Kanban Board for Zoho CRM拡張機能

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能

Zoho CRM内のデータが増えても、Kanban Board for Zoho CRM拡張機能を利用することで、必要なデータをかんばん（カード）形式で見やすく整理できます。データの管理や確認をしやすくすることが可能です。たとえば、商談用のボードを作成し、ステージごとに列を分けてデータを表示できます。これにより、全体の進捗とともに、各ステージの商談の概要を簡単に確認できます。

かんばんボードでは、基準となる項目（選択リスト）にもとづいて、データをグループ化して列ごとに表示します。ボードは、複数作成することもできます。さらに、外部サービスの拡張機能を使用している場合でも、それぞれの外部サービスのデータが保存されているタブを対象にして作成することも可能です（例：Zendesk、SurveyMonkey）。

メモ: Kanban Board for Zoho CRM拡張機能は、米国（US）、インド（IN）、オーストラリア（AU）、カナダ（CA）、サウジアラビア（SA）、日本（JP）のデータセンターで利用できます。

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のインストール

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のインストールは、Zoho CRMの設定画面、またはZoho Marketplaceから実行できます。インストール時に、組織内で拡張機能の利用を許可するユーザーを設定できます。利用を許可されたユーザーの画面には、［Kanban Board］タブが表示されます。

拡張機能をインストールするには
  1. ［マーケットプレイス］→［すべて］をクリックします。
  2. ［すべての拡張機能］の検索欄を使用して［Kanban Board for Zoho CRM］を見つけて、クリックします。
    Kanban Board拡張機能の詳細情報が表示されます。
  3. ［インストールする］をクリックします。
  4. サービス規約に同意するためのチェックボックスを選択し、［インストールする］をクリックします。
  5. 利用条件に同意して、［Continue to Install］（インストールを続ける）をクリックします。
  6. インストール対象として次のいずれかを選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
    1. ［Install for admins only］（管理者のみにインストール）：管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. ［Install for all users］（すべてのユーザーにインストール）：すべてのユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。
    3. ［Choose profiles］（選択した権限）：選択した権限を持つユーザーのアカウントに、拡張機能がインストールされます。こちらを選択した場合は［Continue］（続ける）をクリックし、権限を選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。

かんばんボードの作成

かんばんボードを作成するには、対象のタブ、およびグループ化の基準にする選択リスト項目を選択します。たとえば、見込み客をフォローアップ状況別に表示するかんばんボードを作成する場合、対象のタブとして［見込み客］、グループ化の基準にする項目として［見込み客ステータス］を選択します。なお、ボードに表示する情報は、必要に応じてカスタマイズできます。

かんばんボードでは、次の操作を実行できます。
  1. データの追加：かんばんボードの対象タブに、新しいデータを追加できます。
  2. データの列の移動：ドラッグ＆ドロップでデータを別の列に移動することで、データの項目値を更新できます（グループ化の基準として指定した選択リスト項目の値が、移動先の列に応じて更新されます）。
  3. データの削除：［x］（削除）アイコンをクリックすると、データを削除できます。
  4. データの詳細表示：いずれかのデータのかんばん（カード）をクリックすると、データの詳細ページを表示できます。
新しいかんばんボードを作成するには
  1. ［Kanban Board］タブをクリックします。
  2. 画面の左上にあるドロップダウンから［Create Kanban Board］（かんばんボードを作成する）を選択し、クリックします。
  3. 表示された画面で、次の手順を実行します。
    1. ［Board Name］（かんばんボード名）を入力します。
    2. ［Module］（タブ）のドロップダウンから、対象のタブを選択します。
      カスタムタブを選択することも可能です。
    3. ［Group By］（グループ化）のドロップダウンから、グループ化の基準とする選択リスト項目を選択します。
      タブ内の任意の選択リスト項目を選択できます。ボード上には、選択した項目の値ごとに列が表示され、それぞれの値が各列の見出しとして表示されます。
    4. ［Edit Card Color Settings］（色の設定を編集する）をクリックすると、列ごとに色を指定できます。色を選択しない場合、初期設定の色が適用されます。
    5. 作成したかんばんボードをすべてのユーザーに表示する場合は、該当の設定のチェックボックスを選択します。
    6. ［Filter By］（データの抽出基準）設定で、［Records］（データ）または［List Views］（データの一覧）を選択します。［Records］（データ）を選択した場合は、すべてのデータを対象にするか、自分のデータのみを対象にするかを選択できます。また、［List Views］（データの一覧）を選択した場合は、対象とするデータが抽出されているデータ一覧名を選択します。
    7. ［商談］タブまたは［タスク］タブを対象とするかんばんボードの場合、［Sort By］（データの並べ替えの基準）をクリックすると、並べ替えの設定を変更できます。
    8. ［Card Title］（カードの件名）、［Card Name］（カード名）、［Card Tags］（カードに設定するタグ名）を選択します。こちらで設定した内容は、かんばんボード内のカード（データの概要）に表示されます。
    9. ［保存する］をクリックします。
Notesメモ：旧バージョンのKanban Board（かんばんボード）拡張機能を利用している場合、拡張機能を最新バージョンにアップデートすると、すべてのかんばんボードの列に初期設定の色が適用されます。色の設定を変更したい場合は、［Edit Card Color Settings］（色の設定を編集する）をクリックします。

かんばんボードの編集／削除

かんばんボードの一覧から、いずれかを選択して表示または編集できます。

かんばんボードを編集／削除するには
  1. ［Kanban Board］タブをクリックします。
  2. ドロップダウンから、対象のかんばんボードを選択します。
  3. 表示された画面で必要な変更を行い、［Save］（保存する）をクリックします。
  4. 削除するには、［Delete］（削除する）をクリックします。

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能のアンインストール

Kanban Board for Zoho CRM拡張機能は、不要になった場合、いつでもアンインストールして無効にできます。ただし、無効にすると、［Kanban Board］タブとともに、作成したすべてのかんばんボードが削除されますのでご注意ください。

拡張機能をアンインストールするには
  1. ［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。
    ［すべての拡張機能］タブの画面が表示されます。    ［インストール済み］タブをクリックします。
  2. ［Kanban Board］拡張機能の設定欄に移動し、［Uninstall］（アンインストールする）をクリックします。
  3. ［Ok］をクリックして、確定します。