ワークフロールールの設定

ワークフロールールの設定

Zoho CRMのワークフロールールは、指定した条件が満たされたときに実行される一連の処理(メール通知、タスクや項目の更新)のことです。ルールが実行されると、メール通知の送信、タスクの割り当て、データの特定項目の更新などのプロセスが自動化されます。

ワークフロールールは、次の要素で構成されます:

  • 基本情報: ルールが適用されるデータの種類、ルール名、詳細を入力します。
  • ルール実行タイミング: データに対して、何に基づき、どのタイミングでルールを実行するかを指定します。次の3つのオプションがあります:
    • データ処理に基づく実行: データの作成、編集、作成/編集、削除、特定項目の更新が実行されたときに、ルールを実行できます。 
    • 日付項目の値に基づく実行: ルールの条件に一致するすべてのデータに対して、選択された日付項目の値に基づき、月単位または年単位でルールを実行できます。 
    • データのスコアに基づく実行: データのスコアの増加、減少、更新時に、ルールを実行できます。 
    • レコメンド日に基づく実行: レコメンドの日付の当日またはその前後に、ルールを実行できます。

  • ワークフロー条件: ワークフロールールに複数の条件を作成できます。それぞれの条件には、2つの要素が含まれます。1つは、実行するデータの指定です。つまり、すべてのデータに実行するか、条件に一致するデータに実行するかを指定できます。もう1つは、実行条件の追加です。複数の条件が存在する場合、それぞれの条件で指定された内容を満たすかどうか、データが検証されます。データが条件を満たす場合、その他の条件については無視され、検証されません。次のオプションは、実行するデータを設定するために使用します: 
    • 条件に一致するすべてのデータ: 条件を満たすデータに対してルールが実行されます。 
    • すべてのデータ: すべてのデータに対して、ルールが実行されます。 
    • 上記いずれの条件にも一致しないデータ: [すべての データ] の代わりに、2番目以降の条件として、このオプションを使用できます。 
  • 処理: 設定した条件を満たすデータに対して、自動化する処理を指定します。 
    • すぐに実行する処理: ルールの実行と同時に実行される、メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データの作成、Zoho Cliq通知、Slack通知、Cisco WebEx通知を追加します。編集や項目の更新の処理では、見込み客、見積書、受注書の変換もできます。 
    • スケジュール処理: スケジュールを設定して指定した時間に実行される、メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データの作成、Zoho Cliq通知、Slack通知、Cisco WebEx通知を追加します。

Zoho CRMでのワークフロールールの作成

ワークフロールールの作成手順は、4つのパートに分かれています。

パート1:ルールの基本情報を入力する

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、 [ルールの作成] をクリックします。
  3. [新しいルールの作成] ポップアップで、次の手順を実行します: 
    1. ドロップダウンリストから、ルールを適用する [タブ] を選択します。 
    2. [ルール名] [詳細情報] を入力します。 
  4. [次へ] をクリックします。



パート2:ルール実行タイミングを指定する

3つのオプションに基づき、ルールの条件に一致するデータに対して、ルールを実行します。このオプションの1つは、ワークフロールール作成時に選択する必要があり、作成後はルールを編集して変更することはできません。次のとおりです: 

  • データの操作: データの作成、編集、作成/編集、削除、特定項目の更新が実行されたときに、ルールを実行できます。
  • 日付項目の値: 日付項目オプションを選択することで、特定の日付にルールを実行できます。
  • スコア値: データのスコアの増加、減少、更新時に、ルールを実行できます。
  • レコメンドの日付: レコメンドの日付の当日またはその前後に、ルールを実行できます。

データ操作に基づく実行

Zoho CRMで新しい見込み客が作成された場合に、単一のメール、または設定した間隔で一連のメールを自動送信できます。作成された新しい見込み客に対して、タスクも作成できます。また、特定項目が更新された場合に、ワークフローを実行することもできます。この実行オプションを使用して、どのワークフロールールに基づいて処理(作成、編集、削除など)を実行するかを指定できます。

編集 作成/編集 の操作については、ワークフローの繰り返しオプションが用意されています。ルールを繰り返す場合は、 [データが編集された時に、繰り返しこのワークフローを実行する] オプションをオンにできます。


これを理解するために、いくつかの例を使って説明します:

このオプションをオフにする例: 「キャンペーンの予算」が1,000ドルを超えると、マネージャーにメール通知を送信します。通知は、 キャンペーンが編集され 、「キャンペーンの予算」の値が1,000ドルを超える場合にのみ送信する必要があります。この値が設定されて、ユーザーがデータを編集したり一部の項目を変更したりした場合は、この通知が送信される必要はありません(ただし予算の現在の値は1,000ドルを超えています)。

