CSV形式のファイルへの変換

1. ［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動します。
   
2. インポートの画面で、以下の操作を実施します。
   
1. ［Act! CRM］を選択します。データの移行画面が表示されます。
   
2. データの移行画面で、画面右下の［問い合わせる］をクリックします。
3. ポップアップ表示される［問い合わせの送信］画面で、以下の内容を入力します。
   
1. 電話番号（国番号を含む）
   
2. ユーザーライセンス数
   
3. データファイルを変換する際の留意事項
   
4. ［送信する］をクリックします。
   
   問い合わせの送信後、2～3営業日ほどで担当者から連絡が行われます。
3. CSV形式のファイルを受け取った後、Zoho CRMのデータの移行画面でファイルを参照／アップロードします。ファイルをアップロードする際に複数のファイルを選択したり、Zip形式のファイルをアップロードしたりすることもできます。

データの移行が可能なタブ

1. Company（組織）
   

1. Contacts（連絡先）
   

1. Case（問い合わせ）
   

1. Opportunity（商談）
   

1. Users（ユーザー）
   

1. Tasks（タスク）
   

1. Notes（メモ）
   

1. History information（履歴情報）
   

1. Meetings（予定）
   

1. 管理者権限を持つアカウントで、Zoho CRMにログインします。
   
2. ［設定］→［データ管理］→［インポート］の順に移動します。
3. インポートの画面で、［Act! CRM］を選択します。 
4. データの移行画面で、対象のファイルを参照／アップロードします。 ファイルをアップロードする際に複数のファイルを選択したり、Zip形式のファイルをアップロードしたりすることもできます。
   
5. ［次へ］をクリックします。
   Zoho CRMにファイルが自動で読み込まれ、ファイル内のデータがZoho CRMのタブと項目に関連付けられます。
6. ［タブのファイルの関連付け］の画面では、以下の操作が可能です。
   
1. データが関連付けられているタブと関連付けられていないタブの一覧を、それぞれ確認できます。
   
2. ファイル内のデータの関連付け先となるタブを確認できます。
3. インポートしたファイルのうち、関連付けられていないファイルや使用できないファイルがあるかどうかを確認できます。
4. 画面左下にある［移行を破棄する］リンクをクリックすると、移行処理を最初からやりなおすことができます。
7. 画面右側の欄に表示されているいずれかのタブ名をクリックすると、該当のタブに関連付けられているファイルを確認できます。また、［関連付けていないファイル］の一覧からファイルを選択して、タブに関連付けることも可能です。複数のファイルを同時に関連付けることができます。さらに、データ移行先のタブが既存のタブの中にはない場合、新しいタブを作成して、ファイルを関連付けることも可能です。 新しいタブを作成するには、以下の手順を実施します。
1. ［新しいタブを作成する］をクリックします。
2. タブ名を入力し、［次へ］をクリックします。
   
3. 作成したタブに関連付けるファイルを選択し、［保存する］をクリックします。
8. ［次へ］をクリックします。
   関連付けられたタブの一覧が表示されます。こちらで各タブの項目を関連付けることができます。
9. ［項目の関連付け］の画面で、すべての必須項目が関連付けられていることを確認します。
   CSVファイル内の項目は、［ファイルの項目］の列に表示されます。こちらからCSVファイル内の項目とZoho CRMの項目を手動で関連付けることもできます。 
10. Zoho CRMの項目を新しく追加し、ファイルの項目に関連付けることも可能です。
    作成できる項目の数は、Zoho CRMのプランによって異なります項目を作成しない場合は、手順12に進みます。
11. 表示された新しい項目の作成画面で、以下の手順を実施します。
    
1. 必要に応じて、項目のラベル（項目名）を修正します。インポートしたファイルの項目において、対応するZoho CRMの項目がないものが表示されます。また、これらの項目にはファイル内の列番号も表示されます。
   
2. ［項目の種類］の欄で、作成する項目の種類を選択します。
   ［自動番号］と［数式］は選択できません。また、移行時にこれらの種類の項目を作成することもできません。
3. ［作成する］をクリックします。項目が作成され、インポートしたファイルのデータに関連付けられます。
4. ［閉じる］をクリックして、移行手順を進めます。
12. ［関連付けた項目］タブをクリックすると、Zoho CRMの項目に関連付けられている項目が表示されます。［関連付けていない項目］タブをクリックすると、Zoho CRMの項目に関連付けられていない項目が表示されます。
13. 画面左下にある［関連付けをリセットする］をクリックすると、関連付けを最初からやりなおすことが可能です。
    関連付けをリセットすると、これまでに設定した内容はすべて削除されますのでご注意ください。
14. 画面左下の［自動で関連付ける］をクリックすると、インポートするファイル内の項目が、Zoho CRM内の該当する項目に関連付けられます。
    項目の識別と関連付けの処理は、システムによって自動で行われます。
15. インポートするファイルの項目の値が空の場合に、空の値をそのまま取り込む代わりに特定の値を登録することも可能です。登録するには、対応するZoho CRMの項目の右の欄にカーソルを合わせて、［空の値を置き換える］から置き換え後の値を入力します。
    この機能が役立つのは、関連付けた項目が入力必須に設定されている場合です。インポートしたデータの項目の値が空だと、インポート処理を適切に完了できない可能性があります。ファイル内に空の値がある場合に置き換える値を登録することで、インポート処理を円滑に進めることが可能です。
    たとえば、ファイルの項目［姓］をZoho CRMの［見込み客］タブの項目［姓］に関連付けしたとします。ファイルの項目に値がない場合、インポート処理中に該当のデータがスキップされてしまいます。このような状況を回避するには、ファイルの項目［姓］の値が空白の場合に項目の値を置き換えるための値（例：不明）を設定します。
16. インポートするファイル内の1つの項目に対して、Zoho CRMの項目を複数関連付けることができます。関連付けるには、対象の項目にカーソルを合わせ、項目名の横にある［+］アイコンをクリックします。
    たとえば、インポートするファイルの項目［都道府県］を、Zoho CRMの項目で請求先住所の［都道府県］と納品先住所の［都道府県］の両方の項目に登録する場合などに便利です。
17. 関連付けたZoho CRMの項目において、初期値を割り当てることもできます。
    初期値を割り当てると、ファイルをインポートする際にZoho CRMの特定の項目に対して、初期値として指定した値が登録されます。たとえば、［見込み客］タブに複数のデータをインポートする際に、すべてのデータにおいて見込み客のデータ元が共通であるとします。この場合、Zoho CRMの項目［見込み客のデータ元］に該当の共通するデータ元の値を割り当てることで、インポートするすべてのデータにおいて同じ値を登録することが可能です。
18. ［保存して次へ］をクリックします。
    
19. ［確認］の画面で、［ファイルの関連付けの状況］と［タブごとの項目の関連付け状況］を確認します。
    
20. ［移行を開始する］をクリックします。
    移行の開始後に［関連付けを編集してから、もう一度移行を実行する］をクリックして、設定を変更することも可能です。