ワークフロールールにデータの変換処理を追加するには
- ［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］→［ルール］タブの順に移動します。
- ワークフロールールの一覧画面で、右上にある［ルールを作成する］をクリックします。
または、既存のワークフロールールを編集して、データの変換処理を追加することも可能です。 - ルールの作成画面で、基本情報を設定します。ドロップダウンから対象のタブを選択します（変換処理を設定するには、見込み客／見積書／受注書のいずれかを選択する必要があります）。［ルール名］を入力します。必要に応じて、［詳細情報］も入力します。［次へ］をクリックします。
- ルールの実行タイミングとして［データの操作］を選択し、下部の選択肢から［削除］以外のいずれかを選択します。
［作成／編集］または［編集］を選択した場合、［（タブ名）が編集されるたびに、このワークフローを繰り返し実行する］設定は必ず無効にします。これは、データの変換処理は1回のみ有効なためです（データが条件に2回以上一致した場合でも、データの変換は再実行されません）。 - ルールの［条件］設定で、データの抽出条件を設定します。
これにより、ルールを適用する対象のデータが限定されます。 - ［すぐに実行する処理］をクリックし、［変換］を選択します。
- データの変換処理の詳細を入力します。
- 見込み客データの変換時に商談データを作成する場合は、［商談］のチェックボックスをクリックして有効にします（有効にすると、［商談］タブの項目の一覧が表示されます）。見積書データの変換の場合は、作成するデータとして［受注書］または［請求書］のいずれかを選択します。
- 商談データの作成を有効にした場合、作成する商談データの項目値を入力します。必須項目は、変換処理の関連付け設定に基づいて、関連付けられている項目値が引き継がれ、自動で入力されます。各項目には実際の値を入力する他、見込み客データの差し込み項目を挿入することも可能です。たとえば、商談名に、見込み客の会社名を表す差し込み項目を挿入できます。これにより、実際の商談データが作成されたときに、見込み客の会社名が商談名に挿入されます。
なお、見積書／受注書データの変換の場合、項目値の設定は不要です。
- データの担当者の設定欄で、［変更する］リンクをクリックすると、変換によって作成したデータの担当者を選択できます。なお、初期設定では、変換によって作成したデータの担当者には、変換前の元のデータの担当者がそのまま割り当てられます。
- ［完了する］をクリックして、変換処理の設定を完了します。
- ［保存する］をクリックして、設定を保存します。
