zoho Cliqのユーザーやチャンネルを送信先として選択し、チャットのメッセージでレポートを送信できます。ただし、参加者の追加権限を持っているチャンネルのみ、選択可能です。
  3. Cisco Webex： Webexのユーザーやチャンネルを送信先として選択し、チャットのメッセージでレポートを送信できます。なお、送信先に対して連携が有効になっている必要があります。また、参加者の追加権限を持っているチャンネルのみ、選択可能です。
利用条件
必要な権限
定期レポートの権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
定期レポートを設定するには
  1. ［レポート］ タブをクリックします。
  2. 画面左側のメニューで ［定期レポート］ をクリックします。
  3. 画面右上にある ［新しい定期レポート］ をクリックします。
  4. 新しい定期レポートの作成画面の ［基本情報］ 設定で、次の手順を実行します。
    1. 対象のレポートを選択します。
    2.  レポートに基準タブのデータIDを含める場合は、［データIDの列を表示する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    3. レポートのファイルのエクスポート形式を選択します。
    4. 開始日時を入力します。
    5.  繰り返しの間隔を選択します。
    6. 終了のタイミングを選択します。
  5. ［受信者の情報］ 設定で、 レポートの送信方法として、ドロップダウンからメール、Zoho Cliq、Cisco Webexのいずれかを選択します （連携済みの送信方法のみ表示されます） 。
  6. ［受信者の情報］設定で、次の手順を実行します。
    1. メール：ユーザー、グループ、役職、役職と部下、テリトリーのいずれかの分類をもとに受信者を選択します。
    2. Zoho Cliq：ユーザー、チャンネルのいずれかを選択します。
    3. Cisco Webex：ユーザー、チャンネルのいずれかを選択します。
  7. ［予約する］ をクリックします。


Notes
メモ：
  • 定期レポートのデータ数の上限は、2,000件です。また、メールの受信者として、任意のメールアドレスを直接追加することも可能です。

定期レポートの設定項目
項目 説明 項目の種類
レポートを選択 対象のレポートを選択します。 1行（テキスト）／必須項目
ファイルのエクスポート形式 レポートを作成して保存するファイルの形式を選択します（PDF／XLS／CSV）。 選択リスト／必須項目
開始日 定期レポートの開始日と、レポートを作成して受信者に送信する時刻を指定します。 選択リスト／必須項目（標準の日付形式はmm/dd/yy、時刻形式はhh:mm）
間隔 定期レポートの繰り返しの間隔を選択します（毎日／毎週／毎月／毎年）。 選択リスト
レポートの送信方法 レポートの送信方法を選択します。 選択リスト
テンプレート レポートの送信に使用するメールテンプレートを選択します。 選択リスト
受信者を選択 受信者を選択します。 ルックアップ
追加の受信者 メールアドレスをコンマ区切りで入力します。 1行（テキスト）

定期レポートのエクスポート

定期レポートのデータはXLS／CSV／PDF形式のファイルとして出力（エクスポート）され、自動送信されます。受信者は、レポートのファイルを用いて最新のデータを確認できます。また、必要に応じて、データを加工したり他のシステムに取り込んだりして詳細に分析することが可能です。

定期レポートのファイルのエクスポート形式を変更するには
  1. ［レポート］ タブをクリックし、画面左側のメニューで［定期レポート］をクリックします。
  2. 定期レポートの一覧 ページで、対象の定期レポートを選択します。
  3. 定期レポートの設定画面で、［ファイルのエクスポート形式：］のドロップダウン をクリックし、いずれかの形式を選択します。
    • PDF : 定期レポートをPDF形式のファイルとして出力します。
    • XLS : 定期レポートをXLS形式のファイルとして出力します。
    • CSV : 定期レポートをCSV形式のファイルとして出力します。
  4. ［予約する］をクリックします。
メモ：
  • 定期レポートでは、最大2,000件のデータをファイルとして出力できます。それ以上の数のデータを出力したい場合は、対象のレポートのページから出力（エクスポート）の操作を行います。
  • 表示形式レポートでは最大2,000行のデータを出力できます。一覧レポートでは最大50,000行のデータを出力できます。
  • 一覧レポートでは、1件の組織につき1日あたり50,000件のデータを出力できます。


すべてのタブのデータのバックアップを取得したい場合は、完全なデータのバックアップを申し込むことができます（申し込みごとに追加料金が発生します）。
関連項目： データのバックアップ