Zoho CRMのデータのエクスポート

Zoho CRMのデータのエクスポート

Zoho CRMでは、組織の要件に合わせてZoho CRMに保存されているデータをエクスポートできます。データの共有や分析、バックアップの管理などを行う際に役立ちます。

エクスポート方法

Zoho CRMに保存されているデータをエクスポートするにあたって、以下の3種類の方法が用意されています。
  1. タブごとのデータのエクスポート
  2. すべてのデータのバックアップの取得
  3. レポートのエクスポート

各エクスポート方法の概要

  1. タブごとのデータのエクスポート：対象のタブの［処理］メニュー、または設定画面の［データ管理］のセクションから、個別のタブのデータを簡単にエクスポートできます。
  2. すべてのデータのバックアップの取得：すべてのタブ、添付ファイル、Zoho CRMの設定情報など、Zoho CRMに保存されているすべてのデータのバックアップを作成し、エクスポートできます。
  3. レポートのエクスポート：特定のタブの項目や特定の期間のデータを抽出して作成したレポートを、個別にエクスポートできます。エクスポートするデータを指定したい場合に役立ちます。
以下では、主にタブごとのデータのエクスポート方法について説明します。

タブごとのデータのエクスポート

タブのデータをCSV／XLSX形式でエクスポートできます。エクスポートしたデータのダウンロード用リンクは7日間有効です。ファイルはzip形式でダウンロードされます。

XLSX形式の場合、最大50,000件のデータをエクスポートできます。

CSV形式の場合、1件のタブから一度に最大200,000件のデータをエクスポートすることが可能です。エクスポートするにあたり、CSVファイルのエンコード形式を指定できます。言語に応じたエンコード形式を指定することにより、さまざまな言語のデータをエクスポートすることが可能です。
1日にエクスポート可能な回数は、Zoho CRMのプランによって異なります。
1.無料プラン：10回
2.スタンダードプラン：100回
3.プロフェッショナルプラン：250回
4.エンタープライズプラン：500回
5.アルティメットプラン：1,000回
タブに保存されているデータが200,000件を超える場合：
  1. データの 作成日時 に基づくフィルター条件を設定し、複数に分けてデータをエクスポートできます。
  2. データのバックアップ機能を利用することで、該当のタブのすべてのデータをエクスポートできます。

利用条件

エクスポート機能を利用できるのは、 タブのエクスポート 権限を持つユーザーのみです。

データをエクスポートするには

  1. （設定）アイコンをクリックし、［データ管理］ → ［エクスポート］ の順に移動します。
  2. データのエクスポート 画面で、 ［エクスポートを開始する］ をクリックします。

    または、対象のタブで［処理］をクリックし、タブのデータをエクスポートするためのメニューをクリックします。
  3. 表示された画面で、以下の操作を実行します。
    1. ［タブ］ のドロップダウンから、対象のタブを選択します。
    2. ［（タブ名）データ一覧］ のドロップダウンから、対象のデータ一覧を選択します。 すべてのデータの一覧 、または 特定のデータを抽出した一覧 を選択できます。また、新しい フィルター条件を指定 して対象のデータを抽出することも可能です。
      以下の画像は、フィルター条件を指定してデータを抽出する例です。

    3. ［項目］の選択欄から、対象の項目を選択します。［データ一覧内の項目］、［すべての項目］、［選択した項目］のいずれかを選択できます。

          - データ一覧の選択欄で［条件基準］を選択した場合、［データ一覧内の項目］を選択することはできません。

                - ［すべての項目］を選択すると、すべてのデータがエクスポートされます。ただし、特定の項目のデータを除外することもできます。除外するには、［項目を除外する］のチェックボックスにチェックを入れ、除外する項目を選択します。データIDを選択し、エクスポートしたファイルの列からデータIDを除外することも可能です。


      Notes
      メモ：エクスポートから除外する項目を選択するにあたって、選択可能な項目の上限は20件です。［選択した項目］を選択した場合、対象のタブからルックアップ項目を含めて最大200件の項目を選択できます。
                        
      - ［選択した項目］を選択する場合、該当のタブ（または関連付けられているタブ）の項目を選択する必要があります。
                                      
    4. ファイルの種類として、［CSV］または［XLSX］のいずれかを選択します。
    5. ［CSV］を選択した場合、CSVファイルのエンコード形式を選択します。言語に応じたエンコード形式を指定することにより、さまざまな言語のデータをエクスポートすることが可能です。
    6. ［エクスポートする］ をクリックします。
    7. エクスポートの概要が、［エクスポート履歴］のセクションに表示されます。エクスポートが完了するまで、ステータスは［進行中］と表示されます。
  4. エクスポートが完了すると、ステータスが ［完了］ に変更されます。データをダウンロードするには、該当のエクスポート履歴にカーソルを合わせて ［ ダウンロードする］ をクリックします。 