このオプションをオンにする例: 商談のステージが「評価中」の場合は、マネージャーにメール通知を送信します。変更が「商談のステージ」に行われたかどうかに関係なく、すべての編集についてメール通知がマネージャーに送信される必要があります。

  1. 次のいずれかを選択します:
    1. 作成 :データの作成時に、ルールを実行します。 
    2. 作成/編集 :データの編集時に、ルールを実行します。 
    3. 編集 :既存データの更新時に、ルールを実行します。以下のオプションから選択します。
      1. いずれかの項目の更新:  いずれかの既存データが更新された場合に、ルールを実行します。               
      2. 特定の項目の更新:  データ内の指定した項目の値が更新された場合に、ルールを実行します。最大5件の条件を追加できます。
      3. ドロップダウンから項目名を選択します。
      4. [すべて]または[いずれか]  のリンクをクリックして、オプションを切り替えられます。
      5. 更新された項目の値の条件を選択します(例: 値  )。
      6. 更新された項目の値を選択します(例: 連絡済み  )。



    4. 削除 :特定のデータの削除時に、ルールを実行します。このようなルールには、メール通知、Webhook(Web通知)、関数のみを関連付けることができます。処理には次が含まれます:
      1. 詳細ページからデータを削除する。
      2. リストビューから削除する(1件ずつ、または一括で)。
      3. 一括削除機能を使用する。
      4. データの関連リストから削除する。たとえば、取引先に関連する連絡先を削除します。 

  2. [次へ] をクリックします。 
     


日付または日時の項目値に基づく実行

商談の終了予定日の1週間前にメールでリマインダー通知を受け取ったり、毎月のレンタルや購入の更新に関する通知メールを顧客に送信したりできます。その場合、ルールを実行するために、データの作成や編集を行う必要はありません。日付項目の値に基づいて実行されます。この実行オプションを使用すると、データから日付項目を選択して、ルールを実行する日付を設定できます。

毎月、毎年の指定した日に繰り返す活動を設定できます (注:このオプションは、プロフェッショナルプラン以上で利用できます)

このオプションで実行できるデータ数は、1時間あたり 最大 3,000件 までですのでご注意ください。データ数が3,000件を超える場合、残りのデータは次の1時間に実行されます。このオプションは、エンタープライズプランのみで利用できます。 
  1. 以下の内容を入力し、ルールを実行するタイミングを指定します。 
    • 日付/日時項目をもとにこのルールを実行します: [作成日]、[更新日]、[最終更新日時]、[最終活動日時]、[登録解除日時]から、いずれかを選択します。
    • 実行日の設定: ワークフローを実行するまでの日数、週数、月数を入力します。
    • 実行時刻: 活動と同じ時刻に実行することを選択するか、希望する時刻を入力します。

  2. [繰り返し] ドロップダウンリストから、 [一度のみ] [毎月] [毎年] のいずれかを選択します。
  3. [次へ] をクリックします。



データのスコアに基づく実行

データのスコアの増加、減少、更新時に、ルールを実行できます。たとえば、サービス業の見込み客が主要な潜在顧客であり、スコアに基づいて優先順位を付ける必要があるとします。スコアが10以上の見込み客に対しては、丁寧にフォローアップしたいと考えています。このような場合、スコアに基づくワークフロールールを作成できます。見込み客のスコアが更新され、スコアが10以上になると、その見込み客を優先して、すぐにフォローアップするためのタスクを作成できます。

  1. ルールを実行するタイミングとして、 [増加] [減少] [更新] のいずれかを選択します。


  2. [次へ] をクリックします。
  3. ルールを実行する [条件] を指定します。
  4. [次へ] をクリックします。

     

メモ 
  • 自動化は、 割り当てルール >  レビュープロセス >  スコアリングルール > ワークフロールール >  承認プロセス  > ブループリント > スコアリングルール  >  コマンドセンター の順に実行されます。スコアリングは2回実行されます。これは、活動の実行時にスコアを確実に更新するためです。
  • 処理は、 項目の更新 > タグ > メール通知 > タスク > Cliq通知、Slack通知、Webhook(Web通知)、カスタム関数、カスタム処理、データの作成 (並行して実行)  > 変換  の順に実行されます。
  • すべての処理がこの順番で実行されるわけではありません。パフォーマンスを向上するために、特定の処理の負荷が軽減されます。つまり、特定の処理は順次ではなく、並行して実行されます。
  • 並行して実行される処理: 通知、タスク、Webhook(Web通知)、関数、データの作成、Cliq通知、Slack通知
  • 順次実行される処理: 項目の更新、タグ、変換
  • ワークフロー実行における遅延: ワークフローは、イベントの実行後すぐに実行することができますが、複数のデータが追加または更新される場合は、遅延が発生する可能性があります。上記の処理の場合でも、同様の遅延が発生する可能性があります。一括実行の場合は、30分の遅延が発生する可能性があります。
  • スコアに基づくワークフローの実行は、すべての 有料プラン で利用できます。
  • Cliq通知、Slack通知、Cisco通知は、すぐに実行する処理、または、スケジュール処理で実行できます。

