ワークフロールールを設定すると、業務を自動化して、より簡単に管理できます。たとえば、CRMに見込み客のデータが追加されるたびに、通話のタスクを作成して営業担当者に割り当てたり、通話から2日後にメールを見込み客に自動的に送信したり、見込み客が商品に興味を示した場合に見込み客のステータスを[興味あり]に自動更新したりできます。このようにして、日々の業務を合理化してチームメンバーの手作業を削減し、決まった時間内にすべてのタスクが必ず実行されるようにできます。
ある従業員が一週間不在である場合を考えてみましょう。この期間中に、顧客であるマイクからメールを受信したとします。緊急の商品交換を依頼する内容です。2日間返信がなかったため、マイクは営業マネージャー宛にメールを送信しました。このメールにも1日返信がなかったため、マイクはサポートチームに電話をかけ、サポートを依頼しました。同日のうちに問題は解決しましたが、同様に対応の遅延が続くと、顧客に良くない印象を与える恐れがあります。ワークフロールールを通じて自動処理を実行することで、このような状況を回避できます。
条件は次のように設定できます:
処理は次のように設定できます:
ワークフロールールを設定して、精査前の見込み客に対して2日おきにメールを自動送信し、見込み客がメールに返信するとメール送信を停止するとします。2件のワークフロールールを設定します:
IMAPを使用してZoho CRMに連携されているメールサービス(例:Gmail、Microsoft Outlook、Yahooメール、Zoho Mailなど)は、ワークフロールールの設定に使用できます。この設定は、大きく次の3つの部分に分かれています:
受信メールと送信メールの両方に、ルールを設定できます。メールの送受信や返信などの状況に応じてルールを実行できます:
「いつ」ルールを実行するかを設定したあと、ルールを実行するために満たすべき条件を設定します。特定のメール項目またはタブに対して、条件を設定できます。
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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