メール構文解析の概要

概要

営業業務の中でも重要なのが、見込み客のデータの収集と登録です。しかし、それには手間がかかります。多くの場合、見込み客とのやりとりはメールで行われますが、たくさんのメールから必要なデータのみを抽出して保存／管理しなければなりません。

必要なデータの例として、見込み客の個人名、組織名、組織の規模、地域、商品やサービスへの要件などが挙げられます。これだけでも、データの取得とCRMへの登録には手間がかかります。

手間がかかる原因の1つが、データの取得方法です。営業担当者はさまざまな取得元からデータを精査して抽出し、保存する必要があります。そこで、Zoho CRMのメール構文解析機能を使用すると、受信したメールからのデータの抽出／登録処理を自動化できます。

メール構文解析は、同じような内容のメールを大量に受信する場合に特に役立ちます。上記の列の不動産事業の場合、問い合わせ内容の書き出しとして以下の文章が考えられます。

「お世話になっております。ABC株式会社賃貸事業部の川根花子です。」

以下のように、別の人から同じような内容のメールを受け取ることもあります。

「お世話になっております。XYZ株式会社店舗開発部の横浜太郎です。」

問い合わせのメールなどでは、組織名や差出人などの情報を除いて、メールの形式が同じである場合があります。このようなメールを大量に受け取る場合に、メール構文解析が役立ちます。組織名や差出人などの情報を抽出し、CRMに自動で登録することが可能です。

Zoho CRMでのメール構文解析の設定方法については、こちらをご参照ください。