DocuSign拡張機能

DocuSign拡張機能

DocuSignは、契約書などのさまざまな文書への署名を依頼して管理できる、電子署名サービスです。DocuSign拡張機能を利用すると、Zoho CRMで管理しているデータをもとに顧客宛てに文書を送信して署名を依頼することができます。この拡張機能は、見込み客／連絡先／取引先／商談／見積書／請求書／受注書／発注書データで利用できます。なお、Zoho CRMのテンプレートを使用してPDF形式の文書ファイルを作成し、DocuSignを通じて文書を送信して署名を依頼することも可能です。

DocuSign拡張機能をインストールすると、以下の3つのカスタムタブが作成されます。
  1. ［Envelopes］（エンベロープ）：郵送における封筒の役割と同様に、DocuSignを通じた文書の宛先（署名者）などのデータが表示されます。署名捺印のフローにおける進捗や履歴を管理できます。
  2. ［Envelope Events］（エンベロープイベント）：文書の送信日時と署名捺印日時に関するデータが表示されます。
  3. ［Envelope Recipients］（エンベロープ受信者）：文書の受信者と署名の順番に関するデータが表示されます。
Notes
メモ：
  1. DocuSign拡張機能をインストールできるのは、管理者のみです。
  2. Zoho CRMとDocuSignのアカウントへのサインインには、同じメールアドレスを使用する必要があります。
  3. DocuSign拡張機能は、日本（JP）、米国（US）、インド（IN）、オーストラリア（AU）、カナダ（CA）のデータセンターに登録されているアカウントにおいてのみ利用可能です。

拡張機能のインストール

DocuSign拡張機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。

DocuSign拡張機能をインストールするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
    ［すべての拡張機能］タブに、利用可能な拡張機能が表示されます。
  2. ［DocuSign］を見つけてクリックします。
    拡張機能の詳細が表示されます
  3. ［インストールする］をクリックします。
  4. 利用条件に同意して［Continue to Install］（インストールを続ける）をクリックし、進みます。
  5. インストール対象として次のいずれかを選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
    1. ［Install for admins only］（管理者のみ）：管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. ［Install for all users］（すべてのユーザー）：すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
    3. ［Choose profiles］（選択した権限）：選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。こちらを選択した場合、［Confirm］（続ける）をクリックして、一覧から対象のユーザー権限を選択します。
      選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
  6. ［Authorize］（認証する）をクリックします。
    この手順をスキップした場合でも、あとで［設定］→［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済み］→［DocuSign］から設定できます。DocuSign拡張機能の詳細ページで、［Integrations］（連携）の設定で［Authorize］（許可する）をクリックします。
  7. 表示された画面で、DocuSignアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、［LOG IN］（ログインする）をクリックします。
    アカウントの認証が完了すると、拡張機能を利用できるようになります。

DocuSignでの署名の依頼

DocuSign拡張機能のインストールが完了すると、見積書／連絡先／取引先／商談などのデータの詳細ページで、［Send for DocuSign］（DocuSignで署名を依頼する）ボタンが利用できるようになります。このボタンを利用して、DocuSignで文書を送信することで署名を依頼できます。署名対象の文書を作成する際、既存のファイルをアップロードする以外に、テンプレートを使用してZoho CRMのデータに基づくファイルを新しく作成することもできます。また、各データの詳細ページには［DocuSign Envelope］関連リストが表示され、エンベロープ（送信したファイルと署名者）の詳細が一覧に表示されます。

