Zoho CRM nextgenの管理者向け設定ガイド

Zoho CRM nextgenの管理者向け設定ガイド

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Nextgen CRMでは、設定を1人の管理者に集中させるのではなく、3種類の管理者に分担させます。このガイドでは、設定を始める前の確認事項、構築の順序、付与前に理解しておくべき権限について説明します。

管理者が3種類ある理由

管理者が3種類あるのは、Nextgenの操作画面になったためではありません。この仕組みはCRM For Everyoneで導入され、新しい操作画面もこれを基盤としているため、両者は同時に表示されます。しかし、中心となる機能は管理者モデルであり、操作画面はそれを利用する場所にすぎません。

3種類に分ける理由は、ボトルネックの解消にあります。従来の単一管理者の構成では、1人の特権管理者がすべてのチームの設定を行っていました。CRMを営業チームだけが使用していたときは、それでも問題ありませんでした。しかし、マーケティング、法務、導入支援、業務運用の各チームが同じシステムで業務を行うようになると、レイアウトの変更、項目の追加、ワークフローの調整がすべて1人に集中します。各チームは、自分たちほど業務プロセスに詳しくない担当者の対応を待たなければなりません。

そこで、意思決定の種類に応じて設定作業を分担し、各管理者がそれぞれ異なる役割を担う仕組みになっています。
  1. 特権管理者は組織全体を管理：いつでも他の2つの役割を割り当てたり取り消したりでき、チームスペース管理者とチームタブ管理者が作業できる範囲を設定します
  2. チームスペース管理者はスペースを管理：新しいチームスペースやチームタブを作成し、プロセスを設定して、チームタブ管理者やユーザーをチームスペースに追加できます
  3. チームタブ管理者はタブの動作を管理：プロセスを設定し、適切な権限を付与してチームタブのユーザーを追加できます
この仕組みの利点を簡単な例で説明します。プロダクトマーケティング責任者は、依頼チケットを起票することなく、自分が担当する導入事例タブの構成変更、項目の追加、承認フローの変更を行えます。同時に、カスタマーマーケティング責任者も同じスペース内の別のタブで同様の変更を行えます。どちらも相手の業務や組織全体の設定には影響を与えません。このように並行して作業できることが、この仕組みの目的です。そのため、どの操作画面を使用するかに関係なく、この管理者モデルが採用されています。

 3種類の管理者役割

役割
管理範囲
担当する内容
特権管理者
組織全体の設定、サブスクリプション、ライセンス、ユーザー管理
どのユーザーが存在し、組織として何を許可するか
チームスペース管理者
チームスペース。タブやフォルダーの作成、チームタブ管理者の割り当て、チームスペースへのユーザーの追加
このスペースに含めるユーザーと内容
チームタブ管理者
チームタブ。チームタブ全体の管理、ユーザーの追加、自動化の設定
このタブをどのように動作させるか
 
後の作業を最も効率化できる重要な違いは、チームスペース管理者が「誰」と「何」を管理し、チームタブ管理者が「どのように」を管理する点です。

構築前の構成決定

チームをチームスペースに、プロセスをチームタブに対応付けます。チームスペースは部屋に相当し、チームタブはその中で行う業務に相当します。たとえば、営業、マーケティング、法務、導入支援の各チームがある会社では、チームごとにチームスペースを用意します。マーケティングのチームスペース内では、プロダクトマーケティング責任者が導入事例チームタブを担当し、カスタマーマーケティング責任者がキャンペーン申請チームタブを担当します。各部門の責任者は、自分が担当するタブを設定します。チームスペース管理者であるマーケティングマネージャーは、スペースに参加するユーザーと、そこに表示するタブを決定します。変更のたびに特権管理者を介する必要はありません。構成を誤ると、後でチームスペース間でタブを移動することになり、最初に慎重に決めるよりも大きな影響が生じます。

