ワークフロールールを設定すると、業務を自動化して、より簡単に管理できます。たとえば、CRMに見込み客のデータが追加されるたびに、通話のタスクを作成して営業担当者に割り当てたり、通話から2日後にメールを見込み客に自動的に送信したり、見込み客が商品に興味を示した場合に見込み客のステータスを［興味あり］に自動更新したりできます。このようにして、日々の業務を合理化してチームメンバーの手作業を削減し、決まった時間内にすべてのタスクが必ず実行されるようにできます。 

利用例

利用例1：顧客窓口の宛先に対するメールを受信したが、数日間未返信である場合のタスク作成の自動化

ある従業員が一週間不在である場合を考えてみましょう。この期間中に、顧客であるマイクからメールを受信したとします。緊急の商品交換を依頼する内容です。2日間返信がなかったため、マイクは営業マネージャー宛にメールを送信しました。このメールにも1日返信がなかったため、マイクはサポートチームに電話をかけ、サポートを依頼しました。同日のうちに問題は解決しましたが、同様に対応の遅延が続くと、顧客に良くない印象を与える恐れがあります。ワークフロールールを通じて自動処理を実行することで、このような状況を回避できます。

条件は次のように設定できます：

• 受信メールが2日間返信されていない場合
• かつ、メールがsupport@zylker.com宛てに送信された場合

処理は次のように設定できます：

• 顧客に早急に返信するよう、タスクを割り当てる
  
• 顧客からのメールに対応していないことを知らせる、通知メールをサポートチームに送信する
  
  

利用例2：キャンペーンメールに返信した見込み客への自動メール送信の停止

ワークフロールールを設定して、精査前の見込み客に対して2日おきにメールを自動送信し、見込み客がメールに返信するとメール送信を停止するとします。2件のワークフロールールを設定します：

1. 2日おきのメール送信に関するワークフロールール：
   
   • 見込み客データの処理に関するワークフロールール次のように条件を設定します：見込み客が作成され、かつ、ステータスが「未精査」である場合
   • メールをすぐに送信する
   • ルールの実行日時（条件が満たされたタイミング）から、2日目、4日目、6日目、8日目にメールを送信する
     
     
     
     
2. 見込み客が受信したメールに返信すると、自動メール送信を停止するワークフロールール：
   
   • 次の条件で、受信メールに関するルールを設定します：promotional-events@zylker.com宛てにメールが送信され、かつ、イベントの種類が「販促」である
   • すぐに実行する処理を次のように設定します：見込み客ステータスの項目を「有望」に更新する
     
     

メールに関するワークフロールールの設定

IMAPを使用してZoho CRMに連携されているメールサービス（例：Gmail、Microsoft Outlook、Yahooメール、Zoho Mailなど）は、ワークフロールールの設定に使用できます。この設定は、大きく次の3つの部分に分かれています：

現在のところ、メールに関するワークフロールールは、サンドボックスでは利用できません。 

設定1：ルールの実行

受信メールと送信メールの両方に、ルールを設定できます。メールの送受信や返信などの状況に応じてルールを実行できます：

• 受信メール：受信、未返信、開封済みだが未返信
  
  
  
  

• 送信メール：送信、バウンス（不達）、開封、クリック、開封済みだが未返信、未返信
  
  

設定2：条件の設定

「いつ」ルールを実行するかを設定したあと、ルールを実行するために満たすべき条件を設定します。特定のメール項目またはタブに対して、条件を設定できます。

• メール項目基準：条件には、メールに関する項目を指定できます。たとえば、添付ファイル名に「提案」という文字が含まれている、または、差出人が「someone@zylker.com」である場合に、ルールを実行できます。メールに関して選択できる項目は次のとおりです：差出人、宛先、CC、件名、添付ファイルの有無、添付ファイル名。また、複数の条件を設定した場合、当てはまる条件が「すべて」と「いずれか」のどちらの場合にルールを実行するかを選択できます。
• タブ基準：ルールを実行するタブを選択できます。見込み客、連絡先、不明、カスタムタブのいずれかを選択できます。差出人がZoho CRMアカウントにまだ追加されていない新しいデータの場合は、「不明」と選択できます。不明タブを選択した場合、メールに関する項目に基づいて条件を必ず設定する必要がありますのでご注意ください。たとえば、不明な差出人からCEOのメールアドレスにメールが送信された場合、特定の処理が実行されるように、ルールを設定できます。
  
  

メモ

1. 「不明」の値は、受信メール用のみに選択できます。
   
2. 不明な差出人のデータは、Zoho CRMに見込み客または連絡先として追加できます。差出人をもとに見込み客または連絡先のデータが作成されると、以降のメールは該当の見込み客または連絡先から受信したメールとみなされます。つまり、該当の差出人は、不明な差出人とはみなされなくなります。

設定3：すぐに実行する処理の設定

1. メール通知
   
2. タスク
   
3. 項目の更新
   
4. データの作成（不明の場合のみ）
   
5. Web通知（Webhook）
   
6. 関数
   
7. SlackまたはCliq経由での通知

メモ

1. データが不明な場合（CRMに未登録の場合）、Web通知、関数、データの作成処理のみ設定できます。Zoho CRMに差出人のデータが追加されると、以下のその他の処理も設定できるようになります：メール通知の送信、項目の更新、タスクの作成。
   
2. メールは、Zoho CRM内の独立したタブとしてはみなされません。そのため、 ［自動化］→［処理］→［タスク］ からはタスクを作成できません。
3. メールは、Zoho CRM内の独立したタブとしてはみなされません。そのため、［自動化］→［処理］→［タスク］からはタスクを作成できません。
   

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］の順に移動します。
2. ［ルールの作成］をクリックします。
3. ［新しいルールの作成］ページで、次の手順を実行します：
   
   • タブの一覧から、［メール］を選択します。
   • ［ルール名］と［詳細情報］を入力します。
   • ［次へ］をクリックします。
4. ［受信メール］または［送信メール］を選択し、［このルールをいつ実行しますか？］で条件を選択します。
5. ［次へ］をクリックします。
6. ［条件］で、次の手順を実行します：
   
   • ［メールの項目に基づいて条件を設定しますか？］で、［はい］または［いいえ］をクリックします。
   • ［はい］を選択した場合、メールに関する項目を指定します。
   • ［このルールの適用］で、対象のタブを選択します。
   • ［どの（タブ名）にこのルールを適用しますか？］で、［すべて］を選択するか、条件を設定します。
   • ［次へ］をクリックします。
7. ［すぐに実行する処理］を選択します。
8. ［保存する］をクリックします。