メールの印象分析
営業チームは、毎日数えきれないほどのメールを受信しますが、ネガティブな語調のメールには即座に注意を払う必要があります。
優先すべきメールや注意を払う必要のあるメールを識別するために、営業担当者はすべてのメールを開き、内容を確認する必要があります。メールの件名だけでは、そのメールの目的について十分な情報が得られない場合があるためです。
AIを搭載したZiaの印象分析を使用すると、受信メールを「ポジティブ」、「ネガティブ」、「ニュートラル」に分類できます。
- ポジティブな印象のメール： 満足な語調のメールは「ポジティブ」に分類され、
のアイコンが表示されます。
- ネガティブな印象のメール： 不満げな語調のメールは「ネガティブ」に分類され、
のアイコンが表示されます。
- ニュートラル： ポジティブ、ネガティブ両方の特徴があるメールはすべて「ニュートラル」に分類されます。
メモ
- メールの印象分析は、プロフェッショナルプラン、またはそれより上位のプランを利用中の組織でのみ可能です。
- メールの印象分析は、 CN（中国）のデータセンターに登録されているアカウントでは利用できません。
- 対応言語：英語、ドイツ語、スペイン語、フランス語、日本語。
- メール用Ziaの設定を有効にできるのは、管理者のみです。
- メールの印象分析を利用できるのは、IMAP連携を設定したユーザーのみです。
メールの印象分析の有効化
メールの印象を表示するには、［メールの印象分析］機能を 有効にする必要があります。
メールの印象分析を有効にするには
- ［設定］→ ［Zia］→ ［コミュニケーション］→ ［メール］ の順に移動します。
-
ボタンをオンに切り替えて、 ［メールの分析］ を有効にします。
- ボタンをオンに切り替えて、 ［メールの印象分析］ を有効にします。
受信メールの印象の表示
Zoho CRM内のすべてのユーザーが、セールスインボックスと、Zoho CRMアカウントのデータの詳細ページ内の 関連リスト 内で、 メールの印象 を表示できます。
- セールスインボックスでは、受信トレイ内の受信メールの印象を表示できます。
-
Zoho CRM内では、 ［ メール］ の関連リストの下で、データのメールの印象を確認できます。
- また、 ［ メール］ の関連リストからメールをプレビューする際にも、印象を表示できます。
メールの印象に基づくデータの抽出
Zoho CRMでは、メールの印象に基づいてデータを抽出できます。2つの例は以下のとおりです：
ネガティブな印象のメール
メールの印象フィルターを使用すると、今週完了予定の商談で、メールでネガティブな印象を示している商談の一覧を取得できます。フォローアップのタスクや通話を予約することで、すばやい措置を講じることができます。また、最後のメールの印象、ネガティブな印象のメールの件数や割合などを使用して、データを抽出することもできます。
ポジティブな印象のメール
メールの印象のスマートフィルターを使用すると、過去2週間にポジティブな返信をした連絡先の一覧を取得できます。これらの連絡先を商談に変換したり、フォローアップして やりとりをさらに進めたり できます。
印象に基づいてデータを抽出するには
- タブ を選択します。
- [データ] のフィルター基準 で、［メールの印象］のチェックボックスを選択します。
- 一覧から、 ［ポジティブ］ または ［ネガティブ］ を選択します。
- 一覧から、 ［期間］ を選択します。
- ［件数］ 、 ［割合］ 、 ［最後のメールが対象］ を使用してフィルターするには、対応するチェックボックスをクリックします。
セールスシグナルやメールマグネットでの印象の表示
セールスシグナルやメールマグネットのメール通知で、メールの印象を表示できるようになります。Zoho CRMアカウントから直接、メールに すばやく対処できます。
否定的印象を含むメールの連続受信（連続する否定的印象）に関する通知機能
管理者は、否定的印象を含むメールの連続受信に関する通知機能を有効にできます。 この通知機能を有効にすると、特定の顧客から否定的印象の含まれるメールを連続して受信した際に、Ziaを通じて通知対象のユーザー（営業担当者など）に通知が送信されます。この通知機能により、商品やサービスに満足していない顧客をすぐに察知できます。これによって、離反傾向のある（購入や利用を止める可能性が高い）顧客に対して適切な対策を早期に講じることができます。
設定では、機能を有効にするかの他に、否定的印象が含まれるメールを連続して何件受信したら通知を送信するかを設定できます。たとえば、3件として設定すると、否定的印象が含まれるメールを3件連続で受信すると、通知が送信されます。
Zoho CRMのどこで通知を確認できますか？
否定的印象が含まれるメールの連続受信に関する通知は、以下で確認できます。
-
Ziaの通知画面
-
データの詳細ページ
-
SalesInboxのページ
-
メールの開封時
メモ：
-
この通知機能は、過去3か月分のメールのデータのみを対象とします。
-
Ziaの通知フィルターで、否定的印象を含むメールは、CNS（Consecutive Negative Sentiments：連続する否定的印象）として表示されます。
管理者が通知機能を有効にするには
- ［設定］→［Zia］→［コミュニケーション］→［メール分析］ に移動します。
- ［メール印象分析］で［連続する否定的印象］のチェックボックスを選択します。
- ［通知対象とするメールの連続受信件数］ の選択リストから値を選択します。
組織の管理者が、連続する否定的印象についてのZiaの通知機能を組織で有効にしている場合、各ユーザーは自分で通知機能を有効にすることもできます。
ユーザーが通知機能を有効にするには
- ［設定］→［Zia］→［通知］→［Ziaによるメール分析］ に移動します。
- ［連続する否定的印象］の切り替えボタンをクリックして、有効にします。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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