関数の関連付け

関数の関連付け

Zoho CRMの関数を使用すると、単純なプログラムスクリプトを実行して、関連するCRMタブ、または外部アプリケーションのデータを更新できます。データがワークフロー条件に一致すると、ワークフローエンジンが自動的に該当する関数を実行し、CRMデータを更新します。関数を使用することで、(Zoho Creatorによる)Delugeスクリプトを使用してスクリプトのプログラムを作成し、それをワークフロールールに関連付け、ビジネスプロセスを自動化できます(  関連項目: Delugeスクリプト - 参照ガイド )。

ビジネスでの利用例 

  • 各商談(ステータスは受注済み)の総額を、関連する取引先の総売上(カスタム項目)に計上できます。たとえば、顧客が10回の支払いを行った場合、レポートを作成しなくても、[取引先]ページで総売上を確認できます。顧客の総売上に基づき、顧客の等級をタイプA、タイプB、タイプCに分類できます。
  • 商談を受注してZoho CRMで完了にしたときに、Zoho Projectsまたは任意の外部プロジェクト管理アプリケーションでプロジェクトを作成できます。さらに、取引先や商談のデータにあるプロジェクトリンクを使用して、プロジェクトの進捗状況を監視できます。
  • 親取引先の郵送先住所に基づき、連絡先の住所情報を自動的に更新できます。
  • 商談ステータスが「受注済み」の場合は、商談、関連する連絡先、取引先の詳細を、Zoho Booksまたは任意の外部会計ソフトウェアに送信できます。会計ソフトウェアで、請求書のステータスが「支払い済み」に変更されると同時に、CRMの商談データも更新されます。

対象者

  • ユーザーのためにワークフロールールを設定するZoho CRMの管理者
  • REST APIとDelugeスクリプトのスキルを持つプログラマー

利用条件 

必要な権限
自動化の管理権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。


関数の設定

関数は、次の3つの手順で設定できます: 

  • 関数の作成
  • ワークフロールールへの関数の関連付け 
  • 関数の連携テスト 

関数を作成するには

  1. [設定] > [自動化] > [処理] > [関数] に移動します。
  2. [ワークフローの関数] ページで、 [関数の設定] をクリックします。
  3. [関数の設定] ページで、既存の関数を選択するか、Delugeスクリプトを使用して新しい関数を作成します。
    カスタム関数

  4. [保存] をクリックします。

ワークフロールールに 関数を関連付けるには

  1. [設定] > [自動化] > [ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、 [ルールの作成] をクリックします。
  3. [新しいルールの作成] タブで、ワークフロールールのパラメーターを指定します。
  4. [すぐに実行する処理] [関数] を選択します。
  5. 実行する関数を選択します。
  6. [保存] をクリックします。

    カスタム関数

関数の連携をテストするには

  1. ワークフロールールの条件に従い、Zoho CRMにテストデータを追加します。
  2. 使用しているアプリケーションで、関数を使用して、Zoho CRMから受け取ったデータを確認します。
  3. データが受信できない、または一致しない場合、Zoho CRMで関数コードを変更します。
  4. 使用しているアプリケーションがZoho CRMから必要なデータを取得するまで、このテストを続けます。

重要事項

  • ワークフロールールごとに、最大6件までの関数(すぐに実行する処理を1件+時間基準処理を5件まで)を関連付けることができます。
  • 一度の関数の呼び出しにつき、5,000行(ステートメント)のみ実行できます。
  • 関数を使用して、Zoho CRMから外部アプリケーションに、最大10件までのCRM項目のデータを転送できます。 
  • 関数を使用してCRMの項目を更新する場合、項目を保存した後、ページを再読み込みしなくても、更新された項目の値がデータの詳細ページに表示されます。
    たとえば、データエンリッチメント機能で見込み客のスコア値を更新するように関数を設定した場合、データを保存した後、項目が自動的に更新されます。識別しやすいように、項目は強調表示されます(注:ポップアップが一度のみ表示されます)。