レコメンド日に基づく実行 

レコメンドの当日またはその前後に、自動処理を実行できます。
たとえば、Ziaにより、過去に購入した連絡先に対して商品がレコメンドされた場合、同じ商品について案内するメールやSMSを顧客に送信できます。このような通知は、 レコメンド基準のワークフロールールを使用して自動化できます。
Ziaによるレコメンド設定が有効になっている場合のみ、ワークフローの設定時にこの設定が表示されます。詳細はこちら


メモ
  1. レコメンド対象者のタブに対してのみ、ワークフローを作成できます。レコメンド対象者のタブとは、顧客情報を登録しているタブ、または、レコメンドを適用している対象者のタブのことです。

  2. 購入済みまたは連絡先に関連付けられている商品や商談に表示されているレコメンドに対して、ワークフローを作成できます。たとえば、連絡先がノートPCを購入した場合、Ziaから同じ商品が再びレコメンドされます。このレコメンドに対してワークフローを作成できます。

レコメンド日に基づくワークフロールールを作成するには
  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール]の順に移動します。

  2. [作成]をクリックします。
    レコメンド対象者のタブや、レコメンドが提案している対象のタブのみ利用できます。
  3. [このルールをいつ実行しますか?]で、[レコメンド基準]を選択します。
  4. [実行]で、日数および選択リストから[前]、[後]、[日付]のいずれかを選択します。
  5. [次へ]をクリックします。
  6. [このルールにさらに条件を追加しますか?]で、[はい]または[いいえ]を選択します。
    [はい]を選択した場合は、ワークフローの条件を入力します。
  7. [完了]をクリックします。
  8. [すぐに実行する処理]または[時間基準の処理]を選択します。
  9. [保存]をクリックします。

パート3:ワークフロー条件の作成

ワークフロールールで複数の条件を使用することで、指定した条件を満たすデータと満たさないデータに対する処理項目を設定して、各状況に自動的に対処できます。

各ルールに追加できる条件数の上限は、 エンタープライズプラン で10件、 スタンダードプランとプロフェッショナルプラン で5件です。

:商談のフォローアップのシナリオとして次の要件があります。ワークフロー条件を使用することで、この要件に最適な設定を行うことができます。

ワークフロー条件
条件に一致するデータ:
商談総額が60万円以上、関連キャンペーンが展示会
条件に一致するデータ:
商談総額が20万円以上、関連キャンペーンが展示会
いずれの条件にも一致しないデータ:
処理1
営業マネージャーに、大規模商談についてのメールを送信する。
データの担当者に、1週間以内に商談を終了するタスクを割り当てる。
データの担当者に、1週間以内に商談を終了し、15日間の試用版を提供するタスクを割り当てる。
処理2
データの担当者に、割引のガイドラインと最終割引額を照合するタスクを割り当てる。
-
[15日間の試用版] 項目の値を [適格] に更新します。
  1. 次のいずれかを選択します:
    1. 次の条件に一致するデータ - 指定した条件を満たすデータに対してのみ、ルールが実行されます。 
    2. すべての データ - すべてのデータに対して、ルールが実行されます。 
    3. 上記いずれの条件にも一致しないデータ - [すべてのデータ] の代わりに、2番目以降の条件として、このオプションを使用できます。 
  2. 条件を指定します。複数の条件を追加するには、 [追加] アイコンをクリックします。
    ワークフロー条件の一部として、 タグ を指定できます。
    複数の条件を追加すると、 条件パターンを編集する オプションが表示されます。



  3. [次へ] をクリックして、すぐに実行する処理、またはスケジュール処理を追加します。
  4. [他の条件を追加] リンクをクリックして、別のワークフロー条件を追加し、上記の手順を繰り返します。
    このオプションは、少なくとも1つの処理(すぐに実行する処理、またはスケジュール処理)が条件に追加された場合にのみ使用できます。

条件パターンの編集

カスタムリストビューの条件パターンの編集画面を使用すると、 AND(かつ)/ OR(または) などの単純な論理演算子を使用して、詳細フィルターを設定できます。 

メモ 
  • 1つのリストビューに、最大 25件の条件 を指定できます。
  • 変換処理(すぐに実行する処理)をルールに関連付ける場合は、必ず条件を指定する必要があります。
  • 条件には、最大5件までのルックアップ項目を追加できます。

