メールの各種設定
CRMのユーザーは、組織内での役職や職務に応じて、さまざまな活動を行います。管理者は、これらの活動をスムーズに実行してもらうため、タブ、データ、項目への適切なアクセス権限をユーザーに設定できます。
新しいユーザーが組織に加わったり、部署が変わったり、昇進したりするたびに、個々のユーザーのメールへのアクセス権限を設定するのは面倒なことです。その解決策として、Zoho CRMにはメールの各種設定機能が用意されています。役職階層ごとにメールの共有権限を簡単に設定できます。
メールの各種設定
メールの各種設定では、管理者権限を持つユーザーが、役職に基づいてメール共有の権限を設定することができます。たとえば、ある課長に送信されたメールを同じ役職のユーザーが表示できるように設定する場合、課長の役職であるユーザーに対して1人ずつメール共有の権限を設定するのではなく、この役職に対してメール共有の権限を設定する方がはるかに簡単です。そうすることで、課長の役職に該当するすべてのユーザーについて、メール共有に関して同じ権限がまとめて設定されます。
事前に役職に対してメール共有の権限を設定しておけば、新規ユーザーに役職が割り当てられたり、部署が変わったり、昇進したりするたびにメール共有の権限を設定しなくても、設定された権限が自動的に適用されます。また、除外するドメインや、メール共有の対象となるユーザーや役職などの設定もあわせて適用されます。
メモ
- ある役職のユーザーのメールは、初期設定では直属の上司と共有されます。この設定は編集できません。
- 既存のユーザーの共有権限が更新されると、以前の権限は上書きされます。
- 既存のユーザーの共有権限が更新され、そのユーザーに対して設定された権限と役職に対して設定された権限が異なる場合は、役職に基づく権限が優先されます。
メール共有の設定を行うには
- ［設定］ → ［チャネル］ → ［メール］ → ［メール設定］ → ［メール共有］ をクリックします。
- ［各種設定］ をクリックします。
- 対象の役職の［共有の種類］を一覧から選択します。
- ［除外するドメイン］ を入力して、 ［完了する］ をクリックします。
この項目は、［共有の種類］に ［公開］ を選択すると表示されます。 - ［メールの共有対象］ で、 ［階層を更新するにはクリックしてください］ をクリックします。
［共有の種類］に ［非公開］ を選択した場合は、 ［階層を更新するにはクリックしてください］ は表示されません。 - ［メール共有の設定］ ページで、［すべて］を選択するか、役職を個別に選択します（チェックを入れます）。
- ［選択したユーザー］もしくは［ユーザーを表示する］ をクリックすると、メールを共有したいユーザーを個別に選択できます。
- ［完了する］ をクリックします。
- ［今すぐ適用する］ をクリックし、 ［新規および既存のユーザー］ または ［新規ユーザーのみ］ を選択します。
- ［新規および既存のユーザー］を選択した場合、注意画面が表示されますので、［続ける］をクリックします。
- 共有権限を元に戻す場合、 ［元に戻す］ をクリックします。