Google Workspace（旧：G Suite）との連絡先の同期

Google Workspace（旧：G Suite）との連絡先の同期

Google Workspaceアカウント（組織向けアカウント）との連携機能を利用すると、Zoho CRMとGoogleの連絡先データを簡単に同期できます。双方向で同期することも、一方向のみで同期することも可能です。また、どの範囲（グループ）の連絡先を同期するかや、Zoho CRMのどの項目をGoogleのどの項目に関連付けるかを設定することも可能です。

なお、同期設定を解除してから再度有効にした場合、連絡先データが重複して追加されてしまう場合がありますのでご注意ください。

利用条件
必要な権限 ：Google 連絡先との同期の権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
Notes メモ：
  • Google 連絡先との同期の設定には、同期した連絡先に対して行う操作に応じて、 ［Google 連絡先との同期］ の権限と ［連絡先］ タブの権限（ 表示 ／ 作成 ／ 編集 ／ 削除 ）が必要です。
  • ［Google 連絡先との同期］と［連絡先］タブに対して表示権限を持つユーザーは、Zoho CRMからGoogle 連絡先への一方向同期を有効にできます。

同期の設定

同期を行うには、以下の3段階の手順を実行します。はじめに、Zoho CRMにログインして［マーケットプレイス］→［Google］の順に移動し、Googleアカウントにログインします。

手順1 

  1. Googleと同期するタブを選択します。［連絡先］、［見込み客］、［仕入先］のいずれかのタブを選択できます。
  2. 次のいずれかの同期方法を選択します。
    1. 双方向同期
    2. 一方向同期：Zoho CRMの連絡先からGoogleの連絡先への同期
    3. 一方向同期：Googleの連絡先からZoho CRMの連絡先への同期
  3. 同じ連絡先のデータがZoho CRMとGoogleの両方で更新されている場合の処理として、次のいずれかを選択します。
    1. Zoho CRMの連絡先で、Googleの連絡先を上書きする
    2. Googleの連絡先で、Zoho CRMの連絡先を上書きする
  4. 同期の頻度を選択します。
  5. ［次へ］をクリックします。

手順2 

  1. Zoho CRMとGoogleの項目の関連付けを設定します。
  2. 項目をさらに追加して関連付けを設定する場合は、［他の項目を関連付ける］をクリックします。
  3. 画面下部の同期する項目の選択欄で、Googleと同期するカスタム項目を選択できます。
  4. ［次へ］をクリックします。

手順3 

  1. ［姓］の項目とすべての必須項目の初期値を入力します。必須項目以外の項目の初期値を追加する場合は、［項目を追加する］をクリックします。項目を選択し、値を入力します。
  2. ［保存する］をクリックします。
メモ
メモ：Googleの同期データ数制限により、現在は部分的なデータ同期のみが可能です。Googleが定める同期プロセスあたりのデータ数の上限は、25,000件です。この上限に達すると、以降のZoho CRMからGoogleへのデータの同期を停止します。 
メモ
メモ
  1. Zoho CRMからGoogleへの連絡先の同期、およびその逆方向の同期は、連絡先の件数によって、完了するまでに時間がかかります。数分待ってから連絡先の同期が完了したか確認することをお勧めします。
  2. 同期設定を解除してから再度有効にした場合、連絡先のデータが重複して追加される場合がありますのでご注意ください。ただし、GoogleからZoho CRMへの同期の場合は、同じメールアドレスを持つ連絡先の再追加はされません。これは、Googleからの連絡先の同期が、メールアドレスの関連付けに基づいて実行されるためです。
  3. 同期が完了しているかどうかは、連絡先の同期の設定画面で、最終同期日時を確認することで把握できます。
  4. 同期対象の連絡先は、同期を設定するユーザーの役割とアクセス権限に基づいて決まります。
  5. 初回は、最大10,000件の連絡先が同期されます。以降の同期時には、最大500件の連絡先が同期されます。
  6. 重複データの有無の確認は、Zoho CRM内の［メール］項目（［連絡先］タブのメインのメールアドレス項目）の値と、Googleの［仕事用のメールアドレス］項目の値を使用して実行されます。

