Microsoft Exchange - ユーザー向けガイド

Microsoft Exchange - ユーザー向けガイド

Zoho CRMのMicrosoft Exchange拡張機能のすべての設定を管理できるのは、管理者のみです。ユーザーが行える操作は制限されています。行える操作は次のとおりです：
  1. 拡張機能の認証
  2. 拡張機能のダッシュボードへのアクセス
  3. メールへのアクセス
  4. アカウントのパスワード更新
管理者がサーバーで権限の偽装を有効にしている場合、管理者によって管理されているユーザーは認証を受ける必要はありません。ダッシュボードに直接移動されます。それ以外の場合、Microsoftの認証情報による認証が求められます。

拡張機能の認証

権限の偽装が有効ではないユーザーがZoho CRMでMicrosoft Exchange拡張機能を利用するには、Microsoft Exchangeの認証情報を使用してサインインする必要があります。認証後、Microsoft ExchangeとZoho CRM間でデータが同期されます。
アカウントを認証するには：
  1. CRMアカウントで、［MS Exchange Sync］タブをクリックします。
  2. ［Account Details］（アカウントの詳細）で、Microsoft Exchangeアカウントのメールアドレス、パスワード、ドメイン名を入力します。
  3. ［Submit］（送信）をクリックします。

ダッシュボードへのアクセス

サインイン後、拡張機能のダッシュボードに移動します。このダッシュボードでは、同期の設定に応じた同期の種類や最終同期日時を確認できます。また、予定の作成、タスクの設定、チームミーティングの登録、予約の確認など、CRMアカウントのMicrosoft Exchangeダッシュボードからさまざまな操作を行うことができます。
会議を予約するには：
  1. ［MS Exchange Sync］Webタブをクリックします。
  2. ［Microsoft Exchange］で［New］（新規）をクリックします。
  3. メニューから［Schedule Meeting］（ミーティングの予約）、または［Schedule Appointment］（予約の登録）を選択します。
  4. ミーティングの［Subject］（件名）を入力します。
  5. ［See availability］（空き状況の確認）をクリックして、追加した見込み客の予定を確認します。
  6. 予定の［Location］（場所）、［Start］（開始）時間、［End］（終了）時間を入力します。
  7. 参加者にリマインダーを送信するには、［Reminder］（リマインダー）のチェックボックスにチェックを入れます。
    リマインダーを送信する時間を選択します。
  8. ［Schedule］（予約）をクリックします。

メールへのアクセス

Microsoft ExchangeサーバーのメールはZoho CRMに同期され、関連リストの［メール］欄に表示されます。同期後、Zoho CRM内からすべてのメールを管理することができます。以降の送受信メールはすべて、同期設定に従いZoho CRMとMicrosoft Exchange間で同期されます。
Notes
メモ：メールの同期機能は、SalesInbox機能を利用していない場合にのみ利用することができます。
メールにアクセスするには：
  1. CRMアカウントで連絡先、見込み客、取引先、商談のいずれかのタブをクリックします。
  2. 一覧から対象のデータを選択して開きます。
  3. 該当のデータに関するすべてのメールが、関連リストの［メール］欄に表示されます。

パスワードの更新

Microsoftアカウントのパスワードをサーバー上で変更した場合、いつでもZoho CRMでパスワードを更新できます。
Microsoftアカウントのパスワードを更新するには：
  1. Zoho CRMで、［MS Exchange Sync］Webタブをクリックします。
  2. アイコンをクリックして、［Update Password］（パスワードを更新）を選択します。

  3. ポップアップ画面に新しいパスワードを入力します。
  4. ［Save］（保存）をクリックします。
    新しいパスワードが更新されます。