フィルターとフォルダーの管理
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでのフィルターの管理
日々の業務の中では、さまざまな人からたくさんのメールが届きます。その中から必要なメールを探し出すのは一筋縄ではいきません。逆に、必要のないメールを見分けるのも簡単ではありません。
メールに関してどのような作業を行うにしても、対象となるメールをどのように見つけ出せるかが課題となります。
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブのフィルター機能が、このような課題の解決に役立ちます。フィルターを活用することで、条件に当てはまるメールを特定のフォルダーに自動で振り分けることが可能です。また、ラベルの追加、未読／既読の設定、ごみ箱への移動などの処理も実行できます。
メールの内容とCRM内の情報を組み合わせたフィルターの作成
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでは、メールの内容とCRM内の情報を組み合わせてフィルターを作成することができます。通常のメールサービスでは、メールの内容のみをもとに作成しますが、それだけでなく顧客情報を組み合わせることが可能です。
たとえば、宛先が自分であり、かつ、差出人が展示会からの見込み客であるメールを抽出したいとします。このような場合、フィルターの条件を以下のように設定します。
- メールに関する条件：宛先が自分のメールアドレスと等しい
- CRM内の情報に関する条件：差出人が見込み客、かつ、見込み客のデータ元が展示会
フィルターの設定では、上記の条件に当てはまるメールを、指定したフォルダー（例：展示会からの見込み客）に移動するように設定します。
また、必要に応じて、他の処理を実行するように設定することも可能です。フィルターの作成や管理の方法については、以下をご参照ください。
フィルターの作成
フィルターを作成するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- ［メール設定］の欄で［フィルター］をクリックします。
- 標準のフィルター一覧が表示されます。追加アイコンをクリックします。
- フィルターの名前と説明を入力し、条件と処理を指定します。
たとえば、30万円以上の金額を受注した顧客からのメールのみを抽出するよう条件を設定できます。 - 保存ボタンをクリックします。
なお、新しいフォルダーの作成時にあわせてフィルターを作成することも可能です。
フィルターのインポート
他のメールサービスで利用しているフィルターを、［セールスインボックス］タブにインポートできます。同じ設定内容を反映させることが可能です。［セールスインボックス］タブでフィルターを利用するにあたって、いちからすべて設定する手間を省くことができます。
フィルターをインポートするには
- 利用中のメールサービス（メールクライアント）からフィルターの設定をエクスポートします。
- Zoho CRMの［セールスインボックス］タブに移動し、［設定］→［フィルター］をクリックします。
- フィルターのインポートボタンをクリックします。
- インポートするファイルを選択します。なお、選択できるのは、.xmlまたは.dat形式のファイルのみです。
- インポートボタンをクリックします。
フィルターによる処理の実行
フィルターによる処理は、フィルターの作成後に受信したメールについてのみ実行されます。
たとえば、フィルターを通じて、条件に当てはまるメールを特定のフォルダーに移動するよう設定したとします。この場合、フィルターの作成後に受信したメールのみが該当のフォルダーに移動します。フィルターの作成前に受信したメールについても同じ処理を実行したい場合、
フィルターによる処理を手動で実行することが可能です。フィルターの設定画面から、対象のフォルダーを選択したうえで、該当のフィルターによる処理を実行できます。
フィルターによる処理を実行するには
- ［設定］→［フィルター］をクリックします。
- 対象のフォルダーの欄にマウスのカーソルを合わせます。
- フィルターの実行アイコンをクリックします。
- フィルターで設定している処理が実行されます。なお、対象となるメールの量に応じて、処理には一定の時間がかかります。
フィルターの編集
フィルターを編集するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- ［メール設定］の欄で［フィルター］をクリックします。
- 編集対象のフィルターの欄にマウスのカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。
- または、対象のフィルターの欄をクリックして詳細を表示し、編集アイコンをクリックします。
- 必要な変更を行ったら、保存ボタンをクリックします。
なお、メール設定の［フォルダー］の欄からフィルターを編集することも可能です。
フィルターの削除
フィルターを編集するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- ［メール設定］の欄で［フィルター］をクリックします。
- 削除対象のフィルターの欄にマウスのカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。または、対象のフィルターの欄をクリックして詳細を表示し、削除アイコンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
フォルダーからフィルターを削除するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- ［メール設定］→［フォルダー］をクリックします。フォルダーの一覧、および、各フォルダーに設定されているフィルターの情報が表示されます。
- 削除対象のフィルターにマウスのカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
フィルターで実行する処理の設定
フィルターを通じて実行できる処理は、以下の6種類です。フィルターの条件の設定が完了すると、実行する処理の設定欄が表示されます。それぞれの処理の内容は以下のとおりです。
特定のフォルダーに移動する
フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、指定したフォルダーに移動できます。移動先のフォルダーは自由に選択できます。