条件パターンを編集するには

  1. [設定] > [自動化] > [ワークフロー ルール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、ワークフロールールをクリックします。
  3. [ルールの編集] ページで既存の条件を確認し、 [パターンの変更] リンクをクリックします。
  4. [パターンの編集] ボックスでフィルターを変更し、 [保存] リンクをクリックします。



[種類]が[新規商談]、[ステージ]が[提案]または[見積り]、[総額]が500万円を超えるすべての商談に対して、ワークフロールールを実行します。

[種類]が[新規商談]、[ステージ]が[提案]または[見積り]、[総額]が$500万円未満の場合 。 

この条件は、条件オプションを使用して、下図のとおり簡単に設定できます: 




条件パターンは、以下のように自動的に設定されます:



条件パターンが要件に一致しない場合、以下のように編集できます:


 

条件パターンの編集画面では、以下の文字を使用できます:

  • 丸括弧:( )
  • かつ(AND)、 または(OR) 演算子 
  • 条件行番号

パート4:すぐに実行する処理とスケジュール処理の関連付け

ワークフロールールは、処理が関連付けられていなければ意味がありません。処理には、メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成などが含まれます。 データ作成以外のすべての処理は、 [処理]タブ の下にグループ化され、 すぐに実行 、または、 スケジュール処理 で実行できます。作成した処理は、複数のルールに関連付けることができます。 

  1. [処理] セクションで、次の手順を実行します:          
    • すぐに実行する処理: 「すぐに実行する処理」をクリックして関連付けます。ワークフロールールが実行されると同時に処理が実行されます。すぐに実行する処理を作成して、ルールに関連付けることもできます。
    • スケジュール処理: 「スケジュール処理」をクリックして関連付けます。ルールが実行されると、指定した日時に処理が実行されます。スケジュール処理は、最大5件まで作成できます。
  2. [保存] をクリックします。
    すぐに実行する処理、またはスケジュール処理を作成しなければ、ルールは保存できませんのでご注意ください。

ルールへの処理の関連付け

すぐに実行する処理の追加

すぐに実行する処理には、ルールの実行と同時に実行されるメール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成が含まれます。処理を関連付けるには、2つのオプションがあります:

  • メール通知、タスク、項目の更新、タグ、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成のいずれかを 作成 し、ルールに関連付けます。見込み客、見積書、受注書を変換する処理を作成することもできます。
  • 既存の メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数など を選択 して、ルールに関連付けます。

すぐに実行する処理を関連付けるには

ワークフロールールを作成する場合は、直接、 手順4 に進みます。

  1. [設定] > [自動化] > [ワークフロー ルール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、処理を作成するルールをクリックします。
  3. [編集] をクリックして、ルールの設定を変更します。
  4. [条件] に表示される [すぐに実行する 処理/処理] リンクをクリックし、ドロップダウンリストから処理を選択します。
  5. ポップアップで、表示された一覧から処理を選択するか、 [新しい[処理]] をクリックして処理を作成し、関連付けます。
  6. [関連付け] をクリックします。 
メモ 
  • ワークフロールールでは、すべての処理(メール通知、タスク、項目の更新、タグ、Webhook(Web通知)、カスタム関数)が一覧表示されるわけではありません。見込み客に対するルールの場合、見込み客用に作成された処理のみを関連付けることができます。
  • ワークフローを通じてデータが削除された場合、GET APIを使用して該当のデータに関する情報を取得することはできません。
  • データが自動で統合されている場合は、編集または削除の自動処理は実行されません。データが手動で統合されている場合は、編集または削除の自動処理は実行されます。
  • すぐに実行する処理は、メール通知やタスクなどを関連付けて、1セットのみ作成できます。
  • すぐに実行する処理には、メール通知を5件まで、タスクを5件まで、項目の更新を5件まで、カスタム関数を1件、Webhook(Web通知)を1件、関連付けることができます。

すぐに実行する処理またはスケジュール処理としてのデータ作成

プロフェッショナルプラン以上のプランで利用できます。

すぐに実行する処理を設定して、以下のような特定の条件に一致した場合に、データを作成できます:

  1. 連絡先のステータスが[興味あり]に変化した場合、商談を作成できます。
  2. 顧客の問い合わせが作成された日の翌日に、問い合わせを作成できます。

標準タブまたはカスタムタブ のどちらでもデータを作成できます。次の標準タブにのみ対応しています: [見込み客]、[連絡先]、[取引先]、[商談]、[問い合わせ]。[データ操作時]または[指定日時]にのみ、パラメータの実行を設定できます。
ルール設定時には、以下の手順を実行する必要があります:
  • 新しいデータを追加するタブとレイアウトを選択します。