  • 関数を使用して、外部アプリからZoho CRMにデータを取得できます。
  • 外部アプリケーションの制限に従って、APIチケットを定期的に更新する必要があります。
  • 外部サービスのAPIの問題により、関数連携が機能しなくなった場合、メール通知は受信されません。
  • Zoho Creatorサービスへの接続中に障害が発生した場合、関数は15分後に2回目の通知を送信します。その後は、その特定のワークフロー実行に関する通知は送信されません。Zoho Creatorから返されたエラーは[失敗の理由]セクションに表示されます。
  • 1日あたりの上限を超えた場合、残りの関数に関する通知は外部アプリケーションには送信されません。管理者にエラーが通知されます。
  • [日付] 項目と [日時] 項目のデータは次の標準形式で、Zoho CRMから外部アプリケーションに送信されます。
    • 日付 :yyyy-MM-dd
    • 日時 :yyyy-MM-dd hh:mm
  • 関数の上限:
    • 1日あたりの呼び出し回数の下限:20,000回 + 500回x組織のユーザーライセンス数
      1日あたりの呼び出し回数の上限:100,000回、いずれか少ない方。
      たとえば、組織に55人のユーザーがいる場合、20,000回 + 500回x55人 = 最大47,500回/日までです。
    • 連携タスク:Delugeスクリプトを使用した、25,000回の Zoho APIの呼び出し /日
    • GETデータ POSTデータ :25,000回の呼び出し/日(合計) 
    • メールの送信 - 1,000通/日

ビジネスでの使用例 

親取引先への商談金額の計上

概要

各商談(ステータスは受注済み)の総額を、関連する取引先の総売上(カスタム項目)に計上できます。たとえば、顧客が10回購入した場合、レポートを取得しなくても、[取引先]ページで総売上を確認できます。顧客の総売上に基づき、後で、顧客の等級をタイプA、タイプB、タイプCに分類できます。

この関数を設定するには、次の手順を実行します:  

  1. Zoho CRMにログインします。
  2.   [設定] > [自動化] > [ワークフロールール]を開き、 [商談]  タブのワークフロールールを作成します。
  3. [次へ] をクリックします。

    カスタム関数

  4. このルールを実行するタイミングを選択します。 [データを操作した時] で、 [作成/編集] オプションを選択します。

    カスタム関数

  5. [完了] をクリックします。
  6. ルールを実行するデータを選択します。 [条件に一致するデータ] オプションを選択し、条件に「ステージ」「が次の値を含む」「受注」と設定します。

    カスタム関数

  7. [完了] をクリックします。
  8. [すぐに実行する処理] として [関数] を選択します。

    カスタム関数

  9. [関数の設定] ポップアップで、 [ギャラリー] リンクをクリックします。



  10. [ギャラリー] ページで、 [Roll-up Deal Amount to Account] (取引先への商談金額の計上) の関数の [設定] ボタンをクリックします。



  11. 下記のように、引数の値を指定します:
    • Account-id :項目のリストから「取引先のID」列を選択します。 
    • SumUpField :取引先タブにある集計用の項目を指定します。
    • [カスタム値の入力]リンクをクリックして、項目名を入力します。 



  12. 設定を保存します。これで、[取引先]タブ内の取引先のすべての商談からの売上総額が、自動的に更新されます。

エラーコードの参照

関数の実行に失敗すると、Zoho CRMに、次のいずれかのエラーメッセージが表示されます:

HTTPステータスコード

  • 400 B ad Request - 必須パラメーターが不足している場合があります。
  • 401 Unauthorized - 有効なAPIキーが指定されていません。
  • 402 Request Failed - パラメーターは有効でしたが、リクエストに失敗しました。
  • 404 Not Found - リクエストされた項目が存在しません。
  • 500, 502, 503, 504 Server errors - 外部アプリケーションのエラー。
  • Error Code 1 - 一時的にAPIサーバーに接続できません。CRMから送信されたリクエストのAPIサーバーログ、ファイアウォール設定を確認します。

カスタムエラー

  • 内部プロセスの失敗: スクリプトの処理中にエラーが発生したために、関数が実行されなかった場合。
  • 1日の上限に到達: 組織がその日の上限に達した場合。
  • Delugeスクリプト: Delugeスクリプトのエラーが原因で、ワークフローの実行に失敗した場合。

関数の使用状況グラフの表示

Zoho CRMには、さまざまな機能における関数の使用状況を示す、日次/週次の統計グラフがあります。メール通知の使用状況は、 [設定] > [自動化] > [処理] > [関数] で表示できます。

使用状況の統計データについて、詳しくは [詳細情報] リンクを参照します。グラフには、過去7日間の使用状況の統計データが表示されます。



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