ワークフロールールは、次の要素で構成されます:
ワークフロールールの作成手順は、4つのパートに分かれています。
3つのオプションに基づき、ルールの条件に一致するデータに対して、ルールを実行します。このオプションの1つは、ワークフロールール作成時に選択する必要があり、作成後はルールを編集して変更することはできません。次のとおりです:
Zoho CRMで新しい見込み客が作成された場合に、単一のメール、または設定した間隔で一連のメールを自動送信できます。作成された新しい見込み客に対して、タスクも作成できます。また、特定項目が更新された場合に、ワークフローを実行することもできます。この実行オプションを使用して、どのワークフロールールに基づいて処理(作成、編集、削除など)を実行するかを指定できます。
編集
、
作成/編集
の操作については、ワークフローの繰り返しオプションが用意されています。ルールを繰り返す場合は、
[データが編集された時に、繰り返しこのワークフローを実行する]
オプションをオンにできます。
これを理解するために、いくつかの例を使って説明します:
このオプションをオフにする例:
「キャンペーンの予算」が1,000ドルを超えると、マネージャーにメール通知を送信します。通知は、
キャンペーンが編集され
、「キャンペーンの予算」の値が1,000ドルを超える場合にのみ送信する必要があります。この値が設定されて、ユーザーがデータを編集したり一部の項目を変更したりした場合は、この通知が送信される必要はありません(ただし予算の現在の値は1,000ドルを超えています)。
このオプションをオンにする例:
商談のステージが「評価中」の場合は、マネージャーにメール通知を送信します。変更が「商談のステージ」に行われたかどうかに関係なく、すべての編集についてメール通知がマネージャーに送信される必要があります。
商談の終了予定日の1週間前にメールでリマインダー通知を受け取ったり、毎月のレンタルや購入の更新に関する通知メールを顧客に送信したりできます。その場合、ルールを実行するために、データの作成や編集を行う必要はありません。日付項目の値に基づいて実行されます。この実行オプションを使用すると、データから日付項目を選択して、ルールを実行する日付を設定できます。
毎月、毎年の指定した日に繰り返す活動を設定できます
(注:このオプションは、プロフェッショナルプラン以上で利用できます)
。
データのスコアの増加、減少、更新時に、ルールを実行できます。たとえば、サービス業の見込み客が主要な潜在顧客であり、スコアに基づいて優先順位を付ける必要があるとします。スコアが10以上の見込み客に対しては、丁寧にフォローアップしたいと考えています。このような場合、スコアに基づくワークフロールールを作成できます。見込み客のスコアが更新され、スコアが10以上になると、その見込み客を優先して、すぐにフォローアップするためのタスクを作成できます。
ワークフロールールで複数の条件を使用することで、指定した条件を満たすデータと満たさないデータに対する処理項目を設定して、各状況に自動的に対処できます。
例
:商談のフォローアップのシナリオとして次の要件があります。ワークフロー条件を使用することで、この要件に最適な設定を行うことができます。
ワークフロー条件
|
条件に一致するデータ:
商談総額が60万円以上、関連キャンペーンが展示会 |
条件に一致するデータ:
商談総額が20万円以上、関連キャンペーンが展示会 |
いずれの条件にも一致しないデータ:
|
処理1
|
営業マネージャーに、大規模商談についてのメールを送信する。
|
データの担当者に、1週間以内に商談を終了するタスクを割り当てる。
|
データの担当者に、1週間以内に商談を終了し、15日間の試用版を提供するタスクを割り当てる。
|
処理2
|
データの担当者に、割引のガイドラインと最終割引額を照合するタスクを割り当てる。
|
-
|
[15日間の試用版]
項目の値を
[適格]
に更新します。
|
カスタムリストビューの条件パターンの編集画面を使用すると、
AND(かつ)/ OR(または)
などの単純な論理演算子を使用して、詳細フィルターを設定できます。
条件パターンを編集するには
条件パターンの編集画面では、以下の文字を使用できます:
ワークフロールールは、処理が関連付けられていなければ意味がありません。処理には、メール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成などが含まれます。 データ作成以外のすべての処理は、
[処理]タブ
の下にグループ化され、
