Zoho CRMのZoho Vault拡張機能

Zoho CRMのZoho Vault拡張機能

Zoho Vaultは、チームや組織向けのオンラインパスワード管理ツールです。Zoho Vaultを利用すると、パスワードを安全に保存、管理、共有することが可能です。

Zoho CRMのZoho Vault拡張機能を利用すると、Zoho CRMに登録されている顧客（見込み客／連絡先）に対してパスワードや機密情報を共有できます。共有時には、必要なアクセス権限を設定することが可能です。共有先の相手は、メール内のリンクにアクセスして暗号化キーを入力するだけで、対象のパスワードや機密情報にアクセスできます。

拡張機能のインストール

Zoho Vault拡張機能は、Zoho CRM内のマーケットプレイス、またはZoho Marketplaceからインストールできます。

Zoho CRMのマーケットプレイスからインストールするには、以下の手順を実施します。
  1. ［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］→［すべて］の順に移動します。拡張機能の一覧画面が表示されます。
  2. 拡張機能の検索欄に［Zoho Vault for Zoho CRM］と入力して検索し、［Zoho Vault for Zoho CRM］をクリックします。
    拡張機能の詳細が表示されます。
  3. ［インストールする］をクリックします。
  4. サービス規約に同意し、［Install］（インストールする）をクリックし、次の手順に進みます。

  5. インストール対象として次のいずれかを選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
    1. ［Install for admins only］（管理者のみにインストールする）：管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。
    2. ［Install for all users］（すべてのユーザーにインストールする）：すべてのユーザーのアカウントに拡張機能がインストールされます。
    3. ［Choose profiles］（権限を選択する）：特定の権限を持つユーザーのアカウントにのみ、拡張機能がインストールされます。こちらを選択した場合は［Continue］（続ける）をクリックし、権限を選択して［Confirm］（確定する）をクリックします。
      選択内容に応じて、該当するユーザーのアカウントに拡張機能がインストールされます。

  6. Zoho Vaultアカウントをお持ちでない場合は、［Signup］（登録する）をクリックします。
    新しいページが開きます。必要な情報を入力し、［ユーザー登録する］をクリックします。
  7. Zohoアカウントをすでにお持ちの場合は、［Authorize］（認証する）をクリックします。
メモ
  1. 管理者が最初に認証に使用したZoho Vaultアカウントの組織が連携されます。組織内の各ユーザーが、後から自分のアカウントで認証を行うことはできません。
  2. 認証手順はスキップできます。スキップした場合、後からZoho Vault拡張機能の設定画面に移動して認証操作を実行できます。その場合、［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］→［インストール済み］の順に移動し、Zoho Vault拡張機能の欄に表示されている［Configure］（設定する）をクリックします。

Zoho CRM内からシークレットを共有するには

Zoho CRMに登録されている顧客（見込み客や連絡先）に対して、Zoho Vault内のシークレット（パスワードなどの機密情報）を共有できます。ただし、共有先の見込み客や連絡先のデータに有効なメールアドレスが登録されている必要があります。有効なメールアドレスが登録されていない場合、シークレットを共有することはできません。

シークレットを共有するには：
  1. Zoho CRMで、シークレットを共有する対象の見込み客や連絡先の詳細ページを開きます。
  2. ［Share from Vault］（Zoho Vaultから共有する）をクリックします。

  3. ポップアップ画面でZoho Vaultのマスターパスワードを入力します。
  4. ［Open Zoho Vault］（Zoho Vaultを開く）をクリックします。

    ［Secret List］（シークレットの一覧）に、Zoho Vault内のすべてのシークレットとフォルダーが表示されます。
  5. 共有するシークレットやフォルダーを選択します。
    検索欄でシークレットやフォルダーを検索することもできます。

  6. 新しいシークレットを作成するには、［Add New］（新しく追加する）をクリックします。
    ポップアップ画面でシークレットの詳細を入力し、［Save］（保存する）をクリックします。
    ［Save & Share］（保存して共有する）をクリックすると、作成したシークレットをすぐに共有できます。

    メールアドレスの入力欄に、見込み客／連絡先のデータに登録されているメールアドレスが自動で入力されます。
  7. メッセージを入力して、［Share］（共有する）をクリックします。
    共有先の見込み客／連絡先に対して、シークレットにアクセスするためのリンクがメールで送信されます。
  8. ポップアップ画面に暗号化キーが表示されます。
    こちらの暗号化キーは、共有先の顧客に対して別途送信する必要があります。共有先の顧客は、暗号化キーを入力することにより、シークレットにアクセスできます。

シークレットの管理

Zoho CRM内からZoho Vaultのシークレットを更新したり、削除したりすることができます。
  1. 上記のシークレットの共有手順の1～3を実行します。
  2. シークレットの一覧で、対象のシークレットを選択します。
    ポップアップ画面の右側にシークレットの詳細が表示されます。
  3. （編集）アイコンをクリックすると、シークレットの詳細を編集できます。
  4. （削除）アイコンをクリックすると、シークレットを削除できます。


共有中のシークレットへのアクセス

Zoho CRMの見込み客／連絡先／取引先のデータの詳細ページでは、Zoho Vault拡張機能の関連リストで、その見込み客／連絡先に対して共有中のすべてのシークレットを確認できます。

共有中のシークレットを関連リストで確認するには：
  1. ［見込み客］タブ／［連絡先］タブ／［取引先］タブにアクセスし、対象のデータの詳細ページを開きます。
  2. ［Shared Secrets］（共有中のシークレット）の関連リストに移動します。
    Zoho Vaultのマスターパスワードを入力します。

認証が完了すると、対象のデータに対して共有中のシークレットがすべて表示されます。シークレットの一覧では、各シークレットの共有開始日とアクセス状況を確認できます。

メモ
  1. ［Shared Secrets］（共有中のシークレット）の関連リストでは、共有中のシークレットのみが表示されます。共有中のフォルダーは表示されません。
  2. 取引先タブでは、共有先の連絡先が取引先に関連付けられている場合にのみ、［Shared Secrets］（共有中のシークレット）の関連リストが表示されます。

拡張機能のアンインストール

拡張機能が不要になった場合は、いつでもアンインストールできます。

拡張機能をアンインストールするには、以下の手順を実行します。
  1. ［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］→［インストール済み］の順に移動します。
  2. Zoho Vault拡張機能の欄で［Uninstall］（アンインストール）をクリックします。
  3. 確認画面で［Ok］をクリックして確定します。
  4. 拡張機能がアンインストールされます。