ダッシュボードの作成
この記事内の機能の一部は、今後、段階的にリリースされる予定です。また、一部のユーザーのアカウントにおいてのみ利用可能になる可能性があります。
ダッシュボードは、Zoho CRM内のデータをもとに作成したグラフや表をまとめて配置できるページです。データの傾向、パターン、比較、達成度など、さまざまな種類の表やグラフをひと目で確認できます。これにより、営業活動や業務の進捗などの重要な指標データを、リアルタイムにすばやく把握できます。また、作成したダッシュボードは、組織内のすべてのユーザーや指定したユーザーに共有することが可能です。また、自分だけで利用する非公開のダッシュボードも作成できます。
ダッシュボードは、 ［アナリティクス］ タブに表示されます（一部のアカウントでは、［ダッシュボード］タブに表示されます）。
利用条件
必要な権限
［レポート］ と ［アナリティクス］ タブの権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
ダッシュボードの作成
要件に応じたダッシュボードを作成し、組織内のさまざまな業務指標をすばやく確認できます（例：見込み客のステータス、マーケティング施策の投資対効果、商談の進捗、活動の統計、メール分析）。作成したダッシュボードは、組織内の一部またはすべてのユーザーと共有できます。
注：
- 組織内のすべてのユーザーにダッシュボードを共有した場合、共有されたユーザーは、ダッシュボード内のデータのうち、表示権限を持つデータのみを表示できます。たとえば、業界別の売上グラフを作成して配置したダッシュボードをすべてのユーザーに共有した場合、［業界］項目の表示権限を持つユーザーのみが該当のグラフを表示できます。
- 共有されたユーザーが［アナリティクス］（ダッシュボード）タブを表示するには、［アナリティクス］（ダッシュボード）タブの表示権限が必要です（関連情報： タブの権限 ）。
ダッシュボードを作成するには：
- ［アナリティクス］（ダッシュボード） タブをクリックします。
上部メニューに ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブが見つからない場合、右端の ［…］ （その他）アイコンをクリックすると、非表示になっているタブの名前が一覧で確認できます。
- ダッシュボードの 一覧 ページで、画面の左上にある ［＋］ （追加）アイコンをクリックします。
- 画面左側にある表／グラフの種類のボックスをクリックすると、ダッシュボードにさまざまな 表／グラフを追加 できます。
-
ダッシュボード の作成 画面で、次の手順を実行します。
- ［ダッシュボード名］ を入力します。
- ダッシュボードの説明を入力します。
-
ダッシュボード名の右側にある編集アイコンをクリックし、ダッシュボードの共有範囲を選択します。
- ［自分のみ］：自分のみが利用できます。
- ［すべてのユーザー］：Zoho CRMの同じ組織内のすべてのユーザーに共有できます。
-
［カスタム］：グループ、ユーザー、役職、役職と部下のいずれかの分類をもとに対象者を選択して共有できます。
- ［自分のみ］：自分のみが利用できます。
-
画面左側のメニューで表／グラフをクリックすると、ダッシュボードに追加できます。
- ［ダッシュボード名］ を入力します。
5. ［保存する］ をクリックします。
メモ：
- ロック中のダッシュボードは、ダッシュボード作成者とZoho CRMの管理者のみが変更できます。
- ロックされていないダッシュボードが共有されている場合、共有先のユーザーはダッシュボードを編集できますが、ダッシュボードの共有先を自分のみに変更することはできません。
- ダッシュボードのロックを解除するには、ダッシュボード上部の編集アイコンをクリックし、共有先のユーザーに対してダッシュボードをロックするためのチェックボックスの選択を解除します。
- 共有先のユーザーは、ロック中のダッシュボードを複製できます。
ダッシュボードの複製
既存のダッシュボードで作成した表やグラフを別のダッシュボードにも追加したい場合、既存のダッシュボードを複製して必要な変更を行うだけで、効率的に追加できます。なお、同一のダッシュボード内で、表やグラフを複製することも可能です。
ダッシュボードを複製するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動し、画面の右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- メニューから［複製する］をクリックします。