すぐに実行
、または、
スケジュール処理
で実行できます。作成した処理は、複数のルールに関連付けることができます。
すぐに実行する処理には、ルールの実行と同時に実行されるメール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数、データ作成が含まれます。処理を関連付けるには、2つのオプションがあります:
すぐに実行する処理を関連付けるには
ワークフロールールを作成する場合は、直接、
手順4
に進みます。
すぐに実行する処理を設定して、以下のような特定の条件に一致した場合に、データを作成できます:
新しいデータを追加するタブとレイアウトを選択します。
データの担当者を選択します。ログインユーザー(ワークフロールールを作成したユーザー)、または、その他のCRMユーザーを選択できます。
同様に、
参照ユーザー
も選択できます。つまり、レイアウトに追加されている
[ユーザールックアップ]項目
も選択できます。
[連絡先]
タブに、
[取引先]
または
[仕入先]
のユーザールックアップ項目がある場合は、データ担当者としてルックアップタブからユーザーを選択できます。
カスタムユーザー項目
(
単一のユーザー項目
のみ使用可)からユーザーを選択することもできます。ただし、単一のユーザー項目である必要があります。
データの名前、金額などの項目に値を入力します。こちらに入力した値は、作成されたデータに事前入力されます。初期設定では、レイアウトからの必須項目(標準項目、カスタム項目のどちらも)はこちらに表示されます。レイアウト内にあるその他の項目を追加して、値を入力することもできます。値を入力するか、差し込み項目を使用できます。たとえば、差し込み項目を使用して[メール]項目の値を入力できます。
データ作成を設定するには
スケジュール処理には、ルールが実行された後、指定された時間に実行されるメール通知、タスク、項目の更新、Webhook(Web通知)、カスタム関数が含まれます。
ルールの実行時刻
に基づき実行される処理を予約できます。スケジュール処理の一覧は、データの詳細ページの
[履歴]→[今後の処理]で確認できます。
処理を関連付けるには、2つのオプションがあります:
スケジュール処理を追加するには
ワークフロールールを作成する場合は、直接、
手順4
に進みます。
カスタム処理を使用すると、カスタマイズした処理を作成し、任意のワークフロールールに関連付けることができます。Zoho CRMで使用可能な初期設定の処理以外の処理を作成する必要がある場合は、
Zoho Developerのカスタム処理
を使用して独自の処理を作成できます。
カスタム処理が役に立つシナリオをいくつか考えてみましょう:
1日あたりの上限に関する注意事項
編集画面での条件パターン
|
表示モードでの条件パターン
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(1 かつ 2) または (3 かつ 4)
|
((1 かつ 2) または (3 かつ 4))
|
1 かつ 2 かつ 3 かつ 4
|
(1 かつ 2 かつ 3 かつ 4)
|
(1 または 2) かつ (3 または 4)
|
((1 または 2) かつ (3 または 4))
|
どうしても必要な場合を除いて、ワークフロールールが編集されないようにするには、ルールをロックします。ロックされたルールは編集できません。編集するには、ルールのロックを解除する必要があります。ルールをロックすると、どうしても必要な場合を除いては編集しないように、他の管理者に通知されます。ワークフロールールは、作成後にロックできます。
ワークフロールールをロックするには
概要表示には、ルールに関連付けられている条件と項目の更新が一覧表示され、すべてのルールとルールが使用されている場所を明確に把握できます。
概要表示を使用するには
ワークフロールールを並べ替えるには
メール通知の送信処理が関連付けられているワークフロールールについて、使用状況に関する情報を確認できます。ワークフロールールに関連付けられたメールテンプレートの開封率に基づき、最もパフォーマンスの高いワークフロールールが毎週一覧表示されます。
必要な権限
ワークフローの使用状況の表示権限を持つすべてのユーザー
ワークフローの使用状況を確認するには
ワークフロールールは、リストビューから削除することも、ルール表示中に削除することもできます。ワークフロールールを削除すると、そのデータのスケジュール処理もすべて削除されます。
ワークフロールールを削除するには