割り当てルールの設定

割り当てルールの設定

営業の成功は、フォローアップ数、顧客への迅速な対応、問い合わせへの迅速な対応、サポート問い合わせへの対応など、営業担当者の日常業務と密接に結びついています。これらの要素はすべて、セールスファネルを通じて見込み客を迅速にフォローし、最終的には受注につなげるうえで重要な役割を果たします。

上記を達成する上で重要な点は、組織内で見込み客の割り当てプロセスを適切に整理し、計画しているかということです。多くの企業は、見込み客を獲得するために複数のソースを利用し、さまざまな場所、業界、関心、要件から見込み客を獲得する可能性を高めています。見込み客/顧客ごとに要件が異なるため、営業担当者をランダムに割り当てることはお勧めできません。なぜなら、特定の地域や特定の製品から見込み客を管理する経験がある担当者は、顧客の要件とより適切に関連付けることができるため、営業プロセス全体を通じて顧客満足度を確保できるからです。上記の要因に基づいて担当者を特定して分担することは重要ですが、手動で実行することは困難な場合があります。

Zoho CRMの割り当てルール機能は、見込み客を一連の担当者に割り当てる基準となるルールを定義することで、見込み客の割り当てプロセスを自動化できるように設計されています。テリトリー、製品の関心度、見込み客のデータ元といった業界の仕様に基づいてさまざまな条件を設定できます。これにより、条件を満たす見込み客のみが選択した担当者に自動的に割り当てられます。見込み客の割り当てプロセスを自動化することで、時間と労力を大幅に節約し、手動の操作によって発生しかねないうっかりミスを減らすことができます。

利用条件

必要な権限
[タブ]割り当てルールの管理権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。

留意事項

  1. ルール項目ごとに、条件を最大25件まで、関連付けることができます。
  2. 割り当てルールは、インポート、Webフォーム、APIによって生成されたデータに対してのみ使用できます。
  3. データを手動で作成している場合は、割り当てルールを使用できません。
  4. リストビューでは、ルール項目を並べ替えて、ルール項目の実行順序を変更できます。

割り当てルールの作成

見込み客、連絡先、商談、問い合わせ、カスタムタブ用の割り当てルールを作成できます。割り当てルールの設定は、次の手順で実行できます:

手順1:基本の詳細を入力する

タブ、ルール名、説明を指定する必要があります。



手順2:ルールを適用するデータを選択する

ルールは、すべてのデータに対して作成することも、条件に基づいて選択されたデータに対して作成することもできます。たとえば、営業マネージャーはインドからのすべての見込み客に対してルールを設定できます。



手順3:データを割り当てる

データは、カテゴリーまたは条件に基づいてユーザーに割り当てることができます。

カテゴリー:データは、個々のユーザー、または役割またはグループにおけるユーザーに割り当てることができます。複数のユーザーを選択すると、ラウンドロビン(順繰り)方式に基づいてデータが割り当てられます。



条件:ユーザーは、処理する国など、定義された条件に基づいてデータに割り当てられます。たとえば、Steveはインドのデータを取り扱い、Jerushaはアメリカのデータを取り扱います。アメリカからの見込み客が発生すると、それはJerushaに割り当てられます。



手順4:データを割り当てる前に、ユーザーの対応可否を確認する

データの割り当て中に、ユーザーの対応可否を確認できます。ユーザーの対応可否は、オンラインステータス(CRMにログイン中)またはシフトタイミング(会社の詳細に記載されている場合)に基づいて確認できます。



手順5:ユーザーにフォローアップタスクを割り当てる

データがユーザーに割り当てられると、フォローアップタスクも追加できます。たとえば、データが割り当てられた後で、ユーザーが見込み客に電話したりメール送信したりするか指定できます。 



手順6:初期設定のユーザーを割り当てる

手順3で、ユーザーを複数選択しています。これらのユーザーにデータを割り当てることができない場合に備えて、データが割り当てられるユーザー(初期設定のユーザー)を選択することをお勧めします。データが初期設定のユーザーに割り当てられる理由は次の通りです。

  • 選択したユーザーが使用できない(サインインしていないか、シフトに空きがない)
  • ユーザーが無効であるか、CRMアカウントから削除されている


メモ
  • 初期設定のユーザーは、ログイン中のユーザー(データの処理を開始したユーザー)またはCRM内の他のユーザーです。ログイン中のユーザーとは次の通りです。
    • インポート:処理を開始したユーザー。
    • API:APIで認証トークンが使用されているユーザー。
    • Webフォーム:Webフォームルールを作成したユーザー。ただし、無効化または削除された場合は、特権管理者がログイン中のユーザーになります。

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