必要に応じて、複製したダッシュボードの名前を変更します。 - ［保存する］をクリックします。
ダッシュボードの表示
組織のZoho CRMアカウントに表示されるダッシュボードは、次のように分類されて表示されます。
- お気に入り：お気に入りに設定したダッシュボード（星アイコンが表示されます。下部にある
アイコンをクリックして、並べ替えが可能）
- 自分が作成：自分が作成したダッシュボード
- 自分に共有：組織内のユーザーが作成し、自分に共有されたダッシュボード
- 公開：組織内のすべてのユーザーが利用できるダッシュボード（あらかじめ用意されている標準ダッシュボードも含む）
- 他のユーザーのダッシュボード：組織内の他のユーザーによって作成されたダッシュボードで、上記のいずれにも分類されないダッシュボード（管理者と特権管理者のみが表示可能）
ダッシュボードの管理
ダッシュボードの管理機能では、ダッシュボードのデータ一覧を表示し、管理できます。データ一覧では、各ダッシュボードの名前変更、複製、削除などの基本的な操作を実行できます。
一覧表示（簡易表示）とグリッド表示（詳細表示）の2つの形式で、データ一覧を表示できます。必要に応じて、表示形式を切り替えることで、ダッシュボードを効率的に管理することが可能です。
標準のダッシュボードや表／グラフの削除
Zoho CRMには、標準のダッシュボードがあらかじめ用意されていて、一般的によく使われる表／グラフをすぐに確認できます（例： 商談のステージ別の進捗状況、取引先別の売上、キャンペーンと売上）。
標準ダッシュボードは、見込み客、取引先と連絡先、問い合わせとよくある質問、商品、各種書類、キャンペーン、テリトリー、データの種類ごとに用意されています。これらの標準ダッシュボードは、組織内で共有（公開）されていて、組織内のすべてのユーザーが利用できます。
標準ダッシュボードの共有設定は変更できませんが、標準ダッシュボードが不要な場合は、組織アカウントから削除できます。また、標準ダッシュボード内で、不要な表／グラフも削除することもできます。ダッシュボードの管理権限を持つユーザーが、標準ダッシュボードと表／グラフを削除できます。
注： ［ホーム］タブの［クラシック表示］のダッシュボードは削除できません。
ダッシュボードを削除するには
-
［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動します。
-
対象の標準ダッシュボードを選択します。
-
画面右上の［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから［削除する］を選択します。
表／グラフを削除するには
-
対象の標準ダッシュボードで、対象の表／グラフに移動します。
-
対象の表／グラフにカーソルを合わせると右上に表示される、［︙］（その他の操作）アイコンをクリックします。
-
［削除する］をクリックします。
標準のダッシュボードや表／グラフの複製と削除
標準のダッシュボードとその表／グラフは、組織内のすべてのユーザーがアクセスして表示できるようになっています。組織内のすべてのユーザーではなく指定したユーザーにのみ標準ダッシュボードの利用を許可したい場合、該当のダッシュボードを複製して共有するユーザーを指定し、元のダッシュボードを削除することで対応できます。
同様に、管理者がダッシュボードを複製し、 ［自分のみ］ に設定することで、参照用に保管しておくことも可能です。
注： 標準ダッシュボードは、一度削除すると復元できません。そのため、削除する前に、複製しておくことをお勧めします。標準のダッシュボードや表／グラフを複製して削除するには
-
［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動します。
-
一覧から、対象のダッシュボードを選択します。
（ダッシュボードで、対象の表／グラフを選択します。） -
画面右上にある［…］または［︙］（その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから［複製する］を選択します。
複製したダッシュボードは、「（元のダッシュボード名または表／グラフ名）_複製済み」という名前が付けられます（必要に応じて変更できます）。 -
ダッシュボード名の右横にある［すべてのユーザー］アイコンをクリックし、［自分のみ］／［カスタム］を選択することで、共有範囲を変更できます。
-
［カスタム］を選択した場合、一覧から共有するユーザーを選択します。
-
