初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。組織内でデータは共有されず、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。その他のユーザーもアクセスできるようにしたい場合、データ共有ルールなどの機能を使用すると、役職やグループを指定してアクセス権限を付与することが可能です。設定内容に応じてデータが共有され、アクセス可能になります。  

主な機能

• 初期設定では、すべてのタブにおいて、データへのアクセス権限は ［非公開］ に設定されています。データにアクセスできるのは、担当者とその上位の役職者のみです。
  
• 組織の標準権限を ［組織内共有（表示／編集／削除）］または［組織内共有（表示／編集）］に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータにアクセスでき、データの編集や削除も可能になります。この場合、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限は適用されません（組織の標準権限でアクセス可能な状態になるため）。
  
• 組織の標準権限を ［組織内共有（表示のみ）］ に設定すると、すべてのユーザーが他のユーザーのデータを表示できますが、データの編集や削除はできなくなります。この場合、編集や削除は、担当者のみ可能です。
  
• 組織の標準権限を ［非公開］ に設定すると、役職による階層やデータ共有ルールなどの個別の設定を通じたアクセス権限が適用可能になります（基本は非公開になった状態で、これらの設定を通じて対象のデータが個別に共有される形になるため）。
  
• 共有ルールの設定により、組織の標準権限を制限することはできません（組織の標準権限が優先されます）。組織の標準権限で制限されているデータに対してアクセス権限を追加で付与することは可能です。
  
• インポートの履歴には、自身とその下位の役職者が担当するデータが表示されます。
  
• 表示権限を持つデータに関連付けられている添付ファイル、メモ、競合他社も同様にアクセス可能です。
  
• 売上予測は、常に非公開として設定されます。
  
   
  

組織の標準権限の種類

Zoho CRMでは、組織の標準権限として以下の種類のアクセス権限を設定できます。なお、タブごとに異なる種類のアクセス権限を設定することも可能です。

• 非公開： データの担当者とその上位の役職者のみが、データにアクセスできます。
  
• 組織内共有（表示のみ）： すべてのデータを表示できますが、他のユーザーのデータについては編集や削除はできません。
  
• 組織内共有（表示／編集）：すべてのデータを表示、編集できますが、他のユーザーのデータについては削除はできません。
• 組織内共有（表示／編集／削除）： すべてのデータを表示、編集、削除できます。
  

メモ

• 初期設定では、データへのアクセス権限は［非公開］に設定されています。データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできます。
  
• 現在のところ、［メモ］、［レポート］、［ダッシュボード］タブには、組織の標準権限を設定できません。

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
   
2. データ共有設定 画面の［組織の標準権限］タブで、編集するタブの設定欄に移動します。
3. 選択リストをクリックし、各タブのデータに対する標準のアクセス権限を、次のいずれかから選択して設定します：
   
   • 非公開
     
   • 組織内共有（表示のみ）
     
   • 組織内共有（表示／編集）
   • 組織内共有（表示／編集／削除）
     

データ共有ルールの作成

データ共有ルールを作成することで、各タブのデータへのアクセス権限を個別に付与したり、制限したりできます。

データ共有ルールを作成するには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［役職と共有］ → ［データ共有設定］ の順に移動します。
   
2. データ共有設定 画面で、対象のタブの右側にある ［＋新しい共有ルール］ をクリックします。
   
3. 新しい共有ルール の設定画面で、以下の手順を実行します。
   
1. ［共有ルール名］： ルール名を入力します。
   
   
2. ［共有の種類］： データの共有の種類として、［データの担当者基準］または［条件基準］のいずれかを選択します。
   
3. ［データの担当者基準］：
   ［データの共有元］として、［グループ］、［役職］、［役職と部下］のいずれかを選択します。
   
   たとえば、以上の画像の例では、［役職］として［営業担当者］を指定しています。この場合、役職が営業担当者であるユーザーが担当するすべてのデータが共有されます。
4. ［条件基準］：
   指定の条件を満たすデータを共有します。
   条件をさらに追加する場合は、 ［+］ （追加）アイコンをクリックします。
   複数の条件を設定する場合、 ［かつ］ ／ ［または］ をクリックすると、条件同士をどのように組み合わせるかを変更できます（また、条件同士の組み合わせの方法は、［パターンの編集］をクリックすることによっても編集可能です）。
   
   たとえば、以上の画像の例では、地域と業種をもとに共有条件を指定しています（［請求先の国］が［インド］で、かつ［業種］が［不動産］であるデータが共有されます）。
5. データの共有先： ［グループ］、［役職］、［役職と部下］、［すべてのユーザー］のいずれかを選択します。
   以下の画像の例では、［役職と部下］と［マーケティング担当者］を指定しています。この場合、役職がマーケティング担当者であるユーザーと、その部下のユーザーに対してデータが共有されます。
   
   
6. 権限： 共有するデータに関するアクセス権限を選択します（［表示／編集／削除］、［表示／編集］、［表示のみ］）。
   
7. ［上位の役職に共有する］： チェックボックスを選択すると、共有先のユーザーの上位の役職者に対してもデータを共有できます。 
   
4. ［保存する］ をクリックします。

メモ

1. データ共有ルールを作成した後、ルールの適用処理が完了するまでの間は、ルールを編集できません。
   
2. タブに400万件以上のデータがあり、その60%以上が共有条件を満たす場合、データ共有ルールを保存しても既存のデータは共有されません。この場合、条件を満たす既存データをすべて共有するには、Zoho CRMのサポート窓口に問い合わせる必要があります。ただし、新たに追加または更新したデータは、設定したルールに応じて自動で共有されます。

条件に基づくデータ共有ルールは、［活動］タブを利用中のアカウントでは利用できません。ただし、［活動］タブが［タスク］、［通話］、［予定］の3つのタブに分割されているアカウントでは、利用可能です。

最終更新日：2023年8月14日