文書を送信して署名を依頼するには
  1. 対象のタブに移動します（［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］、［見積書］、［請求書］、［受注書］、［発注書］タブのいずれか）。
  2. 一覧から、文書の送信先のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、右上の操作メニューから［Send for DocuSign］（DocuSignで署名を依頼する）を選択してクリックします。
    文書の送信画面が開きます。
  4. ［Send Envelope with DocuSign］（DocuSignを通じたエンベロープの送信）画面で、ファイルの追加方法として［Send Envelope］（ファイルをアップロードして送信する）、または［Send Envelope with Template］（テンプレートを使用してファイルを作成して送信する）のいずれかを選択します。
［Send Envelope］（ファイルをアップロードして送信する）を選択した場合は、次の手順を実行します。
  1. ［Add Documents］（文書の追加）設定で、文書ファイルのアップロード方法を選択します（コンピューターから／Zoho CRMから）。
    複数のファイルを追加した場合、1つのPDFファイルとして結合され、送信されます。
  2. 文書を送信して署名を依頼する受信者を追加します。初期設定では、対象のデータに関連する見込み客／連絡先データのメールアドレスが受信者として追加されます。
  3. ［Message to All Recipients］（すべての受信者に対するメッセージ）欄で、受信者に送信するメールの件名と本文を入力します。
  4. ［NEXT］（次へ）をクリックすると、DocuSignの画面に移動します。
    こちらで、上記の設定に加えて、送信の詳細設定を追加できます。
  5. ［Advanced Options］（詳細設定）をクリックして、次の手順を実行します。
    1. 受信者に対して署名担当の変更／委任を許可する場合は、該当のチェックボックスを選択します。
    2. リマインダーを設定する場合は、［Send automatic reminders］（リマインダーを自動送信する）のチェックボックスを選択します。
    3. 文書への署名期限（依頼後の日数）を指定します。
    4. 文書の有効期限切れを顧客に通知するタイミング（期限後の日数）を指定します。
    5. ［SAVE］（保存する）をクリックします。
  6. ［NEXT］（次へ）をクリックして、文書のプレビューを表示し、署名欄を追加します。
  7. ［SEND NOW］（すぐに送信する）をクリックします。
    受信者宛てにメールで文書が送信されます。
［Send Envelope with Template］（テンプレートを使用してファイルを作成して送信する）を選択した場合は、次の手順を実行します。
  1. 一覧から、対象のテンプレートを選択します。選択したテンプレートを使用して作成された文書が、エンベロープに追加されます。
  2. 文書を送信して署名を依頼する受信者を追加します。初期設定では、対象のデータに関連する見込み客／連絡先データのメールアドレスが受信者として追加されます。
  3. ［Message to All Recipients］（すべての受信者に対するメッセージ）欄で、受信者に送信するメールの件名と本文を入力します。
  4. 受信者に応じて内容を変える（受信者に関連する情報をZoho CRMの項目から挿入する）場合、対象の差し込み項目のチェックボックスを選択します。
  5. ［NEXT］（次へ）をクリックすると、DocuSignの画面に移動します。
    こちらで、上記の設定に加えて、送信の詳細設定を追加できます。
  6. ［Advanced Options］（詳細設定）をクリックして、次の手順を実行します。
    1. 受信者に対して署名担当の変更／委任を許可する場合は、該当のチェックボックスを選択します。
    2. リマインダーを設定する場合は、［Send automatic reminders］（リマインダーを自動送信する）のチェックボックスを選択します。
    3. 文書への署名期限（依頼後の日数）を指定します。
    4. 文書の有効期限切れを顧客に通知するタイミング（期限後の日数）を指定します。
    5. ［SAVE］（保存する）をクリックします。
  7. ［NEXT］（次へ）をクリックして、文書のプレビューを表示し、署名欄を追加します。
  8. ［SEND NOW］（すぐに送信する）をクリックします。
    受信者宛てにメールで文書が送信されます。
Notes
メモ：
  1. 使用可能な文書ファイルの形式は、pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、wp、txt、rtf、jpg、jpeg、gif、tif、tiff、bmp、png、htm、htmlです。
  2. 一度に送信可能なファイル数の上限は、5件です。各ファイルの容量の上限は、50MBです。
  3. 複数の受信者を追加した場合、文書にはすべての受信者による署名が必要になります。また、署名の順番は、受信者欄に追加された順番になります。まず、署名の順番の最初の受信者に対して、メールで文書が送信されます。
  4. 最初の受信者が文書に署名すると、次の順番の受信者に文書が送信されます。
  5. 連絡先データを削除した場合でも、関連付けられている署名文書は削除されずにそのまま残ります。
  6. 拡張機能よって追加されたカスタムタブ（［Envelopes］／［Envelopes Events］、［Envelopes Recipients ］／［Envelopes Recipients］タブ）はカスタマイズできません。ただし、該当のタブに関するワークフロールールの作成は可能です。

テンプレートを使用した文書の作成

署名用の文書を用意する際、既存の文書ファイルをアップロードする以外に、テンプレートを使用して新しい文書を作成することもできます。テンプレートを使用すると、データに応じて異なる値を挿入し、受信者に応じた内容の文書ファイル（PDF）を作成できます。

テンプレートを使用して文書を作成するには
  1. 対象のタブに移動します（［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］、［見積書］、［請求書］、［受注書］、［発注書］タブのいずれか）。
  2. 文書を作成するデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、右上の操作メニューから［Send for DocuSign］（DocuSignで署名を依頼する）を選択してクリックします。
  4. ［Send agreement with DocuSign］（DocuSignでの文書の送信）画面で、次の手順を実行します。
    1. ［Create Document］（文書を作成する）→［From CRM Templates］（Zoho CRMのテンプレートを使用する）の順にクリックします。
    2. 表示された画面で、使用するテンプレートを選択します。
    3. ［Create］（作成する）をクリックします。
      文書ファイルが作成されます。
    4. 送信設定の詳細を入力し、［SEND NOW］（すぐに送信する）をクリックします。

データに関連付けられている文書の表示

データの詳細ページの［Envelopes］（エンベロープ）関連リストで、データに関連付けられている文書と署名状況を確認できます。

データに関連付けられている文書を表示するには
  1. 対象のタブに移動します（［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］、［見積書］、［請求書］、［受注書］、［発注書］タブのいずれか）。
  2. 一覧から対象のデータをクリックします。データの詳細ページで、［Envelopes］（エンベロープ）の関連リストに移動します。
    データに関連付けられているエンベロープと文書の署名状況が一覧で表示されます。

拡張機能のアンインストール

DocuSign拡張機能は、必要に応じていつでもアンインストールできます。ただし、アンインストールすると、関連するすべてのデータが削除され、復元できなくなりますのでご注意ください。

DocuSign拡張機能をアンインストールするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順にクリックします。
    ［インストール済み］タブをクリックすると、インストール済みのすべての拡張機能が表示されます。
  2. ［DocuSign］を見つけて、下部にある［Uninstall］（アンインストールする）リンクをクリックします。
  3. 確認画面で［Ok］をクリックして、拡張機能をアンインストールします。
    拡張機能がアンインストールされ、DocuSign拡張機能に関連するすべてのデータが削除されます。