元のダッシュボードに移動し、画面の右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
-
メニューから［削除する］を選択します。
確認メッセージに表示された［削除する］をクリックします。
この削除操作によって、ダッシュボードは完全に削除されます。元には戻せませんのでご注意ください。
表／グラフに関する操作の実行
ダッシュボードの表／グラフでは、要件に応じてさまざまな操作を実行できます。それぞれの操作について説明します。
複製
同一のダッシュボード内で、表／グラフを複製できます。既存のダッシュボードで作成した表／グラフと同様の表／グラフを追加したい場合、既存の表／グラフを複製して必要な変更を行うだけで、効率的に追加できます。
表／グラフを複製するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動し、ダッシュボード内の対象の表／グラフの右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- ［複製する］をクリックします。
- 複製した表／グラフの名前を変更し、必要に応じて、その他の設定も変更します。
- ［保存する］をクリックします。
削除
ダッシュボード内で不要になった表／グラフを削除できます。なお、ダッシュボード内の表／グラフを削除できるのは、ダッシュボードの管理権限を持つユーザーです。
表／グラフを削除するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動し、
- ダッシュボード内の対象の表／グラフの右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- ［削除する］をクリックします。
ホーム／お気に入りへの追加
ダッシュボード内の表／グラフを、Zoho CRMの［ホーム］タブに追加したり、［アナリティクス］（ダッシュボード）タブのお気に入りに追加したりすることで、確認しやすくすることが可能です。
表／グラフをホーム／お気に入りに追加するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動し、
- ダッシュボード内の対象の表／グラフの右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- ［ホームに追加する］／［お気に入りに追加する］を選択します。
埋め込みURL
埋め込み用のURLをコピーして貼り付けることで、ダッシュボードを外部のWebページに埋め込むことができます。また、設定において許可するドメインを指定することで、特定のドメインでのみダッシュボードを利用できるように制限することが可能です。たとえば、あるグラフを「.co.jp」のドメインでのみ表示できるようにする場合、許可するドメインの設定で該当のドメインを指定することで、その他のドメインでは、グラフを表示できなくなります。
ドメインの設定時には、特殊文字（ ^ { } | " < > `）、複数のコンマ、スペース（例：goo gle.com）は使用しないでください。設定が無効になる場合があります。
ダッシュボードの埋め込みURLを設置するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード） タブをクリックします。
- ダッシュボードの一覧 ページで、対象のダッシュボードを選択します。
- 対象の表やグラフの右上にある ［︙］ （その他の操作）アイコンをクリックし、メニューから ［埋め込みURL］ を選択します。
- ［埋め込みURL］ ページで、［コピーするURL］欄に表示されているURLをコピーします。
- ［許可するドメイン］ 欄に、ダッシュボードの表示を許可するドメインを入力します。
こちらで指定したドメインでのみ、ダッシュボードを表示できるようになります。 - ［完了する］ をクリックします。
別のダッシュボードへの移動
既存のダッシュボードで作成した表／グラフを別のダッシュボードに移動したい場合、以下の手順により簡単に移動できます。
表／グラフを移動するには
- ［アナリティクス］（ダッシュボード）タブに移動し、ダッシュボード内の対象の表／グラフの右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- ［別のダッシュボードに移動する］を選択します。
- ドロップダウンで移動先のダッシュボードを選択し、必要に応じて、表／グラフの名前を変更します。
- ［移動する］をクリックします。
メモ：
