留意事項
- 1件の設定において組み合わせ可能な条件の数は、最大25件です。
- 割り当てルールの適用対象は、インポート、Webフォーム、APIを通じて作成されたデータのみです。
- 手動で作成したデータに対しては、割り当てルールを適用できません。
- 条件の適用順は、条件の一覧画面で変更することが可能です（ドラッグ＆ドロップで並べ替えることができます）。
- 未認証のユーザーに対して、データを割り当てることはできません。
割り当てルールの設定
営業活動で成果をあげるには、日々の業務の積み重ねが重要です。見込み客のフォローアップや問い合わせ対応など、さまざまな業務を効果的に行う必要があります。
そのためには、営業組織内で見込み客の割り当て方法を整理し、適切に管理することが欠かせません。一方、見込み客の獲得経路、それぞれの興味やニーズ、地域や業界などはさまざまです。見込み客1人1人の属性や要件が異なるため、営業担当者をランダムに割り当ててもうまくいきません。このため、営業担当者を適切に割り当てることが重要です。ただし、手動で割り当てを行うには手間がかかります。
そこで、Zoho CRMの割り当てルール機能を使用すると、見込み客の割り当てを自動化できます。商品やサービス、業界、地域、経路などに基づいて条件を設定し、条件に合った担当者に自動的に割り当てることが可能です。これにより、業務を効率化しつつ、割り当てミスを防ぐことも可能です。
利用条件
必要な権限
割り当てルールの作成
見込み客／連絡先／商談／問い合わせタブと、独自に作成したカスタムタブに対して、割り当てルールを作成できます。割り当てルールの設定手順は次のとおりです。
手順1：基本の詳細を入力します。
対象のタブと割り当てルール名を入力します。また、必要に応じて、説明を入力します（任意）。
手順2：割り当てルールを適用するデータを選択します。
割り当てルールは、すべてのデータに対して設定することも、条件に基づいて抽出したデータに対してのみ設定することもできます。条件に基づいて見込み客の担当を振り分ける場合、たとえば、見込み客の地域に応じて担当者を割り当てるようにルールを設定できます。 条件の値の設定欄で、［値］を選択すると、値を直接的に指定できます（例：国、次の値に等しい、値、インド）。［項目］を選択すると、条件の値に、対象データにおける別の項目の値を指定できます（例：国、次の値に等しい、項目、販売国）。
メモ：条件の設定において、ある項目の値を別の項目の値と比較する場合、項目の種類や比較の種類によって組み合わせることができる項目の種類が異なります。以下は、条件の設定において組み合わせることができる項目の種類、および、組み合わせることができない項目の種類の一覧です。
項目の種類 | 比較の種類（演算子） | 組み合わせることができる項目の種類 | 組み合わせることができない項目の種類 |
テキスト（1行） テキスト（複数行） 選択リスト 自動番号 | 次の値と等しい 次の値と等しくない | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト ルックアップ | 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
テキスト（1行） テキスト（複数行） 選択リスト 自動番号 | 次の値を含む 次の値を含まない 次の値で始まる 次の値で終わる | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト ルックアップ 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 | 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
メールアドレス | 次の値と等しい 次の値と等しくない | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 自動番号 選択リスト ルックアップ | 電話番号 URL 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
メールアドレス | 次の値を含む 次の値を含まない 次の値で始まる 次の値で終わる | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト ルックアップ 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 | メールアドレス URL 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
電話番号 | 次の値と等しい 次の値と等しくない | テキスト（1行） テキスト（複数行） 電話番号 自動番号 選択リスト ルックアップ | メールアドレス URL 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
電話番号 | 次の値を含む 次の値を含まない 次の値で始まる 次の値で終わる | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト ルックアップ 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 | 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
URL | 次の値と等しい 次の値と等しくない | テキスト（1行） テキスト（複数行） URL 自動番号 選択リスト ルックアップ | メールアドレス 電話番号 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
URL | 次の値を含む 次の値を含まない 次の値で始まる 次の値で終わる | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト ルックアップ 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 | 日付 日時 複数選択リスト ユーザー（複数ルックアップ） タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
