ルックアップ項目用のフィルター
現在、以下で説明している機能のうち特定の機能は一部のユーザーのアカウントでのみ利用できます。今後、段階的にすべてのユーザーのアカウントで利用可能になる予定です。
概要
Zoho CRMには、ルックアップ項目用のフィルター機能が用意されています。この機能を利用すると、ルックアップ項目の値の選択肢に、一定の条件を満たす値のみが表示されます。ルックアップ項目の値を選択するにあたって、対象となるデータのみをわかりやすく表示することが可能です。
ルックアップ項目用のフィルターを利用するメリット
- ルックアップ項目を通じて関連付けられているデータに関して、対象となるデータのみをわかりやすく表示できます。
- 条件を満たす値のみを表示することで、値を選択しやすくなります。
- 選択肢を少なくすることで、間違った選択肢を選んでしまう等のミスを防止できます。
ルックアップ項目用のフィルターを活用することで、業務の効率化を図ることが可能です。以下では、ルックアップ項目用のフィルターの利用例や設定方法について説明します。
利用条件
利用例
利用例1
利用例2
利用例1
［商談］タブの［取引先名］というルックアップ項目で、ステータスが有効である取引先のデータのみを表示したいとします。この場合、［取引先名］の項目の設定においてルックアップ項目用のフィルターを有効にし、フィルター条件として［ステータス］［次の値と等しい］［有効］と設定します。
これにより、商談のデータの作成／編集時に［取引先名］のルックアップ項目をクリックすると、［ステータス］が［有効］である取引先のデータのみが表示されます。
このように、ルックアップ項目用のフィルターを活用することで、必要なデータのみを表示し、選択しやすくすることができます。
利用例2
複数のサービスを扱っている会社において、商談のデータの作成／編集時に、該当の商談で対象となるサービスの専門担当者を割り当てたいとします。担当者の抽出条件に使用するサービスは固定的ではなく、商談ごとに異なります（例：ある商談ではサービスAの担当者、別の商談ではサービスBの担当者を抽出する）。このような場合、ルックアップ項目用のフィルターを項目に基づいて設定することで、商談の対象サービスを専門とする担当者のデータのみを抽出して選択肢として表示できます。
上の画像は、ルックアップ項目用のフィルターを、項目に基づいて設定した例です。この設定をもとにした商談の画面が以下の画像です。Deal（商談）の［Service］（サービス）とSME（Subject Matter Expert：専門担当者）の［Expertise］（専門）の項目において、同じ値（Product Customization／商品カスタマイズ）を持つデータが抽出され表示されています。これにより、該当するサービスの専門担当者のみを表示して、割り当てることが可能です。
ルックアップ項目用のフィルターの追加
ルックアップ項目用のフィルターを設定するにあたって、以下の2種類の条件を指定できます。
- 値に基づく条件：ルックアップ項目を通じた参照先データのいずれかの項目において特定の値を持つデータのみを抽出して選択肢として表示できます。たとえば、［取引先名］のルックアップ項目において選択肢として表示する取引先データの条件を指定するとします。この時、取引先の［業界］の項目において、値が［テクノロジー］に該当するデータのみを表示するようにフィルターを設定することが可能です。
- 項目に基づく条件：ルックアップ項目を通じて関連付けられているデータ間において、両方の項目の値が同じデータのみを抽出して選択肢として表示できます。ルックアップ項目があるデータ（参照元のデータ）の特定の項目と、ルックアップ項目を通じて関連付けられているデータ（参照先のデータ）の特定の項目で、値が一致するデータのみを抽出することが可能です。たとえば、連絡先のデータを編集する際に、［取引先名］のルックアップ項目を通じて取引先データを選択するとします。また、市区町村が同じ取引先のみをルックアップ項目の選択肢として表示したいとします。このような場合、該当の連絡先における［市区町村］の項目の値と同じ値が保存されている取引先データのみを、ルックアップ項目の選択肢として表示することが可能です。この方法では、特定の値に該当するデータのみを固定的に抽出するのではなく、指定した項目をもとにデータを動的に抽出できます。
ルックアップ項目用のフィルターを追加するには
- 画面左側のメニューで対象のタブにカーソルを合わせ、［…］（その他）メニューをクリックし、［+ 項目］を選択します。
または、［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］の順に移動し、タブを選択して、レイアウトの一覧で対象のレイアウトの名前をクリックします。
- レイアウトの編集画面でルックアップ項目に移動し、［…］（その他）アイコンをクリックします。
- ルックアップ項目で［…］（その他）アイコンをクリックしたら、表示されたメニューで［プロパティの編集］をクリックします。
- ルックアップの詳細に関する設定画面で、［ルックアップ項目を通じて表示される値にフィルターを適用する］のチェックボックスを選択します。
- フィルター条件の内容を選択します。
- フィルター条件の基準として、［値］または［項目］のいずれかを選択します。
- 項目に基づく条件の場合、対象となるタブの項目を選択します。
- ［+］または［-］ボタンをクリックすると、条件を追加／削除できます。
- ［保存する］をクリックします。
-
必要に応じて、［データの編集時にルックアップ項目の値がフィルター条件を満たすどうかを検証する］のチェックボックスを選択します。
メモ：
データの編集時にルックアップ項目の値がフィルター条件を満たすどうかを検証する設定を有効にすると、データを更新した際に、ルックアップ項目の値がフィルター条件を満たしているかどうか確認が行われます。データの編集後も該当のデータがフィルター条件を満たしているか確認することが可能です。 - ［完了する］をクリックします。
留意事項
- ルックアップ項目用のフィルターに対応している項目は、以下のとおりです。
- タブのレイアウトおよびサブフォーム内のルックアップ項目
- タブのレイアウトおよびサブフォーム内のユーザー項目
- ルックアップ項目用のフィルターの適用範囲：ルックアップ項目用のフィルターは、タブごとにのみ設定可能です。また、ルックアップ項目に設定されたフィルターは、レイアウトに関わらず適用されます。
- データの変換：データの変換時には、ルックアップ項目用のフィルターは適用されません。たとえば、見込み客データを取引先／連絡先のデータに変換した場合、見込み客データのルックアップ項目の値が変換先（取引先／連絡先）のタブのフィルター条件を満たしていない場合でも、変換先のタブにデータが登録されます。ただし、変換したデータを編集する際には、ルックアップ項目用のフィルターの条件を満たすように修正を促すメッセージが表示されます。
このように、フィルター条件を満たさないデータが登録される事態を防止するには、変換元（見込み客）のタブと、変換先（連絡先／取引先／商談）の各タブで同じフィルター条件を設定する必要があります（見積書や受注書から請求書への変換においても同様です）。 - ルックアップ項目が設定されているタブにデータをインポートする場合は、ルックアップ項目用のフィルターの条件を満たしているデータのみがインポートされます。条件を満たしていないデータはインポートされません。
- ワークフロールールを通じてデータが作成された場合、ルックアップ項目用のフィルター条件に対する検証は行われません。
- 項目に基づくフィルター条件を設定する場合、ルックアップ項目を通じて参照するデータの項目には、条件として選択した項目と同じ種類の項目のみが表示されます。たとえば、条件として日付や日時の種類の項目（例：追加日時）を選択した場合、参照先のデータにおいて同じ種類の項目（例：最終活動日時、変換日時）が一覧に表示されます。