- ロックされているダッシュボードには、表／グラフを移動できません。
ダウンロード
ダッシュボード内の表／グラフは、画像またはPDF形式でダウンロードできます。これにより、共有や外部ツールでの活用が可能です。
最近削除したダッシュボード、表／グラフの復元
ダッシュボードや表／グラフを削除した後に、再度該当のダッシュボードや表／グラフが必要になる場合があります。また、ダッシュボードや表／グラフを誤って削除してしまう場合もあります。このような場合に備えて、Zoho CRMではダッシュボードや表／グラフの削除後、30日間はデータを復元することができます。
- ［最近削除した内容］のセクションには、［ダッシュボード］と［表／グラフ］の2種類のタブがあります。こちらから、削除されたデータをグリッド表示または一覧表示で確認できます。
- ダッシュボードの管理権限を持つユーザーは、共有されたダッシュボードにおいて、削除されたデータを復元できます。
削除した表／グラフの復元
削除した表／グラフを復元するにあたって、以下の2通りの方法があります。
- 削除した表／グラフが元々追加されていたダッシュボード（親のダッシュボード）が残っている場合、表／グラフを選択し、直接復元できます。
- 削除した表／グラフが元々追加されていたダッシュボード（親のダッシュボード）も削除されている場合、表示されるポップアップ画面から以下のいずれかの復元方法を選択できます。
- 表／グラフと親のダッシュボードをあわせて復元する
- 表／グラフの復元先のダッシュボードを選択する（元の親のダッシュボードとは異なるダッシュボードに表／グラフを復元します）
メモ：
- ［最近削除した内容］のセクションには、以下のいずれかの方法でアクセスできます。
- ダッシュボードのメインページで、画面左側のドロップダウンから［最近削除した内容］を選択します。
- ダッシュボードの管理画面で、画面右上の［最近削除した内容］を選択します。
- 削除したデータは、削除日時の順に表示されます。また、これらのデータは、削除日時に基づいて以下の4種類のセクションに分類されます。
- 今日
- 昨日
- 今週（今日と昨日を除く）
- 今週以前
- 一括処理（復元／削除）の実行する場合、一度に削除／復元できるデータの上限は100件です。
ダッシュボードのデータの掘り下げ（ドリルダウン）
ダッシュボードでは、特定の要素（グラフの一部や値など）について、その詳細データを掘り下げてレポート形式で確認することが可能です。
ダッシュボードのデータを掘り下げる（ドリルダウンする）には
- ［アナリティクス］（ダッシュボード） タブをクリックします。
- ダッシュボードの一覧 ページで、対象のダッシュボードを選択します。
- 選択したダッシュボードで、詳細を表示する対象の要素（グラフの一部や値など）をクリックします。
- 詳細データがレポートの形式で表示されます。
掘り下げ（ドリルダウン）のレポートに表示する列は、追加、削除できます。また、列を並べ替えることもできます。
表／グラフのフィルターの追加
個々の表／グラフに対して個別にフィルターを追加できます。表／グラフの大元の設定を変更しなくても、閲覧中に動的にフィルターを適用でき、簡単にデータを抽出することが可能です。さらに、フィルターの内容は自分の画面にのみ適用されるため、各ユーザーは他のユーザーへの影響を気にすることなく、それぞれの要件に合わせて必要なデータのみを表示することができます。組織でのデータ分析を円滑に行うのに役立ちます。
なお、個々の表／グラフのフィルターで抽出条件として使用する項目は、該当の表／グラフの設定画面で選択します。ダッシュボードへのアクセス権限を持つユーザーは、設定されている項目をもとに条件を指定してフィルターを適用し、抽出したデータを表示できます。
フィルターの抽出条件に使用する項目は、選択リスト、日付／日時、ユーザーなどの種類の項目から選択できます。また、日付／日時の値を出力する数式項目や集計項目をフィルター条件として選択することもできます。表／グラフのフィルターにおいて選択可能な項目の数は、2件までです。
フィルターの設定後、フィルター条件を選択して［適用する］をクリックすると、抽出したデータが表示されます。フィルター条件を保持したい場合、［適用して保存する］をクリックします。ダッシュボードのページを更新したり、他のWebページに移動したりしても、適用したフィルター条件が保持されます。
メモ：
- フィルターは、異常値の検出の表／グラフ以外のすべての表／グラフに追加できます。なお、複数のタブの値を比較する表／グラフに対しては、フィルターを追加できません。