ラベルを追加する
フィルターで指定した条件に当てはまるメールに対して、ラベルを追加できます。たとえば、購入金額が100万円を超えている顧客からのメールに対して、［お得意様］というラベルを追加できます。
既読に設定する
フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、自動で既読に設定できます。たとえば、特定の会社から自分宛てに送られてくる営業メールを自動で既読に設定できます。
ごみ箱に移動する
フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、自動でごみ箱に移動できます。
タスクを割り当てる
フィルターで指定した条件に当てはまるメールに関するタスクを、自動で割り当てることができます。
受信メールに対して一定期間返信していない場合に通知する：
顧客から受信したメールに対して、指定した時間内に返信を行っていない場合に、自分に対して通知できます。
この通知は、条件に当てはまるメールに対して自動的に行うよう設定することも可能ですが、個々のメールに対して行うことも可能です。
なお、受信したメールに関する通知とは逆に、顧客に対して送信したメールに対して、指定した時間内に顧客からの返信がない場合に通知することもできます。ただし、送信したメールに関する通知は、自動的に行うように設定することはできません。個々のメールに対して手動で設定することのみ可能です。
メモ：
- フィルターは複数設定することが可能ですが、同時並行で実行しないように設定することも可能です（あるフィルターの処理が実行されている時は別のフィルターの処理を実行しない）。
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでのフォルダーの管理
フォルダーを用いると、内容や種類に応じてメールを仕分けることができます。たとえば、重要な顧客からメール用のフォルダーを作成することで、優先度の高いメールのみをすぐに確認できます。［セールスインボックス］タブで標準的に用意されているフォルダーは以下のとおりです。
- 自分のメール
- 受信トレイ
- 下書き
- 予約中
- 送信済み
- 迷惑メール
- ごみ箱
- 未読
また、上記の他に、営業情報をもとにしたフォルダーも用意されています（必要に応じて他のフォルダーも追加できます）。あらかじめ用意されているフォルダーは以下の2つです。
- 今月完了予定の商談
- 顧客
メモ：
- ［自分のメール］のフォルダーには、自分宛てのメールの一覧が表示されます。具体的には、宛先（TO）またはCCの欄に自分のメールアドレスが含まれているメールが表示されます。
- これに対して、［受信トレイ］には、自分のメールアドレスの別名メールアドレス（エイリアス）や、自分が所属しているメーリングリスト（グループメールアドレス）宛てのメールも表示されます。
- 上記の2つのどちらとも含めたすべてのメールを確認したい場合は、［すべてのメッセージ］のメニューをクリックすると確認できます。
- その他、送信予約が設定されているメールの一覧も確認できます。関連情報：メールの作成と各種操作
- 関連情報：メールのステータスや感情に応じた一覧
新しいフォルダーの作成
新しいフォルダーを作成するには
- Zoho CRMの［セールスインボックス］タブに移動し、［設定］をクリックします。
- 画面左側に表示されている［フォルダー］のメニューの隣にある［＋］（追加）アイコンをクリックします。
- ［フォルダーの作成］ページで、以下の操作を行います。
- フォルダー名を入力します。
- 必要に応じて、親フォルダーを選択します。
- 必要に応じて、新しいフィルターを追加します。なお、フィルターの候補を確認し、提案された候補のいずれかを選択してフィルターを追加することも可能です。
- 保存ボタンをクリックします。なお、フォルダーは、フィルターの作成や編集時に作成することも可能です。
フォルダー名の変更
フォルダー名を変更するには
- 画面左側に表示されるフォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
- 右クリックし、名前の変更メニューをクリックします。
- 新しい名前を入力し、保存します。
フォルダーを空にする
フォルダーを空にするには
- 画面左側に表示されるフォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
- 右クリックし、フォルダーを空にするメニューをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
フォルダーの削除
フォルダーを削除するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- フォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
- フォルダー名の横に表示される削除アイコンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
なお、メールの受信画面において、対象のフォルダー名を右クリックすることで同様の操作を行うことも可能です。
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでのタスクの管理
［セールスインボックス］タブでは、フィルターの条件に当てはまるメールを受信した際に、タスクを作成して担当者に割り当てることが可能です。たとえば、重要な顧客からメールを受信した際に、フォローアップのタスクを割り当てることができます。
フィルターを通じてタスクを割り当てるにあたって、まずタスクの詳細を設定します。この設定で、複数のフィルターに関連付けることが可能です。これにより、フィルターやタスクを効率的に設定できます。
タスクを作成するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- 画面左側のメニューの中で、［タスク］の欄にマウスのカーソルを合わせます。
- ［タスク］の表記の隣にある［＋］（追加）アイコンをクリックします。
- 新しいタスクの設定ページが開きます。タスク名、期限、優先度など、必要な情報を入力します。
- 保存ボタンをクリックします。
なお、タスクは、フィルターの作成や編集時に作成することも可能です。
メモ：
