メールの商談への関連付け

メールの商談への関連付け

注
商談の詳細ページで連絡先の役割に関連付けられているメールを表示する機能、およびそのメールを商談に関連付ける機能は、最新のメール設定に組織内のすべてのユーザーが移行済みの場合に利用できます。メール設定の移行が済んでいる組織のユーザーであれば、どのデータセンターに登録している場合でも利用可能です。
メールは、どのような組織においても商談の成功に不可欠なコミュニケーション手段です。小規模な組織では、顧客とのあらゆるやりとりがメールでまとめて行われることも少なくありません。複数の部門から成るような大きな組織では、社外の顧客とのやりとりだけでなく、社内の部門間のやりとりにも大いに役立ちます。また、取引金額が大きな場合は、監査やコンプライアンスの面でもメールによるやりとりの記録が重視されます。

Zoho CRMでは、特定の連絡先とやりとりしたメールを確認する機能があります。一方、商談対応のため、商談に関係する連絡先を関連付ける機能も用意されています。関連付けにおいては、以下の2種類の方法があります。
  1. 商談のメインの連絡先として関連付ける：この方法では、［商談］タブの［連絡先名］という項目を通じて連絡先を関連付けます。通常、商談を進めるうえで、最もやりとりをする相手を関連付けます。たとえば、相手企業の窓口担当者や、購入の意思決定者などがメインの連絡先となります。この方法で商談に関連付けることができるのは、1人だけです。
  2. 商談における連絡先の役割を指定して関連付ける：この方法では、［商談］タブの［連絡先の役割］という関連リストを通じて連絡先を関連付けます。この方法では複数の人を商談に関連付けることができます。相手企業内の複数の担当者をそれぞれの役割を指定して商談に関連付けることができます。大規模な商談では、最終的な契約までに複数の担当者が関わることがよくあります。たとえば、メインの連絡先のほかに、技術部門、法務部門、経理部門など複数の部門が商談に関わる場合は、その各担当者を、特定の役割を持つ連絡先として商談に関連付けることができます。
上記のように、1件の商談には複数の連絡先を関連付けることが可能ですが、反対に、1人の連絡先を複数の商談に関連付けることも可能です（1人が複数の商談に関与している場合、その人を、メインの連絡先、または連絡先の役割として複数の商談に関連付けることができます）。

メールは、基本的には連絡先に関連付けられています。しかし、特定の商談のフォローアップなどをする場合、連絡先に関連付けられているさまざまなメールの中から、特定の商談に関係するメールだけを確認しようとすると手間がかかります。また、複数の連絡先が関係している商談では、連絡先ごとにメールを確認する必要があるのでその手間はさらに大きくなります。このような場合、特定の商談に関係するメールだけを簡単に一覧できると便利です。そのためには、メールを、連絡先ではなく、商談に直接関連付ける必要があります。

Zoho CRMでは、特定の商談に関係するメールを簡単に一覧できるようにするため、メールを商談に関連付ける機能があります。この関連付けの機能には、以下の2種類があります。
  1. 自動：あらかじめ定義されているパターンにもとづいて自動で関連付けが行われます。
  2. 手動：ユーザーが［商談］タブまたは［連絡先］タブから手動で関連付けを行います。
以下の表に、メインの連絡先のメールと、連絡先の役割のメールのそれぞれについて、商談との関連付けに関して可能な操作を示します。
操作
メインの連絡先のメール
連絡先の役割のメール
連絡先が関連付けられている商談の詳細ページで表示する
可能
可能
自動で商談に関連付ける
可能
対象外
手動で商談に関連付ける
可能
可能
商談の関連付けを変更する（別の商談に関連付ける）
可能
可能
商談の関連付けを解除する
可能
可能

メモメモ
商談の詳細ページの［メール］欄では、メインの連絡先のメールと、連絡先の役割のメールのどちらも［関連する連絡先に関連付けられているメール］として表示されます。

利用条件

必要な権限
この機能は、IMAP連携を設定しているユーザーが利用できます。

［商談］タブでのメールの表示

特定の商談に関係するメールは、その商談に関連付けられている連絡先の詳細ページから表示する以外に、商談の詳細ページで表示することもできます。商談の詳細ページでは、［メール］の関連リストの欄に、メールの一覧が表示されます。表示できるメールの一覧には、以下の2種類があります。

  • この商談に関連付けられているメール：対象の商談に直接関連付けられているメールのみを一覧で表示します（初期状態では、こちらの一覧が表示されます）。
  • 関連する連絡先に関連付けられているメール：対象の商談の［連絡先名］の項目で指定されている連絡先（メインの連絡先）、および［連絡先の役割］の関連リストで指定されている連絡先に関連付けられているメールを、すべて一覧で表示します。

メールの一覧を切り替えるには

  1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
  2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンで以下のいずれかの一覧を選択します。
    • この商談に関連付けられているメール
    • 関連する連絡先に関連付けられているメール