- 選択リストのフィルター、および、ユーザーのフィルターに関して、フィルター条件として選択できる値の上限は25件です。
- 適用したフィルター条件の値は、ホーム画面などの他の画面やページに移動すると失われます。ただし、保存したフィルター条件の値は保持されます。
- 印刷／ダウンロードを行う場合、フィルター条件の値の適用、保存の有無にかかわらず、フィルターの適用後のデータが印刷／ダウンロードされます。
- フィルター条件の値が保存されている場合、別のページに表／グラフが埋め込まれている場合でも、フィルターの適用後のデータが表示されます。ただし、フィルター条件の値が保存されていない場合、埋め込まれている表／グラフのデータにはフィルター条件は適用されません。
- 表／グラフのフィルター条件の値を保存した後に一時的にフィルター条件の値を変更して適用し、他のダッシュボードやタブに移動すると、変更内容は失われます。該当の表／グラフを開きなおすと、保存されているフィルター条件の値が表示されます。
グループ化の対象項目の値に関するカテゴリーの作成
現在、この機能は一部のユーザーのアカウントでのみ利用できます。今後、すべてのユーザーのアカウントで段階的に利用可能になる予定です。
大量のデータを分析するのには手間がかかります。また、表／グラフを作成するにあたって分析対象のデータが大量にある場合、表／グラフが見づらくなり、内容がわかりにくくなる可能性があります。
このような場合に備えて、Zoho CRMではカテゴリーを作成し、分析対象となる項目の値を分類することができます。分析対象のデータを整理し、見やすくわかりやすい表／グラフを作成することが可能です。
たとえば、流入経路（データ元）に基づいて見込み客を分析するとします。その結果、通話、広告、紹介、展示会、チャットなどの複数の流入経路があることが判明しました。これらの流入経路に関して、直接的な流入経路と間接的な流入経路の2種類のカテゴリーを作成して流入経路を分類し、データを整理することができます。分類方法の例は以下のとおりです。
- 直接的な流入経路：電話、チャット、紹介
- 間接的な流入経路：広告、展示会
このようにカテゴリーを作成してデータを整理することで、特定の属性（直接的な流入経路、間接的な流入経路）に基づいて見込み客を分類し、わかりやすい表／グラフを作成することができます。
主なメリット：
- データ分析の効率化：同じ属性を持つデータをまとめることで、傾向やパターンを特定しやすくすることができます。
- データの見える化：分析情報をもとに表／グラフを作成することで、データをわかりやすく表示できます。
- カテゴリーのカスタマイズ：要件に合わせてカテゴリーを設定し、データを分析できます。
カテゴリーを作成可能な項目の種類の説明は、以下のとおりです。
- 選択リストの項目
- 数値の項目（通貨、数値、長整数、小数、パーセント、数式、集計）
選択リストの項目のカテゴリー
数値の項目のカテゴリー
選択リストの項目のカテゴリー
たとえば、［国］の選択リストの項目があり、選択リストの値として各国の名前が設定されているとします。各国の名前をもとに表／グラフを作成すると、対象となる値が多いため分析情報がわかりにくくなる可能性があります。このような場合、国を地域や大陸などのカテゴリーに分類することで、表／グラフをわかりやすく作成し、データをより簡単にすばやく分析することができます。
選択リストの項目のカテゴリーを作成するには
- 表／グラフを追加、複製、編集するメニューのいずれかをクリックします。
- 対象となる選択リストの項目を選択し、［カテゴリーの項目を作成する］をクリックします。
- 新しいカテゴリーの項目の作成画面が表示されます。
- ［グループ化］のドロップダウンで、カテゴリーの基準となる選択リストの項目を選択します。
こちらには、表／グラフで使用されている選択リストと数値の項目が表示されます。表／グラフにおいて使用されている項目が1件のみの場合、該当の項目が自動で選択されます。 - カテゴリーの項目の名前を入力し（例：地域）、［カテゴリーを作成する］をクリックします。
- カテゴリーの名前（例：アジア）を入力し、該当のカテゴリーに分類する値（例：日本、インド、中国）を選択します。
- ［完了する］をクリックします。
- 必要に応じて、カテゴリーをさらに追加することもできます（例：アフリカ、ヨーロッパ）。追加するには、［新しいカテゴリー］をクリックします。
- ［完了する］をクリックします。
- 表／グラフの設定内容を確認し、［保存する］をクリックします。
表／グラフを保存すると、設定内容に基づいてデータが分類されます。