 設定の順序

次の順序で構築します。各手順は、その前の手順に依存します。

手順
活動
主担当

1
役職と権限設定を作成し、既存の権限設定の権限を確認
特権管理者

2
チームスペースを設定
特権管理者、および［チームスペースの管理］権限を持つユーザー

3
各チームスペースにチームスペース管理者を割り当て
特権管理者、および［チームスペースの管理］権限を持つユーザー

4
チームスペースへのユーザーの追加、タブの追加または削除、タブをグループ化するフォルダーの作成
チームスペース管理者

5
チームタブを作成。
チームスペース管理者、チームタブ管理者、および［チームタブの作成］権限が有効なユーザー。

6
管理者、メンバー、参加者、申請者のいずれかとして、チームタブにユーザーを割り当て
チームタブ管理者

7
タブ内のレイアウト、項目、ビュー、権限、自動化を設定
チームタブ管理者

8
組織全体の項目単位の権限を設定
特権管理者

9
チームタブ内の項目単位の権限を設定
チームタブ管理者

10
チームタブ内でのみ作業するユーザー向けに、チームユーザーライセンスを追加
特権管理者
 
手順4～9を委任しても、管理権限を手放すことにはなりません。各チームが特権管理者の対応を待たずに、自分たちのプロセスを設定できるようになります。

付与前に理解しておくべき権限

チームスペースの管理

各チームスペースで指定できる管理者は1人だけで、その管理者が管理できるのは自分のチームスペースのみです。ただし、権限設定で［チームスペースの管理］権限が有効になっているユーザーは、すべてのチームスペースを管理でき、サイドバーでタブを直接追加、削除、並べ替えできます。この権限は、チームスペース単位ではなく、組織全体に適用される権限として扱ってください。

チームタブの管理

チームタブ管理者であっても、チームタブを作成できるとは限りません。作成するには、別途［チームタブの作成］権限が必要です。この点に驚く管理者も少なくありません。
チームスペースに追加されていないチームタブ管理者は、そのチームスペースのレコードを操作画面では確認できませんが、直接リンクからアクセスすることはできます。チームのデータが操作画面に表示されなくても、タブを設定できます。チームスペースの境界をデータの境界として扱わないでください。

想定以上に広い管理者の選任範囲

特別な権限は必要なく、どのCRMユーザーでもチームスペース管理者に指定できます。また、権限や役職にかかわらず、どのユーザーでもチームタブ管理者に指定できます。1つのチームタブには最大5人の管理者を指定できます。

リクエスト

チームタブ管理者が作成、表示できるのは、自分のリクエストのみです。

問題別の対応担当者

何かが表示されない場合、表示されない対象によって対応方法が異なります。担当外の管理者に依頼すると、解決に1日余計にかかります。

症状
確認と対応を行う担当者
ユーザーにチームスペースが表示されない
チームスペース管理者が、ユーザーがチームスペースに追加されているかどうかを確認します
ユーザーにタブが表示されない
チームスペース管理者が、そのタブがチームスペースに追加されているかどうかを確認します。

ユーザーにタブを表示するための適切な権限がない場合も、チームスペース管理者が対応します
ユーザーにタブは表示されるが、そのレコードや項目が表示されない
チームタブ管理者が、タブ内でユーザーの権限を調整します
ユーザーに別の権限が必要
特権管理者
アクセス制限、エクスポート、削除の権限
特権管理者

留意事項

  1. 特権管理者が基盤を整えます。3種類の管理者について理解し、チームスペースとチームタブの違いを把握したうえで、役職の高さではなく適性に基づいて管理者を選任してください。
  2. チームスペース管理者が範囲を管理します。チームスペースやチームタブが表示されないユーザーがいる場合は、そのユーザーが対象のチームスペースに追加されているか確認してください。［チームスペースの管理］権限がない限り、自分に割り当てられたチームスペースのみを管理できます。
  3. チームタブ管理者がチームスペース内のタブを構築します。タブが表示されないユーザーがいる場合は、そのユーザーがタブに追加されているか確認してください。適切なプライバシーおよびセキュリティ基準を維持することが、この役割を担う条件です。特権管理者はアクセス権を取り消すことができます。