  • データの担当者を選択します。ログインユーザー(ワークフロールールを作成したユーザー)、または、その他のCRMユーザーを選択できます。



    同様に、
    参照ユーザー も選択できます。つまり、レイアウトに追加されている [ユーザールックアップ]項目 も選択できます。 [連絡先] タブに、 [取引先] または [仕入先] のユーザールックアップ項目がある場合は、データ担当者としてルックアップタブからユーザーを選択できます。 カスタムユーザー項目 単一のユーザー項目 のみ使用可)からユーザーを選択することもできます。ただし、単一のユーザー項目である必要があります。



  • データの名前、金額などの項目に値を入力します。こちらに入力した値は、作成されたデータに事前入力されます。初期設定では、レイアウトからの必須項目(標準項目、カスタム項目のどちらも)はこちらに表示されます。レイアウト内にあるその他の項目を追加して、値を入力することもできます。値を入力するか、差し込み項目を使用できます。たとえば、差し込み項目を使用して[メール]項目の値を入力できます。



メモ
  1. 条件ごとにデータ作成処理を1件のみ作成できます。

データ作成を設定するには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. ルールを作成して、ルールの実行を設定します。
  3. [データ操作時] または [日時指定] のみ選択できます。
  4. [次へ] をクリックして、条件を設定します。
  5. [すぐに実行する処理] で、 [データの作成] を選択し、タブを選択します。



  6. ドロップダウンリストからレイアウトを選択します。
  7. [データの担当者] で、 ドロップダウンリストから [ユーザー] または [参照] を選択します。
    [参照]オプションを選択した場合、一覧から適切なユーザーを選択します。
  8. その他の項目に値を入力します。
    +] をクリックすると、さらに項目を追加できます。
  9. [送信] をクリックします。
  10. [保存] をクリックします。

すぐに実行する変換処理におけるタグの追加

見込み客に追加されたタグは、変換時に引き継ぐことができます。   たとえば、見込み客が自社の商品やサービスに強い興味を持っていて、営業チームがその見込み客を「得意先」顧客としてタグ付けしたとします。見込み客の変換時にタグを引き継ぐことで、変換して作成された連絡先、取引先、商談データにも同じタグを付けることができます。 

タグを引き継ぐには:
  1. [すぐに 実行する処理] で、一覧から [変換] を選択します。
  2. [変換] のポップアップ画面で、次の手順を実行します:
  3. [見込み客の変換]で、次のすべてまたはいずれかにチェックを入れます: [連絡先]、[取引先]、 [商談]
  4. 必要に応じて、新しいデータの担当者を選択します
  5. タグの引き継ぎ設定で、次のすべてまたはいずれかにチェックを入れます:[連絡先]、[取引先]、[商談]。  
  6. [完了] をクリックします。



スケジュール処理の追加

スケジュール処理には、ルールが実行された後、指定された時間に実行されるメール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数が含まれます。 ルールの実行時刻 に基づき実行される処理を予約できます。スケジュール処理の一覧は、データの詳細ページの [履歴]→[今後の処理]で確認できます。 

処理を関連付けるには、2つのオプションがあります:

  • メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成のいずれかを 作成 し、ルールに関連付けます。
  • 既存のメール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数などを選択して、ルールに関連付けます。

スケジュール処理を追加するには

ワークフロールールを作成する場合は、直接、 手順4 に進みます。

  1. [設定]→[自動化]→ [ワークフロー ルール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、処理を作成するルールをクリックします。
  3. [編集] をクリックして、ルールの設定を変更します。
  4. [条件] で、 [スケジュール処理 /処理] リンクをクリックします。
  5. ポップアップで、 [時間数] [日数] [分数] のいずれかを選択し、値を指定します。



  6. [次へ] をクリックします。
  7. [処理] リンクをクリックし、ドロップダウンリストから処理を選択します。
  8. ポップアップで、表示された一覧から処理を選択するか、 [新しい[処理]] をクリックして処理を作成し、関連付けます。
  9. [関連付け] をクリックします。



カスタム処理の追加

カスタム処理を使用すると、カスタマイズした処理を作成し、任意のワークフロールールに関連付けることができます。Zoho CRMで使用可能な初期設定の処理以外の処理を作成する必要がある場合は、 Zoho Developerのカスタム処理  を使用して独自の処理を作成できます。

カスタム処理が役に立つシナリオをいくつか考えてみましょう: 