メモ：
- 特定のカテゴリーに分類した値を、別のカテゴリーに移動することもできます。移動するには、対象の値に表示される［…］アイコンをクリックし、移動先のカテゴリーを選択します。選択する際には、既存のカテゴリーを選択するだけでなく、新しいカテゴリーを作成することも可能です。
- 必要に応じて、特定のカテゴリー内の値を削除できます。削除するには、対象の値に表示される［…］アイコンをクリックし、［削除する］を選択します。
- ［…］アイコンのメニューから、カテゴリー名を変更したり、カテゴリー内の値を選択しなおしたり、カテゴリーを削除したりできます。
- カテゴリーに割り当てられていない値は、［残りの未分類の値］の欄に表示されます。こちらの欄から値を選択し、既存のカテゴリーに追加したり、新しいカテゴリーを作成して追加したりすることが可能です。
数値の項目のカテゴリー
数値の項目を分類することで、数値のデータを範囲ごとに整理することができます。データをよりわかりやすく分析することが可能です。
たとえば、商談の金額のデータをもとに表／グラフを作成するとします。大量の商談のデータがある場合、個別の商談の金額の値を使用すると表／グラフがわかりにくくなる可能性があります。この場合、100,001円～1,000,000円の範囲を［小規模商談］、1,000,001円～5,000,000円の範囲を［中規模商談］、5,000,001円～10,000,000円の範囲を［大規模商談］などのようにカテゴリーを作成することで、商談の金額のデータを範囲ごとにまとめることができます。
また、基準値以下の値のカテゴリーを設定し、特定の値（100,000円）以下の範囲のデータをすべてまとめることもできます。同様に、基準値以上の値のカテゴリーを設定し、特定の値（10,000,001円）以上の範囲のデータをすべてまとめることが可能です。数値の項目のカテゴリーを作成する際には、値の範囲が途切れ途切れにならないよう、連続的に作成する必要があります。範囲内に該当しない値は、［その他］のカテゴリーに分類されます。表／グラフを保存すると、設定内容に基づいてデータが分類されます。よりわかりやすくデータを確認することが可能です。
数値の項目のカテゴリーを作成するには
- 表／グラフを追加、複製、編集するメニューのいずれかをクリックします。
- 対象となる数値の項目を選択し、［カテゴリーの項目を作成する］をクリックします。
- 新しいカテゴリーの項目の作成画面が表示されます。
- ［グループ化］のドロップダウンで、カテゴリーの対象となる数値の項目を選択します。
こちらには、表／グラフで使用されている選択リストと数値の項目が表示されます。表／グラフにおいて使用されている項目が1件のみの場合、該当の項目が自動で選択されます。 - カテゴリーの項目の名前を入力します（例：商談の規模）。
- カテゴリーの名前を入力し（例：大規模商談）、カテゴリーの範囲の開始値と終了値を選択します。
- 基準値以下の値のカテゴリーや基準値以上の値のカテゴリーを追加する場合は、歯車アイコンをクリックます。
- ［完了する］をクリックします。
- 表／グラフの設定内容を確認し、［保存する］をクリックします。
表／グラフを保存すると、設定内容に基づいてデータが分類されます。
メモ：
- 特定の表／グラフにおいて作成したカテゴリーの項目および各カテゴリーを表す値は、他の表／グラフでは使用できません。
- 1件のカテゴリーの項目において追加できるカテゴリーの上限は、10件です。また、1件のカテゴリーにおいて追加できる値の上限は、20件です。
- ［その他］のカテゴリーには、どのカテゴリーにも該当しない値や、値のないデータが表示されます。
- カテゴリーは、異常値の検出、ステージの表／グラフを除くすべての種類の表／グラフで作成できます。
データ数（件数）の出力
Zoho CRMの各タブに保存されているデータ数（件数）を指標データとして出力できます。レポート作成や分析において役立ちます。
データ数の出力対象のタブが1件のみの場合
対象のタブ内のデータ数を出力できます。たとえば、ある営業担当者による取引先の登録数を把握し、商品やサービスの販売対応実績を評価したいとします。この場合、［件数 - 取引先］と選択することで、該当の営業担当者による取引先の登録数を出力することができます。
データ数の出力対象のタブが2件の場合（基準タブと関連タブ）
例1：2件のタブが1件のルックアップ項目を通じて関連付けられている場合
基準タブと関連タブが1件のルックアップ項目を通じて関連付けられている場合、基準タブでは重複を考慮し、関連タブでは重複を考慮せずにデータの件数を出力することで、データを正確に出力することができます。