管理者に関するよくある質問

1. 役割と選任条件

チームスペース管理者には誰を指定できますか？
どのCRMユーザーでも指定できます。特別な権限は必要ありません。

1つのチームスペースに何人の管理者を指定できますか？
指定できるチームスペース管理者は1人です。ただし、権限に［チームスペースの管理］権限が設定されているユーザーは、すべてのチームスペースを管理できます。

チームタブ管理者には誰を指定できますか？
権限や役職にかかわらず、どのユーザーでも指定できます。1つのチームタブには最大5人の管理者を指定できます。

自分がチームスペース管理者に指定されたかどうかを確認するには、どうすればよいですか？
指定されるとメールが届きます。実行できる操作からも確認できます。チームスペースへのユーザーの追加や、タブの追加と削除ができる場合、そのチームスペースの管理者です。

チームタブ管理者ですが、チームタブを作成できないのはなぜですか？
チームタブを作成するには、タブ管理者とは別に［チームタブの管理］権限が必要です。特権管理者に有効化を依頼してください。

2. アクセス権と表示設定

ユーザーにチームスペースが表示されません。何を確認すればよいですか？
ユーザーがチームスペースに追加されているか確認してください。チームスペース管理者は、ユーザー、グループ、役職、または権限単位でユーザーを追加できます。

ユーザーにタブが表示されません。誰が対応しますか？
チームスペース管理者が、そのタブがチームスペースに追加されているか確認します。ユーザーにタブを表示するための適切な権限がない場合は、必要な権限を付与します

ユーザーにタブは表示されますが、その中のレコードや項目が表示されません。誰が対応しますか？
チームタブ管理者が、そのユーザーのタブ内での権限を調整します。

チームタブ管理者ですが、チームスペースには参加していません。レコードが表示されないのはなぜですか？
チームスペースのメンバーではないチームタブ管理者には、操作画面上でレコードが表示されません。ただし、タブの設定は引き続き行うことができ、直接リンクからレコードにアクセスすることもできます。たとえば、マーケティングチームのユーザーを営業チームスペース内のユースケース用タブのチームタブ管理者に指定できますが、そのユーザーを営業チームスペースに追加する必要はありません。

他のユーザーが送信したリクエストを確認できないのはなぜですか？
リクエスト送信者として追加されたユーザーが作成、表示できるのは、自分のリクエストのみです。チームタブ管理者は、自分のチームタブに送信されたリクエストを確認できますが、他のチームタブに追加されたリクエストは確認できません。

3. 権限

［チームスペースの管理］権限では、具体的に何が許可されますか？
自分のチームスペースだけでなく、すべてのチームスペースを管理できます。これには、サイドバーでのタブの追加、削除、並べ替えが含まれます。この権限は、組織全体に適用される権限として付与してください。

項目単位の権限は誰が設定しますか？
組織全体の項目は特権管理者が設定します。チームタブ内の項目はチームタブ管理者が設定します。

アクセス制限、エクスポート、削除の権限は誰が設定できますか？
特権管理者です。

新しい操作画面への移行によって、ユーザーの権限は変更されましたか？
いいえ。既存の権限はそのまま引き継がれます。変更されたのは、これまで［設定］からのみアクセスできた項目、レイアウト、自動化に、サイドバーのタブからもアクセスできるようになった点です。これにより、以前は見つけにくかった設定項目を簡単に見つけられるようになりました。セキュリティを確保するため、ユーザーの権限とアクセス許可を確認してください。

4. 構成と上限

チームスペースはいくつ作成できますか？
Standardは5件、Professionalは10件、EnterpriseとUltimateは25件です。無料アカウントでは、標準のCRMチームスペースを利用できますが、追加のチームスペースは作成できません。

タブはいくつ作成できますか？
カスタムタブとチームタブの合計で、Standardは10件、Professionalは25件、Enterpriseは200件、Ultimateは500件です。