  • これ以上、特定の商品に関する販促メールを受信したくないというユーザーがいるとします。その場合、CRMの「メール対象外(オプトアウト)商品」オプションをオンにします。MailChimpで登録解除オプションを自動的に設定するカスタム処理を記述すれば、両方の場所で更新する必要がなくなります。
  • たとえば、長期間交渉中であった商談が、最終提示額に顧客が満足せず拒否されたとします。この場合、CRMでの商談ステータスを「失注」に変更します。ここで、Zendeskでも同様にステータスを更新する代わりに、Zendeskの取引先情報を自動更新するカスタム処理を記述できます。
  • 商品をオンラインで予約した顧客に、商品の出荷情報を送信する必要があるとします。その場合は、カスタム処理を使用して、SMS通知を自動送信するワークフローに関連付けることができます。 
メモ  
  • ワークフロールールでは、すべての処理(メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数)が、一覧表示されるわけではありません。見込み客に対するルールの場合、見込み客に対して作成した処理のみを関連付けることができます。
  • ワークフロールールごとに、最大5件までのスケジュール処理を作成できます。 
  • スケジュール処理ごとに、メール通知を5件まで、タスクを5件まで、項目の更新を5件まで、カスタム関数を5件まで、Webhook(Web通知)を5件まで、設定できます。
  • [メール対象外(オプトアウト)] オプションが有効になっている場合、その顧客にはメールは送信されません。
  • ワークフローの管理機能では、1日の計算に組織のタイムゾーンが反映されます。タイムゾーンが設定されていない場合は、特権管理者のタイムゾーンが反映されます。
  • スケジュール処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合もあります。
  • メール通知が一日の上限に達すると、その日に送信予定であった残りのメールは送信されません。
  • 実行時刻の計算結果が過去の時間である場合、ただちに処理が実行されます。スケジュール処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合もあります。
  • データに対するスケジュール処理は、[データの詳細]ページの [今後の処理] に表示されます。
  • エンタープライズプランを使用している場合、メール通知を選択すると、このワークフロールールのメールを、Ziaが提案した時間に送信するオプションも表示されます。このオプションを選択すると、このワークフロールールで送信されるメールは、Ziaが提案する、各受信者の「連絡に最適な時間帯」に基づいて送信されます。
  • 処理ごとに、メール通知を最大5件まで、タスクを最大5件まで、項目の更新を最大3件まで、関連付けることができます。
  • ワークフロールールごとに、カスタム関数を最大6件まで(すぐに実行する処理を1件+予定された処理を最大5件まで)、関連付けることができます。同じように、ワークフロールールごとに、Webhook(Web通知)を最大6件まで(すぐに実行する処理を1件+予定された処理を最大5件まで)、関連付けることができます。
  • ルールごとに、最大5件までのスケジュール処理(メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数を含む)を作成できます。
       

1日あたりの上限に関する注意事項

  • 無料プランとスタータープラン: (ユーザー数×50)または5,000のいずれか少ない方が、メール通知で送信するメール数の1日当たりの上限となります。
  • スタンダードプラン:(ユーザー数×100)または5,000のいずれか少ない方が、メール通知で送信するメール数の1日あたりの上限となります。
  • プロフェッショナルプラン:(ユーザー数x200) または10,000のいずれか少ない方が、メール通知で送信するメール数の1日あたりの上限となります。
  • エンタープライズプラン:(ユーザー数x500) または25,000のいずれか少ない方が、メール通知で送信するメール数の1日あたりの上限となります。
  • メール通知がその日の上限を超えると、CRMアカウントの特権管理者に通知されます。
  • 1日あたりの上限(メール制限など)は、太平洋標準時間(PST)に基づいて計算されます。
  • カスタム関数の上限:
    • 1日あたりの呼び出し数:20,000回の呼び出し/日、または、200回の呼び出し/組織のユーザーライセンス(いずれか少ない方)。
    • 連携タスク:Delugeを使用した、25,000回のZoho API呼び出し/日。
    • データの取得(GET):25,000回の呼び出し/日
    • データの送信(POST):25,000回の呼び出し/日
    • メールの送信:1,000通のメール/日
  • Webhook(Web通知)の上限:
    • プロフェッショナルプラン:10,000回の呼び出し/日、または、100回の呼び出し/ユーザーライセンス(いずれか少ない方)。
    • エンタープライズプラン:20,000回の呼び出し/日、または、500回の呼び出し/ユーザーライセンス(いずれか少ない方)。

スケジュール処理の予定が変更される例:

  • ルールの実行条件は、 編集 または 作成/編集 のいずれかです。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データのスケジュール処理が登録されます。
    ユーザーがデータを編集したことでルール条件を満たさなくなると、以前に登録されたスケジュール処理は削除されます。データを再編集することで条件が満たされると、スケジュール処理の予定が変更されます。
  • スケジュール処理では、カスタム日時項目に基づく 実行時刻 も使用できます。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データのスケジュール処理が登録されます。
    ユーザーがデータを編集して日時項目の値を変更すると、新しい日時の値に合わせてスケジュール処理の予定が変更されます。

スケジュール処理の削除、または、スケジュール変更が行われる例: 