その他のタブのデータの同期

  1. Zoho CRMにログインします。
  2. ［マーケットプレイス］→［Google］→［連絡先］の順に移動します。
  3. 同期の概要のページには、同期中のアカウントの情報が表示されます。［別のタブと同期する］をクリックします。
  4. 上記の手順1.1で別のタブを選択します。以降の手順は同じです。標準では、すでに同期済みのタブは表示されません。

連絡先の同期の無効化

  1. Zoho CRMにログインします。
  2. ［マーケットプレイス］→［Google］→［連絡先］の順に移動します。
  3. 連絡先の同期のページで、［無効にする］をクリックます。

    Googleの認証は、https://accounts.google.com/から解除できます。


Zoho CRMの既存アカウントにおける同期設定

Googleとの同期フローを更新し、操作を簡素化するとともに、Googleに送信されるデータの制御を強化しました。Zoho CRMとGoogle間のデータ連携がより円滑に行われます。Zoho CRMの新規ユーザーに対しては、新しいデータの同期方法が適用されます。 

Zoho CRMの既存アカウントの場合：既存の同期設定は保持されます。ただし、既存の同期設定を無効にして後からもう一度有効にすると、新しい同期設定が適用されます。
Zoho CRMの既存アカウントのユーザーは、以下のタブを開いてGoogleとの同期手順を参照してください。
Zoho CRM既存アカウントのユーザー向け同期設定
Googleの連絡先との同期を設定するには
  1. Google Workspaceで、画面の右上にある（アプリのアイコンのメニュー）をクリックします。
  2. ［その他］→［Zoho CRM］の順に移動します。
    Zoho CRMに移動します。
  3. Zoho CRMで、［設定］→［マーケットプレイス］→［Google］→［連絡先］タブの順に移動します。
  4. Zoho CRMとGoogleの連携の設定画面で、次の手順を実行します。
  5. ドロップダウンからGoogleの連絡先とZoho CRMの連絡先のリストを選択します。
    選択したリストの連絡先が同期されます。

  6. 次のいずれかの同期方法を選択します。
    • 双方向同期
    • 一方向同期：Zoho CRMの連絡先からGoogleの連絡先への同期
    • 一方向同期：Googleの連絡先からZoho CRMの連絡先への同期
  7. 同じ連絡先のデータがZoho CRMとGoogleの両方で更新されている場合の処理として、次のいずれかを選択します。
    • Zoho CRMの連絡先で、Googleの連絡先を上書きする
    • Googleの連絡先で、Zoho CRMの連絡先を上書きする
  8. 同期の頻度を選択します。
  9. Zoho CRMとGoogleの項目の関連付けを設定します。
  10. 項目をさらに追加して関連付けを設定する場合は、［他の項目を関連付ける］をクリックします。
  11. ［保存する］をクリックします。
メモ
メモ
  • Zoho CRMからGoogleへの連絡先の同期、およびその逆方向の同期は、連絡先の件数によって、完了するまでに時間がかかります。数分待ってから連絡先の同期が完了したか確認することをお勧めします。
  • 同期設定を解除してから再度有効にした場合、連絡先のデータが重複して追加される場合があります。ただし、GoogleからZoho CRMへの同期の場合は、同じメールアドレスを持つ連絡先の再追加はされません。これは、Googleからの連絡先の同期が、メールアドレスの関連付けに基づいて実行されるためです。
  • 同期が完了しているかどうかは、連絡先の同期の設定画面で、最終同期日時を確認することで把握できます。
  • 同期対象の連絡先は、同期を設定するユーザーの役割とアクセス権限に基づいて決まります。
  • 初回は、最大10,000件の連絡先が同期されます。以降の同期時には、最大500件の連絡先が同期されます。
  • 重複データの確認は、Zoho CRM内の［メール］項目（［連絡先］タブのメインのメールアドレス項目）の値と、Google 連絡先の［仕事用のメールアドレス］項目の値を使用して実行されます。