たとえば、［取引先］タブと［商談］タブがルックアップ項目を通じて関連付けられているとします。なお、基準タブは［取引先］タブ、関連タブは［商談］タブとします。この場合、基準タブである［取引先］タブにおいては、データの重複を考慮することで、正しいデータの件数を出力することが可能です。
上記の例をもとに説明します。［取引先］タブと［商談］タブのデータから、ある営業担当者が担当者している取引先と商談の件数を出力するとします。取引先は3件（A、B、C）、商談は4件（W、X、Y、Z）あるとします。各取引先と商談の関連付けは、以下の表のとおりです。
|
基準タブ：［取引先］ |
関連タブ：［商談］ |
|
取引先A |
商談W |
|
取引先A |
商談X |
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取引先B |
商談Y |
|
取引先C |
商談Z |
上記の表では、「取引先A」に関連付けられている商談は2件（W、X）あり、「取引先B」、「取引先C」に関連付けられている商談は各1件（Y、Z）あります。 この状態でデータの件数を出力するにあたって、重複を考慮した場合と考慮しなかった場合の出力値は以下のとおりです。
重複を考慮しなかった場合の取引先のデータの件数：4件（重複を含めた取引先数＝上記の表の行数の合計）
重複を考慮した場合の取引先のデータの件数 ：3件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［取引先］の列から重複を除いた行数）
重複を考慮しなかった場合の商談のデータの件数 ：4件（重複を含めた商談数＝上記の表の行数の合計）
重複を考慮した場合の取引先のデータの件数 ：3件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［取引先］の列から重複を除いた行数）
重複を考慮しなかった場合の商談のデータの件数 ：4件（重複を含めた商談数＝上記の表の行数の合計）
2件のタブが1件のルックアップ項目を通じて関連付けられている場合、基準タブのデータの件数を出力する際には重複を考慮し、関連タブのデータの件数を出力する際には重複を考慮せずに行うことで、適切に集計できます。
例2：2件のタブが複数のルックアップ項目を通じて関連付けられている場合
基準タブと関連タブが複数のルックアップ項目を通じて関連付けられている場合、基準タブと関連タブの両方で重複を考慮してデータの件数を出力することで、データを正確に出力することができます。
たとえば、［コース］タブと［受講者］タブが複数のルックアップ項目を通じて関連付けられているとします。各コースには複数の受講者が登録されており、各受講者は複数のコースに登録しています。
この例において、［コース］タブと［受講者］タブに登録されているデータの件数を出力するとします。なお、基準タブは［コース］タブ、関連タブは［受講者］タブとします。また、コースは2件（A、B）、受講者は4人（W、X、Y、Z）だとします。各コースと受講者の関連付けは、以下の表のとおりです。
|
基準タブ：［コース］ |
関連タブ：［受講者］ |
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コースA |
受講者W |
|
コースA |
受講者X |
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コースA |
受講者Y |
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コースB |
受講者X |
|
コースB |
受講者Y |
|
コースB |
受講者Z |
上記の表では、「コースA」に関連付けられている受講者は3人（W、X、Y）、「コースB」に関連付けられている受講者は3人（X、Y、Z）います。この状態でデータの件数を出力するにあたって、重複を考慮した場合と考慮しなかった場合の出力値は以下のとおりです。
重複を考慮しなかった場合のコースのデータの件数：6件（重複を含めたコース数＝上記の表の行数の合計）
重複を考慮した場合のコースのデータの件数 ：2件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［コース］の列から重複を除いた行数）
重複を考慮しなかった場合の受講者のデータの件数：6件（重複を含めた受講者数＝上記の表の行数の合計）