  • ルールの実行条件は、 編集 または 作成/編集 のいずれかです。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データのスケジュール処理の予定が登録されます。
    ユーザーがデータを編集してもルール条件が満たされない場合、スケジュール処理が再度予定されることはありません。
  • エンタープライズプランが無料プランにダウングレードされると、データに対して予定されているスケジュール処理がすべて削除されます。
  • データを削除すると、そのデータに対して予定されていたスケジュール処理もすべて削除されます。削除したデータを復元しても、スケジュール処理が再設定されることはありません。

スケジュール処理が実行されない例:

  • 予定がキャンセルされると、その予定に対して予定されていたスケジュール処理もすべて実行されません。
  • 見込み客が変換されると、そのデータに対して予定されていたスケジュール処理もすべて実行されません。

留意事項

  • [パターンの変更] ボックスを使用して編集する場合、 [条件の設定] セクションで条件行を追加/削除することはできません。
  • 括弧を入力しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。たとえば、条件を 「1 or 2 and 3」 と指定した場合、 「((1 or 2) and 3)」と見なされます。
  • 条件行の かつ(and) または(or) を変更すると、下の編集画面で更新されます。
  • パターンの かつ(and) 条件や または(or) 条件を変更すると、上の行で更新されます。
  • 「1 かつ 2」 を入力して保存すると、ビューの編集時にパターンが 「(1 かつ 2)」 として表示されます。 「(1 かつ 2) または 3」 の場合、パターンは 「((1 かつ 2) または 3)」 と表示されます。
  • 編集画面で複数の行を追加し、1つずつ削除すると、パターンに括弧が追加されます。たとえば、4行が追加されていて、3行目を削除した場合、条件パターンは 「( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 )」 となります。最初の行が削除されると、 「((((1))) または 2)」 として表示されます。ただし、条件を保存すると、 「(1 or 2)」 のように変わります。
  • 次の文字は無効であるため、使用しないでください: () (and) (or)
  • 括弧が一致しない場合は、無効として扱われます。
  • パターンで指定した行数と番号が一致しない場合や、パターンに番号の欠落がある場合は、エラーメッセージが表示されます。
  • 最後の括弧がない場合、条件パターンの編集画面とその表示モードで差異が生じます。
    編集画面での条件パターン
    表示モードでの条件パターン
    (1 かつ 2) または (3 かつ 4)
    ((1 かつ 2) または (3 かつ 4))
    1 かつ 2 かつ 3 かつ 4
    (1 かつ 2 かつ 3 かつ 4)
    (1 または 2) かつ (3 または 4)
    ((1 または 2) かつ (3 または 4))
  • ワークフロー実行によりデータ編集で処理のループが発生するケースとその対処方法は、次のとおりです。
    ワークフローAでは、連絡先の編集時にその連絡先に関連するデータの編集を実行し、ワークフローBでは、商談の編集時にその商談に関連するデータの編集を実行するとします。これらのワークフローの設定により、処理のループが次のように発生する可能性があります:
    1. ワークフローAで設定した処理により連絡先が編集されると、その編集処理を起点として、同じ連絡先に対してワークフローAがもう一度実行されます。この場合、同じワークフローが2回実行されることにより、処理がループするとみなされ、停止します。
    2. ワークフローAで設定した処理により、連絡先に関連する商談が編集されるとします。その商談の編集処理を起点として、その商談に対してワークフローBが実行されます。その後、ワークフローBの処理により関連する連絡先が編集されると、その編集処理を起点として連絡先に対してワークフローAが実行されます。この場合、ワークフローが3回(ワークフローA→ワークフローB→ワークフローA)実行されることにより、処理がループするとみなされ、停止します。

ワークフロールールのロック

どうしても必要な場合を除いて、ワークフロールールが編集されないようにするには、ルールをロックします。ロックされたルールは編集できません。編集するには、ルールのロックを解除する必要があります。ルールをロックすると、どうしても必要な場合を除いては編集しないように、他の管理者に通知されます。ワークフロールールは、作成後にロックできます。

ワークフロールールをロックするには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ルール] タブの [ワークフロールール] リストビューで、ロックするルールをクリックします。
  3. 選択したワークフロールールの詳細ページで、ルール名の横にある ロック  アイコンをクリックします。
  4. [ルールのロック] ポップアップで、ルールをロックする理由を入力します。このメッセージは、他の管理者がルールのロックを解除して編集しようとする際に表示されます。