商談に関する情報を用いた自動関連付け

Zoho CRMでは、商談に関する情報によってメールと商談が自動で関連付けられます。この自動の関連付けは、メインの連絡先に該当する宛先とのメールについてのみ行われます。連絡先の役割に該当する宛先とのメールについては、自動での関連付けは行われません。

ある連絡先からメールを受信すると、その連絡先に関連付けられている商談の状況によって、次のように自動の関連付けが行われます。
  1. 連絡先が1件の商談に関連付けられている場合
    1. 関連付けられている商談が未完了の商談または受注した商談である場合、メールはその商談に関連付けられます。
    2. 関連付けられている商談が失注した商談である場合、メールは商談には関連付けられず、連絡先に関連付けられたままになります。
  1. 連絡先が複数の商談に関連付けられている場合
    1. 更新日時が最も新しい商談が未完了の商談または受注した商談である場合、メールはその商談に関連付けられます。
    2. 更新日時が最も新しい商談が失注した商談であり、ほかに未完了の商談がない場合、メールは商談には関連付けられず、連絡先のみに関連付けられます。
    3. 更新日時が最も新しい商談が失注した商談であり、ほかに未完了の商談がある場合、メールはその未完了の商談に関連付けられます（未完了の商談が複数ある場合は、その中で更新日時が最も新しい商談に関連付けられます）。

Notes
メモ
  • IMAPのメールアカウントを新しく設定した場合、過去のメールについては、メールの同期時に、連絡先に関連付けられている商談が1件の場合のみ商談への関連付けが行われます。
  • 未完了の商談がある場合でも、連絡先が複数の商談に関連付けられている場合、過去のメールは商談への関連付けは行われず、連絡先に関連付けられたままになります。このような場合は、あとから手動でメールを商談に関連付けることができます。なお、商談への直接の関連付けを行わなくても、商談の詳細ページから、連絡先に関連付けられているメールとして確認することは可能です。
  • メールを商談に関連付けると、そのメールに関連付け済みであることを示すアイコンが表示されます。このアイコンをクリックすると、商談との関連付けの変更や解除を行えます。

手動での商談の関連付け／関連付けの解除／関連付けの変更

Zoho CRMでは、メールと商談の関連付けは一定の条件にもとづいて自動で行われます。ただし、必要に応じて、メールに関連付けられている商談をあとから変更することもできます。また、手動でメールを商談に関連付けたり、商談の関連付けを解除したりすることも可能です。

メールが商談に関連付けられた後、手動で関連付けを解除するか、商談を削除しない限り、その関連付けは維持されます。

メールを商談に関連付けるには

  1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
  2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［関連する連絡先に関連付けられているメール］を選択します。
  3. ドロップダウンで連絡先を選択します。なお、［メインの連絡先］または［連絡先の役割］のいずれかに該当する連絡先を選択できます。

  4. メールの横にある関連付け用アイコン（）をクリックします。
  5. ポップアップ画面で、メールを関連付ける商談を選択します。
    この画面には、選択した連絡先に関連付けられている商談のみが表示されます。

連絡先に関連付けられているメールの一覧から、商談の関連付けを解除または変更するには

  1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
  2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［関連する連絡先に関連付けられているメール］を選択します。
  3. ドロップダウンで連絡先を選択します。なお、［メインの連絡先］または［連絡先の役割］のいずれかに該当する連絡先を選択できます。
  4. 対象のメールの右側にある［関連付けられている商談］アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
    • ［関連付けを解除する］：商談の関連付けを解除します。
    • ［変更する］：現在の関連付けを解除し、別の商談に関連付けます（既存の商談を選択するか、新しい商談を作成して関連付けることができます）。

商談に関連付けられているメールから、商談の関連付けを解除または変更するには

  1. ［商談］タブに移動し、目的の商談を選択します。
  2. 関連リストの［メール］欄に移動し、ドロップダウンから［この商談に関連付けられているメール］を選択します。
  3. 対象のメールの右側にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、表示されたメニューから次のいずれかをクリックします。
    • ［関連付けを解除する］：商談の関連付けを解除します。
    • ［変更する］：現在の関連付けを解除し、別の商談に関連付けます（既存の商談を選択するか、新しい商談を作成して関連付けることができます）。
Notesメモ
 メールの詳細表示の画面でも、商談の関連付けの解除や変更を行うことが可能です。
  1. ［商談］タブまたは［連絡先］タブから、対象のメールを選択します。
  2. 表示されたメールの詳細画面で、以下のいずれかの手順を行います。
    • 右側にある［▼］アイコンをクリックし、表示されたメニューから［商談を関連付ける］または［商談の関連付けを解除する］を選択します。
    • ［関連付けられている商談］欄の右側にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックして、商談の関連付けを解除または変更します。

IMAP連携を無効化した場合の影響

IMAP連携を無効にすると、メールと商談の関連付けは解除されます（手動、自動のどちらで関連付けが行われたかにかかわらず、解除されます）。IMAP連携を再び有効にすると、自動の関連付けがあらためて始めから実行されます。

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