日時 | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値より大きい | 日時 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
日付 | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値より大きい | 日付 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日時 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
通貨 | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値以下 次の値より大きい 次の値以上 | 通貨 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 数値 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
数値 | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値以下 次の値より大きい 次の値以上 | 数値 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
長整数 | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値以下 次の値より大きい 次の値以上 | 長整数 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 通貨 小数 パーセント 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
パーセント | 次の値と等しい 次の値と等しくない 次の値より小さい 次の値以下 次の値より大きい 次の値以上 | パーセント | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 数値 通貨 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） | 次の値と等しい 次の値と等しくない | 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 |
真偽値 | 次の値と等しい | 真偽値 | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
ユーザー（複数ルックアップ） 複数選択リスト タグ データ元（登録経路） レイアウト ウィザード | - | - | テキスト（1行） テキスト（複数行） メールアドレス 電話番号 自動番号 URL 選択リスト 日付 日時 数値 通貨 小数 パーセント 長整数 複数選択リスト ルックアップ タグ 真偽値 担当者（ルックアップ） ユーザー（ルックアップ） |
* 暗号化項目には対応していません。
手順3：データの割り当て
カテゴリーまたは条件に基づいて、割り当て対象のユーザーを指定します。
カテゴリー：個別のユーザー、または、役職やグループを指定して、データを割り当てることが可能です。複数のユーザーを選択すると、順繰り（ラウンドロビン）形式でデータが割り当てられます。
条件：ユーザー情報をもとに条件を設定し、データを割り当てることが可能です。たとえば、ユーザー情報に登録されている国や都道府県などの地域をもとにデータを割り当てるように設定できます。これにより、割り当て対象の見込み客の地域とユーザーの地域を対応させるといった設定が可能です。
手順4：データ割り当て前のユーザーの対応可否の確認
データの割り当て時には、ユーザーの対応可否のステータスを確認できます。ユーザーの対応可否のステータスは、オンラインステータス（Zoho CRMへのログインの有無）とシフト時間の設定（組織設定で指定されている場合のみ）に基づいて識別できます。
対応可否の判断基準としては、上記の2種類のいずれかまたは両方を有効にできます。これにより、ユーザーのオンラインステータスとシフト時間を考慮した割り当てが可能です。
ユーザーのオンラインステータスの取得には最大で5分の遅延が発生します(Zoho CRMのWebアプリにログインしているユーザーがオンラインとしてみなされます）。
手順5：フォローアップタスクの割り当て
データをユーザーに割り当てた後、フォローアップタスクを自動で追加することが可能です。たとえば、データの割り当て後に、見込み客に電話したりメールを送信したりするためのタスクを自動で追加できます。
手順6：標準ユーザーの割り当て
手順3で、複数のユーザーへの割り当てを設定している場合でも、データが割り当てられないこともあります。そのような場合にデータを割り当てるユーザー（標準ユーザー）を選択することをお勧めします。あらかじめ選択したユーザーではなく、標準ユーザーにデータが割り当てられる場合には、次のような理由が考えられます。
- 選択したユーザーが対応不可である（ログインしていない、シフトの勤務時間外である）
- ユーザーが無効になっている／Zoho CRMアカウントから削除されている
メモ：
標準ユーザーとして設定できるのは、ログイン中のユーザー（データの処理を開始したユーザー）、または、Zoho CRM内の特定のユーザーです。また、Zoho CRMへのデータの登録方法に応じて、「ログイン中のユーザー」は異なります。詳細は次の通りです。
- インポート：ログイン中のユーザーは、インポート処理を開始したユーザーです。
- API：ログイン中のユーザーは、APIを通じて認証情報が使用されたユーザーです。
- Webフォーム：ログイン中のユーザーは、Webフォームの条件を設定したユーザーです。ただし、該当のユーザーが無効化または削除された場合は、特権管理者がログイン中のユーザーになります。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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