  5. [ロック] をクリックします。 
メモ 
  • ワークフロールールをロックまたはロック解除できるのは、管理者のみです。このオプションは、他のユーザーがルールを編集/削除できないようにするために使用できます。他のユーザーは、必要に応じてワークフロールールを複製できます。
  • ルールのロックは、同じ手順で解除できます。ワークフロールールの詳細ページで [ロックの解除] アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。ロック中のルールは、他のユーザーが編集することはできません。必要に応じて、ルールを複製して、別のルールを作成できます。
  • ロックされたルールに関連付けられたメール通知、項目の更新、タスクなどの処理もロックされ、ユーザーは編集または削除できません。
  • [項目の更新] オプションを使用してルールを実行するには、ルール条件と実行条件の両方を満たす必要があります。
  • Zoho CRMアカウントの利用プランをダウングレードした場合、または、ライセンスの有効期限が切れた場合、ワークフロールールは無効になります。ライセンスを更新した場合は、手動でルールを有効にする必要があります。
  • 実行タイミングとして [削除] オプションが選択されていても、データがごみ箱から削除されている場合は、ワークフロールールは実行されません。
  • 実行タイミングが [削除] のワークフロールールに設定して関連付けられるのは、メール通知とWebhook(Web通知)のみです。
  • 一括更新やマクロを使用してデータが変更されたり、データの担当者が変更されたりした場合も、ワークフロールールは実行されます。マクロを使用してタスクが作成された場合も、ルールは実行されます。
  • [予定] タブにワークフロールールを設定すると、 [キャンセル] と呼ばれる、別のルール実行が表示されます。
  • [キャンセル] は、予定のキャンセル時に実行するワークフロー処理を設定したい場合に選択できます。
  • [訪問] タブにワークフロールールを設定すると、 [作成] のルール実行のみが表示されます。 [編集] [項目の更新] などの、その他のルール実行は、 [訪問] タブでは使用できません。
  • [訪問] の作成時に [ワークフローの処理] が設定されている場合、これらの処理は訪問自体ではなく、訪問に関連付けられた見込み客/連絡先に対して実行されます。たとえば、訪問に対してメール通知が設定されている場合、訪問に関連付けられた見込み客/連絡先にメールが送信されます。同様に、訪問の作成時に作成されたタスクは、関連付けられた見込み客/連絡先のデータの担当者に割り当てられます。 

一覧表示ビューと概要表示の使用

作成したワークフロールールは、 一覧表示  概要表示  の2種類で表示できます。初期設定では一覧が表示され、すべてのタブまたは選択したタブのワークフロールールがすべて表示されます。



概要表示には、ルールに関連付けられている条件と項目の更新が一覧表示され、すべてのルールとルールが使用されている場所を明確に把握できます。 

メモ 
  • 概要表示を確認するタブを選択する必要があります。[すべてのタブ]オプションを選択している場合、概要表示は使用できません。
  • 概要表示は、ワークフロールールでのみ使用できます。メール通知、タスク、項目の更新では使用できません。
  • 一覧表示では、ルールを並べ替えて、ルールの実行順序を変更できます。ドロップダウンリストからタブを選択後に、 [並べ替え] オプションを使用できます。

概要表示を使用するには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページのドロップダウンリストで、タブを選択します。
  3. 概要表示  アイコンをクリックします。
    選択したタブのすべてのルールが、条件と関連する項目の更新とともに一覧表示されます。 [詳細の表示] リンクをクリックすると、そのルールに関連付けられている他の項目を表示できます。

ワークフロールールを並べ替えるには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページのドロップダウンリストで、タブを選択します。
    概要表示ではなく、一覧表示を選択します。
  3. [ルールの並べ替え] をクリックします。
  4. ルールをドラッグ&ドロップして、目的の順序に並べ替えます。




ワークフローの使用状況の表示

メール通知の送信処理が関連付けられているワークフロールールについて、使用状況に関する情報を確認できます。ワークフロールールに関連付けられたメールテンプレートの開封率に基づき、最もパフォーマンスの高いワークフロールールが毎週一覧表示されます。

利用条件  

必要な権限 
ワークフローの使用状況の表示権限を持つすべてのユーザー  

ワークフローの使用状況を確認するには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、 [使用状況] タブをクリックします。
  3. [使用状況] ページでは、次の操作を実行できます。 
    1. 過去7日間でメール開封率の高いワークフロールールを一覧表示します。  
    2. それぞれのワークフロールールで、各メールテンプレートの開封率と全体の開封率を確認できます。
    3. [ルールを開く]をクリックして、使用状況の詳細をさらに表示します。 




ワークフロールールの削除

ワークフロールールは、リストビューから削除することも、ルール表示中に削除することもできます。ワークフロールールを削除すると、そのデータのスケジュール処理もすべて削除されます。

ワークフロールールを削除するには

  1. [設定]→[自動化]→[ワークフロールール] に移動します。
  2. [ワークフロールール] ページで、削除するルールにマウスポインターを移動し、 [削除] アイコンをクリックします。
    または、削除するルールをクリックします。[ルールの詳細]ページで[詳細オプション]ボタンをクリックし、 [削除] をクリックします。

メモ  
  1. 監査ログでは、ワークフローで行われたすべての更新をそれぞれ詳しく表示できます。 関連項目: 監査ログ 



関連情報 














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