ワークフローについてよくある質問(FAQ)

ワークフローについてよくある質問(FAQ)

1.標準権限を持つユーザーのワークフロールールを無効にするには?

ワークフロールールは、ワークフローの管理権限を持つすべてのユーザーが設定できます。初期設定では、標準権限を持つユーザーにもこの権限があり、変更することはできません。ただし、ワークフローの管理権限が含まれない権限を新しく作成し、対象のユーザーに割り当てることができます。



2.CRMで長期間ステータスが更新されていないデータに関するメール通知を自動化できますか?  たとえば、見込み客が14日以上同じ特定のステータスの場合は、
営業部長に対してCRMから自動でメールを送信したいです。 

はい。見込み客が特定のステータスで長期間(たとえば14日間)更新がない場合、メール通知を自動化できます。ワークフロールールで時間基準の処理を設定することで対応できます。ワークフロールールで時間基準の処理を設定する方法は次のとおりです。 
  1. [設定][自動化][ワークフロールール]をクリックします。
  2. [+ルールの作成]をクリックします。
  3. [新しいルールの作成]ポップアップの[タブ]で[見込み客]を選択して[ワークフロー名]を入力し、[次へ]をクリックします。[データを操作した時]を選択し、[項目の更新]をクリックします。左の一覧から[見込み客ステータス]を選択し、[次へ]をクリックします。 
  4. ルールの適用条件として、[すべての見込み客]を選択し、[次へ]をクリックします。
  5. [時間基準の処理]を選択し、[14]をテキスト欄に入力し、一覧から[日]を選択して、[次へ]をクリックします。
    この設定において、下記画像のようにカスタム関数を関連付けます。  

このルールを設定した後、[見込み客ステータス]項目が更新されると、カスタム関数で設定されたメールが、更新日(ルール実行日時)から14日後に自動で送信されます。 

  • 条件を設定することで、見込み客が失注ステータスに達した場合、メールを自動送信しないように設定できます(設定例:input.status!= "失注")。
    たとえば、一定の条件を満たした見込み客についてはメールを送信したくない場合があります。その場合、ワークフロールールの処理対象から該当のステータスを除外できます。たとえば、「失注」というステータスは対象外にすることで、それ以外のステータスで14日間滞留している見込み客について処理を実行できます。 



3.ワークフロールールに関連付けることができる通知、タスク、項目更新の設定の数は?

それぞれのワークフロールールにおいて、通知を5件、タスクを5件、項目更新の設定を3件まで関連付けることができます。ただし、この件数は利用しているプランによって異なります。 

無料プランでは、1件のワークフロールールにおいて、通知を5件、タスクを5件関連付けることができます。これは、すぐに実行する処理のみ該当します。 
 
スタンダードプランでは、通知を5件、タスクを5件、項目の更新を3件まで関連付けることができます。こちらもすぐに実行する処理のみ該当します。

プロフェッショナルプランでは、通知を5件、タスクを5件、項目更新を3件、Web通知を1件まで関連付けることができます。こちらもすぐに実行する処理のみ該当します。

エンタープライズおよびそれ以上のプランでは、通知を5件、タスクを5件、項目更新を3件、Web通知を1件、カスタム関数を1件まで関連付けることができます。こちらは、1件のすぐに実行する処理、5件の時間基準の処理が該当します。

詳細はこちらをクリックしてご参照ください。



4.時間基準の処理とは?

時間基準の処理を利用すると、条件が満たされた後に処理をすぐに実行せずに一定時間経過した後で実行できます。通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新などを行うタイミングを設定できます。最大5件の時間基準の処理を作成し、ルールに関連付けることができます。通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新には2つの方法があります。
  • 新しく作成:通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新を新しく設定してルールに関連付けます。
  • 既存のデータを選択:既存の通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新のデータをルールに関連付けます。



5.アカウントがダウングレードされると、設定していた時間基準の処理処理はどうなりますか?

時間基準の処理機能は、エンタープライズプランでのみ利用できます。そのため、アカウントがダウングレードされると、データに対して設定されていた処理は削除されます。




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