カスタムビューのデータをエクスポートするには

任意のタブのデータの一覧ページから、カスタムビューのデータをすばやくエクスポートできます。エクスポートするには、以下の手順を実施します。
  1. タブのデータの一覧ページで、対象の カスタムビュー を選択します。
  2. 画面右上の ［…］（その他）  ボタンをクリックし、 ［エクスポート（タブ名）］ を選択します。
  3. データのエクスポート 画面が開きます。対象となるカスタムビューに応じて、 ［タブ］ 、 ［（タブ名）データ一覧］ 、 ［項目］ のドロップダウンの内容が自動で選択されます。
  4. ［エクスポートする］ をクリックします。

データのエクスポート画面での操作

エクスポートの権限を持つユーザーは、 データのエクスポート 画面からさまざまな操作を行うことができます。データのエクスポート画面を開くには、 （ ［設定］）→［データ管理］→［エクスポート］ の順に移動します。
こちらの画面で行える操作や確認できる内容は、以下のとおりです。
  1. エクスポートの開始 ：［エクスポートを開始する］ボタンをクリックし、対象のタブのデータをエクスポートできます。
  2. エクスポート履歴の確認 ：過去60日間に実行されたエクスポート履歴の一覧を確認できます。こちらの一覧で確認できる内容は、以下のとおりです。
    1. エクスポート対象のタブ
    2. エクスポート処理を実行したユーザー
    3. エクスポートの開始日時
    4. エクスポート対象のデータ数
    5. エクスポートのステータス（ 実行中 、 完了 、 実行中にエラーが発生しました ）
  3. フィルターの適用 ：エクスポート履歴の一覧の右上にあるフィルター機能を使用すると、フィルター条件を指定してエクスポート履歴を抽出できます。組織でデータのエクスポート処理を行う機会が多い場合に、特定のエクスポート履歴をすばやく見つけることが可能です。フィルター条件の基準として使用できる項目は、以下のとおりです。
    1. ユーザー
    2. タブ
    3. 日付
  4. エクスポート履歴の詳細の確認 ：一覧からいずれかのエクスポート履歴をクリックすると、 エクスポート の詳細画面が開きます。
    こちらでは、 エクスポート履歴の詳細情報 を確認できます。［エクスポート履歴］の一覧画面で確認できる概要情報に加えて、以下の内容を確認することも可能です。
    1. エクスポート時に選択されたデータの一覧、または指定された条件
    2. 選択したファイル形式とエンコード形式
    3. 選択された項目
  5. ダウンロード用リンク ： 一覧からいずれかのエクスポート履歴の ［ ダウンロードする］リンクにカーソルを合わせると、ダウンロード用のリンクURLが表示されます。リンクをクリックすると、データを自身のデバイスにダウンロードできます。ダウンロード用リンクの有効期限は、7日間です。
  6. データのバックアップの申請 ：こちらのリンクをクリックすると、Zoho CRMに保存されているすべてのデータのエクスポート処理を申請できます。
管理者は、すべてのユーザーのエクスポート履歴を確認できます。管理者以外のユーザーは、自身のエクスポート履歴のみを確認することが可能です。

メモ

  1. データのエクスポートが完了し、ダウンロードできるようになると、通知が送信されます。
  2. 1回のエクスポートにおいて設定可能な条件の上限は、25件です。この上限には、［（タブ名）データ一覧］と［項目］の両方で指定した条件が含まれます。
  3. 1回のエクスポートにおいて設定可能な項目の上限は、200件です。
  4. 参照関係が設定されているタブから項目を選択するにあたって、指定可能なタブの上限は5件です。
  5. 管理者は、他のユーザーがエクスポートしたデータをダウンロードできます。
  6. エクスポートするデータにタグを含めることができます。
  7. エラーが発生した場合は、エクスポートの手順をもう一度お試しください。
  8. Zoho CRMからエクスポートするファイルに、有害な情報やデータが含まれることはありません。ただし、未知のセキュリティ脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートしたファイルをMS Excelで開く際に、何らかの処理が実行される旨の警告がないかどうかを確認することをお勧めします。警告の内容を確認し、問題があると考えられる場合は、ファイルの処理をそのまま続けないようにしてください。
  9. GDPRやHIPAAの設定が有効になっている場合のデータのエクスポートについては、以下のページをご参照ください。
    1. 個人情報に関するデータのエクスポートを制限する（GDPR）
    2. Zoho CRMでの医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）への準拠