業務プロセスの自動化

業務プロセスの自動化

Zoho CRMを使用すると、新しい顧客へのお礼メールの送信から定期的なフォローアップまで、営業プロセス全体を管理できます。また、見込み客にスコアを割り当てることで、対応の優先順位も管理できます。自動化機能を使用すると、チームの業務やプロセスを効率化できます。これにより、組織の生産性や売上を向上するための優先事項に集中できます。 

利用例をみてみましょう。Zylker社の採用チームでは、採用プロセスにおける手作業のタスクが多すぎて、生産性が低下しています。応募書類の受領から、採用面接の調整、試験結果の評価、内定通知書の送信まで、複数のチームが関与しているため、混乱したり不注意による遅延が発生したりしています。採用プロセス全体を自動化することで、採用関連チームでは、適性の高い応募者を迅速に選考できるようになります。また、その他の重要な業務に集中する時間を確保できます。 

そのためには、業務の自動化や効率化に役立つツールを適切に使用することが重要です。そこで、Zoho CRMが役立ちます。Zoho CRMの自動化機能は、次のとおりです:

割り当てルール

割り当てルールを使用すると、ユーザーにデータを自動的に割り当てることができます。たとえば、2,500件の見込み客をインポートし、それらすべてをCRMアカウントのユーザーであるJamesに割り当てるとします。これは、割り当てルールを使用して簡単に実行できます。



承認プロセス

一部の業務プロセスでは、処理を実行する前に、上司から承認を得る必要があります。手作業で承認を取得するには、多くの時間がかかります。Zoho CRMでは、このプロセスを自動化することで作業を容易にします。

単純な例を見てみましょう。Zylker社の開発者は、機器をアップグレード、または新しい機器を購入する前に、マネージャーの承認を得る必要があります。このリクエストをメールで送信する場合、マネージャーがメールを受信トレイで見落としやすいというリスクがあります。このような状況を回避するため、承認プロセスを作成します。承認プロセスを使用すると、マネージャーは簡単なクリック操作でリクエストを承認できます。


ワークフロールール

どのような業務プロセスにおいても、顧客のフォローアップ、見込み客に連絡した後の見込み客ステータスの更新、見込み客のタスクの追加などの作業は定期的に実行する必要があり、多くの時間がかかります。ワークフロールールを使用してこれらのプロセスを自動化し、手作業を最小限に抑えることができます。


次のシナリオを見てみましょう。
Zoho CRMに優先度の高い見込み客が取り込まれた場合、見込み客の担当者は次の作業を実行する必要があります。


  • 関連するマネージャーへメール通知を送信する。
  • [見込み客ステータス] 項目を [連絡済み] に更新する。

優先度の高い見込み客が少なければ、このプロセスには時間がかかりませんが、見込み客が多いほど、より多くの作業が必要になります。

ここでは、ワークフロールールを使用して問題を解決する方法について説明します。
見込み客が作成されて [高優先度] としてタグ付けされると、関連付けされたマネージャーに直ちに通知され、ステータス項目が [連絡済み] に更新されるように、Zoho CRMでワークフロールールを作成します。これは、優先度の高い見込み客がアカウントに追加されるたびに自動的に実行されます。



ブループリント

ブループリントは、業務フロー設計のことで、営業プロセスを成功させるために不可欠なすべての要素を機能的かつ視覚的に表したものです。プロセスのブループリントの設計は、旅を始める前に最も効率的な経路を計画することに似ています。これは、目標に向けて順調に業務を進める上で役立ちます。

見込み客の育成について見てみましょう。最初に見込み客に関する詳細情報を収集して、アカウントに追加してから、見込み客に連絡する必要があります。連絡しようとしても、見込み客が電話に応答しない場合があります。その場合は、翌日にもう一度連絡する必要があります。見込み客とのコミュニケーションが正常に確立されると、次のような結果が得られるでしょう。

  • 見込み客は関心を持っていない。
  • 見込み客は対応不要である。
  • 見込み客は適格であり、関係構築を開始できる。

見込み客が上記のどれに当たるかを判断することは重要です。これにより、どの見込み客に重点を置き、どのようにフォローアップすべきかを特定できます。CRMの見込み客を分類することで、見込み客に適切なレベルの注意を払い、営業担当者が次に何を行うべきかを把握できます。



スケジュール

スケジュールを使用すると、自動処理を即時または指定した日時に実行するように設定できます。また、これらのスケジュールを毎日/毎週/毎月実行するように選択することもできます。スケジュールを使用すると、データを外部アプリケーションと連携、同期させることもできます。


処理

営業プロセスのさまざまな処理を、処理を利用して自動化できます。Zoho CRMでは、5つの異なる処理を実行できます。実行可能な処理は次のとおりです。

  • メール通知 :見込み客または連絡先に送信されるメール通知を作成できます。メール通知がワークフロールールに関連付けられると、通知は自動的に実行されます。たとえば、CRMアカウントに見込み客が追加されたときに歓迎メールを送信できます。
  • タスク :CRMアカウントでユーザーのタスクを作成できます。たとえば、見込み客がCRMアカウントに追加された後にユーザーにタスクを割り当てる場合は、タスクを作成してワークフロールールに関連付けることで、タスクを自動的に割り当てることができます。
  • 項目の更新 :CRM項目を適切な値で更新できます。たとえば、タスクの完了後に見込み客ステータス項目を「連絡済み」に更新する場合は、項目更新処理を作成してワークフロールールに関連付けることで自動的に更新できます。
  • Webhook(Web通知 :CRMアカウントで特定の予定が発生した場合に、外部サービスアプリケーションにWeb通知を送信できます。
  • カスタム関数 :カスタマイズされたプログラムのスクリプトを実行して、CRMまたは外部アプリケーションのデータを更新できます。

問い合わせのエスカレーションルール

さまざまな理由で、割り当てられている担当者がタスクを実行できない場合があります。問い合わせのエスカレーションルールを設定し、タスクを予定どおりに完了できるよう、組織階層内の次のメンバーにタスクをエスカレーションできます。


スコアリングルール

スコアリングルールは、時間をかける価値のあるデータを特定するのに役立ちます。これにより、注意が必要なデータに集中できます。また、営業パイプラインで進捗のないデータに対する適切な処理を判断することもできます。



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