選択リスト項目には、2つの種類があります。具体的には、個別選択リスト（特定のタブでのみ利用できる選択リスト）と共通選択リスト（複数のタブで共通して利用できる選択リスト）です。共通選択リストは、複数のタブのレイアウトに同じ選択リストを配置したい場合に役立ちます。個別選択リストをこのような場合に利用すると、各タブで個別に設定を行う必要があるため、同じような作業を繰り返すことになり、手間がかかります。

共通選択リストとは

共通選択リストとは、複数のタブで共通して利用できる選択リストです。個別選択リストを共通選択リストに関連付けることができ、共通選択リストで値（選択肢）の追加、更新、削除などを行った場合に、個別選択リストにも連動して変更を反映できます。

• 共通選択リストの選択肢は、すべて、個別選択リストの選択肢に関連付ける必要があります（一部の選択肢だけを関連付けることはできません）。
• 1つの共通選択リストに対して、複数の個別選択リストを関連付けることができます。 この場合、共通選択リストで変更した内容は、関連するすべての個別選択リストに反映されます。

共通選択リストを利用する主なメリットは、以下のとおりです。

• 同じ内容の選択リストを複数のタブに作成したい場合に、同じ設定を繰り返し行う必要がない
• 同じ選択リストがさまざまなタブや機能に利用されていても、値（選択肢）を一括で追加、更新、削除できる

その他の特徴：

• 共通選択リストの値（選択肢）を変更すると、対象の値が使用されているすべての場所（データ、自動処理の実行条件、レポートなど）に変更が反映されます。
• 個別選択リストと共通選択リストの関連付けの設定は、必要に応じて変更可能です。
• 個別選択リストを共通選択リストに関連付ける際は、値（選択肢）の関連付けが必要です。値は、条件に応じて、自動で関連付けられる場合と、そうでない場合があります。
• 自動で関連付けられる場合：個別選択リスト内のすべての値（選択肢）が共通選択リストにもある場合は、値が自動で関連付けられます。
• 自動で関連付けられない場合：個別選択リストにはあって、共通選択リストにはない値（選択肢）がある場合、値は自動で関連付けられません。この場合、個別選択リストの値を共通選択リストの値に手動で関連付けることができます。

利用条件

共通選択リストの活用

共通選択リストを利用した方がよいかどうかを判断するためのポイントは、以下のとおりです。

• 対象の選択リストを特定のタブでしか利用しない場合は、共通選択リストを利用する必要はありません。

• たとえば、発信通話の目的を選ぶための個別選択リスト は、［通話］タブでしか利用しません。このような場合、あえて共通選択リストを利用する必要はないでしょう。

• 複数のタブで同じ選択リストを利用したい場合には、共通選択リストがうってつけです。

• たとえば、［業種］という選択リスト項目が、［見込み客］、［連絡先］、［商談］の3つのタブで利用されているとします。このような場合、［業種］という共通選択リストを作成し、各タブにある個別選択リストを共通選択リストに関連付けると、選択リストの管理が楽になります。

活用例

ある企業では、さまざまな業種の顧客と取引を行っているとします。この企業では、［見込み客］、［取引先］、［商談］の3つのタブすべてにおいて、［業種］という個別選択リストの項目を利用しています。この項目には、どのタブでも同じ選択肢が登録されているようにしなければなりません。

このような場合に、共通選択リストを利用しないと、選択リストの作成やメンテナンスに手間や時間がかかります。

1. まず、選択リストの作成時には、同じ選択肢の入力作業を3回も繰り返す必要があります。
   
   
   
   
   
2. また、選択リストの値（選択肢）を更新するのも大変です。たとえば、［飲食業］という選択肢を削除し、［飲食業（飲食店）］と［飲食業（テイクアウト・配達）］という2つの選択肢を追加する必要が発生したとします。個別選択リストでは、このような必要が発生した場合にも、3つの選択リストの値（選択肢）をすべて手動で変更しなければなりません。
   
   

以上のような場合に、共通選択リストを利用しないと、以下のような問題が発生します。

1. 生産性の低下：面倒な手作業の繰り返しによって、無駄な工数が発生します。

2. ミスの発生：複数の場所で個別に設定を行うと、手作業によるミスが発生しやすくなります。たとえば、どこかで値を追加、削除し忘れたり、入力ミスが発生したりします。

このような場合、共通選択リストを利用するだけで、正確な処理をすばやく簡単に行うことが可能です。

1. 以上のような問題を解決するには、まず、［業種］という共通選択リストを追加します。
   
   
2. 次に、各タブで利用している個別選択リストを、同じ共通選択リストに関連付けます。
   
   
3. 共通選択リストの値（選択肢）を更新すると、変更内容が各選択リストに自動で反映されます。
   
   

このように、共通選択リストを利用すると、以上のような場合にも、スムーズに選択リストを作成、管理できます。ぜひご活用ください。

共通選択リストの利用方法に関する詳細は、 こちらの記事 をご参照ください。