- 作成できるタスクの設定数の上限は、100件です。
フィルターへのタスク設定の関連付け
タスクの割り当ては、フィルターを通じて行います。このため、フィルターに対してタスク設定を関連付ける必要があります。手順は以下のとおりです。
フィルターにタスク設定を関連付けるには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- 画面左側のメニューの中から、［フィルター］をクリックします。
- 対象のフィルターの欄にマウスのカーソルを移動し、編集アイコンをクリックします。
または、新しいフィルターの作成ページを開きます。
タスクの設定欄で、既存のタスク設定を選択するか、新しいタスク設定を作成します。 - 保存ボタンをクリックします。
メモ：
- 1件のフィルターを通じて割り当てることができるタスク数の上限は、5件です。
タスク設定の編集
タスク設定を編集するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- 画面左側のメニューの中で、［タスク］の欄にマウスのカーソルを合わせます。
- 編集対象のタスク設定をクリックします。
- 詳細が表示されますので、編集アイコンをクリックします。
- 必要な変更を行い、保存ボタンをクリックします。
タスク設定を削除するには
- 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
- 画面左側のメニューの中で、［タスク］の欄にマウスのカーソルを合わせます。
- 削除対象のタスク設定をクリックします。
- 詳細が表示されますので、削除アイコンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
メモ：
- ［セールスインボックス］タブ内のタスクと、［タスク］タブ内のタスクは別々に管理されます。前者はメールにのみ関連付けることが可能です。
見込み客／連絡先データの作成の自動化
Zoho CRMで［セールスインボックス］タブを活用すると、受信したメールをもとに見込み客／連絡先データを作成する処理を自動的に行うことが可能です。たとえば、展示会に出展し、その際に配布した資料に記載されている問い合わせ先メールアドレスに対してたくさんのメールを受け取ったとします。このような場合に、メールを1件ずつ確認してその差出人を見込み客／連絡先としてZoho CRMに登録するのには手間がかかります。
このような場合に、［セールスインボックス］タブとワークフローの機能を組み合わせることで、処理を自動化できます。受信したメールの差出人をZoho CRMに自動的に登録するような処理を設定することが可能です。この処理は、ワークフローによる自動化の機能を用いて設定します。手順は以下のとおりです。
ワークフロールールの設定
メールの差出人を見込み客／連絡先として自動的に登録するためのワークフロールールを設定するには
- Zoho CRMの設定ページを開き、［自動化］→［ワークフロールール］に移動します。
- ［ルールを作成する］をクリックします。
- 新しいルールの作成欄で、［タブ］の項目で［メール］を選択し、［ルール名］を入力します。また、必要に応じて、［詳細情報］を入力します。
- ［次へ］をクリックします。
- ルールの実行タイミングとして、［CRMに登録されていないメールアドレスからメールを受信したとき］が選択された状態で表示されます。
この設定を通じて、メールの差出人の情報をもとに処理が実行されます。 - 登録対象を絞り込む場合、そのための条件を指定します（例：特定のキーワードが件名に含まれる場合にのみデータを登録する）。
- ［ルールの適用対象］として、［不明］を選択します。
必要に応じて、対象を絞り込むための条件を指定します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［すぐに実行する処理］をクリックし、［データの作成］をクリックします。
この設定を通じて、データが作成されます。 - 作成するデータの種類（［見込み客］または［連絡先］）、および担当者を指定し、ルールに関連付けます。設定の完了後、条件に当てはまるメールアドレスからメールを受信すると、該当のメールアドレスをもとに見込み客または連絡先のデータが作成されます。
- 作成された見込み客／連絡先の［データの担当者］を選択します。なお、担当者としては、個別のユーザーを指定するだけでなく、役職を指定することも可能です。
担当者の指定は必須です。 - その他、国に応じてデータの担当者を割り当てることも可能です。その場合、［国に基づいて割り当てる］設定を有効にします。
- 有効にすると、国の選択肢が表示されますので、対象の国を選択します。あわせて、該当の国に対応するユーザー／役職を選択します。
- ［関連付ける］をクリックします。
- すべての設定内容を確認し、［保存する］をクリックします。
Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでのラベルの管理
ラベルは、メールの内容や種類をひと目で確認するのに役立ちます。
新しいラベルを作成するには
- ［セールスインボックス］タブを開き、［ラベル］の欄に移動し、［＋］（追加）アイコンをクリックします。
- ラベル名を入力し、色を指定します。
- 作成ボタンをクリックします。
メールへのラベルの追加
メールにラベルを追加するには
- ［セールスインボックス］タブのメールの受信画面において、画面左側のラベルの一覧に移動します。
- 割り当てたいラベルをドラッグし、割り当てる対象のメールの欄にドロップします。
なお、ラベルの割り当ては、メールの詳細ページから行うことも可能です。
ラベルを編集するには
- ［セールスインボックス］タブの画面左側のラベルの一覧の中で、対象のラベルの欄にマウスのカーソルを合わせます。
- 右クリックし、編集メニューをクリックします。
- 必要な変更を行い、更新ボタンをクリックします。
メールからラベルを削除するには
- 対象のメールの詳細ページを開きます。
- メールの件名の下に、該当のメールに追加されているラベルが表示されます。
- ［×］（削除）アイコンをクリックします。
ラベルを削除するには
- ［セールスインボックス］タブの画面左側のラベルの一覧の中で、対象のラベルの欄にマウスのカーソルを合わせます。
- 右クリックし、削除メニューをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。