選択リストの関連付けによるデータのステータスの分類と確認

Zoho CRMでは、選択リストの値をカテゴリーに分類できます。カテゴリーをもとに、データの状況やステータスをより簡単に把握することが可能です。データの詳細ページに移動して値を確認する手間を省くことができます。

選択リストの値をカテゴリーに関連付けるにあたって、未対応、成功、失敗などの標準のカテゴリーを使用したり、独自のカテゴリーを作成したりすることが可能です。チームの担当者は、データの状況やステータスを簡単に把握できます。また、カテゴリーに分類したデータを操作の実行条件として選択したり、これらのデータに自動化処理を適用したりできます。データの詳細ページでは、カテゴリーの遷移を確認することも可能です。Zoho CRMに保存されているデータの管理を円滑に行うのに役立ちます。

データのカテゴリーについて、例を挙げて説明します。［見込み客］タブに［見込み客のステータス］の選択リストの項目があるとします。この項目の選択肢には、新規、連絡済み、反応なし、要連絡などがあります。これらのステータスは、見込み客のデータや対応状況をもとに設定されます。しかし、見込み客の対応を進めながら、これらの内容を確認してステータスを個別に設定するのはとても大変です。

データのカテゴリーを利用するメリット

データのカテゴリーを設定することで、見込み客のステータスの値をカテゴリーに分類できます。カテゴリーに該当する類似データをまとめて確認することが可能です。データの分布状況を把握し、各カテゴリーのデータにすばやくアクセスして対応を進めることができます。データの詳細ページから個別に値を確認する手間を省くことが可能です。

上記の例の場合、［見込み客のステータス］の選択リストの値を、標準のカテゴリー（未対応、成功、失敗）に分類できます。設定すると、既存の選択リストの値がいずれかのカテゴリーに分類されます。ユーザーは、各カテゴリーに分類されたデータの一覧を確認したり、カテゴリーをもとにデータのステータスを把握したりすることが可能です。また、データのカテゴリーをもとにフィルターを適用し、抽出したデータに対して特定の処理を行うこともできます。フィルターの適用方法については、以下で説明します。

データのカテゴリーを有効にするには、データのカテゴリーの設定を行います。設定するにあたって、未完了、成功、失敗などの標準のカテゴリーを使用したり、独自のカテゴリーを作成したりできます。

別の例をもとに説明します。

［支払い情報］タブに、支払いの拒否、手続きの失敗、返金の開始などのステージが適用されている商談や支払いのデータが保存されているとします。この場合、これらのデータを［失敗］のカテゴリーに分類することができます。
また、［連絡先］タブに、サービスの登録ユーザーのデータが保存されているとします。この場合、登録ステータスをカテゴリーに関連付けることで、連絡先をカテゴリーに分類することが可能です。