承認プロセスが進行中のデータ
データの承認プロセスが開始されると、承認申請の送信から、内容の確認、承認/却下の判断まで、明確に定義されたステップが順番に実施されていきます。このため、承認/却下の判断がされるまでデータはロックされ編集不可の状態になります。
承認申請の取り下げ
承認申請を取り下げることができるユーザー
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取り下げる方法
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データの担当者、承認申請の送信者
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データの詳細ページで承認者の一覧を表示し、その下部に表示される[取り下げる]ボタンをクリックします。
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管理者
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取り下げたデータに対する操作
承認申請を取り下げると、データのステータスが取り下げ済みに変わり、データの編集が可能になります。
必要な編集を行った後、再び承認申請を送信できます。
メモ
承認申請の取り下げ機能は、現在、早期アクセスの形式で提供されています。このため、ご要望のあった組織のユーザーに限って利用が開始されています。利用をご希望の場合は、Zoho CRMのサポート窓口にご連絡ください。なお、ご連絡の際は組織IDをお知らせください。
データの承認
データの「承認」とは、承認者がそのデータや申請の内容に同意し、データを次のステップに進めることを意味します。
1段階のみの承認:1段階目の承認で承認プロセスは完了となり、承認後の処理(ステータスの更新、メール通知、ワークフローなど)が実行されます。
複数段階の承認:データは承認された後、次の段階の承認へと進みます。段階が進むごとに、そこで承認を行う必要がある人に通知が送られます。
データの却下
データが却下されると、承認プロセスはそこで停止します。データは承認申請の送信者に差し戻されるか、[却下済み]のステータスのまま保存されます。
データのステータスは却下済みに変わります。
先に行われていた承認はすべて無効になります。
データはこの先の段階には進みません。
データの担当者に通知が送られます。この通知には、却下した人が入力したコメントや理由も含まれます。
承認権限の委任
承認者として指定されたユーザーは、自身の承認権限を他のユーザーに委任できます。
この機能は、承認者が不在の場合や、他のユーザーの方が判断に適していると考えられる場合に有用です。
委任されたユーザーは、元の承認者に代わってデータを承認または却下します。
誰から誰に承認権限が委任されたのかは、履歴に記録が残ります。
[処理待ち]タブ内の[承認プロセス]
ここでは、以下が可能です。
承認作業の集中管理:[処理待ち]タブ内の[承認プロセス]では、自分が承認者として指定されているすべてのデータをまとめて確認できます。承認するデータの内容を表示したり、承認処理の状況を確認したりすることも簡単に行えます。
承認待ちデータの一覧表示:[承認プロセス]には、自分の判断を待っているデータの一覧が表示されます。ここに表示されているデータに対して、承認/却下するか、他の人に委任します。
データの詳細ページの表示:一覧内のデータをクリックすると、そのデータの詳細ページが開きます。このため、データの内容を詳しく確認したうえで判断を下すことができます。以下のような情報を確認できます。
データに登録されているすべての情報
データの担当者
承認申請が送信されるきっかけとなった承認プロセスの条件
指定されている他の承認者(複数段階の承認の場合)
データに対する操作の実行:以下の操作を直接実行できます。
承認する:データを承認します。任意でコメントを入力できます。
却下する:データを却下します。任意で却下の理由を入力できます。
委任する:承認の権限を他のユーザーに委任します。
進行中のデータのロック:承認者がデータの内容を確認している間、通常、そのデータはロックされています。そのため、データの編集、変換、削除などの操作は、データの承認プロセスが完了するまで(承認/却下の判断が下されるまで)実行できません。
承認履歴の表示:承認履歴を確認できます。履歴の一覧には、承認申請が送信されたすべてのデータについて、操作の記録が時系列に表示されます。各操作によるステータスの変化(申請済み、承認済み、却下済み、委任済み)を確認できます。履歴の一覧にはフィルターを適用できます。フィルターの条件には、タブ、ユーザー、操作、期間を指定できます。
管理者権限による操作:管理者権限を持つユーザーは、組織全体のすべての承認データを表示して管理できます。管理者は、データの承認者に指定されていない場合でも、そのデータの承認プロセスを管理できます。
詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
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