重複を考慮した場合の受講者のデータの件数 ：4件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［受講者］の列から重複を除いた行数）
重複を考慮した場合のコースのデータの件数 ：2件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［コース］の列から重複を除いた行数）
重複を考慮しなかった場合の受講者のデータの件数：6件（重複を含めた受講者数＝上記の表の行数の合計）
重複を考慮した場合の受講者のデータの件数 ：4件（重複を除いた取引先数＝上記の表の［受講者］の列から重複を除いた行数）
表／グラフにおいてデータの件数を出力するには
- ［アナリティクス］タブまたは［ダッシュボード］タブに移動します。対象のダッシュボードの画面右上から［表／グラフを追加する］をクリックします。
- 表／グラフを選択します。
- 対象のタブを選択し、必要に応じて［件数］（重複を考慮しない場合）、または、［件数 / 重複禁止］（重複を考慮する場合）のいずれかを選択し、［保存する］をクリックします。
ダッシュボードの内容をもとにしたスライドショーの作成
利用条件この機能は、今後段階的にリリースされる予定です。また、この機能を利用できるのは、エンタープライズプラン以上のプランを利用中であり、かつデータセンターが日本、米国、中国、ヨーロッパ、オーストラリアのユーザーのみです。
ダッシュボードの表／グラフや指標データをもとにスライドショー（プレゼンテーション）を作成することができます。チーム間でのミーティングや各種指標データの分析に役立ちます。作成したスライドショーは、Zoho CRMの画面内からすばやく表示することができます。スライドショーの内容を変更したい場合は、Zoho Showで該当の内容を開き、すばやく編集することが可能です。Zoho Showで行われた変更内容は、Zoho CRMにすぐに反映されます。
ダッシュボードのスライドショーを作成するには、以下の手順を実施します。
- ［アナリティクス］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューから対象のダッシュボードを選択します。
- ダッシュボードの画面右上の［…］アイコン をクリックし、［スライドショーとして作成する］を選択します。
注：スライドショーの作成中に別のスライドショーを作成することはできません。1か月間にユーザー1人あたりにおいて作成可能なスライドショーは、10件までです。作成後1か月間が経過すると、スライドショーは消去されます。 -
スライドショーの準備が完了すると、通知が表示されます。通知内に表示されている［Ziaの通知欄で表示する］をクリックします。
- 通知は自動的に表示されます。なお、スライドショーは［ダッシュボードのスライドショー］の欄に表示されます。
- Zoho CRMの画面内でスライドショーを表示する場合は、画面下部のメニューを操作します。こちらで行える操作や確認できる内容は、以下のとおりです。
- スライドの全画面表示
- スライド内のセクションの拡大
- ポインターの使用、マーカーによる注釈の追加、注釈の表示有無の切り替え
- 次のスライドへの移動、特定のスライドの表示
- Zoho Showでスライドショーを表示したい場合や、スライドを編集したい場合、［Zoho Showで表示する］をクリックします。
メモ
- 1か月間にユーザー1人あたりにおいて作成可能なダッシュボードのスライドショーは、10件までです。［スライドショーとして作成する］にカーソルを合わせると、作成済みのスライドショーの件数が表示されます。
- スライドショーの作成中に別のスライドショーを作成することはできません。
- スライドショーをいったん閉じた後、また後で開くことも可能です。Ziaの通知欄をクリックすると、必要なスライドショーへのリンクが表示されます。ただし、作成後1か月間が経過すると、スライドショーは消去されます。
- Zoho Showで行われたスライドショーの変更内容は、Zoho CRM内のスライドショーにも反映されます。ただし、スライドに対して追加した注釈は保存されません。なお、これらの機能を利用できるのは、Zoho Showの有料プランを利用しているユーザーのみです。Zoho Showの無料プランを利用している場合、Zoho Showでスライドショーを表示、ダウンロード、印刷することはできますが、他の操作を行うことはできませんのでご注意ください。
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