サンドボックスにチームスペースを作成できますか？
組織内のすべてのユーザーが新しい操作画面に移行すると、作成できるようになります。

その他の質問

「表示設定を把握できなくなりました。チームタブ管理者がレイアウトや自動化を変更しても、私には分かりません。」
以前の仕組みでは、特権管理者がすべてを1つの画面で確認できました。新しい仕組みでは、管理権限を委任できるため、管理が分散されます。現時点では、チームタブ管理者が変更または追加した内容を知らせる通知はありません。現在、通知とシグナルを組み合わせた仕組みを開発中で、近日中にリリースされる予定です。

「チームスペースに参加していないチームタブ管理者でも、直接リンクからレコードにアクセスできます。」
このリンクは、別のチームタブ管理者に情報へのアクセス権を付与する目的で共有された可能性があります。この事象を記録し、製品チームに報告する必要があります。

「権限にかかわらず、どのユーザーでもチームタブ管理者に指定できます。」
これは意図的に広く設定されています。適用範囲を説明したうえで、許容できるかどうかを判断してもらってください。

「新しいサイドバーのショートカットにより、これまで［設定］内に限定していた設定項目が、既存の権限でも表示されるようになりました。」
［設定］にアクセスできるユーザーを慎重に制限していた管理者にとっては、タブにカーソルを合わせるだけで設定項目にアクセスできるようになったことになります。セキュリティを確保するため、チームタブ管理者は、設定を変更できるユーザーと、設定内容の表示のみが可能なユーザーを確認して割り当てる必要があります。

「権限を委任できる相手がいません。管理者は私だけです。」
小規模な組織や下位プランではよくある状況です。管理者が1人しかいない場合、3種類の管理者は負担の軽減ではなく、追加の作業になります。その場合、特権管理者が3つの役割をすべて兼任できます。権限の委任は必須ではなく、準備ができた時点で利用できます。無料プランでは標準のチームスペースしかないため、この傾向がさらに顕著です。

「各チームスペースの管理者は1人だけです。単一障害点になりませんか？」
［チームスペースの管理］権限を使用すると、2人目のユーザーが複数のチームスペースを管理できます。ただし、この権限は必要な場合にのみ付与し、関係者間で十分に情報を共有してください。

「問題が発生した場合、誰に相談すればよいですか？担当者になり得る人が3人います。」
この疑問に答えるために「問題別の対応担当者」の表があります。これは仕組みの欠陥ではなく、慣れるまでに時間が必要なだけです。ドキュメントを用意し、簡潔な原則を示すことで解決できます。「誰をどこに追加するか」はチームスペース管理者に、「どのように設定するか」はチームタブ管理者に問い合わせます。この情報を簡単に見つけられるようにしておくことが重要です。

「チームタブ管理者がチームタブを作成できません。」
チームタブ管理者であっても、［チームタブの管理］権限を有効にする必要があります。直感的に分かりにくいため、この点について問い合わせが発生する可能性があります。

「権限の委任は、管理権限を手放すことを意味します。」
これは最も一般的な誤解ですが、権限の委任とは、一定の制限を設けたうえで責任を分担することです。特権管理者は、いつでも各役割を割り当てたり取り消したりできます。組織全体の設定に関する権限が特権管理者から移ることはありません。

「チームタブ管理者が、すべてのCRMデータを表示できるようになりました。」
いいえ。表示できるのは、自分が管理するタブのデータだけです。また、チームスペースに参加していない場合、そのレコードは操作画面に一切表示されません。例外は前述の直接リンクからのアクセスであるため、この点について明確な説明が必要です。

「セキュリティモデルが分断されます。」
項目単位の権限、アクセス制限/export/delete,、役職、権限は、引き続き特権管理者が管理します。委任されるのは設定作業であり、セキュリティポリシーではありません。セキュリティの管理範囲は縮小されるのではなく、より細かく設定できるようになったといえます。
 

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